Como diminuir os dias de vendas pendentes e enriquecer o fluxo de caixa

À medida que as empresas buscam o sucesso financeiro, uma métrica frequentemente negligenciada são os dias de vendas pendentes (DSO).

Mas o que exatamente é DSO e por que os CFOs devem prestar atenção a isso?

Este artigo explora como os CFOs podem melhorar a saúde financeira de suas empresas e gerenciar seu ciclo de conversão de caixa.

Você se aprofundará no DSO, incluindo como ele é calculado e o que significa para o gerenciamento do capital de giro. Você também explorará o impacto do DSO alto e baixo e exemplos de como a otimização do DSO pode impactar positivamente o fluxo de caixa operacional de uma empresa e o desempenho financeiro geral.

Para calcular o DSO, divida o contas a receber pelo total de vendas a prazo e multiplique o resultado pela quantidade de dias.

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• Contas a receber são a quantia de dinheiro que os clientes devem a uma empresa.
• Total de vendas a prazo é o valor total das vendas feitas a prazo durante um determinado período (geralmente um mês ou trimestre).
• O número de dias é o número de dias no mesmo período.

Derivativo: Em média, a empresa leva 7,5 dias para receber o pagamento de seus clientes após a venda.

Com a ajuda do valor determinado, é possível tirar conclusões sobre vários fatores e iniciar medidas contra os problemas de caixa associados. Além disso, o DSO é uma das três principais métricas que medem o ciclo de conversão de caixa de uma empresa.

Por que o DSO é tão importante?

O DSO mede a saúde financeira de uma empresa. Quando as empresas monitoram constantemente seu DSO, elas obtêm informações interessantes sobre seu fluxo de caixa e gerenciamento de capital de giro.

O fluxo de caixa adequado e a gestão do capital de giro são essenciais para o desempenho e crescimento de uma empresa. Quando o processo de cobrança de uma empresa é ineficiente e os pagamentos não são recebidos no prazo, a probabilidade de falta de liquidez aumenta.

Monitorar o DSO ao longo do tempo permite identificar tendências e ajustar seus processos de vendas e cobranças para melhorar o fluxo de caixa. Por exemplo, ajustar sua política de crédito reduz o risco de inadimplência dos clientes.

Além disso, você pode usar o DSO como uma ferramenta de benchmarking para comparar seu desempenho com seus colegas do mesmo setor. Comparar seu DSO com seus concorrentes indica o quão bem você gerencia suas contas a receber.

Se o seu DSO exceder seus pares, sua empresa levará mais tempo para receber os pagamentos. Isso pode sinalizar dificuldades financeiras ou ineficiências no processo de gerenciamento de contas a receber. O DSO alto pode levar a problemas de fluxo de caixa e afetar negativamente a lucratividade da sua empresa, pois você terá que esperar mais pela receita já gerada.

Por outro lado, se o seu DSO for menor, sua empresa cobra os pagamentos mais rapidamente, indicando um processo de gestão de contas a receber eficiente e eficaz. Isso ajuda a melhorar o fluxo de caixa, aumentar a lucratividade e gerenciar melhor os riscos financeiros.

Em geral, você deve manter o DSO o mais baixo possível, pois um DSO baixo permite que você use todo o seu potencial financeiro. Você também evita perdas financeiras e evita a insolvência. DSO baixo é particularmente importante para empresas com pouco capital disponível para manter os compromissos de capital baixos e a eficiência de capital alta.

Por que as empresas devem monitorar o DSO?

DSO sinaliza políticas eficazes de crédito e cobrança.

Valores altos de DSO indicam maior risco de crédito. Devido a prazos de cobrança mais longos, você pode ter contas a receber mais altas. Isso pode causar problemas de fluxo de caixa se os clientes não pagarem a tempo ou em caso de cancelamento de dívidas incobráveis.

No entanto, DSO não é o único indicador valioso de risco de crédito. Fatores externos (além do controle da empresa) também contribuem para o nível de risco de crédito, como comportamento de pagamento dos clientes, condições econômicas e tendências do setor.

