O poder das assinaturas de e-mail profissionais: exemplos e dicas

Você tem uma chance de causar uma primeira impressão. Quando se trata de e-mails comerciais, é a sua assinatura de e-mail.

Uma assinatura de e-mail profissional fornece suas informações de contato e reflete sua marca pessoal e profissional.

No entanto, criar uma assinatura de e-mail bem projetada e eficaz pode ser um desafio, pois há vários elementos a serem considerados, incluindo fontes, esquemas de cores, design compatível com dispositivos móveis, consistência da marca e conteúdo.

Coletamos algumas assinaturas de e-mail profissionais e descrevemos as práticas recomendadas para ajudá-lo a causar uma ótima primeira impressão e aprimorar a comunicação por e-mail.

Como criar uma assinatura de e-mail: um guia passo a passo

Um e-mail profissional pode ser qualquer e-mail que você escreva para fins internos ou externos como representante da empresa, incluindo um e-mail de agradecimento, uma carta de apresentação com um currículo ou discutindo empreendimentos da empresa com os parceiros relevantes.

Aqui estão cinco etapas cruciais para garantir que suas assinaturas de e-mail profissionais e comerciais causem a impressão certa.

Etapa 1: inclua as informações cruciais em sua assinatura

Considere quais elementos você deseja incluir em sua assinatura além de seu nome e título. Para fazer isso, considere o propósito do seu e-mail, o destinatário e a estratégia geral de marketing da sua empresa.

Quando se trata de redação profissional, tudo importa. Por exemplo, fornecer várias formas de contato é essencial, mas não sobrecarregue a assinatura com detalhes desnecessários.

Etapa 2. Crie sua assinatura de e-mail para representar sua marca da melhor maneira

Organize todos os elementos para que seja estruturado e fácil de ler. Primeiro, coloque seu nome e cargo, depois os contatos e quaisquer links importantes.

O design da assinatura deve estar em harmonia com outros elementos do e-mail comercial e ser simples, mas atraente. Tente usar modelos pré-fabricados em geradores de assinatura personalizados para facilitar o processo de design.

Etapa 3. Evite erros comuns que o impedem de enfatizar coisas importantes

Certifique-se de não incluir nada extra em sua assinatura de e-mail, por exemplo:

• Muitos links sobrecarregam a assinatura com informações e parecem pouco profissionais e mais como spam do que parte de um e-mail comercial.
• Uma citação que não transmite uma mensagem importante ou não tem nada a ver com a sua empresa, pois o objetivo da sua assinatura não é levar o leitor a pensar, mas levar à ação necessária.
• Uma fotografia inadequada ou muito abstrata para ser útil.

Etapa 4. Crie uma assinatura de e-mail HTML para clientes de e-mail

Se você enviar seus e-mails usando um dos clientes de e-mail populares (Gmail, Microsoft Outlook ou Yahoo), crie uma assinatura lá. Dessa forma, sua assinatura aparecerá em todos os e-mails enviados.

Em relação aos e-mails de marketing em massa, como e-mails de divulgação fria, use os recursos de criação de assinatura do provedor de serviços de e-mail (ESP) ou plataforma de automação de marketing por e-mail.

Etapa 5. Experimente um gerador de assinatura de e-mail

Uma boa opção para garantir que sua assinatura seja exibida corretamente em todos os clientes de e-mail e versões móveis de seus destinatários e, ao mesmo tempo, torná-la atraente, não é criar um design de assinatura em HTML do zero, mas usar um dos geradores de assinatura com modelos de assinatura prontos.

Agora, com essas dicas em mente, vamos ver alguns exemplos de assinaturas de e-mail profissionais .

10 exemplos de assinatura de e-mail

Os exemplos ajudarão você a aprender como criar uma excelente assinatura de e-mail para atingir seus objetivos.

Link de programação e slogan da marca

Neste exemplo, a assinatura começa com um call to action (CTA) que contém uma proposta de agendamento da chamada e um bloco brilhante com o nome e o slogan da marca.

