Fatura eletrônica na Alemanha, obrigatória a partir de 2025

Este ano está certamente a revelar-se agitado para a fatura eletrónica, e as grandes mudanças que estão a ocorrer provavelmente não passaram despercebidas mesmo por quem não é propriamente “insider”.

Para todas as organizações que fazem negócios com fornecedores e clientes internacionais, é absolutamente essencial manter-se atualizado sobre os desenvolvimentos em faturas eletrônicas e relatórios eletrônicos que estão afetando países na Europa e além.

Depois de anos de impasse em que os avanços foram mínimos (ou nada), estamos agora em um período de grande aceleração que está destinado a mudar radicalmente os processos aos quais nos acostumamos.

Já tivemos oportunidade de abordar a proposta europeia denominada VIDA (IVA na Era Digital ), que pretende dar um forte impulso à introdução da obrigatoriedade da faturação eletrónica através de um conjunto de medidas que se prevê venham a ser implementadas entre 2024 e 2028 Embora a proposta introduza a obrigação de usar faturas eletrônicas em transações B2B dentro da UE, ela também remove alguns dos obstáculos burocráticos que impediram a adoção de faturas eletrônicas em transações domésticas até agora.

A par desta evolução europeia, não podemos deixar de referir as várias ações que alguns países estão a desenvolver para implementar a faturação eletrónica ao nível B2B e B2G. Na França e na Espanha, que anunciaram esse mandato há algum tempo, ele será introduzido gradualmente entre 2024 e 2026. Abordamos essas questões extensivamente em nosso artigo sobre fatura eletrônica na Europa. Mais recentemente, a Grécia também compartilhou seu plano a esse respeito, que prevê uma introdução faseada entre setembro de 2023 até 2025.

Hoje, porém, queremos nos concentrar nos recentes desenvolvimentos anunciados pela Alemanha, um país que tem uma situação particularmente fragmentada e complexa. A notícia é que a Alemanha recebeu luz verde da Comissão Europeia e anunciou sua intenção de introduzir a fatura eletrônica B2B a partir de janeiro de 2025.

O anúncio do Ministério das Finanças e o lançamento a partir de 2025

Vamos começar resumindo as etapas que levaram à recente declaração anunciando a introdução da fatura eletrônica na Alemanha.

Os primeiros sinais surgiram em novembro de 2022, quando a Alemanha solicitou à Comissão Europeia a permissão necessária para poder introduzir o mandato generalizado de fatura eletrônica.Este é o procedimento previsto nas normas vigentes, que exige que o pedido seja acompanhado, entre outras coisas, de justificativas adequadas, como a descrição dos benefícios esperados. Como vimos anteriormente, a nova proposta do ViDA prevê a eliminação desta etapa a partir de 2024, ano a partir do qual será mais fácil para os Estados membros introduzirem a faturação eletrónica.

Após este primeiro passo no final de 2022,o Ministério das Finanças alemão anunciou o desenvolvimento de um plano para introduzir a fatura eletrónica B2B na Alemanha em abril de 2023. A proposta foi objeto de consulta pública, que contou com a presença de vários stakeholders e terminou a 8 de maio.

A minuta partilhada pelo ministério alemão contém um conjunto de elementos que terão de ser confirmados, pelo que importa referir que tanto as datas propostas como as especificidades que irão caracterizar o modelo de faturação eletrónica estão ainda em discussão e poderão ser objeto de mudar. A seguir, compartilharemos os principais pontos dessa proposta, que são úteis para dar uma ideia do caminho que a Alemanha está trilhando.

O que inclui a obrigação de fatura eletrônica na Alemanha

A proposta elaborada contém não uma, mas duas obrigações:

• A introdução da fatura eletrónica para a esfera B2B está prevista para começar em 2025 ;as autoridades ainda não determinaram se a mudança para a fatura eletrônica ocorrerá para todas as empresas em 1º de janeiro de 2025 ou se a implementação seguirá etapas progressivas, com base no tamanho ou na receita da empresa
• A introdução de um sistema de e-Reporting é adiada para uma data posterior

O que se evidencia é a vontade de conformar-se com o quadro mais geral que se desenha sob o impulso da União Europeia e da proposta ViDA, sem esquecer as normas e modelos que se vão consolidando. Tudo isso para promover a interoperabilidade e reduzir ao máximo os impactos para as empresas que estarão utilizando a nota fiscal eletrônica pela primeira vez.

