Gráficos de Gantt: do básico às melhores práticas (modelo de gráfico de Gantt gratuito incluído)

As melhores equipes de marketing podem gerar ideias inovadoras por meio de sistemas robustos que promovem eficiência e colaboração. A visibilidade da tarefa e o gerenciamento de recursos são fundamentais para alcançá-los.

Um gráfico de Gantt é uma ferramenta poderosa para aumentar a visibilidade da tarefa. Equipes de todos os setores o utilizam para criar cronogramas com mais precisão.

De relance, um gráfico de Gantt exibe as tarefas que a equipe precisa fazer e como cada tarefa se relaciona com a outra. Esses recursos permitem que os gerentes de projeto tracem a abordagem mais eficiente.

O que é um gráfico de Gantt?

Os gráficos de Gantt são gráficos de barras horizontais que representam as tarefas necessárias para concluir um projeto, juntamente com o cronograma de quando devem começar e terminar. Eles também ilustram dependências, hierarquias e marcos relevantes.

Foi popularizado pelo engenheiro americano Henry Gantt. Eles foram inicialmente desenhados à mão e eram tediosos para manter. Mas com a ascensão dos computadores na década de 1980, os gráficos de Gantt tornaram-se mais fáceis de gerenciar e aumentaram ainda mais em popularidade.

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Tipos de gráficos de Gantt

Seu escopo e nível de detalhe distinguem os dois tipos de gráficos de Gantt.

- Gráficos de Gantt de alto nível

Gráficos de Gantt de alto nível ajudam a monitorar as principais iniciativas da empresa. Os intervalos de tempo aqui são geralmente em meses ou trimestres porque cada item de linha representa esforços que envolvem centenas de tarefas e um punhado de equipes.

Um gráfico de Gantt que acompanha suas campanhas de comunicação de marketing ao longo do ano é um exemplo de gráfico de Gantt de alto nível.

Gráficos de Gantt em nível de projeto

Os gráficos de Gantt específicos do projeto monitoram projetos menores geralmente conectados a uma grande iniciativa. As tarefas aqui podem ser detalhadas, portanto, os intervalos de tempo geralmente são dias ou semanas . Em algumas ocasiões, pode até ser horas .

Seguindo nosso exemplo de campanha de comunicação de marketing acima, um gráfico de Gantt específico do projeto vinculado a ele pode ser um para rastrear artigos a serem publicados em seu blog.

Usar os dois tipos de gráficos de Gantt neste cenário pode ajudar você a produzir conteúdo em escala , garantindo que todos estejam alinhados com as principais mensagens de sua campanha.

Como ler um gráfico de Gantt

Para ler um gráfico de Gantt, você precisa entender o que cada parte representa.

Escala de tempo

A parte superior do eixo x do gráfico de Gantt ilustra o intervalo de tempo que você deseja usar para rastrear suas tarefas. Estes podem ser em dias, semanas, meses ou trimestres. Às vezes, até horas.

Tarefas e subtarefas

O lado esquerdo do gráfico de Gantt lista as tarefas que você precisa realizar para levar o projeto adiante.

Barras de atividade e linhas de progresso

As barras no gráfico de Gantt refletem a duração estimada para a conclusão das tarefas. Dentro das barras há linhas que mostram o progresso da equipe.

Quando as linhas estão dentro do gráfico de barras, significa que o trabalho está no caminho certo. As linhas que o ultrapassam indicam tarefas que ultrapassam seus cronogramas pretendidos. Isso pode sinalizar atrasos para dependências ou a necessidade de acompanhamento, orçamento ou recursos adicionais.

Milestones

Os marcos servem como pontos de verificação para a conclusão de um projeto. Os diamantes os representam porque normalmente não têm durações como as tarefas normais.

Setas; flechas

As setas que conectam as barras de atividade umas das outras significam tarefas que dependem umas das outras. Falaremos mais sobre dependências em uma seção posterior, mas são considerações essenciais ao agendar.

Marcador de linha vertical

O marcador de linha vertical ajuda a identificar as atividades que estão sendo feitas em um determinado momento. Como gerente de projeto, isso pode ajudá-lo a ver com quem verificar para garantir que eles recebam o suporte de que precisam.

Como fazer um gráfico de Gantt em 5 etapas

Etapa 1: liste seus marcos e tarefas

Para começar a fazer seu gráfico de Gantt, identifique os marcos que marcam pontos de progresso importantes. Os marcos podem ser apresentações de atualização de status para gerenciamento, demonstrações de protótipos, envios de entregas e outros. Coloque-os em seu gráfico de Gantt usando diamantes.

Depois de tê-los lá, enumere as tarefas que você precisa fazer para alcançá-los e liste-os no lado esquerdo do seu gráfico. Você pode agrupá-los em tarefas e subtarefas para torná-los digeríveis.

