Como criar melhores e-mails transacionais no ensino superior

Como resultado da pandemia de coronavírus, as 25 principais universidades e faculdades dos EUA estão mudando para o aprendizado remoto neste outono. De fato, mais de 50% das universidades oferecerão uma opção de ensino à distância.

Como o próximo ano letivo terá menos interações cara a cara, a comunicação por e-mail é mais importante do que nunca.

Esteja você acompanhando o status da inscrição ou confirmando um pagamento, os e-mails transacionais são parte integrante da manutenção de um relacionamento com os alunos. Neste artigo, exploraremos dicas para criar e-mails transacionais eficazes e bem-sucedidos para o ensino superior.

O que são emails transacionais?

E-mails transacionais são mensagens automatizadas enviadas a usuários individuais em resposta a uma solicitação. Também chamados de e-mails acionados, eles ajudam a navegar pelos processos fornecendo atualizações antecipadas para uma interação. E-mails transacionais podem ser recibos ou confirmações de uma compra ou registro. Eles podem fornecer informações de natureza urgente, como detalhes de redefinição de senha ou código de verificação. Alternativamente, eles podem ser simplesmente alertas acionados por uma alteração nas informações da conta do destinatário.

Recentemente, um estudo revelou que 68% dos adolescentes preferem receber comunicações empresariais por e-mail. E-mails transacionais mantêm seu público atualizado sobre o que está acontecendo com o envolvimento deles em sua escola. Esses e-mails podem fornecer informações sobre formulários importantes, mudanças de classe, confirmações de doações e muito mais.

Só porque essas mensagens são automatizadas, elas não precisam ser ruins. Existem várias oportunidades para estender ainda mais sua marca, envolver seu público, criar confiança e aumentar o envolvimento. Evite enviar mensagens chatas e aproveite essa oportunidade para alcançar seus alunos de forma dinâmica.

Aqui estão 8 práticas recomendadas para emails transacionais que não são ruins

Embora possa ser fácil criar mensagens de texto simples e sem inspiração, e-mails transacionais podem ser atraentes.

Várias instituições de ensino superior estão se destacando com campanhas de marketing por e-mail automatizadas eficazes. Sua escola também pode ter sucesso seguindo essas práticas recomendadas para criar emails transacionais que não são ruins.

1. Personalize sua linha de assunto

A pessoa média recebe mais de 121 e-mails por dia.

Uma maneira de ajudar suas mensagens a se destacarem da multidão é por meio de linhas de assunto personalizadas. Eles são a primeira impressão que as pessoas têm sobre sua mensagem. Os leitores determinam se devem abrir seu e-mail com base na relevância da linha de assunto. Ao personalizar essas informações com o nome do destinatário ou algo específico sobre as informações solicitadas, é mais provável que você aumente as taxas de abertura.

A Western Governors University enviou esta mensagem automática para um estudante em potencial que estava interessado em obter um diploma de administração. A linha de assunto não apenas mencionava o grau específico que ela estava buscando, mas também aludia a novas oportunidades que ela poderia querer buscar. Este é um ótimo exemplo de uma linha de assunto altamente personalizada que atraiu o destinatário a ler as informações contidas.

Fonte: Western Governors University

2. Use uma marca consistente

O acesso ao e-mail não está mais limitado à sua mesa de escritório. As plataformas móveis tornaram-se as soluções mais fáceis para consumidores e empresas, com 35% dos profissionais de negócios recuperando e-mails em um dispositivo móvel. É por isso que sua campanha de e-mail deve ser compatível com dispositivos móveis.

E-mails transacionais enviados da Universidade de Oklahoma mantêm a marca por toda parte. O cabeçalho é criado na assinatura marrom da escola, com seu logotipo de texto na parte superior da mensagem. Não há dúvidas sobre de quem é este e-mail.

Abaixo disso, eles usam uma imagem grande com uma cena de seu campus, o que ajuda a identificar ainda mais a escola. Por fim, na parte inferior da mensagem, eles incluem o logotipo da escola. À medida que o leitor percorre o e-mail, sempre vê algum identificador da marca da escola.

Fonte: Universidade de Oklahoma

3. Crie conteúdo fácil de ler

Quando um usuário solicita um acompanhamento de uma universidade, pode haver muitas informações a serem fornecidas.

É importante criar um conteúdo conciso que vá direto ao ponto e seja fácil de ler. Dividir o conteúdo em parágrafos menores ou listas com marcadores pode ajudar a tornar as informações mais fáceis de digerir. É mais provável que o leitor absorva os detalhes essenciais e tome as medidas necessárias.

O departamento de ajuda financeira da Universidade do Sul da Califórnia faz um ótimo trabalho ao apresentar informações importantes de uma forma simples de seguir. O conteúdo é dividido em parágrafos breves que são fáceis de ler. A ideia principal está em letras maiúsculas para que o leitor possa identificar rapidamente as informações pertinentes. O e-mail inclui apelos à ação claros, para que o leitor saiba exatamente o que se espera deles e como proceder.

Fonte: Universidade do Sul da Califórnia

4. Relacionar-se com seu público

Um grande benefício dos emails transacionais é que os usuários forneceram informações sobre si mesmos. Isso significa que seu público é facilmente identificável. Use os detalhes para criar mensagens direcionadas, significativas e que ressoem com o leitor.