Design leve e estrutura clara

Esses tipos de e-mail têm um design cuidadoso, mas discreto. Todos os elementos essenciais são destacados em cores e as linhas definem a estrutura. Você usa uma cor adicional em sintonia com a sua marca.

Ícones de fotos e mídias sociais

Neste exemplo, há três elementos principais a serem destacados:

• Um tiro na cabeça
• Ícones de mídia social profissionais perceptíveis
• O uso de fundos contrastantes separa os detalhes básicos e headshot na assinatura e o rodapé contendo os ícones de mídia social e outras informações da empresa.

Feedback e um CTA

Aqui, a assinatura do e-mail começa com um pedido de feedback sobre a utilidade do e-mail.

Outro elemento-chave é uma foto pessoal e uma descrição original da atividade, em vez do status oficial seco que diz "email marketing". E outra jogada interessante é usar um botão com um CTA em vez de telefones de contato e e-mails.

Fonte: E-mail de Stripo

Dados básicos de contato

Esta é uma assinatura de e-mail simples contendo as informações mais importantes - nome, cargo, e-mail, site e número de telefone direto. Isso torna mais fácil para o destinatário responder ou, por exemplo, copiar seus dados.

Estilo da marca

Neste exemplo, os elementos cruciais da assinatura são bem escolhidos e o design do e-mail também é trabalhado em detalhes. Os ícones estarão na cor da marca, assim como o logotipo será adicionado para enfatizar a marca.

Conquistas e Prêmios

Este tipo de assinatura de e-mail contém informações importantes para chamar a atenção e imagens com prêmios em classificações de prestígio.

Oferta de marca chave

Neste exemplo, o nome e os detalhes de contato são complementados com o logotipo da marca e o que ela oferece para chamar a atenção para o serviço e motivar os destinatários a abrir o site.

Contatos básicos e uma foto

Neste modelo de assinatura, os elementos importantes são o gradiente para o plano de fundo, a facilidade de leitura dos detalhes de contato e o formato incomum da foto.

Fonte: Modelo de assinatura da Stripo

Design original

Neste modelo de assinatura de e-mail, a combinação de todos os elementos é pensada no design. As informações de contato são destacadas em uma fonte de cor diferente, e a cor do desenho e da foto são combinadas.

Fonte: Modelo de assinatura da Stripo

Elementos de uma assinatura de e-mail profissional

O uso de elementos essenciais de assinatura de e-mail ajuda a atrair a atenção do destinatário, personalizar e-mails, manter a marca e aumentar sua presença social.

Nome e cargo

Seu nome completo é o principal elemento para iniciar sua assinatura, para que os destinatários o conheçam imediatamente. Adicione o cargo para que o destinatário fique claro em seu perfil sobre quais problemas você pode ajudá-lo a resolver. Além disso, você pode especificar seus pronomes.

Você pode colocar o nome e o cargo nas duas primeiras linhas da assinatura.

Nome e logotipo da empresa

Se você já listou o nome da sua empresa ao lado do cargo, ainda pode incluí-lo novamente, junto com o logotipo, para enfatizar sua marca. Via de regra, essa parte da assinatura do e-mail segue o mesmo estilo para todos os representantes da empresa e é desenvolvida centralmente como elemento da marca. Esta é apenas uma ótima solução se você precisar enfatizar a pertença a uma grande marca famosa.

Foto pessoal

Um retrato profissional nem sempre é necessário, mas recomendamos usá-lo para captar a atenção do leitor e tornar a correspondência mais personalizada. Adicionar uma foto pessoal faz com que o destinatário sinta que está se comunicando com uma pessoa, não com uma empresa sem rosto. Use seu retrato profissional de alta qualidade para este elemento.

Imagens e elementos visuais aumentam o apelo das assinaturas de e-mail. Não inclua fotos de paisagens, membros da família ou qualquer outra coisa, exceto sua foto do rosto.

