6 etapas para acertar no marketing por e-mail de eventos

Criar uma estratégia de marketing de eventos eficaz é uma das etapas mais importantes para o sucesso dos negócios. Mas também é um grande desafio para profissionais de marketing e empresários. Porque? Porque há vários fatores a serem considerados – recursos, objetivos, apresentadores, conteúdo e muito mais.

A maioria desses fatores está dentro de sua esfera de influência. Mas e aquele que mais te interessa? Você adivinhou certo, está impulsionando a participação em eventos. Felizmente, o marketing por e-mail de eventos ajuda você a transformar um processo tão frustrante em um passeio no parque. Mas antes de passar para como acertar o marketing por e-mail do seu evento, vamos detalhar do que se trata e por que você deve investir nele.

O que é marketing por e-mail para eventos e por que você precisa dele?

Vivemos numa época em que as tendências do marketing digital vão e vêm, mas existe um canal que nunca sai de moda quando o assunto é promoção de eventos – ou qualquer outro tipo de promoção, aliás – que é o e-mail. O marketing por e-mail de eventos se resume ao envio de conteúdo de e-mail de alta qualidade aos destinatários para aumentar o hype e aumentar as inscrições no evento. Os e-mails permitem que os planejadores de eventos deixem os clientes em potencial entusiasmados com seus eventos, dêem a eles a motivação para se registrar e os envolvam mesmo após o término do evento.

O email marketing de eventos é muito mais do que enviar alguns emails para anunciar seu evento. É uma ótima oportunidade para mostrar seu ponto de venda exclusivo sem ser muito insistente. O envio de material de marketing por e-mail para clientes em potencial ajuda você a construir relacionamentos fortes com eles, envolvendo-os desde o primeiro dia e transformando-os em fãs leais para os próximos eventos.

Confiar no poder dos e-mails deixa você um passo mais perto de fazer com que as pessoas certas notem e se lembrem de sua empresa. E se você acha que leva muito tempo e esforço, não se preocupe; Esse não é o caso. Investir em software de marketing por e-mail como o Sendinblue ou uma alternativa robusta do Sendinblue tira o peso de seus ombros, oferecendo opções ilimitadas para promover seu evento.

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Vamos analisar algumas dessas opções:

• Configurar sequências de e-mail de alta conversão para despertar o interesse dos inscritos desde o dia em que se inscrevem até após o término do evento.
• Personalizando seus convites de eventos, lembretes ou acompanhamentos para criar conteúdo personalizado que atenda às necessidades e expectativas do seu público.
• Colete o feedback dos participantes para monitorar o desempenho do seu evento e obter insights valiosos sobre o que melhorar em futuros eventos.
• Teste A/B de suas mensagens de e-mail para verificar o que melhor ressoa com seu público-alvo e melhorar seu desempenho com base nos resultados.
• Incentivar os participantes a compartilhar os detalhes do evento com suas conexões, obter acesso a mais pontos de contato e aumentar o reconhecimento da marca.

Com todas as opções disponíveis através de um sólido serviço de e-mail marketing, é um desperdício limitar-se a um ou dois e-mails para promover seu evento. Portanto, certifique-se de começar cedo e criar conexões com seu público durante todo o ciclo de vida do evento. Mas mais sobre isso chegando.

6 Passos para Ter Sucesso no E-mail Marketing de Eventos

Agora que abordamos por que o marketing por e-mail de evento deve ser seu aliado mais confiável para anunciar seu evento, é hora de apresentar a você um guia detalhado para criar uma campanha de e-mail de evento de alto desempenho.

1. Faça o anúncio

Depois de organizar um grande evento, é hora de deixar as pessoas saberem. Lembre-se de que as primeiras impressões sempre importam e é exatamente isso que este e-mail é. O e-mail de anúncio do evento deve incluir os seguintes detalhes:

• O nome do evento, data e local
• Um link para sua página de registro ou outras opções de registro
• A escalação do evento

Além desses elementos, você pode adicionar qualquer informação que considere necessária de acordo com seus objetivos. No entanto, não desista muito neste e-mail, pois seu principal objetivo é despertar a curiosidade dos leitores. E mesmo que você não tenha tudo pronto antes de enviar seu e-mail de save-the-date, não deixe que isso o atrapalhe. Você sempre pode enviar os detalhes básicos e manter o mistério, informando aos assinantes que as informações mais emocionantes ainda precisam ser reveladas.

