Como melhorar a eficiência combinando dois tipos de colaboração

Na nova realidade do home office, as organizações têm a oportunidade de recriar os melhores hábitos de trabalho do mundo offline e implementá-los digitalmente. O truque é identificar dois tipos principais de colaboração — passiva e ativa — e combiná-los para dar suporte ao fluxo de trabalho mais produtivo.

Colaboração passiva

“A colaboração passiva realiza seu valor quando os detalhes do projeto e os elementos colaborativos são visíveis e gerenciados, e quando seus resultados são visíveis e bem gerenciados”, disse Patrick Rohlfsen, principal consultor da empresa de software de gerenciamento de trabalho Wrike, na The MarTech Conference.

Esses são tipos de colaboração que ocorrem em e-mails e outras mensagens que não exigem uma resposta imediata. Antigamente, eram as tarefas que eram colocadas na caixa de entrada física de uma pessoa em sua mesa.

“A colaboração passiva está se tornando mais integrada ao seu fluxo de trabalho [digital] agora”, disse Rohlfsen. “Há muito tempo as empresas usam tíquetes ou formulários de solicitação para colaborar com clientes ou funcionários, mas agora vejo mais desejo das pessoas por uma maneira mais simples de fazer solicitações.”

Muitas tecnologias atuais de gerenciamento de trabalho lidam com o suporte à colaboração passiva, permitindo que vários membros da equipe trabalhem simultaneamente em um projeto, de acordo com seus cronogramas de trabalho individuais.

“Não é incomum que as equipes de marketing, TI ou jurídico criem um formulário de solicitação — algo simples que pode padronizar as solicitações e integrá-las ao seu fluxo de trabalho”, disse Rohlfsen. “A expectativa será que, se você quiser que eu faça algo por você, precisará colocar suas solicitações no mesmo lugar onde gerencio todo o resto do meu trabalho.”

A colaboração se torna mais fácil ou mais eficiente quando todos sabem onde encontrá-la, tudo em um só lugar. Mas dedicar muito trabalho a esse modo passivo corre o risco de tirar o “elemento humano” do trabalho. É aí que entra a colaboração ativa.

Colaboração ativa

Colaboração ativa são aquelas interações em tempo real que ocorreram durante reuniões presenciais em escritórios ou em plataformas de videoconferência como o Zoom.

“A colaboração ativa realiza seu valor quando você percebe o potencial que temos como seres humanos”, disse Rohlfsen. “Quanto mais intencionais somos sobre nossos relacionamentos, nossas tendências, mais rápido chegamos a esse ponto mágico de colaboração. Quanto mais pensarmos na criação de ambientes e experiências para as partes interessadas, melhores serão os resultados como gerentes de projeto.”

Indicações visuais aumentam o potencial de avanço durante a colaboração ativa. Para aproveitar ao máximo essas ocasiões em que várias pessoas estão discutindo ativamente umas com as outras, use um quadro branco digital ou incentive o compartilhamento de tela.

Além disso, para tornar a colaboração ativa mais eficiente e mais convidativa para os participantes, limite o tempo dessas reuniões quando apropriado. Em muitos casos, a “mágica” pode acontecer em uma reunião de 10 minutos. Resista a cair no bloco de tempo padrão de 30 minutos nos calendários digitais das pessoas.

Após a sessão de colaboração ativa, produza algum tipo de registro das ideias que foram compartilhadas. Talvez seja uma captura de tela do quadro branco ou um vídeo da reunião. Esse registro possui itens de ação que agora podem ser integrados ao fluxo de trabalho de colaboração passiva, unindo os dois modos de colaboração.

É muito importante ter em mente que os humanos trabalham cara a cara desde o início dos tempos e, quando juntamos nossas cabeças, podemos fazer coisas incríveis. Podemos entregar projetos mais rapidamente, podemos ser mais eficientes com nossos recursos, produzimos melhores produtos quando trabalhamos juntos e colaboramos de forma mais eficaz.

Ao combinar a colaboração ativa e passiva, as organizações constroem relacionamentos mais fortes entre os membros da equipe que se comunicam ativamente em tempo real, mantendo as vantagens do trabalho passivo que pode ser feito a qualquer momento.

Vá mais fundo: como as ferramentas de gerenciamento de trabalho estão conectando as equipes de marketing

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