Gerenciamento de transações digitais: 4 etapas para uma empresa sem papel

Para uma empresa de sucesso hoje, não existe uma transformação digital madura, a menos que as melhores soluções de gerenciamento de transações digitais sejam implementadas em todos os níveis. Vamos começar fazendo uma pergunta: o que a sigla DTM contém?

Inclui uma ampla categoria de serviços em nuvem criados para gerenciar digitalmente transações com base em fluxos de documentos . Tudo isso é feito em um contexto que garante a segurança dos dados e atende às normas de privacidade (constantemente atualizadas) .

Estamos falando de: transações eletrônicas, transferências de documentos, autenticação, assinaturas digitais, certificações e armazenamento seguro e desmaterializado, os aspectos legais de “ não repúdio ” e co-navegação entre empresa e cliente.

A partir desses exemplos, podemos entender que as soluções de Gestão de Transações Digitais se enquadram em um campo de atuação muito amplo e articulado que envolve muitos aspectos inter-relacionados.

Neste post, vamos nos concentrar em 4 pontos-chave que são centrais para a transição para uma empresa inteligente e sem papel. Mas, primeiro, vamos entender rapidamente os benefícios da implementação de sistemas DTM.

Os benefícios do gerenciamento de transações digitais

Já falamos sobre os benefícios das soluções de gerenciamento de transações digitais , que você pode consultar para obter uma visão mais detalhada. Aqui, podemos resumir os principais benefícios:

1) Redução de custos : Com processos digitais, os custos de impressão, envio, arquivamento e certificação (e pessoal relacionado) são eliminados.

2) Economia de tempo : a economia de tempo alcançada na transição do analógico para o digital também tem impacto financeiro. Lembre-se: a economia de tempo não está apenas no lado da empresa, mas também no lado do cliente… e isso é crucial para a reputação da marca, experiência do cliente e aspectos de fidelidade.

3) Maior segurança : com o DTM, os riscos – relacionados ao armazenamento de documentos físicos, à perda ou dano durante as transferências, à falsificação e aos relacionados ao vazamento ou perda de dados – em geral são reduzidos. Tudo permanece sempre perfeitamente rastreável, recuperável e verificável, de forma rápida e intuitiva.

4) Flexibilidade e escalabilidade : duas características que derivam diretamente da arquitetura de computação em nuvem na qual os sistemas DTM são sempre construídos e que são essenciais para enfrentar os desafios do ecossistema fluido e acelerado de hoje.

Uma pequena start-up, por exemplo, pode ter que gerenciar um aumento imprevisto de transações em um curto espaço de tempo. Sem soluções eficientes de Gestão de Transações Digitais , certamente correria o risco de encontrar gargalos que a impedem de aproveitar as oportunidades de crescimento rápido e não planejado.

5) Integração com sistemas CRM e CCM : este é um ponto central que não pode ser resumido em poucas linhas. Mas voltaremos a isso mais adiante neste post, quando focaremos nos processos digitais.

Por fim, aqui está uma figura eloquente que surgiu de pesquisas recentes: em 2021, o mercado global de gerenciamento de transações digitais foi avaliado em US$ 8,04 bilhões . Estima -se que cresça de 2022 a 2030 a uma taxa média anual (CAGR) DE 25,5% (fonte: grandviewresearch.com).

Agora, como prometido, vamos aos detalhes das soluções de Gerenciamento de Transações Digitais . Conforme antecipado, isolamos os quatro que são mais essenciais e promissores para o presente e o futuro próximo.

1. Assinatura eletrônica

De acordo com o site da Agência para a Itália Digital (AgID), “A assinatura eletrônica qualificada (FEQ) – ou assinatura digital – é o resultado de um procedimento computacional, chamado validação, que garante a autenticidade, integridade e não repúdio de documentos de computador” (agid.gov.it).

Vindo de definições mais técnicas, quais são as vantagens das assinaturas digitais?

Em primeiro lugar, rapidez e comodidade : os documentos informáticos podem ser validados onde quer que esteja, sem limitações geográficas ou relacionadas com o dispositivo. Menos papel : com a eliminação dos custos de impressão e arquivamento (com todos os riscos associados que já discutimos). Isso tem um impacto positivo em termos de eficiência , tornando o processo de assinatura de qualquer tipo de contrato mais ágil e inteligente. Além disso, há também um aumento na segurança .

Ao contar com serviços de assinatura eletrônica como os oferecidos pela Doxee, há o importante aspecto da integração com outras soluções de Gerenciamento de Transações Digitais . As soluções de assinatura eletrônica da Doxee podem ser facilmente integradas com outros produtos, como faturamento eletrônico, armazenamento digital em conformidade com a regulamentação, mas também com sistemas CRM e CCM.

