Faturamento eletrónico em Espanha, iniciam-se os trabalhos para introduzir a obrigação entre 2024 e 2025

Além de Itália, França e Alemanha, Espanha também está a trabalhar ativamente para alargar a faturação eletrónica obrigatória ao setor B2B. Inicialmente, a obrigação deveria ser introduzida para as grandes empresas já em julho de 2024 e, posteriormente, para todas as empresas espanholas. No entanto, devido ao trabalho demorado necessário para elaborar as especificações técnicas e o regulamento adequado, a implementação poderá não ocorrer antes de janeiro de 2025.

Em primeiro lugar, é importante que aqueles que fazem negócios com fornecedores e clientes fora de Itália se mantenham atualizados com os desenvolvimentos que estão a afetar os países europeus e não europeus em termos de faturação eletrónica e relatórios eletrónicos. Neste artigo, daremos uma visão geral e depois revisaremos as etapas que ocorrerão na Espanha.

É sempre importante referir, como já fizemos noutras ocasiões, a proposta europeia conhecida comoViDA (IVA na era digital), que terá um grande impacto na introdução da fatura eletrónica obrigatória.Quando a proposta europeia entrar em vigor, estão previstas uma série de medidas a serem implementadas entre 2024 e 2028, salvo prorrogações que não podem ser descartadas e que poderiam atrasar alguns prazos. A proposta introduz a obrigação de utilização de faturas eletrónicas em transações B2B intra-UE e também elimina alguns dos obstáculos burocráticos que até agora impediram a adoção de faturas eletrónicas em transações nacionais.

O impulso para a adopção da facturação electrónica nos países europeus são as conquistas dos países que já seguiram este caminho e perceberam:

• Recuperação de receitas de IVA e controlo mais alargado sobre as transações
• Automação de processos de negócios e melhor nível de digitalização
• Relações eficientes entre empresas e administrações públicas
• Prazos de pagamento reduzidos pelas administrações públicas em benefício das empresas

Os passos para a implementação da fatura eletrónica são evidentes não só a nível europeu, mas importa referir as diversas ações que alguns países estão a preparar para a implementação da fatura eletrónica ao nível B2B e B2G. Entre estes países temos Espanha e França, que irão introduzir mandatos entre 2024/2025 e 2026. Escrevemos sobre como outros países europeus estão a progredir em termos de faturação eletrónica, nomeadamente Alemanha, França e agora Espanha.

Hoje, vamos nos concentrar nos desenvolvimentos recentes anunciados pelo governo espanhol. Até agora havia apenas uma obrigação na esfera B2G, mas agora, salvo qualquer prorrogação, o país está pronto para começar . Conforme referido inicialmente, não se pode excluir que a obrigação, inicialmente prevista para julho de 2024, seja adiada para 2025 para permitir a edição da regulamentação necessária e, claro, para a adaptação das empresas às novas sistema.

Em Espanha, tal como noutros países europeus, o país caminha no sentido de alargar progressivamente a utilização da fatura eletrónica, a fim de aumentar o grau de digitalização dos processos comerciais e de compras. Um dos principais objectivos, também reiterados pela proposta ViDA, é conseguir um maior controlo das obrigações relacionadas com o IVA e combater a fraude fiscal.

É fácil compreender porque é que o sector da administração pública é o primeiro passo que muitos países dão em direcção à facturação electrónica, dado que se trata de organizações que desencadeiam ciclos de gastos poderosos e complexos e onde a rastreabilidade e a transparência são particularmente importantes e prementes. Graças à faturação eletrónica nas relações entre particulares, outros benefícios importantes estão a ganhar destaque. A este respeito, a Itália é um exemplo perfeito, dado que registou um aumento de 3,5 mil milhões de euros nas receitas do IVA em 2020, após a introdução da faturação eletrónica.

Na verdade, as vantagens da fatura eletrónica são muitas: maior controlo sobre possíveis evasões ou fraudes fiscais, desenvolvimento e modernização da economia, poupança no consumo de papel e redução dos arquivos físicos, que são substituídos pelos arquivos digitais, muito mais versáteis.

Hoje, concentrar-nos-emos especificamente na forma como estes benefícios serão alcançados em Espanha, analisando o projeto de regulamento, que foi divulgado nos meses anteriores pelo governo espanhol.

Faturamento eletrônico na Espanha

A utilização da fatura eletrónica em Espanha na esfera B2G está prevista desde 2015. A partir dessa data, todas as administrações, centrais e periféricas, devem poder receber e processar faturas eletrónicas.

As empresas fornecedoras das administrações públicas não são novas na obrigação de produzir apenas faturas eletrónicas, com uma exceção para valores inferiores a 5.000 euros. Abaixo desse valor, faturas em formato papel ainda são permitidas.

Todas as faturas eletrónicas enviadas às administrações públicas devem cumprir o formato Facturae V3.2.X, que está em conformidade com a norma europeia EN 16931, e devem ser assinadas eletronicamente de acordo com a norma Xades, com assinatura baseada num certificado qualificado.