Em linha com a proposta europeia ViDA, o projeto alemão prevê que as faturas eletrónicas terão de cumprir a norma EN 16391, que estabelece os requisitos para a fatura europeia. Atualmente, os formatos XRechnung e ZUGFerD na Alemanha são compatíveis.

A proposta alemã apresenta várias opções para a transmissão de notas fiscais eletrônicas e a interação entre fornecedores, clientes e autoridades fiscais. Isso inclui uma única plataforma governamental e plataformas ou provedores privados, que podem permitir a troca de documentos eletrônicos. Entre as opções consideradas estão aquelas que se aproximam do modelo que está ganhando força na França (Y-scheme) ou o modelo de 5 cantos, promovido pela OpenPeppol, entre outros. No entanto, a tendência é adotar um modelo de interação descentralizado , em oposição ao nosso sistema SdI centralizado.

Por fim, a vontade de implementar um sistema de e-Reporting também se mostra alinhada tanto com a proposta do ViDA como com a abordagem de vários países europeus. Lembre-se de que vários tipos de modelos de e-Reporting estão em uso há algum tempo ou estão sendo implementados em vários estados membros, incluindo Espanha, Portugal, Hungria, França e Romênia, para citar alguns. O próprio IVA na Era Digital prevê a introdução de um mandato de e-Reporting para operações transfronteiriças a partir de 2028, deixando aos estados membros a implementação de soluções semelhantes internamente.

A situação atual na Alemanha

Atualmente existe na Alemanha uma obrigação relativa à faturação B2G, ou seja, entre as administrações públicas e os seus fornecedores, que ainda não é adotada de forma uniforme. Na verdade, como mencionamos anteriormente, o cenário deste ponto de vista é bastante fragmentado devido ao fato de que a Alemanha é um estado federal e os estados individuais têm liberdade de ação sobre esse assunto.

A partir de hoje, vigora a obrigação de envio de fatura eletrónica às administrações públicas para os fornecedores da administração central.

Quanto às regiões individuais e suas administrações públicas, a situação é variada: alguns estados já implementaram o mandato (por exemplo, Bremen, Hamburgo e Saarland), enquanto outros o implementarão a partir de 2024, como Hesse e Renânia-Palatinado. Outras regiões ainda planejam usar o faturamento eletrônico, mas ainda não definiram um requisito obrigatório.

Existem principalmente dois formatos para a emissão de faturas eletrônicas estruturadas na Alemanha, a saber, XRechnung e ZUGFerD, que são usados ​​no contexto de transações B2G em particular.

No que respeita às plataformas e meios de transmissão que podem ser utilizados para enviar faturas eletrónicas às administrações alemãs, a situação é muito heterogénea. De fato, atualmente existem várias plataformas. Dependendo se a organização é uma administração central ou um ente de uma região federal, é preciso identificar de tempos em tempos qual plataforma e meio de transmissão usar.

O que esperar para o futuro?

Dada a situação que acabamos de descrever, o projeto alemão é certamente ambicioso, especialmente tendo em conta a data de 1 de janeiro de 2025, que não está tão longe.

No entanto, ao mesmo tempo, representa uma oportunidade de introduzir maior padronização em um cenário atualmente complexo. Também não podemos esquecer as outras vantagens que a faturação eletrónica pode trazer às empresas e administrações públicas, nomeadamente:

• Eficiência e racionalização de processos
• Poupança de custos
• Prazos de pagamento reduzidos
• Sustentabilidade ambiental e pegada de carbono reduzida

Resta aguardar os próximos desenvolvimentos a serem determinados pelo governo alemão para perceber qual o modelo que será implementado para a adoção da fatura eletrónica na Alemanha, as soluções tecnológicas que serão implementadas e, por último, mas não menos importante, as cronograma para os próximos requisitos.