Quando se trata do tempo de envio deste e-mail, isso também depende do tipo de evento que você está organizando. Se for um festival de cinema popular que atrai pessoas de todo o mundo, convém começar a enviar o e-mail de lançamento do evento com alguns meses de antecedência para permitir que as pessoas reservem voos, hotéis e afins. Mas se você estiver hospedando um webinar on-line sobre como criar um número de telefone virtual para profissionais de negócios, um mês ou mais será o tempo adequado para os clientes em potencial interessados ​​se inscreverem.

2. Provoque os detalhes

Os profissionais de marketing aproveitam esse tipo de e-mail – – ou sequência de e-mail – – para escalonar os principais detalhes sobre eventos e manter os destinatários informados. Você pode ter enviado o e-mail de anúncio do evento e ter todas as informações relevantes na página inicial do evento. Ainda assim, é igualmente importante enviar e-mails teaser com os detalhes até a data real. Este é o momento de compartilhar informações adicionais, como uma agenda detalhada, entrevistas com os anfitriões, anúncios de prêmios especiais e muito mais.

Independentemente de os clientes em potencial já terem se registrado em seu evento ou não, você não deve deixar de enviar e-mails de teaser. Apenas certifique-se de segmentar os destinatários e compartilhar as informações que atendem ao status de cada segmento. As pessoas que se inscreveram para o seu evento precisarão de informações específicas, como a lista detalhada de apresentadores ou curiosidades sobre os palestrantes principais, enquanto aqueles que ainda estão na fase de consideração desejarão saber informações básicas, como as informações de registro.

Também é uma boa ideia usar vídeos teaser curtos com mensagens calorosas dos organizadores do evento ou material de bastidores. Você pode até usar vídeos de depoimentos de participantes anteriores como um elemento de prova social para incitar os leitores atuais a se tornarem sua próxima história de sucesso.

Além de mostrar o valor do seu evento, esse tipo de conteúdo em vídeo adiciona um toque humano às suas promoções por e-mail, fazendo com que os clientes em potencial se relacionem com sua marca e as pessoas por trás dela. O que é ainda mais eficaz sobre a inclusão de vídeos teaser em seus e-mails de evento é que os leitores são mais propensos a compartilhar conteúdo visual com sua rede, o que, por sua vez, aumentará a visibilidade de seu evento.

3. Envie lembretes

O envio de e-mails de lembrete é uma maneira infalível de aumentar a empolgação com o seu evento. À medida que o dia crítico se aproxima, você precisa atrair o maior número possível de inscritos. Provavelmente, seus inscritos são indivíduos ocupados que podem se distrair com outras prioridades que exigem sua atenção. Portanto, você também pode usar e-mails de lembrete para pessoas que já se registraram para trazê-los de volta ao grupo e incentivá-los a adicionar a data em seus calendários.

Para aproveitar ao máximo seus e-mails de lembrete de evento, incorpore elementos que evoquem urgência e CTAs diretos que direcionam os assinantes para comprar ingressos ou se registrar. Entusiasme seus leitores com o uso de recursos visuais atraentes, como gifs ou imagens personalizadas, material exclusivo, biografias de apresentadores ou qualquer elemento que você ache que será valioso para eles. Mais uma vez, lembre-se de colocar todos os detalhes do evento e destacar possíveis mudanças para que eles saibam o que esperar ou o que devem trazer.

Para que os lembretes funcionem melhor e atraiam mais participantes, você deve enviar um e-mail alguns dias antes da data do evento e depois um no próprio dia. Também é comum entre os planejadores de eventos on-line enviar um último e-mail de lembrete algumas horas antes do evento para evitar desistências de última hora.

4. Deixe-os perguntar e dar respostas

Ao enviar os primeiros e-mails para o seu evento, você provavelmente não saberá de antemão todas as possíveis dúvidas dos participantes. Para ajudá-lo a capturar e responder com precisão às perguntas do evento, esses e-mails devem incluir um formulário de contato onde eles podem preencher as perguntas sobre o evento. Você também pode compartilhar o link do seu formulário de contato em suas contas de mídia social para incentivá-los a fazer perguntas. Preste atenção às suas perguntas para saber onde se concentrar ao seguir as comunicações e remover possíveis hesitações.

