Serviços europeus de entrega eletrônica

A Europa continua em sua marcha rumo àintegração digital , tentando superar as barreiras operacionais, burocráticas e legais que ainda existem entre os diferentes Estados.

Não é um processo simples e imediato, mas está bem encaminhado.

E, acima de tudo, é um caminho absolutamente necessário, inevitável. Hoje, mais do que nunca, os negócios são transfronteiriços, mesmo quando se trata de pequenas e médias empresas.

Nesta frente, um ponto de inflexão decisivo é o Regulamento Europeu 910/2014 conhecido como eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), que, nas palavras da Agency for Digital Italy, “fornece uma base regulatória comum para interações eletrônicas seguras entre cidadãos, empresas e administrações públicase aumenta a segurança e a eficácia dos serviços eletrônicos e transações de comércio eletrônico na União Europeia.” (agid.gov.it)

Observação: o eIDAS está em revisão desde junho de 2021. A aplicação do que agora é conhecido comoeIDAS 2.0 deve ser iminente.

Dedicamos este post ao que você pode esperar.

Dentro do regulamento, uma grande seção é dedicada aos serviços de entrega eletrônica.

Em que consiste ?Quetipos existem?Onde está a adoção no contexto europeu? Quebenefícios oferecem os serviços de entrega eletrônica e que oportunidadeseles oferecem para as empresas que decidem implementá-los?

É o que veremos nas próximas seções deste post, com foco nos ecossistemas espanhol e alemão.

Serviços europeus de entrega eletrônica: definições e tipos

De acordo com o regulamento eIDAS, os serviços de entrega eletrónica “ permitem a transmissão de dados entre terceiros por via eletrónica e fornecem provas relativas ao tratamento dos dados transmitidos, incluindo provas de que os dados foram enviados e recebidos, e protegem os dados transmitidos contra o risco de perda, dano por roubo ou modificação não autorizada .”

Primeiramente, devemos especificar que existem dois tipos, com diferenças operacionais e legais que devem ser lembradas:

1) ERDS : serviços de entrega eletrônica registrada.

2) QERDS : serviços qualificados de entrega eletrônica registrada.

Este último, o QERDS, possui todas as características dos ERDS, mas garante também alguns requisitos distintivos, de primordial importância:

a) Sejam prestados por um ou mais prestadores de serviços de confiança qualificados

(b) garantam a identificação do remetente com alto nível de segurança

(c) garantam a identificação do destinatário antes da transmissão dos dados

(d) o envio e recebimento de dados é garantido por uma assinatura eletrônica avançada ou selo eletrônico avançado de um provedor de serviços de confiança qualificado, a fim de excluir a possibilidade de alterações indetectáveis ​​nos dados

(e) quaisquer alterações nos dados que sejam necessárias para enviá-los ou recebê-los sejam claramente indicadas ao remetente e ao destinatário dos dados

(f) a data e hora de envio e recebimento e quaisquer alterações nos dados são indicadas por um carimbo de hora eletrônico qualificado

Para uma discussão aprofundada sobre ERDSs e QERDSs e suas diferenças, consulte esta postagem no blog.

O contexto europeu: onde estamos?

Embora a estrutura inicial para serviços de entrega eletrônica seja consistente e bem estabelecida (atualizações pendentes do regulamento eIDAS), a situação para adoção em diferentes estados membros da UE ainda é extremamente variada .Especialmente quando se trata de serviços qualificados pelo QERDS.

Dá uma olhada nesse mapa, com dados oficiais, para ter uma ideia.

Na Itália, por exemplo,ainda não há provedor de serviços ERDS ou QERDS.

O motivo é muito simples: ainda falta um processo de qualificação.

E as causas subjacentes têm a ver com a ampla difusão do PEC, uma ferramenta totalmente italiana que pode, em alguns aspectos, ser comparada ao ERDS, mas não ao QERDS.

Esta é uma ferramenta que, por necessidade, terá de passar por uma evolução que a assemelhe aos padrões europeus QERDS.

(Dedicamos esta postagem de blog à evolução do PEC em direção a um horizonte europeu.)

Há também uma completa falta de provedores de QERDS na Dinamarca e em todos os países escandinavos, Grécia e Portugal, Romênia, Áustria, República Tcheca e Eslováquia.

Em contraste, existem 14 na Espanha, 7 na França, 5 na Bélgica, 3 na Polônia, 1 na Alemanha, Holanda, Eslovênia, Croácia, Hungria e Bulgária.

Além dessas diferenças, mesmo macroscópicas, há duas certezas absolutas:

1) o caminho para a adoção do QERDS em toda a União está agora definido;

2) os benefícios e oportunidades que surgirão com a adoção desses serviços já são bastante evidentes.

Antes de listar os principais, vamos dar uma olhada na situação de dois de nossos “vizinhos” mais próximos, como prometido, dos ecossistemas espanhol e alemão.

Serviços de entrega eletrônica e o ecossistema espanhol

Espanha possui um tecido económico que se caracteriza pela forte presença de pequenas e médias empresas, que representam 99% do total.

E, mais acentuadamente do que no resto da Europa, uma grande parcela é formada pelas chamadas “ microempresas ”.