Em suma, é um processo de integração digital completo que combina a conformidade regulatória com uma experiência de alto nível para o cliente e o usuário .

2. Blockchain

De uma ferramenta consagrada como as assinaturas eletrônicas, passamos a uma tecnologia bastante jovem, que ainda tem muito a oferecer.

Estamos nos referindo ao Blockchain , que faz parte do campo mais amplo da Distributed Ledger Technology (DLT). Essa tecnologia saltou para a vanguarda do público em geral na onda de entusiasmo pelo Bitcoin e pelo ecossistema de criptomoedas, mas suas aplicações vão muito além daquelas de natureza estritamente financeira.

Na verdade, o blockchain é baseado no conceito de consenso distribuído e é um livro de transações imutável , sem a necessidade de uma entidade central atuar como intermediária. É uma verdadeira revolução, ainda em grande parte a ser explorada , que impacta todos os tipos de transações, transferências de documentos, propriedade, certificação e autenticação.

Basta pensar nos chamados “ contratos inteligentes ”. Refere-se à ativação automática de contratos entre diferentes tipos de particulares com base em tecnologias de software de contabilidade distribuída e com as garantias mais robustas relacionadas à integridade dos dados sobre um serviço, processo, transação ou documento.

A palavra-chave é desintermediação . E é justamente nessa direção que o ambiente social e econômico caminha com passos cada vez mais decisivos. Não surpreendentemente, os reguladores em todo o mundo (incluindo a Itália) estão se voltando cada vez mais abertamente para esse tipo de tecnologia para regular como ela é usada.

3. Armazenamento desmaterializado

Soluções eficientes de gerenciamento de transações digitais começam com a preservação desmaterializada de documentos.

Mas antes de prosseguirmos, vamos esclarecer os mal-entendidos: digitalização e desmaterialização são dois conceitos diferentes .

A desmaterialização é um processo que vai além da simples digitalização. Com ele, os documentos em papel podem ser totalmente eliminados , pois as contrapartes digitais assumem pleno valor jurídico e probatório .

Neste campo você não pode improvisar. E é fundamental contar com empresas especializadas. Há mais de 10 anos, a Doxee Standard Digital Preservation é escolhida por centenas de empresas de diversos setores, com mais de 2 bilhões de documentos preservados e mais de 400 pessoas jurídicas gerenciadas . 

Ainda mais importante, as soluções de preservação desmaterializada da Doxee não apenas cumprem as obrigações legislativas e garantem atualizações constantes nas regulamentações, como são projetadas com base nas necessidades de cada empresa para que possam ser integradas aos sistemas CRM e CCM de uma perspectiva omnicanal e orientada por dados .

São precisamente os processos digitais, como CRM e CCM, que iremos abordar no encerramento deste post.

4. Processos digitais de CRM e CCM

Uma empresa sem papel é uma empresa mais eficiente, que reduz desperdícios, otimiza custos, agiliza e torna seus processos internos mais inteligentes.

Mas isso não é tudo. Há um ponto ainda mais importante: uma empresa sem papel também é uma empresa que pode oferecer aos seus clientes a melhor Experiência do Cliente .

Qual a importância das soluções DTM nesse sentido? Aqui, vamos deixar os dados falarem por nós. Em um estudo encomendado pela DocuSign para a Forrester, 32% dos entrevistados disseram que abandonaram o fechamento de contratos, acordos e transações porque foram desencorajados por procedimentos manuais e em papel (fonte: docusign.co.uk).

E aqui chegamos a um ponto decisivo: as possibilidades de integração dos sistemas de Digital Transaction Management com os sistemas Customer Relationship Management e Customer Communication Management . Este é um verdadeiro círculo virtuoso: ao implementar soluções de DTM, como assinaturas eletrônicas e armazenamento desmaterializado, uma empresa tem uma enorme quantidade de dados à sua disposição. Mais ainda: tem à sua disposição dados extremamente granulares que podem ser recuperados e ordenados de forma automatizada e funcional. Em que tudo isso se traduz?

Isso se traduz na capacidade de obter uma imagem altamente precisa de todos os processos digitais envolvidos no relacionamento com os clientes . Acompanhar a história, conhecer as características dos indivíduos, seus hábitos, preferências e possíveis necessidades.

A partir desse conhecimento muito aprofundado, então, pode-se construir tantos relacionamentos sob medida quantos os próprios clientes: automaticamente, é claro.

E aqui, com a integração da perspectiva orientada por dados em sistemas de CRM e CCM, a transição de um relacionamento de um para muitos para um verdadeiro diálogo de um para um é perfeitamente realizada.

Resumindo: o fruto mais maduro da implementação de soluções de Gerenciamento de Transações Digitais está em poder realizar a promessa mais importante da Transformação Digital: a capacidade de realmente colocar as pessoas no centro de todos os negócios .