Coleta de dados de eventos: transforme insights dos participantes em estratégias

À medida que o mundo digital avança em direção a um ambiente livre de cookies, os profissionais de marketing devem obter insights próprios para alimentar seu pipeline de marketing e vendas.

Obter insights próprios ajuda os profissionais de marketing a infundir personalização em sua comunicação para fazer com que suas mensagens correspondam melhor ao perfil de cliente ideal (ICP).

Embora existam muitas maneiras exclusivas de coletar dados próprios, uma mina de ouro subestimada são os eventos.

Neste artigo, examinamos mais de perto o papel crítico que a coleta de dados de eventos desempenha no cenário em constante mudança da fonte de dados. Nosso foco está na criação de estratégias para marketing de eventos e no fornecimento de orientação abrangente sobre como coletar e usar dados próprios em eventos de maneira eficaz.

Preparando-se para um futuro sem cookies com coleta de dados de eventos

Em um cenário de aquisição de dados em constante mudança, compreender a coleta de dados de eventos é fundamental para os profissionais de marketing de hoje.

Esta seção examinará as nuances da coleta de dados de eventos, distinguirá entre dados próprios e dados de terceiros e oferecerá soluções para se preparar para um futuro sem cookies.

Dados próprios versus dados de terceiros

Existem dois tipos principais de dados online: dados próprios e dados de terceiros.

Os dados de terceiros são como um grande conjunto de informações coletadas pelo rastreamento das viagens das pessoas em diferentes sites por meio de cookies. Costumava ser gratuito e amplamente utilizado pelos profissionais de marketing.

No entanto, grandes plataformas como o Google e sites de redes sociais estão interrompendo essa prática, dificultando o acesso.

Como esses dados são coletados diretamente dos visitantes, eles são mais precisos e úteis para personalizar seu site e serviços de acordo com o que os visitantes realmente desejam. Portanto, à medida que as regras mudam, focar na compreensão de seus próprios visitantes por meio de dados próprios está se tornando muito importante para as empresas.

4 pontos de contato essenciais para coleta de dados de eventos

Aqui estão quatro pontos de contato comuns de dados de eventos que podem nos guiar para entender o que os participantes gostam e como eles se comportam. Embora esses quatro pontos sejam essenciais, também existem muitas outras maneiras de coletar dados valiosos.

1. Inscrições e venda de ingressos

Quando os participantes se registram e compram ingressos, eles fornecem informações valiosas.

Para os profissionais de marketing, essa coleta de dados de eventos é valiosa. Constitui a base para a construção de ICPs. A análise de detalhes de registro e compras de ingressos ajuda os profissionais de marketing a identificar padrões e preferências dos clientes.

Esse insight não apenas refina o evento atual, mas também orienta a segmentação pós-evento, permitindo que os profissionais de marketing alcancem novos públicos potenciais que se alinhem com os ICPs estabelecidos.

2. Participantes (check in e out)

Compreender quando os participantes se envolvem mais durante um evento ajuda a descobrir a chave para um marketing de canal eficaz.

Para estratégias que dependem de tempo, como campanhas por email e postagens em mídias sociais, essa coleta de dados de eventos é inestimável. Ao identificar os horários de pico de engajamento, os profissionais de marketing podem programar suas comunicações de forma mais eficaz.

Os e-mails enviados ou as postagens nas redes sociais compartilhadas durante esses períodos ativos provavelmente receberão respostas mais altas, aumentando significativamente o impacto dos esforços de marketing.

3. Interação de conteúdo

A análise das interações de conteúdo fornece insights sobre os interesses e formatos preferidos dos participantes.

Ele mostra tópicos que interessam às pessoas e como elas preferem consumir informações. A coleta de dados de eventos destaca os tipos de conteúdo mais envolventes, sejam vídeos, PDFs, infográficos ou outros formatos.

Para os profissionais de marketing, esse conhecimento é um tesouro. Permite-lhes adaptar o conteúdo de acordo com as preferências do público, garantindo maior envolvimento e ressonância com os participantes.

