É o pior medo de todo organizador de eventos: você passa meses organizando palestrantes ou apresentações e garantindo o local perfeito. Finalmente chega o dia e ninguém aparece.

Mas não se preocupe, com a campanha de marketing por e-mail certa, você pode realizá-lo e garantir que seu convite chegue às pessoas certas para ocupar seus lugares.

Assim como o grande dia, o marketing por e-mail de eventos exige muito planejamento estratégico. A chave é saber como estruturar seus próximos e-mails de eventos e quais erros comuns evitar.

Ao colocar os interesses de seus leitores em primeiro lugar com essas dicas, você pode evitar um comparecimento sem brilho e manter os assinantes voltando.

8 dicas para acertar no marketing por e-mail de eventos

O marketing por e-mail para eventos está em um patamar diferente do marketing por e-mail tradicional.

No entanto, no final do dia, alguns dos mesmos conceitos gerais ainda se aplicam: você deseja segmentar o público certo, despertar seu interesse e fazê-lo agir.

A única diferença real é que você precisa despertar a curiosidade deles o suficiente para levá-los a agir no momento certo.

Em um mundo acelerado com diminuição da atenção, você pode estar movendo uma montanha pedindo às pessoas que apareçam em um local e horário específicos – mesmo para eventos online como webinars.

Mas se você desenvolver a estratégia certa de marketing por e-mail para eventos, poderá não apenas fazer com que seu público-alvo apareça, mas também poderá trazer alguns amigos.

1. Desenvolva uma série de e-mails.

Como qualquer outra campanha de e-mail, você deseja manter sua mensagem clara e simples. Ao mesmo tempo, você tem muitas informações para divulgar sobre a inscrição no evento.

Primeiro, você deve desenvolver uma estrutura para sua série. Essa estrutura dependerá da natureza do seu evento. É um evento online ou presencial? Tem uma finalidade relacionada ao entretenimento ou aos negócios?

Você pode começar com um anúncio introdutório por e-mail que inclua um resumo do evento e um apelo à ação para se inscrever antecipadamente. Em seguida, você segue com e-mails adicionais destacando diferentes aspectos do evento, como palestrantes ou apresentações musicais.

Certifique-se de acionar campanhas de acompanhamento automatizadas com base no envolvimento do assinante. Automatize diferentes sequências de e-mail para pessoas que não abriram o e-mail inicial versus aquelas que mostram interesse imediato e consistente.

2. Vá direto ao ponto.

Cada e-mail em sua sequência deve servir a um propósito específico. Você está resumindo o evento? Destacando alto-falantes? Ou lembrando aos assinantes que o evento está chegando em breve?

Certifique-se de que todos os e-mails também incluam uma única frase de chamariz. Se você fornecer a seus assinantes muitas informações e muitos links para clicar, eles podem não realizar nenhuma ação.

Este e-mail de anúncio de Fred Perry fornece aos leitores um resumo rápido e detalhes com um gráfico de alta qualidade em um formato fácil de ler.

Fonte: Monitor de campanha

3. Abrace o vídeo e a multimídia.

De acordo com um estudo da EyeView, incluir um vídeo pode aumentar as taxas de conversão de e-mail marketing do seu evento em impressionantes 80%. Se um vídeo não for uma opção, escolha GIFs e imagens de alta qualidade.

O e-mail já é um método íntimo de contato, mas adicionar uma mensagem de vídeo de um de seus palestrantes ou imagens do evento do ano passado pode adicionar um toque pessoal e transportar os inscritos para o evento a partir de seus dispositivos.

Este e-mail da Wista tem um layout simples e agradável que permite que um vídeo fale tudo:

Fonte: E-mails realmente bons

4. Destaque palestrantes ou eventos principais.

Considere dedicar um e-mail aos palestrantes principais ou às atrações principais. Afinal, seu evento não existiria sem eles, certo?

Dê aos leitores uma amostra do que eles experimentarão no evento e forneça cotações, se possível. Seja pessoal. Isso também pode atrair os assinantes a compartilhar o e-mail com seus amigos.

Este e-mail da Dreamforce faz um excelente trabalho ao destacar palestrantes e patrocinadores.

Fonte: E-mails realmente bons

5. Ofereça descontos para madrugadores.

Todo mundo gosta de economizar. Oferecer descontos antecipados ajudará a criar um senso de urgência para que os assinantes se sintam compelidos a se registrar o mais rápido possível. Você pode até oferecer presentes ou bolsas de brindes para quem se registrar através do botão CTA em seu e-mail inicial.

6. Dê um alô para seus patrocinadores.

Seus assinantes se sentirão mais confiantes ao se registrar quando virem a lista de patrocinadores do marketing por e-mail do seu evento. Isso também permitirá que eles saibam sobre estandes úteis ou informações que poderão encontrar no próprio evento.

Além disso, seus patrocinadores apreciarão dedicar um e-mail a eles e podem se sentir compelidos a patrocinar seus eventos no futuro.

