Como melhorar a qualidade das ligações e reduzir os custos do seu negócio

As comunicações são uma infraestrutura crítica para as empresas. Tudo depende de uma comunicação clara e confiável: suas equipes devem ser capazes de se comunicar consistentemente entre si e com os clientes.

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No entanto, melhorar a qualidade das chamadas geralmente significa aumentar os custos, o que introduz cálculos complicados. Os benefícios da comunicação aprimorada gerarão receita suficiente para se pagar e justificar os custos?

Mas, se você souber como melhorar a qualidade das chamadas e reduzir custos ao mesmo tempo, não precisa se preocupar em pesar esses custos e benefícios, pelo menos não tanto.

Obviamente, abordaremos as maneiras de melhorar a qualidade das chamadas e, ao mesmo tempo, reduzir os custos, para tornar sua vida comercial mais fácil e lucrativa.

Como reduzir custos, aumentar a satisfação do cliente e melhorar a experiência do usuário final

Melhorar a qualidade das chamadas e reduzir os custos é uma questão de implementar estratégias e tecnologias de comunicação que façam o trabalho com mais eficiência.

Em alguns casos, você pode implementar as estratégias em qualquer rede de comunicação que tenha. Outras estratégias requerem uma infraestrutura de comunicação mais capaz.

Aqui está o que fazer, começando pelo lado tecnológico.

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Migre suas comunicações para uma plataforma SIP Trunking

Em essência, o entroncamento SIP usa conexões digitais para conectar seu sistema telefônico à Internet, para que suas chamadas dependam da infraestrutura da Internet, em vez de linhas telefônicas tradicionais. Provedores de entroncamento SIP, como Telnyx, oferecem a você o poder de migrar seu sistema telefônico para uma plataforma de entroncamento SIP, independentemente de você estar usando um sistema telefônico herdado ou comunicações VoIP.

O entroncamento SIP oferece vários benefícios em relação aos sistemas de telefonia VoIP padrão e legados:

• Tratamento avançado de chamadas. Os provedores de entroncamento SIP têm melhor controle sobre como suas chamadas trafegam em sua rede.

Isso permite que eles ofereçam recursos mais avançados, como roteamento de chamadas personalizado para cada número de telefone, gravação de chamadas e controle programático de chamadas. Isso oferece muito mais controle e opções para roteamento de chamadas e implementação de automação.

• Melhor qualidade de chamada. O entroncamento SIP fornece uma conexão mais direta entre a rede interna do sistema telefônico e a rede de longa distância da Internet.

Isso significa menos fios e menos peças de hardware em sua conexão telefônica. A simplificação da infraestrutura de conexão reduz o ruído e oferece um sinal mais claro para melhor áudio de chamada e chamadas de vídeo nítidas.

• Mais flexibilidade. O entroncamento SIP é compatível com hard e softphones.

Se você já possui telefones de mesa físicos para suas equipes, eles funcionarão em uma rede de entroncamento SIP. Mas o entroncamento SIP também oferece a opção de usar softphones, o que permite que suas equipes usem smartphones ou computadores para comunicações telefônicas.

O uso de softphones geralmente aumenta a produtividade porque é fácil usar discadores automáticos e outras ferramentas de telefone em um softphone.

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• Segurança melhorada. Provedores de entroncamento SIP de qualidade possuem e operam sua própria rede IP.

Isso significa que eles podem proteger seus dados de chamada de ponta a ponta, em vez de apenas proteger seus dados até que eles saiam da rede do provedor SIP e entrem em uma rede de terceiros ou, pior, na Internet pública.

Melhor segurança reduz os riscos de vazamentos catastróficos de dados, que podem ser graves o suficiente para levar empresas à falência.

• Colaboração mais produtiva. Uma comunicação mais clara e confiável significa que suas equipes podem compartilhar melhor as informações e produzir mais. O entroncamento SIP também suporta bate-papo e mensagens de texto para garantir que suas equipes possam permanecer conectadas, onde quer que estejam.
• Custos mais baixos. O entroncamento SIP é simplesmente mais econômico do que outras tecnologias de telecomunicações.

Com o entroncamento SIP, você pode fornecer e encerrar números de telefone sob demanda, o que significa que você só paga pelas conexões necessárias, quando precisar delas. Dessa forma, você nunca terá números de telefone ociosos, consumindo inutilmente seu orçamento.