(O termo “microempresa” tende a definir uma empresa que tem menos de 10 funcionários e um orçamento anual não superior a 2 milhões de euros.)

Isso indica uma necessidade ainda mais urgente de otimizar tudo relacionado aos serviços de comunicação e entrega, para minimizar o desperdício de tempo e reduzir custos…tudo em total conformidade.

Fica claro, então, como é absolutamente importante para as organizações aproveitar os serviços de entrega eletrônica.

Como já vimos acima, a Espanha conta atualmente com até 14 prestadores de Serviços Eletrônicos Registrados Qualificados.

Entre eles está a parceira da Doxee, Lleida, líder do setor na Espanha.

Segundo seus dados, mudar para serviços de entrega eletrônica, em comparação com a entrega tradicional, economiza até 85% nos custos .E a redução no tempo de processamento é ainda maior.

Serviços de entrega eletrônica e o ecossistema alemão

Da Espanha vamos para a Alemanha .

O ecossistema econômico alemão é muito diferente do espanhol, mas também é caracterizado (um pouco como em toda a Europa) por uma presença muito forte de médias, pequenas e microempresas.Estas caracterizam-se frequentemente por um elevado índice de produtividade e valor acrescentado e por um bom nível deabertura aos mercados europeu e internacional.

Na Alemanha, como em outros lugares, eficiência significa digitalização madura. Em outras palavras, a remoção de tudo o que pode resultar em perda de tempo e dinheiro, um freio ao crescimento e barreiras aos negócios internacionais.

Claro que os serviços de entrega eletrônica são uma parte decisiva desse processo, que poderíamos chamar de “holístico”.

A este respeito, a situação alemã é única.

Estamos a falar dos serviços de De-Mail , que foram introduzidos com regulamentação ad hoc em 2011, muito antes mesmo da regulamentação eIDAS.Os serviços de e-mail estão sob o BSI, a agência governamental responsável pela segurança cibernética.

Consulte o site do BSI para saber mais sobre como eles funcionam e seus benefícios.

Os benefícios e oportunidades dos serviços SERC e SERCQ

Obviamente, os primeiros e mais diretos benefícios da adoção de serviços de entrega eletrônica dizem respeito a:

- Poupança de custos

- economia de tempo

- maior eficiência

Esses são três pontos que se reforçam mutuamente e requerem pouca explicação.

Vejamos um exemplo prático: pense em como é oneroso e ineficiente enviar comunicações como lembretes, documentos contratuais, termos de serviço (só para citar alguns) por meio de canais de correspondência em papel. Isso leva a altos custos, aumento do tempo de produção e envio e risco de atrasos e perdas.

Com os serviços de entrega eletrônica tudo isso desaparece e se torna simples, imediato e barato.

Mas isso não é tudo.

Depois, há os benefícios delicados e fundamentais relacionados à segurança , confiabilidadee integridade das comunicações.

Assim como a rastreabilidade total dessas mesmas comunicações,mesmo quando são endereçadas a vários destinatários.

Portanto, tudo o que é legal é fundamental: as comunicações feitas por meio de serviços de entrega eletrônica constituem uma valiosa prova a ser utilizada em caso de litígio.

Mas há mais do que apenas os benefícios diretos.

Talvez ainda mais importantes sejam as oportunidades que se abrem com a implementação dos melhores serviços de entrega eletrônica.

Ao contar com empresas especializadas como a Doxee, por exemplo, as comunicações não são apenas entregues por meio de um provedor de serviços qualificado e confiável, mas podem ser veiculadas por meio de uma ampla gama de canais.

Portanto, não apenas e-mail certificado, mas também SMS certificadoea ferramenta eDelivery.

Mas há outra palavra-chave crucial a ter em mente: integração .

Integração destes sistemas com todos os mecanismos e processos que compõem a funcionalidade global de uma empresa madura digitalmente.

Esses são aspectos que dizem respeito, antes de tudo, à experiência do usuário do cliente .Aqui, as palavras-chave sãosimplicidade, rapidez, transparência.

Não só isso: há também toda a questão que diz respeito à coleta, gerenciamento e análise dos dados de suas comunicações.

Isso requer uma gestão particularmente complexa, já que estamos falando de modos multicanal.

Apoiando-se em ferramentas de Entrega Eletrônica Certificada, como a Doxee, é possível gerenciar essa enorme quantidade de processos e dados relacionados de forma simples e abrangente.

Esses dados, por sua vez, são algo a ser explorado para aprimorar processos e refinar cada vez mais o conhecimento da sua base de clientes.

O passo final é o seguinte: melhorar o conhecimento dos clientes de uma empresa significa ter a oportunidade de melhorar continuamente as suas comunicações, tornando-as cada vez mais adequadas aos destinatários, tornando-as cada vez mais eficazes e personalizadas.

Resumindo: tudo pode se encaixar em um círculo virtuoso .Economia de tempo e dinheiro. Maior segurança e confiabilidade. Conformidade com as normas europeias cada vez mais definidas. Valor jurídico. Coleta cirúrgica de dados. Comunicação melhorada. Os benefícios são enormes; e a visão é sempre ganha-ganha, para as empresas e seus clientes.