Um guia para conduzir uma reunião inicial de projeto

Pense no seu primeiro dia de trabalho mais recente. Você provavelmente passou um tempo na noite anterior arrumando suas roupas, pedindo conselhos a um ou dois amigos e pensando em maneiras de se destacar nessa nova posição. Então você apareceu no dia seguinte o mais preparado possível e pronto para causar uma boa primeira impressão em seus chefes e colegas, o que seria essencialmente a base para o seu tempo nessa posição.

Essa é exatamente a mentalidade que você deve adotar quando estiver entrando em uma reunião de lançamento de projeto com um novo cliente. Este cliente concordou com uma parceria de algum tipo com sua agência, e agora é hora de você ter certeza de que a decisão dele foi bem tomada. Vamos discutir os fundamentos da realização de uma reunião de lançamento de projeto bem-sucedida, desde a preparação até a definição de expectativas e o acompanhamento.

O que é uma reunião de lançamento do projeto?

Uma reunião de lançamento do projeto é a primeira interação real que o gerente de projeto e a respectiva equipe terão com um cliente após o término do processo de vendas. Esta reunião é um momento para discutir com o cliente mais detalhadamente quais são suas prioridades, metas e objetivos para o projeto. Eu gosto de definir esta reunião como um diálogo um pouco estruturado entre o cliente e nossa equipe para garantir que estabelecemos expectativas para prazos e execução e apenas reserve um tempo para conhecer o cliente em nível profissional e pessoal.

Para ter essas conversas importantes com qualquer cliente, primeiro você deve se certificar de que você e sua equipe estão preparados. Abaixo, discutiremos as etapas a serem seguidas na preparação para uma reunião de lançamento do projeto.

1. Preparando-se para uma reunião inicial do projeto

Conduzir uma reunião interna de kickoff do projeto

O primeiro (e talvez o mais importante) passo na preparação para uma reunião inicial do projeto é organizar reuniões internas para reunir o máximo de informações possível sobre o cliente antes da chamada inicial do projeto. Na Go Fish Digital, o gerente de projeto marcará algumas reuniões internas diferentes para começar, dependendo do escopo de trabalho do cliente.

A primeira reunião interna é sempre entre o gerente de projeto e quem percorreu o processo de vendas com o cliente. Essa reunião garante que o gerente de projeto esteja atualizado sobre todas as informações básicas que o membro da equipe de vendas possa ter coletado, bem como quaisquer metas ou objetivos que o cliente já tenha compartilhado. É também um momento para começar a discutir quais membros da equipe seriam mais adequados para trabalhar no projeto do cliente.

A próxima reunião que marcamos é o que chamamos de reunião de descoberta. Durante esta reunião, o estrategista decidido e os analistas de cada vertical dentro do escopo de trabalho do cliente se reunirão para compilar um pouco de pesquisa. Por exemplo, se o cliente tiver SEO como parte do escopo do projeto, podemos analisar coisas como visibilidade, backlinks e velocidade do site. Também podemos realizar um rastreamento curto do site para garantir que não haja sinais de alerta. Esse tempo ajuda a equipe a começar a entender o site do cliente e a falar sobre qualquer coisa que queiramos trazer a um cliente durante a chamada inicial do projeto.

A reunião interna final será marcada no dia anterior à chamada inicial do projeto com todos os membros da equipe de cada vertical dentro do escopo de trabalho específico do cliente. Esta reunião foi feita para garantir que todos se sintam à vontade com seus pontos de discussão estabelecidos na apresentação e na agenda de lançamento do projeto (que discutiremos abaixo) e que ninguém tenha dúvidas ou preocupações persistentes.

Criar uma apresentação e agenda da reunião de lançamento do projeto

Criar a apresentação e a agenda da reunião de lançamento do projeto é algo que o gerente de projeto trabalhará na semana anterior à chamada. A agenda ajuda as equipes internas a se sentirem preparadas e saberem exatamente com quais pontos vão falar, e o deck de apresentação ajuda o cliente a acompanhar e visualizar algumas das expectativas que serão estabelecidas ao longo da reunião.

É importante certificar-se de que sua agência tenha modelos tanto para a agenda quanto para o deck de apresentação para que haja consistência e eficiência na execução dessas reuniões.