O governo espanhol desenvolveu a plataforma FACe , através da qual podem ser enviadas faturas eletrónicas às administrações públicas.É obrigatório para as administrações centrais, mas é opcional para as administrações periféricas, que teoricamente também podem utilizar outras plataformas. Na verdade, a maioria das administrações decidiu utilizar a plataforma FACe, por ser gratuita.

As empresas fornecedoras das administrações públicas podem adotar a solução tecnológica que preferirem para a produção da fatura eletrónica, aproveitando assim as diversas opções de mercado disponíveis, desde que garantam o cumprimento das normas em vigor.

O Ministério da Indústria espanhol fornece software gratuito para criação e gestão de faturas eletrónicas, que é especialmente útil para pequenas e médias empresas que processam quantidades limitadas de faturas eletrónicas.Além disso, está disponível desde 2018 uma plataforma adicional –FACeB2B – para gestão de faturas eletrónicas entre contratantes e subcontratantes da administração pública.Esta plataforma também é gratuita e utiliza os mesmos formatos e interfaces da plataforma governamental equivalente. Como resultado, a utilização da fatura eletrónica no B2B, embora ainda não obrigatória, já é permitida e incentivada há algum tempo.

O que vai mudar a partir de 2024

Em Espanha, a fatura eletrónica tornar-se-á em breve obrigatória também no âmbito B2B. Em 29 de setembro de 2022, o governo espanhol aprovou a lei denominada “Criação e Crescimento de Empresas”, que contém uma série de medidas consideradas necessárias para apoiar o crescimento empresarial .Não é por acaso que a fatura eletrónica aparece entre estas medidas onde é vista como uma ferramenta essencial no combate à evasão fiscal.

As empresas serão assim obrigadas a faturar eletronicamente outras empresas e trabalhadores independentes pela prestação de serviços. Numa primeira fase, com início previsto para 2024, começará pelas empresas cujo volume de negócios ultrapassa os 8 milhões de euros, e depois envolverá gradualmente todas as outras, provavelmente em 2025. Estes prazos poderão ser cumpridos se a regulamentação técnica e as infraestruturas necessárias para apoiar a faturação eletrónica é implementada dentro do prazo inicialmente estimado; caso contrário, é possível que vejamos algum deslize.

Salvo quaisquer extensões, então, o roteiro estimado até o momento é o seguinte:

• A partir de julho de 2024 (ou, em caso de prorrogação, no início de 2025) , a obrigação terá início para empresas com volume de negócios superior a 8 milhões de euros
• A partir de 2025, a obrigação valerá para todas as empresas e profissionais ; se o mandato for adiado, esta fase poderá ser adiada para o segundo semestre de 2025 ou início de 2026.

O regulamento, conforme previsto, ainda está em fase de projeto e aguarda aprovação final, o que também poderá trazer possíveis modificações ou especificações adicionais.

No entanto, também vale a pena mencionar algumas disposições que estão diretamente previstas na Lei Crea y Crece de 29 de setembro de 2022. Esta é a medida que abriu as portas à introdução da fatura eletrónica B2B em Espanha. A lei identifica uma série de obrigações tanto para as empresas que enviam e recebem faturas como para os prestadores que oferecem serviços de faturação eletrónica. Aqui estão alguns deles:

• As empresas são obrigadas a emitir, enviar e receber faturas eletrónicas nas transações comerciais com outros empresários e profissionais.
• O remetente e o destinatário deverão fornecer informações sobre o status das faturas.
• Os fornecedores de tecnologia terão de garantir a interconexão e a interoperabilidade gratuitas entre soluções ou plataformas tecnológicas. O procedimento de acreditação da interligação e interoperabilidade será estabelecido em regulamento. Este último ponto, por exemplo, não parece estar totalmente desenvolvido no projeto de regulamento partilhado, pelo que não se pode excluir que sejam fornecidas orientações adicionais
• A exigência de que os destinatários mantenham o acesso às faturas eletrónicas durante 4 anos. Isto para que caso os destinatários das faturas eletrónicas deixem de ser clientes das empresas remetentes, o acesso poderá ser permitido durante 3 anos após o termo dos contratos.
• Permitir e facilitar o acesso, visualização, download e impressão de notas fiscais eletrônicas para destinatários.

O que esperar para o futuro?

Os benefícios observados em Itália são certamente esperados, mesmo que a obrigação não generalizada, mas apenas B2B e B2G, não aproveite ao máximo a utilização de uma ferramenta que se revelou altamente eficaz e cheia de benefícios, como como:

• Eficiência e racionalização de processos
• Poupança de custos
• Prazos de pagamento reduzidos
• Sustentabilidade ambiental e redução da pegada de carbono

Resta aguardar que os próximos desenvolvimentos sejam determinados pelo governo espanhol para ver se a exigência de fatura eletrónica em Espanha se estenderá também à esfera B2C.