O que é uma Associação de Moradores? Principais dicas para lidar com um HOA

Se você estiver no mercado para comprar uma casa ou um condomínio, provavelmente encontrará um HOA (ou vários).

A Associação de Proprietários de Casa (HOA) pode fazer ou quebrar se você conseguir a casa dos seus sonhos, por isso é importante saber o que são e como funcionam.

E se você for proprietário de um imóvel ou presidente do HOA, precisará de ferramentas para ajudá-lo a manter seu HOA organizado e funcionando sem problemas. Com uma variedade de software de gerenciamento de associações comunitárias no mercado, você pode encontrar uma solução que funcione melhor para o seu HOA.

Os HOAs também têm reuniões regulares ou ocasionais para planejar como esse dinheiro agrupado é gasto, determinar se atualizações são necessárias ou organizar eventos comunitários, como festas de bairro ou reuniões de feriados.

Como funciona uma associação de moradores

Os proprietários em potencial geralmente devem ser aprovados pelo HOA antes de poderem comprar uma casa na comunidade, e os critérios variam de associação para associação. Alguns HOAs também podem exigir que casas ou quintais mantenham uma estética ou padrão de manutenção específico.

Alguns podem limitar o tamanho, número e raça de animais de estimação na comunidade. As punições pelo descumprimento dos CC&Rs (convênios, condições e restrições) variam, mas geralmente envolvem multas. Alguns HOAs podem até processá-lo ou executar a hipoteca de sua casa se você não tiver pago suas dívidas ou multas HOA em um determinado período de tempo.

Quem administra um HOA?

Muitos HOAs são administrados por um presidente, que geralmente é eleito entre os membros do HOA para um mandato específico. O presidente do HOA agendará e liderará reuniões, fará interface com trabalhadores de manutenção ou construção e pode até atuar como desempate para determinados votos. Alguns HOAs são administrados por uma empresa de administração de propriedades, reduzindo a chance de surgirem ressentimentos pessoais se as eleições não forem de uma certa maneira.

O que são taxas HOA?

As taxas de HOA variam de acordo com os valores da propriedade e as comodidades disponíveis, mas geralmente custam algumas centenas de dólares por mês. Algumas associações podem ter um fundo de reserva para manutenção geral e uma reserva para despesas maiores ou de emergência. Se um HOA decidir que gostaria de adicionar uma comodidade, como um pool comunitário, esses fundos podem ser retirados do pool de dinheiro reservado para tais projetos, ou o HOA pode votar sobre como esses fundos são adquiridos (talvez uma taxa adicional cada mês especificamente para ir para a construção da piscina) ou alocado.

As taxas de condomínio tendem especialmente a ir para a manutenção de áreas comuns, como academia, piscina ou salão de festas. Essas taxas também podem ir para manutenção geral em corredores, elevadores, escadas e saguão. Para empreendimentos habitacionais com casas em lotes separados, essas taxas podem ir para o paisagismo de áreas verdes fora de propriedades individuais, manutenção de uma piscina comunitária ou sala de atividades, ou manutenção de ruas e calçadas, como lavoura de inverno.

Dicas para lidar com um HOA

Se você é um inquilino aprendendo mais sobre o que é uma associação de proprietários, pode estar se perguntando o que precisa saber ao se instalar em sua nova comunidade. Aqui estão algumas dicas importantes para garantir que sua jornada HOA seja a mais tranquila possível.

• Certifique-se de conhecer as regras. Antes de se apaixonar por um lugar, certifique-se de concordar com as regras estabelecidas pelo HOA. Essas regras podem incluir quais cores de tinta você pode usar, como você pode fazer seu paisagismo, como a música alta pode ser tocada, etc. Fique à vontade com essas regras e conheça-as bem.
• Ofereça-se para participar de eventos comunitários. Ocasionalmente, os HOAs abrirão a oportunidade de ingressar em seu grupo de voluntários. Se você estiver interessado em se envolver mais em sua comunidade, inscreva-se! Ser uma voz na comunidade permite que você represente os proprietários de imóveis de forma mais oficial.
• Mantenha a comunicação fluindo. O maior erro que você pode cometer é deixar cair a bola quando se trata de uma comunicação forte com seu HOA. Isso inclui discutir quaisquer grandes mudanças que você deseja fazer, manter-se atualizado sobre novas regras ou regulamentos e muito mais. Além disso, priorizar a comunicação dentro da comunidade é igualmente importante. Quando você e seus vizinhos estão todos na mesma página, discutir questões ou itens de ação com o HOA é muito menos intimidador.
• Pague na hora, sempre. No final das contas, quando se trata de morar em algum lugar com um HOA, é realmente uma relação comercial. Certifique-se de cumprir os pontos acordados em seu contrato e pague suas dívidas HOA em tempo hábil.
• Saiba o que seu HOA pode e não pode fazer. Um contrato sempre vale para os dois lados. Depois de descobrir as regras para você como inquilino, certifique-se de passar algum tempo se familiarizando com os poderes que seu HOA realmente tem.
• Utilize a tecnologia. Considere confiar na automação para fazer esses pagamentos. Melhor ainda, entre em contato com seu HOA para ver se eles estariam dispostos a configurar o software de gerenciamento de associação da comunidade para que o processo seja mais eficiente para todos os envolvidos.