2. Executando a Reunião de Lançamento do Projeto

Apresente a equipe

A primeira parte de qualquer reunião inicial do projeto deve ser a apresentação da equipe. Nem todos na equipe estarão voltados para o cliente, por isso é útil colocar rostos em nomes com os quais o cliente possa estar interagindo por meio de uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou canal de comunicação digital ao longo do projeto. Eu sempre encorajo nossa equipe a participar dessas reuniões com suas câmeras ligadas, mesmo que o cliente esteja com a câmera desligada, para ajudar o cliente a conhecer um pouco mais nossa equipe.

Faça perguntas básicas

O próximo passo em uma reunião de lançamento de projeto bem-sucedida é dar ao cliente a chance de se apresentar e de sua equipe. Este também é um bom momento para fazer quaisquer perguntas que você possa ter com base no que aprendeu com a transferência de vendas ou com a pesquisa feita antes da reunião.

Na minha opinião, esta é a parte mais importante da chamada inicial. Isso estabelecerá as bases para o relacionamento com o cliente nos próximos meses ou anos. Antes da ligação inicial, você deve passar algum tempo navegando no site do cliente, vasculhando suas anotações da ligação de transferência de vendas e fazendo qualquer pesquisa adicional sobre o cliente para compilar uma lista de perguntas a serem feitas ao cliente durante a ligação. Também faço questão de pedir ao cliente que envie o acesso a todas as suas propriedades do Google que serão úteis dentro de seu escopo. Incluí uma lista abaixo de algumas perguntas que costumo fazer durante uma chamada inicial de projeto.

• Que objetivos você tem para o nosso trabalho juntos neste projeto?
• Quais são suas palavras-chave prioritárias?
• Quem são seus principais concorrentes?
• Quem é seu público principal?
• Quais são seus principais produtos/serviços?
• Você pode nos falar sobre sua marca?
• Você já teve algum problema ou problema com a presença de marketing digital no passado que devemos saber?
• Qual CMS você usa? Você pode dar à nossa equipe acesso ao seu CMS?
• Qual é a melhor maneira de se comunicar com sua equipe? (Usamos uma ferramenta de gerenciamento de projetos chamada ClickUp para nos comunicar com nossos clientes, mas sempre me certifico de que isso funcione e/ou se eles gostariam de se comunicar também por outro canal como e-mail ou Slack.)

Você também deseja garantir tempo para deixar o cliente fazer qualquer pergunta que possa ter preparado ou que possa surgir durante a apresentação do início do projeto. Algumas das perguntas que eles fazem podem precisar de mais pesquisas ou serem respondidas posteriormente, mas é sempre benéfico ajudar o cliente a se sentir ouvido nesta ligação inicial.

Defina as expectativas e os próximos passos

Depois de obter um histórico suficiente do cliente para começar a criar uma estratégia, faça com que cada estrategista vertical dentro do escopo de trabalho do cliente pinte uma imagem clara do que o cliente deve esperar nas próximas semanas. Achamos que é muito útil usar linhas do tempo visuais. Por exemplo, com campanhas de relações públicas digitais, as primeiras semanas são para pesquisar, coletar dados e criar ativos. Então, podemos começar a lançar esta campanha para jornalistas para receber backlinks. Isso é algo que é importante informar ao cliente durante a reunião inicial do projeto para que ele saiba quando esperar atualizações e resultados.

3. Acompanhamento e Próximos Passos

Assim que a reunião de kickoff do projeto termina, o trabalho real começa. Você já fez um ótimo trabalho preparando, pesquisando e estabelecendo expectativas. Mas, o mais importante agora é garantir que você siga o que foi falado durante esta ligação. Seja diligente em rever as anotações feitas na agenda da reunião de lançamento do projeto e acompanhar o cliente sobre qualquer coisa que ele tenha perguntado. Além disso, converse com o cliente sobre a cadência de suas chamadas de status de acompanhamento e em quais tarefas você trabalhará para que ele tenha um roteiro claro para as próximas semanas.

Conclusão

As reuniões de lançamento do projeto são cruciais para estabelecer uma ótima base para um relacionamento duradouro com o cliente. Não espere que todas as reuniões sejam perfeitas, mas se você seguir as diretrizes das etapas acima, poderá dar o primeiro passo para apoiar sua equipe na execução de uma reunião de início de projeto eficiente e eficaz.