Planejamento de eventos versus marketing de eventos: qual é a diferença e qual você deve escolher?

O espaço do evento mudou drasticamente nos últimos dois anos. A taxa de cancelamento do setor de exposições B2B no quarto trimestre de 2020 foi de 97,9%. No quarto trimestre de 2021, apenas 12,5% cancelaram seus eventos. Estamos prontos para eventos ao vivo. A fome está aí.

Mas você precisa de um planejador de eventos ou de um profissional de marketing de eventos? Qual lhe dará o maior ROI? Vamos decompô-lo.

Planejamento de eventos versus marketing de eventos

Os planejadores de eventos podem lidar com qualquer coisa que você jogue no caminho deles. Seu trabalho é garantir que a experiência do participante seja excelente e alinhada com o objetivo da empresa para o evento. Pense nos organizadores de casamentos: eles podem planejar o melhor casamento de todos os tempos, mas não podem convencer os convidados a comparecer. Os convidados têm que querer vir.

E é aí que entra o marketing de eventos. O marketing de eventos B2B é atrair o público certo e alinhar-se aos objetivos de negócios.

Planejamento de eventos

Quando se trata dos meandros do planejamento de eventos, envolve criar, coordenar e gerenciar diferentes partes de um evento. São as pessoas que circulam pelo evento com uma prancheta, um walkie-talkie ou um fone de ouvido e correm para garantir que tudo corra bem. Eles fazem de tudo, desde reservar um local até contratar fornecedores, negociar contratos com fornecedores, criar um cronograma e solucionar problemas à vista.

Mas depois que seu evento termina, o mesmo acontece com o trabalho de um planejador de eventos. Eles estão lá durante, mas não depois que a poeira baixou.

Marketing de Eventos

O marketing de eventos é como o planejamento de eventos, pois também envolve planejar, organizar e executar um evento, mas eles fazem isso para promover uma marca, um serviço ou um produto. Essencialmente, o marketing de eventos é tudo o que é feito antes da prancheta sair – e o que é feito depois que ela é guardada.

Os eventos podem ser presenciais, online ou híbridos, e as empresas podem sediar o evento, participar como patrocinador ou como expositor.

Um profissional de marketing de eventos cria uma estratégia promocional bem pensada para contar a história da sua marca e divulgar o evento.

O resultado do marketing de eventos não é apenas conseguir público; está gerando leads e convertendo prospects em novos clientes. Não se trata apenas de levar as pessoas até lá – trata-se também de interagir com elas antes e depois do evento.

Algumas partes do marketing de eventos podem incluir definir metas para o evento, criar um cronograma de marketing, planejar a otimização do site (como SEO B2B), definir um público-alvo, criar conteúdo e materiais promocionais, desenvolver campanhas de mídia social, lidar com e-mail marketing B2B, agendamento de marketing de eventos no local e planejamento de marketing pós-evento.

Mas por que você precisa de alguém para lidar com o marketing do seu evento além do que foi mencionado acima?

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Gerar negócios.

Isso pode parecer óbvio, mas as empresas optam por investir em marketing de eventos porque os eventos geram novos negócios e oportunidades de receita. Na verdade, 95% dos profissionais de marketing acreditam que os eventos presenciais podem afetar significativamente o alcance das metas de negócios.

Quando você organiza um evento, o processo de inscrição gera uma lista de pessoas que já estão interessadas em seu produto, setor ou se enquadram em seu público-alvo.

Forneça um envolvimento individual.

Vamos encarar: nosso mundo está se tornando cada vez mais focado no digital. Smartphones, e-mail e web 3.0 tornam mais fácil viver atrás de uma tela – e menos provável que B2Bs encontrem seus clientes ou clientes pessoalmente.

É aí que o marketing de eventos se destaca.

Os eventos presenciais oferecem aos participantes a oportunidade de formar conexões, não apenas entre si, mas com a própria empresa/marca. Envolver-se com clientes e potenciais clientes em eventos cria interações pessoais. E essas conversas pessoais e individuais podem criar fidelidade à marca e ajudar os clientes a humanizar sua marca. Com o marketing de evento adequado, você pode capturar a atenção de um cliente melhor do que por telefone ou por e-mail.

Atenção pessoal significa que você pode obter sua atenção indivisa – ok, menos dividida do que o normal – e ter a chance de vender ou vender seus serviços e produtos.

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Construir o reconhecimento da marca.

Uma maneira fundamental de sua empresa estabelecer e expandir sua marca é sediar ou participar de um evento. Na verdade, cerca de 64% dos profissionais de marketing de eventos listam o reconhecimento da marca como o principal motivo para hospedá-los.

Um profissional de marketing de eventos pode dar vida à sua marca digital e permitir que os participantes associem seu B2B a uma identidade física e experiência estética. Com o marketing de eventos, você pode fornecer uma experiência imersiva para que os clientes em potencial possam conhecer sua marca.

A melhor parte de construir o reconhecimento da marca é o boca a boca. As pessoas falam sobre eventos, sejam eles clientes em potencial, mídia ou influenciadores. Eles falam pessoalmente, nas redes sociais, na imprensa. E o marketing do seu evento é uma ótima maneira de educar as pessoas sobre sua marca e serviços.

O que torna o marketing de eventos tão bem-sucedido é que ele não se concentra apenas em uma marca ou produto; normalmente há um componente educacional que diverte um grupo demográfico ou setor enquanto promove produtos e serviços ao lado - e isso contribui para um ótimo marketing em geral.

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Como você faz a chamada final?

Seu negócio e seu sucesso são cruciais para você; nós conseguimos isso. Então, como você decide se vai com um planejador de eventos ou um profissional de marketing de eventos?

Defina os objetivos do seu evento.

Primeiro, descubra que tipo de evento você deseja hospedar. Suponha que você queira realizar um evento menor, como um happy hour, uma festa no escritório ou um evento de agradecimento ao cliente. Nesse caso, você pode precisar apenas de um planejador de eventos para lidar com tarefas como reservar locais e decoração. Para eventos de maior escala, um profissional de marketing de eventos é a escolha ideal.

Descubra suas necessidades.

Depois de descobrir as metas e objetivos da sua empresa para o evento, destaque as metas que sua empresa espera alcançar. Você espera ter um evento de sucesso e seguir em frente? Você espera usar este evento como um trampolim para mais comunicação com os clientes em potencial?

Embora o planejamento e o marketing de eventos sejam benéficos para o seu evento, o marketing de eventos oferece o maior retorno sobre o investimento. Cerca de 86% das organizações B2B obtêm um ROI positivo de seus eventos após sete meses da data do evento. Em outras palavras, vale a pena continuar divulgando sua marca antes, durante e depois do evento.

Quer levar o marketing do seu evento para o próximo nível? Alcançar.