Informações de contato (número de telefone, endereço de e-mail, endereço físico)

Curiosamente, às vezes as pessoas se esquecem de adicionar suas informações de contato, acreditando que o destinatário pode responder ao e-mail. Mas em correspondência comercial ou mesmo em ofertas frias, é fundamental permitir que eles entrem em contato com você de maneira conveniente. Você também pode adicionar o domínio do site aqui para que o destinatário possa acessá-lo facilmente.

Links para contas profissionais de mídia social

As redes sociais são outro ponto de contato com seu público. Antes de decidir por uma parceria, o destinatário pode querer segui-lo nas redes sociais por algum tempo. Portanto, crachás interativos para suas contas de mídia social na assinatura de e-mail funcionam para sua reputação e adicionam tráfego aos seus canais de marketing.

No entanto, mantenha sua assinatura de e-mail gerenciável: adicione apenas três a cinco ícones de mídia social que melhor reflitam suas atividades profissionais.

botão CTA

Um dos blocos muito eficazes na assinatura de e-mail é o CTA   botão. O CTA deve corresponder ao estilo geral da legenda e às metas de conversão. Pode parecer um link de call-to-action, um botão, um banner, um ícone de venda ou presente ou até mesmo um pós-escrito atraente. Idealmente, é complementado por um link para a página de destino da empresa.

Ao incluir um CTA em sua assinatura, você pode:

• Conduza seus contatos à ação desejada
• Chamar a atenção para uma promoção ou um novo serviço
• Gere mais leads a partir de comunicações diárias
• Tenha a chance de promover as ofertas de seus parceiros  

Práticas recomendadas para criar uma assinatura de e-mail

Além da lista simples de elementos essenciais de uma assinatura de e-mail, também existem algumas práticas recomendadas a serem seguidas ao criar assinaturas de e-mail profissionais.

Torne seu design profissional e simples

Mantenha sua assinatura de e-mail simples e profissional, em vez de criativa, para garantir que os destinatários de e-mail levem seu conteúdo a sério e se envolvam com ele.

Não pretenda ser o mais original em seu nicho ou incluir o máximo de informações possível. Incluir mais do que apenas os elementos mais relevantes pode sobrecarregar seus destinatários.

Manter a consistência da marca

É vital combinar combinações de cores de assinatura com o estilo geral da sua marca e incluir seu logotipo. Você pode desenvolver um modelo de assinatura de e-mail para todos os funcionários da empresa, no qual eles podem editar suas informações pessoais.

Isso ajudará os parceiros que recebem e-mails de representantes da empresa de diferentes departamentos a reconhecer sua empresa, proporcionando reconhecimento da marca.

Estruture o texto para tornar as informações mais fáceis de entender

Divida os elementos da sua assinatura em seções para facilitar a leitura. Crie uma ordem para as informações usando separadores. Por exemplo, você pode colocar informações básicas de contato no canto superior direito e separar ícones de mídia social ou informações adicionais na parte inferior com uma linha.

Como você pode ver abaixo, as barras verticais separam as informações visualmente. Isso economiza espaço, ajuda a evitar linhas estranhas e melhora o design da assinatura de e-mail.

Fonte: Modelo de assinatura da Stripo

Evite usar mais de duas cores

Embora você não precise se limitar a uma versão em preto e branco da assinatura, pode tentar uma abordagem profissional para a seleção de cores. Fique dentro do uso de duas cores e certifique-se de que elas se complementam.

Se você não tiver um logotipo ou estilo de marca, escolha uma cor no esquema de cores primárias do site, cartões de visita ou outros elementos de marca pessoal. Idealmente, a cor principal da fonte é preta ou cinza escuro e a outra cor é do logotipo da sua empresa.

As cores devem enfatizar o texto da assinatura de e-mail e não suprimi-lo, portanto, deve haver algumas delas.

Além disso, para escolher um esquema de cores, você pode contratar um designer ou usar geradores de paleta de cores online para selecionar a combinação perfeita.