Agora que você tem as perguntas, dê a elas as respostas que elas merecem. Reúna as perguntas mais frequentes e exiba-as em um e-mail alguns dias antes do evento. Você também pode compartilhar curiosidades sobre seus alto-falantes ou o processo de planejamento.

Esse tipo de conteúdo de e-mail não apenas fornecerá a eles tudo o que eles precisam saber, mas também criará um senso de comunidade. Essa é uma excelente maneira de estimular os destinatários e fornecer material útil que mostre sua experiência. No entanto, você pode querer manter este tom de conversa e evitar soar muito formal.

5. O engajamento nunca acaba

Um erro comum entre os profissionais de marketing e planejadores de eventos é que eles acham que seu trabalho está concluído assim que o evento é realizado. Mas a verdade é que, se você negligenciar o acompanhamento dos participantes após a conclusão do evento, estará apenas perdendo oportunidades extras de envolvê-los ainda mais, obter informações valiosas e transformá-los em clientes recorrentes para eventos futuros.

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Ficar em contato com os inscritos no evento e alimentá-los mesmo após o término do evento ajuda a manter sua marca na mente deles. Além disso, essas iniciativas os levam a se tornarem embaixadores leais da sua marca e a compartilhar suas experiências com seus seguidores nas mídias sociais. Você tem infinitas possibilidades com esse tipo de e-mail de acompanhamento, algumas das quais são:

• Agradecendo-lhes por se juntarem ao seu evento para mostrar apreço pelo seu tempo.
• Peça a eles que preencham pesquisas para coletar feedback sobre seu evento ou até mesmo ideias para os próximos.
• Dando a eles acesso às estatísticas do evento e qualquer outro tipo de atualização pós-evento.
• Compartilhar conteúdo útil como gravações, a apresentação em formato para download, fotos ou vídeos de eventos ou qualquer tipo de recapitulação que você acha que eles poderiam usar.
• Anunciar os vencedores caso você também tenha organizado um concurso de brindes em seu evento.
• Oferecendo opções de compartilhamento para que suas conexões saibam tudo sobre sua experiência no evento.
• Provocando seu próximo evento e talvez oferecendo ingressos antecipados.

6. Prepare-se para o próximo

Então, você conseguiu acertar o planejamento do evento e conseguir que as pessoas certas se registrassem e participassem. Você também se certificou de envolvê-los por meio de e-mails de acompanhamento bem pensados ​​e coletar suas opiniões sobre o que deu certo e onde você poderia melhorar. Isso é tudo? Definitivamente não. Quando se trata de se preparar para o seu próximo evento, nunca é cedo demais para começar.

As pessoas que já participaram do seu evento são leads quentes, o que os torna um excelente ponto de partida para criar impulso para o seu próximo evento. E se estiver chegando, enviar ingressos antecipados com desconto ou espreitadelas exclusivas é uma ótima maneira de aquecê-los.

Agora também é um bom momento para sentar e analisar o feedback dos participantes e os dados do evento. Quanto mais informações você coletar de seus participantes, mais profundamente entenderá suas preferências e poderá levá-las em consideração para esforços futuros. Ao verificar o que funcionou para o seu público-alvo e o que não funcionou, você pode tomar melhores decisões sobre como otimizar o desempenho do seu evento.

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Palavras Finais

O marketing por e-mail de evento bem-sucedido começa com um planejamento cuidadoso e uma compreensão profunda das necessidades, aspirações e pontos problemáticos de seu público-alvo. Reserve um tempo para considerar todos os aspectos essenciais da estratégia de e-mail marketing do seu evento, desde o melhor momento para enviar e-mails até as pessoas envolvidas. Dessa forma, você poderá oferecer aos participantes uma experiência marcante que eles jamais esquecerão.

Armado com as dicas descritas acima, você está um passo mais perto de fazer isso acontecer. Ao segui-los, você poderá montar um plano eficaz de marketing por e-mail para eventos e aguardar resultados tangíveis. E nunca se esqueça de acompanhar o desempenho do seu evento, testar diferentes elementos para ver o que funciona e implementar as alterações necessárias para atingir a perfeição.