7. Fornecer depoimentos de participantes.

Se você estiver organizando um evento anual, entre em contato com os participantes do ano passado para obter alguns depoimentos. Depoimentos fazem maravilhas para criar confiança com novos assinantes de maneira semelhante aos vídeos personalizados.

8. Facilite o registro.

Dê aos seus assinantes um grande botão de registro para clicar em um lugar de destaque em cada e-mail e use um esquema de cores em negrito, mas não avassalador. Isso garantirá que seus leitores possam se registrar rapidamente e com o mínimo esforço de sua parte em cada e-mail.

Se você quiser que as pessoas participem de seu evento de fora da cidade, facilite a inscrição para o evento e reserve um lugar com desconto para ficar no mesmo e-mail.

Fonte: E-mails realmente bons

6 erros de marketing por e-mail de eventos a serem evitados

Embora seja importante levar em consideração as dicas acima, certamente não há uma solução única para o marketing por e-mail de eventos. No entanto, é importante evitar erros comuns também.

A chave é desenvolver uma estratégia que funcione para seu evento específico e para o tipo de público que você gostaria de atrair.

1. Deixando sua lista de assinantes apodrecer.

É natural que os interesses das pessoas mudem ao longo dos anos. Se você estiver organizando um evento anual, precisará limpar regularmente sua lista de e-mail para garantir que ainda esteja alcançando as pessoas certas a cada ano.

Uma maneira simples de fazer isso é enviar um e-mail que peça aos leitores que optem por receber e-mails adicionais. A partir daí, você pode limpar os assinantes inativos.

2. Não enviar e-mails suficientes relacionados a eventos.

Tudo é bom com moderação, certo? Se você enviar apenas um ou dois e-mails, seus assinantes podem não receber todas as informações de que precisam para se sentirem obrigados a se inscrever no seu evento.

Enquanto isso, enviar muitos e-mails pode sobrecarregar seus usuários. Desenvolva uma estratégia que obtenha todas as informações importantes de forma concisa.

3. Muitas cores.

É uma boa ideia criar um esquema de cores específico para o marketing por e-mail do seu evento que reflita o logotipo e a vibração do evento. Só não enlouqueça com as cores ou vai parecer esmagadora. A psicologia das cores desempenha um grande papel em levar os leitores a agir, então use-a com sabedoria.

Este e-mail da NeoCon tem um esquema de cores ousado que reflete a estética do evento sem parecer arrogante.

Fonte: E-mails realmente bons

4. Não acompanhar os participantes.

Você trabalhou duro com sua agenda de e-mail antes do evento, mas esqueceu um detalhe crucial: o acompanhamento pós-evento.

Seu e-mail de acompanhamento pode ser apenas um dos e-mails mais importantes que você envia em sua sequência. De acordo com o HubSpot, os e-mails de agradecimento geram uma taxa de abertura de 42% e CTR de 12%. Isso ajuda você a manter contato com seus assinantes e permite que eles saibam que você apreciou a participação deles.

Este e-mail do EiQ tem uma mensagem pessoal em formato arrojado e simples do CEO agradecendo ao leitor por participar do evento.

Fonte: E-mails realmente bons

5. Ignorando a acessibilidade móvel.

Pode parecer óbvio, mas muitos promotores de eventos cometem um grande erro: suas imagens, vídeos e layouts de alta qualidade não são renderizados corretamente em dispositivos móveis.

Com as pessoas gastando o equivalente a um dia inteiro no telefone toda semana, a acessibilidade móvel é fundamental. Não apenas seus e-mails devem ser renderizados corretamente, mas também deve ser fácil para os assinantes se registrarem no evento a partir de seus telefones.

6. Envio de muitas informações em um único e-mail.

Pense na campanha de marketing por e-mail do seu evento como uma oportunidade de criar confiança com seus assinantes. Em vez de enviar um ou dois e-mails cheios de informações sobre ingressos antecipados, palestrantes e detalhes pós-festa, planeje uma campanha ao longo de algumas semanas.

Embrulhar

Como planejador de eventos, você já está lidando com muita pressão para fazer as coisas acontecerem. Evite aumentar o estresse planejando estrategicamente a sequência de marketing por e-mail do seu evento.

Em vez de se preocupar em alcançar o maior número de pessoas possível, coloque os interesses e as necessidades de seus assinantes em primeiro lugar. Isso irá ajudá-lo a explicar por que seu evento pode ser útil para eles e incentivá-los a agir.

Relaxe e dê um passo de cada vez. Dê aos seus leitores muitas informações para trabalhar, mas também não os sobrecarregue. Mantenha as coisas simples e facilite o registro ou o compartilhamento do evento com seus amigos.

Se você fizer as coisas direito, eles podem até trazer alguns amigos.

Precisa de ajuda com a sequência de e-mails do seu evento? Emma está aqui para ajudar.