4. Recursos especiais

Esses recursos distintos do evento servem como indicadores valiosos, permitindo que os profissionais de marketing e as equipes de RH concentrem seus esforços em produtos, cargos ou vantagens que tenham maior repercussão entre os participantes.

Ao identificar o interesse dos participantes, esses insights permitem uma abordagem direcionada em campanhas futuras, garantindo uma estratégia de divulgação mais personalizada e eficaz.

Extraindo dados próprios valiosos com pesquisas no evento

As pesquisas durante os eventos são uma ferramenta poderosa para a coleta de dados de eventos primários, que podem complementar os esforços de pesquisa. Por exemplo, um simpósio sobre doenças infecciosas pode ser um excelente local para recolher contributos apoiados pela investigação de líderes da indústria médica.

Vamos nos aprofundar em por que eles são tão valiosos e descobrir como otimizar seus esforços:

Por que as pesquisas durante o evento são valiosas?

Solicitar contribuições é crucial para coletar insights valiosos. Quando os participantes estão presentes no evento, eles ficam mais receptivos a fazer uma pausa de cinco minutos e preencher uma pesquisa no evento. Suas opiniões são novas, aumentando a probabilidade de respostas mais sinceras.

As pesquisas no evento são uma forma direta de obter feedback sobre as opiniões, preferências e experiências dos participantes. Eles fornecem uma riqueza de dados próprios que podem informar suas estratégias operacionais, capacitando os organizadores a fazerem melhor.

Projetando perguntas de pesquisa eficazes

Desenvolver as questões de pesquisa certas é uma arte.

Saiba como formular perguntas que não apenas obtenham respostas lógicas, mas também se alinhem com os objetivos do seu projeto. Aprenda a encontrar um equilíbrio entre profundidade e brevidade para garantir o envolvimento das partes interessadas.

Normalmente, as perguntas abertas têm uma taxa de resposta mais baixa. Já as pesquisas de múltipla escolha obtêm mais participação. Ao decidir o formato da pesquisa, considere o que seu público-alvo prefere. Se você acredita que seu público gostaria de adicionar suas opiniões, você pode deixar uma seção para comentários.

Incentivo à pesquisa participativa

Participar de reuniões muitas vezes significa oportunidades limitadas para coletar informações.

Procure maneiras de incentivar os participantes a se voluntariarem para participar de pesquisas. Identifique estratégias que tornem a pesquisa mais fácil e gratificante. Pequenos gestos, como dar cartões-presente, podem incentivar a participação. Além disso, se você estiver conduzindo uma pesquisa, também poderá garantir que os colaboradores provavelmente serão citados no relatório da pesquisa.

Analise e beneficie-se dos dados da pesquisa

As pesquisas são uma ótima maneira de obter insights valiosos que vão além do evento em si. As pesquisas permitem que os organizadores coletem feedback sobre as experiências dos participantes durante o evento, fornecendo informações essenciais para aprimorar eventos futuros.

Ao examinar as respostas relacionadas à experiência do evento, os organizadores podem identificar áreas de melhoria, ajudando a criar eventos ainda mais envolventes e satisfatórios no futuro.

As pesquisas servem como uma ferramenta poderosa para coletar insights sobre o que os participantes desejam para compromissos futuros.

Esse tipo de coleta de dados de eventos vai além do planejamento imediato do evento e pode ser perfeitamente integrado a campanhas e estratégias de marketing mais amplas em vários canais.

Compreender as preferências e interesses dos participantes ajuda a moldar o conteúdo de marketing, personalizar as mensagens e refinar estratégias para repercutir de forma eficaz no público-alvo.

Em essência, os dados da pesquisa não apenas auxiliam na melhoria do evento, mas também se tornam um ativo estratégico para esforços contínuos de marketing, garantindo uma abordagem consistente e personalizada que se estende além dos limites dos eventos individuais.

Rastreando as jornadas do usuário: descobrindo insights

Basicamente, o rastreamento da jornada do usuário envolve capturar e analisar cada interação que um visitante tem com o seu evento. Isso inclui estandes visitados, reuniões participadas, informações de contato trocadas e assim por diante.

Ao mapear o caminho de um participante em seu evento, você obterá informações valiosas sobre seus interesses, preferências e padrões de envolvimento.