No entanto, o entroncamento SIP quase sempre custa menos do que o VoIP e as telecomunicações legadas, tanto por número quanto por minuto.

Esses dois fatores de redução de custos se combinam para oferecer uma redução significativa de custos para as empresas.

Configurar rastreamento de mensagem de voz

O rastreamento de mensagens de voz melhora a entrega de mensagens de voz.

Essa tecnologia monitora suas mensagens de voz quando elas são roteadas para um site externo e retorna uma notificação quando o site verifica a mensagem e quando a mensagem é realmente entregue.

Isso garante que suas mensagens de voz sejam roteadas pelas melhores redes, com base no congestionamento da rede e em fatores externos, como condições climáticas, porque o rastreamento de mensagens de voz detectará quando a entrega da mensagem falhar ou demorar mais do que deveria.

Quando você sabe que as mensagens de voz estão sendo entregues, você tem uma melhor responsabilidade da equipe, pois sabe quando as mensagens foram entregues. No entanto, obter as taxas de entrega de mensagens mais altas simplesmente elimina as falhas de comunicação que estão fora do controle de sua equipe.

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Implementar resposta de voz interativa (IVR)

Você provavelmente está familiarizado com os sistemas de resposta de voz interativa (IVR), mesmo que não esteja familiarizado com o termo. Se você já ligou para uma empresa e se conectou a um sistema de menu automatizado que respondia a comandos de voz, você usou um sistema IVR.

Basicamente, um sistema IVR permite que seu sistema de telecomunicações encaminhe chamadas automaticamente para a pessoa certa.

Sem um sistema IVR, você precisa usar menus de tom, que são mais complicados e menos capazes do que um sistema IVR. Ou você deve ter um representante de atendimento ao cliente dedicado a rotear chamadas manualmente.

Nenhuma dessas opções são boas.

Um sistema IVR não apenas automatiza o roteamento de chamadas, mas também pode fornecer suporte automatizado. Alguns problemas do cliente podem ser resolvidos com instruções ou informações simples e gravadas.

Se você automatizar chamadas simples de atendimento ao cliente, isso deixará suas equipes de atendimento ao cliente com mais tempo para ajudar clientes com problemas mais complexos.

Isso reduz o tempo de resolução de todas as suas consultas de atendimento ao cliente, o que, em última análise, melhora a experiência do cliente.

Aproveite o roteamento direto de chamadas

O roteamento direto de chamadas simplesmente reduz o número de conexões necessárias para transferir uma chamada de um número para outro.

Você pode pensar que as chamadas são roteadas diretamente de um número para outro, o tempo todo. No entanto, nem sempre é esse o caso.

Alguns provedores de telecomunicações usam redes de terceiros ou contam com a Internet pública para conectar chamadas. Isso pode complicar suas conexões de chamada, porque as redes de internet públicas e de terceiros nem sempre são as mais eficientes e muitas vezes adicionam “saltos” à medida que encaminham as chamadas de um número para outro.

Idealmente, seu provedor de entroncamento SIP usará roteamento direto por padrão. A segunda melhor situação é que seu provedor SIP lhe dará a opção de usar o roteamento direto de chamadas.

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O roteamento direto de chamadas garante que as mensagens sejam entregues de forma confiável e melhora todas as suas comunicações em tempo real. Quando as chamadas são roteadas indiretamente, isso pode causar ruído e trepidação nas chamadas de voz e baixa qualidade visual nas chamadas de vídeo.

O roteamento direto de chamadas simplesmente produz uma comunicação mais confiável e clara entre suas equipes e com seus clientes.

Comece a reduzir custos antes que seja tarde demais

Como você deve ter notado, a maioria deles requer conexões SIP trunking.

VoIP padrão e sistemas telefônicos legados simplesmente carecem da capacidade e configurabilidade para implementar essas estratégias. Se você ainda estiver usando uma dessas infra-estruturas de telecomunicações tradicionais, simplesmente não poderá configurar suas comunicações para serem as mais eficientes.

Portanto, o primeiro passo é migrar suas comunicações para uma plataforma SIP trunking.

Para a maioria das empresas, isso reduzirá imediatamente os custos e melhorará a qualidade das chamadas. No entanto, uma vez que suas comunicações estejam sendo executadas em conexões SIP, você pode configurar suas telecomunicações e dobrar seus esforços de redução de custos.