Use uma fonte legível e um tamanho de fonte adequado

A prática recomendada para assinaturas de e-mail profissionais é usar fontes legíveis e seguras para a Web. As melhores opções de fonte são Tahoma, Georgia ou Arial para tornar a assinatura mais legível e perceptível. Fontes como Garamond, Georgia, Calisto MT e Lucida Bright também podem ser adequadas. Eles são legíveis e exibidos corretamente em qualquer dispositivo ou cliente de e-mail.

Sua assinatura de e-mail deve ter uma fonte padrão. Caso contrário, pode parecer confuso. No entanto, você pode selecionar diferentes tamanhos de fonte, idealmente entre 12 e 16 pixels. Além disso, não use negrito, o que tornará a assinatura mais longa.

Esteja atento ao tamanho do bloco de assinatura de e-mail

Sempre verifique o tamanho do seu bloco de assinatura de e-mail em pixels e kilobytes.

Aqui estão as dimensões máximas recomendadas:

• Para desktops: 700 pixels (largura) x 300 pixels (altura)
• Para dispositivos móveis: 320 pixels (largura) x 600 pixels (altura)
• Tamanho: Tente não exceder 50 Kb

Certifique-se de que sua assinatura de e-mail seja compatível com dispositivos móveis

Ao criar uma assinatura de e-mail, lembre-se de que cada vez mais pessoas leem em dispositivos móveis todos os dias, por isso é importante que sua assinatura, como todo o e-mail, seja adaptável para diferentes dispositivos móveis. Isso significa que os tamanhos de fonte, quebras de linha, botões e links devem parecer atraentes e fáceis de ler. Para fazer isso, mantenha o número de objetos em sua assinatura de e-mail menor e seu tamanho maior.

Compare versões para desktop e dispositivos móveis da mesma assinatura de e-mail.

Fonte: Modelo de assinatura da Stripo

Inclua isenções legais, se necessário

Pode ser necessário adicionar um aviso de isenção de responsabilidade para determinadas empresas, como no setor jurídico. Pode ser uma declaração de privacidade, um aviso de isenção de responsabilidade ou uma opinião pessoal.

Por exemplo, você pode incluir uma citação ou um lembrete ambiental para evitar que os leitores imprimam seus e-mails desnecessariamente. Apenas certifique-se de que sua assinatura contenha todas as informações de que o assinante precisará para manter contato ou tomar outras medidas.

Promova seu conteúdo

Você pode usar a parte inferior de sua assinatura de e-mail para promover conteúdo útil e páginas com informações sobre você e sua empresa. Os clientes em potencial passam a maior parte de sua jornada de compra tentando encontrar informações sobre sua marca e produto, então por que não ajudá-los?

Você pode mostrar um link para o lançamento de um novo produto, comunicado à imprensa, atualização de recursos, blog, webinar ou e-book.

Por exemplo, em um e-mail em massa, você pode manter o final do e-mail o mais pessoal possível sem adicionar nenhum contato oficial. Ao mesmo tempo, você pode adicionar links de referência.

Adicione depoimentos de clientes e prêmios de classificação

Adicione classificações para sua empresa ou pequenas imagens de prêmios à sua assinatura. Use avaliações do Google, Clutch ou outro perfil conhecido para mostrar que outros clientes confiam em você e ofereça ao destinatário um link para suas avaliações.

Adicionar uma assinatura manuscrita

Use uma assinatura manuscrita para adicionar um toque pessoal ao seu e-mail.

Fonte: Modelo de assinatura da Stripo

As assinaturas de e-mail refletem você e sua marca

Mesmo um pequeno elemento de um e-mail comercial, como uma assinatura, pode ser crucial para construir relacionamentos futuros com clientes e parceiros de negócios atuais ou potenciais.

Portanto, tome bastante cuidado para criar uma assinatura de e-mail profissional que reflita você e sua marca usando os exemplos e práticas recomendadas acima.

Uma estratégia de marketing por e-mail bem projetada pode melhorar o engajamento da lista de e-mail e aumentar as conversões. Aprenda como.