Ferramentas e tecnologias para rastrear o tráfego de usuários

Os organizadores de eventos podem usar várias novas ferramentas e tecnologias para rastrear melhor as jornadas dos usuários. Isso inclui aplicativos de eventos com recursos de rastreamento, crachás RFID ou NFC e tecnologia beacon.

Insights acionáveis ​​extraídos dos dados da jornada do usuário

Coletar dados da jornada do usuário não é suficiente; você precisa extrair insights acionáveis. Explore maneiras de analisar essas informações, identificar tendências de intenção ou interesse e usar esses insights para tomar decisões informadas para eventos futuros.

Por exemplo, apenas monitorar a participação na sessão não é suficiente para avaliar o interesse do participante. Verifique o tempo gasto nas sessões.

Personalização baseada nas ações do usuário

Depois de ter os dados do evento necessários, você pode aproveitá-los para incluir personalização em sua comunicação. Se um usuário em uma conferência presencial fez check-in em duas sessões sobre IA e blockchain, mas não capturou nenhuma sobre aprendizado de máquina, envie-lhe por e-mail a versão sob demanda após o evento.

Da mesma forma, você pode enviar um resumo nítido de uma sessão de abertura virtual para os participantes que se registraram, mas não fizeram login. Você também pode agendar e-mails de lembrete para os participantes que não fizeram login durante um evento virtual.

Adotar o rastreamento da jornada do usuário em sua estratégia de coleta de dados de eventos potencializa experiências de eventos personalizadas, proporcionando, em última análise, seu evento que se destaca em um ambiente competitivo.

Gamificação: envolvendo os participantes e coletando dados

Além do registo, pode ser um desafio incentivar as pessoas a participarem em inquéritos ou votações. A integração da gamificação não é apenas uma forma poderosa de estimular o entusiasmo e a participação, mas também torna a experiência gratificante para eles.

Algumas maneiras criativas de gamificar a coleta de dados do seu evento são organizar uma competição e oferecer recompensas. Atividades como tabela de classificação, gincanas e curiosidades garantem que os participantes se divirtam enquanto você coleta dados comportamentais.

Você também pode coletar informações por meio de formulários de inscrição para usar após o evento e cultivar conexões. Esta pode não ser toda a coleta de dados de eventos que você precisa, mas pode ser um bom ponto de partida.

Captura de leads de eventos: construindo relacionamentos valiosos

Capturar leads de eventos é crucial para todas as organizações. Portanto, essas práticas recomendadas o ajudarão a tornar a captura de leads de seu evento conveniente e eficiente:

Configure perguntas de qualificação

Comece configurando perguntas de qualificação adaptadas aos seus objetivos específicos. Essas perguntas ajudam a filtrar e categorizar leads, garantindo que você se concentre naqueles que estão mais alinhados com seus objetivos.

Pontuação de leads

Atribuir pontuações aos leads com base em suas respostas e interações fornece uma hierarquia clara de clientes potenciais. Este sistema de pontuação ajuda a priorizar os esforços de acompanhamento, garantindo que os recursos sejam alocados de forma eficiente.

Faça anotações detalhadas

Tomar notas meticulosas durante as interações é crucial. Documentar detalhes específicos sobre conversas e itens de acompanhamento para cada novo contato garante interações personalizadas e significativas durante as comunicações subsequentes.

Códigos QR com formulários de captura de leads

Utilize códigos QR vinculados a formulários de captura de leads para uma coleta de dados de eventos instantânea e contínua. Os participantes podem digitalizar rapidamente os códigos, simplificando o processo de registro e melhorando a experiência geral do usuário.

Opções de consentimento e aceitação

Respeite a privacidade dos participantes, fornecendo consentimento claro e opções de aceitação. Comunique claramente como a coleta de dados de eventos será usada, permitindo-lhes tomar decisões informadas. A transparência gera confiança e promove relacionamentos positivos com leads em potencial.

Nutrir leads pós-evento

A captura eficaz de leads vai além do evento em si. Após o evento, os organizadores devem se concentrar em nutrir esses leads para manter o interesse e o engajamento.