Melhor software de gerenciamento de associações comunitárias

Independentemente de quem administra o HOA, eles precisam de uma maneira de se manterem organizados e atualizados sobre quaisquer problemas futuros. O software de gerenciamento de associações comunitárias é explicitamente projetado para fazer exatamente isso.

Com o software de gerenciamento de associações comunitárias, os HOAs podem agendar reuniões do conselho, registrar atas de reuniões e resultados de votos, gerenciar um banco de dados de residentes e fornecer um portal para que os residentes paguem suas taxas e interajam uns com os outros.

Para ser incluído nesta categoria, o produto de software deve:

• Oferecer ferramentas para associações, condomínios ou cooperativas
• Inclua um banco de dados residente personalizável
• Permitir o agendamento de reuniões de associações comunitárias
• Fornecer portais de comunicação para residentes e administradores de propriedades

*Abaixo estão as 5 principais soluções de software de gerenciamento de associações comunitárias do G2's Winter 2023 Grid Report. Algumas revisões podem ser editadas para maior clareza.

1. Gerenciador de propriedades do AppFolio

O AppFolio Property Manager foi projetado como uma solução completa e completa de gerenciamento de propriedades para comunidades multifamiliares e unifamiliares. Embora o gerenciamento de associação de comunidade não seja a função principal desta ferramenta, ela contém recursos de gerenciamento de associação de comunidade, além de uma variedade de outras ferramentas de gerenciamento de propriedade.

O que os usuários mais gostam:

“ Uso o AppFolio há seis anos e achei a plataforma fácil de usar. Meus recursos favoritos são aplicativos on-line, modelos de aluguel e anúncios de vagas. Também uso muitos relatórios todos os meses, especialmente o relatório de inadimplência. Enviar mensagens de texto para inquilinos, unidades e propriedades individuais é muito conveniente."

- Avaliação do gerente de propriedades AppFolio, Kathy L.

O que os usuários não gostam:

“ O custo é um pouco alto, mas esse é o custo de fazer negócios pelo que eles oferecem. Eu gostaria de ver um pouco mais de abertura quando se trata de integração com outros softwares sem cobrança de taxa. ”

- Avaliação do gerente de propriedades AppFolio, Robert D.

2. TOPS [ONE]

O TOPS[ONE] foi criado para empresas de gerenciamento de terceiros e HOAs autogeridos. O TOPS[ONE] pode lidar com gerenciamento de propriedades, contabilidade e até mesmo automatizar certas tarefas. Qualquer pessoa pode acessá-lo de qualquer dispositivo com conexão à Internet e navegador, pois é uma ferramenta baseada em nuvem.

O que os usuários mais gostam:

“ O suporte e a equipe do TOPS realmente pegam ideias de nossa empresa e as implementam no software TOPS. Tornou-se o nosso balcão único para todo o nosso trabalho! Consegui simplificar quase todos os itens de trabalho. O portal avançado capacitou nossos proprietários e reduziu a carga de trabalho administrativa geral. A capacidade de navegar rapidamente, criar relatórios personalizados, executar esses relatórios e apresentá-los ao conselho em tempo hábil foi inestimável para nós! ”

- TOPS[ONE] Review, John C.

O que os usuários não gostam:

“ Uma área de melhoria seria no lado do usuário. Tenho várias pessoas que possuem várias unidades que gostariam de ter acesso a cada uma delas. Disseram-me que eles deveriam ter um e-mail diferente para cada propriedade se registrar. Para as pessoas que investem em condomínios, isso é proibitivo. Eu recomendaria tornar esse aspecto mais amigável. ”

- TOPS[ONE] Revisão, Katie W.

