Como garantir o sucesso comercial com o gerenciamento de eventos

Os eventos são uma ótima maneira de construir sua marca, atrair novos clientes e interagir com os já existentes. Eles também podem ser uma excelente maneira de gerar receita para o seu negócio. No entanto, se você não planejar seu evento com antecedência, pode acabar sendo uma perda de tempo e dinheiro. Para garantir que isso não aconteça, siga estas dicas para o sucesso do gerenciamento de eventos:

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Entenda seu público-alvo

O primeiro passo para planejar um evento é entender seu público-alvo. Quem são as pessoas que vão ao seu evento? O que eles querem obter com isso e como isso os ajudará a atingir seus objetivos? Fazer essas perguntas ajudará você a decidir sobre o tipo de evento que funcionaria melhor para suas metas de negócios.

Por exemplo, digamos que sua empresa deseja aumentar a receita em 25% no próximo ano; uma maneira de atingir esse objetivo é realizar uma série de seminários sobre como comercializar produtos com mais eficiência no setor. Seu público-alvo pode ser outras empresas que vendem produtos semelhantes aos seus ou indivíduos que desejam aprender mais sobre estratégias de marketing para pequenas empresas. Nesse caso, faria sentido para ambos os tipos de participantes (empresas versus indivíduos), mas especialmente para aqueles que representam empresas, porque provavelmente estão passando por desafios semelhantes ao tentar aumentar os números de vendas de suas empresas - e, portanto, podem se beneficiar muito com o aprendizado de novas técnicas. durante esses workshops/seminários realizados em locais específicos da cidade todos os meses ao longo de 2023!

Escolha o local certo

Ao escolher um local, considere o tipo de evento que você está hospedando. Por exemplo, se for uma conferência ou workshop anual, encontre um espaço grande o suficiente para acomodar todos os participantes confortavelmente. Se o seu evento for de menor escala e envolver apenas clientes de uma região, considere alugar um hotel ou resort inteiro para que eles se sintam de férias enquanto ainda têm acesso a apresentações e oportunidades de networking.

Se houver vários eventos acontecendo simultaneamente no local escolhido (por exemplo: casamentos), certifique-se de que haja espaço adequado para as necessidades de ambas as partes sem sobrepor muito os espaços uns dos outros; isso ajuda a evitar confusão durante o tempo de configuração para ambas as partes envolvidas!

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Certifique-se de que o evento tenha uma boa marca e seja comercializado

Como gerente do evento, você será responsável por garantir que a marca de sua empresa esteja visível em seu evento. Isso significa que você precisa se certificar de que:

1. Seu logotipo é claro e fácil de ler. Se as pessoas não puderem ler do outro lado da sala, não saberão qual empresa patrocinou o evento e por que deveriam se importar com isso.

2. Seu logotipo usa cores que funcionam bem juntas e se encaixam na imagem geral da sua marca (veja abaixo).

3. As cores usadas em qualquer material impresso ou sinalização correspondem às de outros materiais impressos produzidos por sua empresa (se aplicável).

Você também deve considerar se existem maneiras específicas pelas quais as pessoas esperariam que esse tipo específico de reunião - como uma competição esportiva - parecesse ou se sentisse quando chegassem a ela; se assim for, essas expectativas podem afetar quanto esforço deve ser feito para criar uma identidade além de apenas colocar placas dizendo “Este é o nosso evento!”

Crie uma programação atraente de palestrantes

Quando se trata de escolher alto-falantes, você tem muitas opções. Você pode selecionar alguém do seu setor que conheça os meandros do que você está tentando fazer ou pode optar por um especialista que escreveu livros sobre o assunto.

Seu palestrante também deve ser divertido e envolvente - o público não vai querer ouvir se sentir que está sendo ensinado o tempo todo! Você pode considerar convidar algumas personalidades conhecidas em seu campo (como celebridades), porque essas pessoas tendem a atrair multidões devido à sua popularidade online ou em programas de televisão.

Crie emoção para o seu evento

É importante criar emoção para o seu evento. Se você não fizer isso, as pessoas não saberão e não comparecerão. Há muitas maneiras de fazer isso:

1. Use as mídias sociais e campanhas de marketing por e-mail para promover o evento.

2. Use PR (relações públicas) para obter cobertura em agências de notícias ou revistas que atingem seu público-alvo, como jornais e revistas locais, publicações comerciais, blogs da indústria - até mesmo publicações nacionais como a Forbes! Isso pode ajudar a direcionar o tráfego para seu site, onde as pessoas podem se inscrever para a conferência ou workshop.

3. Pague pela publicidade no Facebook ou no Google AdWords se desejar tráfego mais direcionado de regiões geográficas específicas onde haverá participantes que podem estar interessados ​​em participar devido à localização próxima ao local do evento (por exemplo, se houver muitos profissionais de TI morando no Vale do Silício, faria sentido para uma empresa de TI realizar sua conferência anual lá).

Planeje os detalhes logísticos com antecedência para reduzir o estresse no dia do evento

Planejar com antecedência é a melhor maneira de garantir que seu evento ocorra sem problemas e sem problemas. Isso significa ter planos de contingência para quaisquer problemas que possam surgir, como uma mudança climática inesperada ou falha de equipamento. Também é importante planejar como você lidará com detalhes logísticos inesperados – por exemplo, se seu local ficar indisponível repentinamente devido a um imprevisto (como um incêndio).

1. Tenha locais de backup prontos em caso de emergência

2. Tenha palestrantes de apoio à mão que possam intervir a curto prazo, se necessário

3. Tenha um plano de contingência caso seu local não esteja disponível (ou caso precise alterá-lo).

Use a plataforma de gerenciamento de eventos

Plataformas de gerenciamento de eventos como o Eventtia são uma ótima maneira de manter todos os detalhes do seu evento em um só lugar. Ele ajuda você a gerenciar todos os aspectos do evento, desde o local até os palestrantes e patrocinadores. Também ajuda você a acompanhar RSVPs, orçamentos e outros detalhes importantes.

A plataforma de gerenciamento de eventos ajudará você a organizar tudo, desde sua lista de convidados até as biografias dos palestrantes, para que todos saibam o que está acontecendo em cada etapa de sua jornada para tomar uma decisão informada sobre a participação em sua conferência ou seminário.

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Um evento pode ter um grande impacto no seu negócio, mas é importante planejá-lo adequadamente

O primeiro passo no planejamento de um evento é determinar o que ele alcançará. Os eventos podem ser usados ​​para uma variedade de propósitos, mas aqui estão alguns objetivos comuns:

1. Construa sua marca e aumente o conhecimento de sua empresa ou produto

2. Gere leads e aumente as vendas

3. Eduque e informe os clientes em potencial sobre sua empresa ou setor, fornecendo informações valiosas às quais eles não teriam acesso (ou se sentiriam à vontade para perguntar diretamente a você)

4. Construir relacionamentos com clientes existentes, dando-lhes a oportunidade de se conectar pessoalmente (e talvez até formar novas conexões!)

Conclusão

Esperamos que este artigo tenha lhe dado uma melhor compreensão de como planejar e gerenciar eventos em seu negócio. É importante que você entenda o impacto que eles podem ter em seus resultados e também como garantir o sucesso deles. Os eventos podem ser caros, mas valem a pena se bem feitos!