Esta fase de nutrição envolve:

• Acompanhamentos oportunos: Entre em contato prontamente com os leads com mensagens personalizadas, expressando gratidão por sua presença. Faça referência a um interesse, necessidade ou preferência específica mencionada durante a conversa. Isso irá refrescar instantaneamente sua memória e fazê-los se sentir especiais.
• Engajamento de conteúdo: compartilhe conteúdo valioso que corresponda aos interesses e pontos fracos dos leads, promovendo envolvimento e confiança contínuos.
• Segmentação: segmente leads com base em suas interações e interesses, permitindo uma comunicação de acompanhamento mais direcionada e relevante.
• Solicite feedback: incentive feedback e sugestões, mostrando aos participantes que suas opiniões são valorizadas e consideradas para melhorias futuras no evento.

Convertendo leads de eventos em clientes

Em última análise, o objetivo da captura de leads de eventos é converter esses leads em clientes fiéis.

Para conseguir isso, é importante considerar o seguinte:

• Personalização: Continue personalizando a comunicação e as ofertas para alinhar com as preferências dos leads, aumentando a probabilidade de conversão.
• Ofertas exclusivas: forneça ofertas ou incentivos exclusivos para incentivar os leads a darem o próximo passo, seja fazendo uma compra ou se tornando defensores de sua marca.
• Construção de comunidade: promova um senso de comunidade e pertencimento entre os leads, tornando-os mais propensos a defender seu evento ou marca.
• Meça e otimize: meça continuamente a eficácia de suas estratégias de conversão de leads, fazendo ajustes baseados em dados para melhorar suas taxas de conversão ao longo do tempo.

Você pode obter clientes potenciais valiosos por meio da captura de leads de eventos, mas precisa agir rapidamente para garantir que está investindo seu tempo no lugar certo, em vez de preencher o pipeline.

Seguindo as melhores práticas e nutrindo leads de forma eficaz, os organizadores de eventos podem transformar os participantes do evento em clientes ou defensores valiosos, impulsionando o sucesso no longo prazo.

Estratégias de utilização de dados pós-evento

Após um processo bem-sucedido de coleta de dados de eventos, o valor real está em como você utiliza esses dados de maneira eficaz. Aqui estão estratégias essenciais para aproveitar ao máximo os dados do seu evento, considerando a coleta de dados do evento, a captura de leads do evento e a coleta de dados próprios:

Organizando e armazenando dados coletados

Comece organizando os dados que você coletou.

Categorize e armazene com eficiência todas as informações relevantes, incluindo perfis de participantes, métricas de engajamento e detalhes de leads. Crie um sistema estruturado de armazenamento de dados que permita fácil recuperação e análise quando necessário. Manter práticas de higiene de dados é igualmente importante para garantir a precisão dos dados.

Considere exportar a coleta de dados do evento para um CRM e criar a segmentação necessária. Os CRMs também podem ajudar a automatizar fluxos de trabalho e reduzir tarefas manuais.

Análise e interpretação de dados

Analise cuidadosamente a coleta de dados do seu evento para desbloquear seu verdadeiro potencial. Mergulhe profundamente nos dados para identificar tendências e padrões. Esta etapa é crucial para a tomada de decisões racionais para eventos futuros e esforços de marketing. Os dados de captura de leads de eventos podem ser particularmente valiosos para compreender as preferências e comportamentos dos participantes, permitindo que você personalize sua abordagem.

Ao dissecar seus dados, considere converter a coleta de dados de eventos em infográficos para avaliar tendências. Isso também pode ser útil na previsão de tendências futuras. Se o seu conjunto de dados for extenso, use tabelas dinâmicas para resumir os dados rapidamente. Saber a melhor maneira de analisar os dados não só economizará tempo, mas também garantirá que você tome as medidas necessárias mais cedo.

Ciclos de feedback para melhoria contínua

A análise de eventos fornece informações sobre o que empolgou seu público, o que o intrigou e o que o deixou desejando mais.

Quando você observa quais partes do seu evento repercutiram no público e onde houve problemas, você obtém um ponto de partida para criar uma experiência ainda melhor na próxima vez. É como ajustar uma receita com base no feedback dos convidados: você faz ajustes para garantir que todos saiam do evento com um sorriso.