3. Yardi Breeze

Yardi Breeze é uma ferramenta de gerenciamento de propriedade baseada em nuvem. Com seus recursos HOA, os usuários podem gerenciar todas as suas propriedades a partir de um dispositivo, comunicar-se com os inquilinos e rastrear livros contábeis em um ambiente seguro.

O que os usuários mais gostam:

“ Yardi Breeze é muito fácil de usar! É muito fácil de usar e a capacidade de conversar ao vivo com a equipe de suporte é fantástica. Eles estão prontamente disponíveis para ajudar e responder a quaisquer perguntas que você possa ter. Além disso, o Breeze oferece cursos de treinamento ao vivo para as atualizações e, se você precisar de uma atualização para as várias habilidades de tarefa, o Breeze oferece. ”

- Revisão de Yardi Breeze, Danielle D.

O que os usuários não gostam:

“ Acho que deveria haver uma forma mais fácil de cadastrar a parte do inquilino para pagamento via nome e escolha dos imóveis. Sugiro fazer o processo de reenvio do link para os inquilinos para apenas uma pessoa. Nem todos os inquilinos escolhem a propriedade. Ou, uma vez registrados, a verificação tem sido difícil para os locatários de dispositivos móveis com menos conhecimento. ”

- Revisão de Yardi Breeze, Lisa H.

4. Construção

Buildium é uma solução de gerenciamento de propriedade que prioriza automação e suporte premiado. Com o Buildium, os proprietários podem manter a comunicação fluindo com os residentes, acompanhar ordens de manutenção, anunciar propriedades vagas, personalizar aplicativos de aluguel e gerenciar processos contábeis.

O que os usuários mais gostam:

“ Bem, em primeiro lugar, eu aprecio a aparência do Buildium. A interface não é muito alta para os olhos. Você pode navegar facilmente ou ir para uma página onde deseja procurar sem ter dificuldade em encontrá-la. Todas as informações de nossos inquilinos estão em um banco de dados. Eles também enviam lembretes aos nossos inquilinos quando o aluguel está quase vencendo. Entre outras razões, gosto do Buildium, mas o que mais gosto é a rapidez com que o suporte ao cliente responde às minhas perguntas, mesmo quando os contato por e-mail. ”

- Buildium Review, Irish C.

O que os usuários não gostam:

“ O que menos gosto no Buildium é a falta de personalização. Não há marca ou detalhes no aplicativo, os portais da web são insossos, os modelos de mensagens são muito curtos etc. Adoraria poder personalizar o site do Buildium mais do que apenas o painel. Para um negócio maior e estabelecido, este pode não ser um software ideal. ”

- Buildium Review, MacKenzie C.

5. Controle de Condomínio

Automatize todos os processos de gerenciamento de projetos com o Condo Control . O Condo Control oferece ferramentas para compartilhar documentos eletronicamente, criar formulários digitais, gerenciar a segurança e melhorar a comunicação dos residentes com um aplicativo móvel.

O que os usuários mais gostam:

“ O Condo Control é uma ferramenta muito amigável e benéfica para gerentes de comunidade e proprietários. Ele permite que os proprietários se comuniquem conosco e facilita nosso trabalho. Você também pode personalizá-lo para beneficiar sua comunidade. No geral, é uma ferramenta incrível. É o site ideal do gerente da comunidade! Eu recomendo o Condo Control para qualquer gerente de comunidade que queira ter um site amigável, coeso e eficaz. ”

- Revisão de controle de condomínio, Courtney H.

O que os usuários não gostam:

“ Não gosto que você não consiga inserir 2 endereços de e-mail em unidades diferentes, pois alguns proprietários alugam várias unidades e essa é uma maneira de contatá-los. ”

- Condo Control Review, Jessica O.

Próximas etapas com a propriedade de propriedades

HOAs podem ser parte integrante da compra e posse de uma casa. Portanto, ser capaz de executar um eficientemente é extremamente útil. Com o software de gerenciamento de associação da comunidade, você pode executar e interagir com seu HOA facilmente.

Quer voltar ao básico? Saiba mais sobre o que realmente é a gestão de propriedades e por que é importante.

Este artigo foi publicado originalmente em 2019. O conteúdo foi atualizado com novas informações.