Etapa 2: identifique seu intervalo de tempo preferido

O intervalo de tempo que você usa para seu gráfico de Gantt pode ser de alto nível como semanas e meses ou de baixo nível como horas ou dias.

Conforme mencionado anteriormente, os gráficos de Gantt podem ser de alto nível ou específicos do projeto. Um gráfico de Gantt para sua campanha de um ano, por exemplo, pode usar meses como intervalo de tempo. O rastreamento dos artigos que você publicará em seu blog, por outro lado, pode ser melhor monitorado com dias ou semanas.

Etapa 3: marcar dependências

As dependências são tarefas cuja iniciação depende da saída de outra tarefa. No gráfico de Gantt, as setas marcam as tarefas que se conectam umas às outras.

Três coisas podem causar dependências: recursos compartilhados, pré-requisitos ou tempo .

Se você tem apenas um artista gráfico em sua equipe, por exemplo, todos dependem de um recurso compartilhado . Seu artista não pode iniciar a imagem de destaque do seu artigo até que ele termine de criar suas imagens de mídia social e assim por diante.

Por outro lado, os pré-requisitos são saídas necessárias para iniciar outra tarefa. Por exemplo, um escritor não pode começar a trabalhar em um artigo sem um resumo. Isso faz com que a redação do artigo dependa da conclusão do briefing primeiro.

Por fim, as dependências de tempo referem-se a tarefas que você só pode realizar em um momento específico. Por exemplo, você só pode publicar uma postagem de mídia social de Natal no Natal. Outro exemplo: você só pode entrevistar sua pessoa de recurso quando ela estiver disponível.

Observar quais tarefas você pode (e não pode) fazer simultaneamente ajudará você a se comprometer com prazos precisos e distribuir recursos com eficiência.

Etapa 4: escolha uma ferramenta

Você pode fazer um gráfico de Gantt usando o recurso de barra empilhada do Microsoft Excel ou pode usar um software especializado de gerenciamento de projetos, como o Workamajig. O Workamajig permite que você crie uma programação instantânea, mas totalmente personalizável, com apenas alguns cliques.

Embora seja possível usar ferramentas manuais para criar um gráfico de Gantt, o software de gerenciamento de projetos está equipado com recursos para ajudá-lo a maximizá-los.

Etapa 5: Detalhes de entrada

Depois de escolher uma ferramenta, você pode começar a digitar suas tarefas listadas e marcar seus marcos. Em seguida, adicione as barras de atividade, marque as dependências e atribua as tarefas.

O processo pode parecer simples no papel, mas nem sempre é tão simples. Na verdade, você deve esperar iterações e ajustes à medida que avança. Pode haver dependências que você não percebeu. Você pode precisar renegociar alguns prazos ou sua equipe pode precisar de mais pessoas.

Não se assuste se isso acontecer. Essa é a beleza do gráfico de Gantt e sua capacidade de se adaptar a essas mudanças. Claro, é sempre melhor identificar problemas mais cedo do que tarde.

Vantagens e limitações dos gráficos de Gantt

Os gráficos de Gantt são ferramentas incríveis. Mas eles também têm pontos fortes e fracos.

Por que usar um gráfico de Gantt?

Visualize as atividades do projeto

Os gráficos de Gantt podem exibir grandes quantidades de informações rapidamente: seu caminho crítico, progresso e prazos de marcos, para citar alguns. Essa visão panorâmica das atividades do seu projeto pode ajudá-lo a fazer chamadas melhores e melhorar sua comunicação com seus stakeholders.

Estruture suas atividades

A necessidade de dividir marcos e entregas em tarefas acionáveis ​​leva você e sua equipe a inspecionar, avaliar e organizar seus planos. Isso suporta o alinhamento e ajuda a garantir a clareza.

Faça agendamentos precisos

Ao contrário da perspectiva de uma pessoa de fora, os cronogramas não podem ser deduzidos simplesmente adicionando todas as suas estimativas e dividindo-as de acordo com o número de pessoas que você tem em sua equipe.

Você precisa considerar as dependências, e os gráficos de Gantt podem ajudá-lo a mantê-las à vista. Ter essas informações em mãos à medida que você compromete as entregas com as partes interessadas o ajudará a traçar cronogramas e prazos realistas.

Envolva Equipes e Partes Interessadas

Ver as tarefas estruturadas em um gráfico de Gantt é uma excelente maneira de ajudar sua equipe a ver como suas atividades diárias contribuem para o quadro geral. Seu formato digerível também facilita o alinhamento com as partes interessadas.

