Como elaborar uma estratégia de evento vencedora: uma estrutura de 7 etapas

Embora os eventos virtuais sejam uma ótima maneira de se conectar com seus clientes atuais e potenciais, conseguir participantes qualificados costuma ser um desafio.

Os eventos tornaram-se mais acessíveis no mundo digital de hoje, com vários canais e plataformas disponíveis para promover e atrair participantes. É importante ter uma estratégia sólida para atrair e envolver participantes qualificados para garantir que seu evento virtual seja um sucesso.

Esteja você hospedando um webinar, podcast, evento de metaverso ou uma reunião baseada na web, os eventos oferecem uma oportunidade única de se envolver com possíveis leads. No entanto, cada tipo de evento também requer uma abordagem diferente na hora de gerar e acompanhar esses leads.

Webinars e podcasts, por exemplo, são ótimos para fornecer liderança de pensamento e estabelecer sua marca como autoridade em seu espaço. Embora os eventos metaversos e baseados na web ofereçam oportunidades de engajamento mais interativas, eles podem exigir uma abordagem mais estratégica para geração e acompanhamento de leads.

Para realmente aproveitar ao máximo seus eventos, é crucial entender as nuances de cada tipo de evento. Ao fazer isso, você pode adaptar suas atividades de geração de leads e estratégias de acompanhamento para maximizar sua eficácia e gerar melhores resultados para sua empresa.

Planejar qualquer tipo de evento exige muito esforço, tempo e recursos, principalmente quando se trata de atrair os participantes certos. A abordagem de sete camadas a seguir mergulha na estrutura para elaborar sua estratégia.

1. Esclareça seus objetivos e propósito

Antes de começar a planejar seu evento, certifique-se de entender claramente seus objetivos e propósitos. O que você quer alcançar com seu evento? Você deseja gerar leads, aumentar o conhecimento da marca ou fornecer informações valiosas para seus participantes?

Ter um objetivo claro ajudará você a determinar o tipo de participantes que deseja atrair e a mensagem que precisa usar para alcançá-los.

2. Envolva sua equipe de vendas desde o início

Envolver sua equipe de vendas no início do ciclo de planejamento pode trazer vários benefícios para sua empresa. Como as vendas são os principais representantes voltados para o cliente, eles entendem profundamente as necessidades, preferências e comportamentos dos clientes.

Como tal, eles podem fornecer informações valiosas sobre o público-alvo e ajudar a adaptar o evento para atender às suas expectativas. Eles também podem ajudar a desenvolver a mensagem e o posicionamento do evento, garantindo que ressoe com o público-alvo e se alinhe com as metas de vendas da empresa.

Envolver a equipe de vendas nesta fase inicial ajuda a criar um senso de propriedade e investimento no sucesso do programa, traduzindo-se em maior motivação e comprometimento para alcançar os objetivos do evento. E, por outro lado, aproveite a experiência de seus vendedores em gerar leads e fechar negócios, para que possam contribuir com ideias para atividades de marketing que promovam networking e geração de leads.

3. Foco no público e no perfil do participante

Depois de esclarecer seus objetivos e propósito, é hora de focar no perfil do participante. Quem é seu público alvo? Quais são seus cargos, setores e interesses?

O nivelamento também é importante, então misture os participantes com as experiências e habilidades certas. Por exemplo, misturar um desenvolvedor com um executivo provavelmente não seria o ajuste certo.

Depois de identificar o perfil de participante ideal, você pode começar a direcioná-lo com mensagens personalizadas.

Conhecer seu público é fundamental quando se trata de planejamento de eventos. Quais são seus interesses, pontos problemáticos e desafios? Em quais empresas e setores eles estão? Com quais tópicos e conteúdos eles se preocupam?

Compreender o seu público irá ajudá-lo a criar um programa que seja relevante e valioso para eles e ajudá-lo a criar mensagens direcionadas que ressoam com eles.

Vá mais fundo: como extrair dados de eventos digitais

4. Dobrar com parceiros e meios de comunicação

Colabore com seus parceiros e meios de comunicação em seu setor para explorar suas redes existentes e expandir seu alcance. Trabalhe com eles para investir em palestrantes de alto nível para tornar o evento mais envolvente e confiável.

Negociar parcerias e patrocínios e comprar ou negociar uma lista direcionada com eles ajuda você a atrair o público certo.

5. Aproveite todos os canais

Do CRM à mídia social, certifique-se de que todas as listas existentes de clientes e possíveis clientes sejam limpas para obter informações precisas e atualizadas dos participantes de pelo menos os últimos três anos.

Seja tático, promovendo-o em seu site, enviando e-mails e usando espaço de assinatura de e-mail para aumentar a visibilidade. Embora as ferramentas sejam fundamentais, elas ajudam a ampliar sua mensagem e simplificar o processo de registro.

6. Considere as principais métricas

Reavalie suas principais métricas e trabalhe com vendas para alinhar às oportunidades do pipeline. Isso ajuda no seu ROI. Além disso, observe o número de pontos de contato e atividades pós-evento que ocorreram, incluindo quantos participantes interagiram com você online antes do evento, visitaram seu site após o evento, agendaram uma reunião, assistiram a um vídeo ou baixaram uma peça de liderança inovadora.

Acompanhar essas métricas ajudará você a medir o sucesso do seu evento e melhorar sua estratégia para o próximo.

7. Acompanhe

Repense o acompanhamento, pois é crucial manter o funil em movimento. Usar seus dados para levar as coisas adiante e manter seus participantes envolvidos eleva a dinâmica do seu programa.

Desde o envio de um e-mail de agradecimento pós-evento até o fornecimento de recursos adicionais ou a solicitação de feedback, você tem a oportunidade de convidá-los para eventos futuros.

Esclarecer seus objetivos, envolver as vendas desde o início, focar no participante, trabalhar com parceiros, alavancar canais, identificar métricas e seguir adiante fornecerá a você uma maneira de assumir a liderança.

Vá mais fundo: o que é uma plataforma de eventos digitais e como ela pode ajudar você?