Valor do evento para as partes interessadas

Por fim, demonstre o retorno do investimento (ROI) aos patrocinadores, compartilhando análises de público, dados de engajamento para jogos patrocinados, cliques nos logotipos dos patrocinadores ou consultas recebidas. Forneça conclusões do evento atual e ideias para colaborações futuras usando esses insights.

Conformidade e privacidade de dados com dados de eventos

Garantir a conformidade com GDPR e CCPA é uma parte muito importante da coleta de dados de eventos no ambiente atual de processamento de dados.

Os organizadores de eventos devem priorizar o processamento e consentimento de dados transparentes, ao mesmo tempo em que protegem a privacidade dos participantes diante de um evento valioso relacionado ao evento, capturado em sua coleta de dados em primeira pessoa.

Conformidade com GDPR e CCPA

Para permanecerem em conformidade com o GDPR e o CCPA, os organizadores do evento devem estar cientes dos requisitos legais ao armazenar dados no evento. É importante obter o consentimento claro e explícito dos participantes antes de os seus dados serem recolhidos, para que saibam como as suas informações serão utilizadas.

Processamento e consentimento de dados transparentes

Os organizadores do evento precisam fornecer explicações claras e concisas sobre como as informações dos participantes serão usadas para garantir a transparência do evento em todas as fases do processo de coleta de dados do evento. Priorize o consentimento informado, para que os participantes entendam sua finalidade e possam tomar decisões informadas sobre o compartilhamento de seus dados.

Protegendo a confidencialidade dos participantes

Implemente políticas robustas de proteção de dados para proteger informações confidenciais coletadas durante a captura de leads de eventos e a coleta inicial de dados de eventos. Use técnicas como anonimato e pseudonimização de dados para proteger os participantes e ainda obter insights valiosos.

Ao aderir a essas práticas, os organizadores de eventos podem manter a conformidade com GDPR e CCPA, construir confiança com os participantes por meio do uso de transparência e consentimento de dados e proteger a privacidade dos participantes enquanto coletam dados primários valiosos.

Qual é o próximo?

Ao encerrarmos esta revisão da coleta de dados de eventos, é importante reiterar as principais conclusões:

• Invista em estratégias como pesquisas durante o evento, rastreamento da jornada do usuário e gamificação para coletar esses dados críticos do evento diretamente dos participantes.
• Personalize o conteúdo , as ofertas e as interações com base nos dados coletados para aumentar o envolvimento e a satisfação dos participantes.
• Use ciclos de feedback para refinar suas estratégias de eventos e garantir melhorias contínuas.
• Comunique de forma transparente o uso de seus dados e obtenha consentimento para atividades de coleta de dados.
• Entenda que os dados que você coleta são um investimento. Utilize-o para medir o sucesso do evento, acompanhar o ROI e demonstrar o valor dos seus eventos às partes interessadas.
• Fique de olho nas novas ferramentas e técnicas que podem aprimorar seus esforços de coleta de dados.

O futuro do marketing de eventos em um mundo sem cookies está nos dados que você coleta. Os profissionais de marketing de eventos podem usar esses dados para personalização, melhorar o ROI e melhorar a experiência do participante.

É importante que tomemos medidas proativas na recolha e utilização de dados para nos mantermos à frente neste cenário em evolução. Aproveite o poder da coleta de dados de eventos para prever o sucesso futuro de seus eventos.

Ficar sentado sobre montes de dados nunca é o objetivo quando se trata de coletar dados próprios. Saber ler, usar e se beneficiar dele requer visão aguçada e compreensão. Certifique-se de definir metas claras sobre o que deseja medir, quais métricas você considerará como indicadores antecedentes e quais táticas usará para interrogar.

Considere contratar um analista de dados ou estrategista de eventos para ajudá-lo caso você ache a tarefa assustadora. Ter uma pessoa imparcial nesta fase pode ser uma boa ideia para permitir que você tome decisões objetivas sem permitir que os sentimentos assumam o controle.

Os eventos não são negociáveis. Aprenda como eles se encaixam em sua estratégia de marketing.