Gerenciar mudanças e fluência do escopo

O aumento do escopo e o atendimento excessivo de seus clientes são grandes contribuintes para o fracasso do projeto. Quando as partes interessadas fazem perguntas sobre novas solicitações, seu gráfico de Gantt pode ajudá-lo a comunicar como isso afetará sua programação de produção. Entregar essa informação permitirá que eles avaliem se ainda vale a pena adicionar e concordar com um compromisso razoável.

Quais são as desvantagens de um gráfico de Gantt?

- Pode Crescer Complexo

Os gráficos de Gantt são úteis enquanto permanecem arrumados e organizados. Sem a filtragem adequada, eles podem ficar confusos, perturbadores e, eventualmente, incompreensíveis.

Para gerenciar isso, escolha um software que permita agrupar, filtrar, pesquisar e organizar tarefas com facilidade. Esses recursos podem ajudá-lo a garantir que seu gráfico de Gantt esteja ajudando sua equipe a manter o foco nos marcos e prioridades adequados.

- Informações limitadas

Seu gráfico de Gantt pode mostrar uma grande quantidade de informações. Mas não pode mostrar todos eles. Embora possa exibir efetivamente sua agenda, atribuições de mão de obra e durações de tarefas, não pode mostrar o nível de dificuldade das tarefas e os recursos necessários para realizá-las.

Evite tomar decisões importantes apenas com base no que você vê em seu gráfico de Gantt. Apoie-o com documentação e rastreadores que podem ajudar a fornecer contexto adicional para que você possa se manter devidamente informado.

- Pode ser desafiador ajustar e manter

À medida que as listas de tarefas crescem, os ajustes se tornam mais complicados sem a automação adequada. Negligenciar dependências ou não perceber pequenas sobreposições pode causar um efeito bola de neve no restante do seu projeto. Esse fato enfatiza a necessidade de sistemas, processos e verificações e balanços robustos sempre que você aplicar alterações.

Práticas recomendadas para gráficos de Gantt

Observar Dias Não Úteis

Fins de semana e feriados não úteis são considerações vitais ao traçar seu horário de trabalho. Mas eles não são os únicos dias não úteis que você deve observar.

Coordene com as equipes de administração e operações do edifício: Existem fechamentos programados e serviços de manutenção? Considere a localização do seu escritório: há dias no ano em que você costuma ter chuvas fortes ou neve? Verifique com seus colegas de equipe: eles têm férias e férias planejadas para o ano?

Você não pode antecipar todas as interrupções de trabalho. Mas com diligência suficiente, você pode se preparar proativamente para a possibilidade dessas causas externas de atrasos.

Use as cores a seu favor

As cores podem ser facilmente descartadas como atualizações superficiais. Mas bem usados, eles podem ajudar a tornar seu gráfico de Gantt mais legível e fácil de usar. Aqui estão algumas sugestões:

• Designe uma cor por marco ou entrega para que você possa distinguir visualmente onde suas tarefas se conectam
• Atribua uma cor por pessoa para que sua equipe possa identificar rapidamente as tarefas atribuídas a cada uma delas
• Para facilitar o relatório ou a solução de problemas, pinte cada tarefa de acordo com seu status (Exemplo: Verde se estiver indo bem, amarelo se precisar de atenção extra, vermelho se já estiver atrasado etc.)

Adicionar traços de cor ao seu gráfico de Gantt não é bom apenas para fins estéticos. Com o sistema certo, eles podem adicionar novas camadas de organização das quais você, suas equipes ou seus stakeholders podem se beneficiar.

Escolha o software certo

Manter um gráfico de Gantt pode ser tedioso, mas não precisa ser. A melhor maneira de gerenciar isso é escolhendo o software que atenda às suas necessidades.

Classificar, agrupar, pesquisar e filtrar devem ser requisitos difíceis. A automação é uma grande vantagem. Os corretos podem facilitar muito a movimentação das coisas. Finalmente, considere como é fácil aprender e usar.

Com o sistema e o software corretos, você pode maximizar os pontos fortes do gráfico de Gantt e mitigar seus pontos fracos.

Conclusão

Os gráficos de Gantt são ferramentas poderosas usadas em muitos setores. Para profissionais de marketing, eles fornecem uma maneira de organizar e alinhar equipes e projetos.

De relance, ele pode oferecer grandes quantidades de informações, como tarefas, estimativas, atribuições, marcos, dependências e progresso. Garantir que você tenha um sistema e uma ferramenta robustos, sua criação e manutenção podem ajudá-lo a aumentar a visibilidade do projeto, melhorar a produtividade e envolver sua equipe e partes interessadas.

O Workamajig integrou gráficos de Gantt e outros recursos de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a ficar por dentro de todas as suas campanhas, equipes e iniciativas.

Saiba mais sobre as ferramentas de gerenciamento de projetos da Workmajig para ver como elas podem ajudá-lo a otimizar seu fluxo de trabalho e aumentar sua produtividade.