Quando os futuros alunos da Arizona State University (ASU) solicitaram mais informações, eles receberam automaticamente este e-mail do departamento de admissões. A mensagem da ASU se destaca na identificação com seus destinatários de e-mail. Um tom alegre fala com seu público adolescente e faz com que a universidade pareça relacionável. A mensagem coloca as necessidades do destinatário em primeiro lugar, lembrando os alunos de se divertirem, aproveitarem o verão e reservarem um tempo para o autocuidado.

Sabemos que o objetivo deles é aumentar o interesse e impulsionar as inscrições. No entanto, eles apresentam seus serviços como eventos benéficos que ajudarão o leitor a aprender, crescer e ter sucesso. Dessa forma, a ASU está ganhando confiança, construindo uma base para um relacionamento futuro e aumentando a probabilidade de trazer mais mensalidades.

Fonte: E-mails realmente bons

5. Peça feedback

Uma maneira eficaz de se conectar com seu público é mostrar que você os valoriza pedindo sua opinião. Quando você os capacita para ajudar na tomada de decisões, você mostra que o envolvimento deles é importante. Você também os faz sentir que a experiência deles é importante para sua escola.

Use emails transacionais para buscar feedback do usuário para ajudar a fazer melhorias em eventos, processos e experiências do usuário.

Após um evento esportivo, o departamento de atletismo da Universidade do Arkansas distribuiu um e-mail transacional para agradecer aos participantes pelo apoio. O e-mail também recapitulava o jogo – completo com pontuações – e convidava as pessoas a preencher uma pesquisa sobre sua experiência no evento. Links para outras oportunidades de compra aumentam a probabilidade de engajamento do público e criam uma experiência de comunicação dinâmica.

Fonte: Universidade do Arkansas

6. Forneça um elemento de atendimento ao cliente

Outro elemento de um bom email transacional é o conteúdo focado no atendimento ao cliente.

Navegar em processos administrativos de nível superior pode ser uma experiência confusa. Mensagens que fornecem atualizações úteis e oferecem um funil para perguntas dos alunos ajudam a aliviar as frustrações.

Considere incluir links diretos para chefes de departamento ou líderes de corpo estudantil que possam ser recursos úteis para os alunos. Uma mensagem focada no atendimento ao cliente ajuda a criar fidelidade à marca e atrair mais alunos para se matricularem.

O departamento de Artes Teatrais da Azusa Pacific University (APU) enviou automaticamente este e-mail para os artistas que fizeram o teste para o programa. Foi feito para mantê-los atualizados sobre o status de sua audição. A APU deu um passo adiante e forneceu uma lista de contatos que os alunos poderiam entrar em contato para obter mais informações. Links diretos para endereços de e-mail tornam o elemento de atendimento ao cliente uma etapa fácil para os leitores. Isso dá transparência ao processo, o que cria confiança e faz com que as respostas pareçam acessíveis.

Fonte: Universidade Azusa Pacific

7. Otimize para celular

Os e-mails não são mais acessados ​​estritamente de computadores. As plataformas móveis são uma maneira comum de as pessoas manterem contato enquanto estão fora de casa. Na verdade, 35% das pessoas acessam e-mail de um dispositivo móvel. Além disso, 46% dos e-mails do ano passado foram abertos em um dispositivo móvel.

Certifique-se de que todas as imagens incluídas em seu e-mail sejam escaláveis, para que sejam transmitidas sem distorção. Confirme se todo o texto está formatado para caber em vários tamanhos de tela. Você não quer que os destinatários percam informações importantes porque os caracteres foram cortados em seus dispositivos móveis.

Este e-mail de acompanhamento do Central College foi otimizado para dispositivos móveis. Independentemente de onde os destinatários estão acessando esta mensagem, eles saberão que suas contribuições foram recebidas. Eles também serão mantidos informados sobre as atualizações financeiras de sua campanha de arrecadação de fundos para toda a universidade.

Fonte: Colégio Central

8. Inclua links de mídia social

As mídias sociais são uma ótima maneira de aumentar o engajamento e a interação dos alunos. Também ajuda a construir sua marca. O conteúdo é altamente compartilhável, por isso é uma plataforma eficaz para divulgar sua universidade.

Em seus e-mails transacionais, inclua links para as páginas de mídia social de sua instituição. Isso oferece mais maneiras de seu público se conectar com sua escola e aumentar a conscientização sobre seus programas.

A associação de ex-alunos do Antioch College inclui links para suas principais plataformas de mídia social na parte inferior de seus e-mails transacionais. Isso serve a vários propósitos: isso não apenas ajuda os ex-alunos a permanecerem conectados à escola, mas também incentiva as pessoas a compartilhar fotos e vídeos de sua experiência neste evento virtual de ex-alunos em particular. Isso constrói a comunidade, aumenta a lealdade dos ex-alunos e ajuda a divulgar a escola.

Fonte: Colégio de Antioquia

Embrulhar

Os e-mails transacionais do ensino superior são um aspecto importante da comunicação com seu corpo discente. Eles são especialmente eficazes quando criados com os seguintes elementos em mente:

• Personalize sua linha de assunto

• Use uma marca consistente

• Crie conteúdo de fácil leitura

• Relacionar-se com seu público

• Peça feedback

• Forneça um elemento de atendimento ao cliente

• Otimizar para celular

• Incluir links de mídia social

Ao seguir essas práticas recomendadas, os e-mails transacionais podem ser uma maneira de aumentar o engajamento, fortalecer a fidelidade à marca e aumentar a receita.

Somos especializados em marketing por e-mail automatizado eficaz – e podemos ajudar sua instituição de ensino superior. Contacte-nos hoje.