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DSO alto vs. baixo

Normalmente, um DSO de 45 dias ou menos é considerado favorável. No entanto, a indústria de uma empresa influencia fortemente um bom benchmark DSO. Comportamento de pagamento, preços e estruturas de preços diferem em diferentes setores.

Por exemplo, o setor de varejo normalmente espera um DSO menor. Também é importante notar que as empresas que operam com base em dinheiro, como supermercados ou postos de gasolina, normalmente não possuem um DSO. Indústrias onde a compra a crédito é comum geralmente têm um DSO mais alto. Construção, eletroeletrônicos e máquinas são os setores com maior DSO, mais de 80 dias.

Sua estratégia de negócios também deve seguir a média do setor DSO, especialmente ao expandir ou mudar para um novo país. Verificar a média DSO no setor relevante ajuda muito, pois os valores de outros setores e áreas não devem ser usados ​​como valores-alvo para todos os setores.

O que as empresas devem fazer quando têm um DSO alto?

Uma empresa com um DSO alto deve primeiro determinar os fatores que contribuíram para isso. Aqui estão alguns fatores possíveis para um DSO alto:

• Equipes de vendas estendendo condições de pagamento aos clientes para impulsionar as vendas
• Clientes sendo incentivados a comprar produtos a crédito, para que comprem mais produtos ou serviços
• A eficiência do processo de cobrança e os fatores que o retardam
• Problemas de crédito para clientes com classificações de crédito negativas

Alto DSO exige ação rápida. O fluxo de caixa e o risco de inadimplência aumentam com a falta de pagamentos e melhorias lentas nos processos.

Siga estas etapas para minimizar o DSO e evitar a degradação do seu desempenho financeiro.

1. 1. Ajuste as condições de pagamento. Nem todos os clientes são iguais e seus hábitos ou habilidades de pagamento podem ser diferentes. Por exemplo, é aconselhável definir antecipadamente condições de pagamento mais rígidas para clientes que demoram mais para pagar suas faturas. Mas não se esqueça de ser gentil em sua comunicação, independentemente de sua situação financeira.
   2. Optimizar a facturação. Ao melhorar o processo de faturamento, você pode reduzir disputas e atrasos de pagamento. Certifique-se de que suas faturas estejam corretas, completas e envie-as no prazo.
   3. Melhor gerenciamento de contas a receber. Invista em monitoramento de pagamento eficiente para lembrar os clientes de faturas não pagas e definir processos de cobrança claros. O software de automação de contas a receber automatiza o processo de cobrança para monitorar pagamentos com mais precisão e eficiência e acelerar o processo de cobrança. Afinal, você está estabelecendo reivindicações para serviços já entregues. Você precisa do dinheiro para despesas correntes e novos projetos ou investimentos.
   4. Melhorar a gestão de crédito. Considere outras medidas para reduzir DSO como parte da gestão de risco de crédito. Monitore consistentemente a qualidade de crédito de cada cliente para identificar mudanças e ajustar o método de pagamento. Além disso, uma boa comunicação com o cliente ajuda você a manter contato próximo com os clientes e a ser informado sobre suas solicitações, dúvidas e problemas.
   5. Ofereça incentivos de pagamento antecipado. Ofereça aos clientes incentivos de pagamento antecipado – a oferta mais comum é um desconto de pagamento antecipado.
   6. Reduza a taxa de erro. O trabalho manual é propenso a erros, especialmente em processos longos com muitas etapas de trabalho; algo pode ser facilmente esquecido, atrasado, desperdiçado ou simplesmente esquecido. Encontrar erros, corrigi-los e reequilibrá-los é caro, demorado e incrivelmente irritante. A automatização dos processos de contas a receber reduz a taxa de erros e agiliza o fluxo de saída de faturas e entrada de pagamentos.

O que indica um DSO baixo?

Um DSO baixo indica processos de coleta eficientes e suaves. Os lembretes são enviados em tempo hábil, o que significa que os clientes pagam em dia. As contas a receber, portanto, não restringem a liquidez da empresa, que pode buscar novos investimentos.

Por que otimizar o DSO é difícil?

A otimização do DSO pode ser difícil por vários motivos, principalmente porque algumas empresas não têm controle sobre ele. Abaixo estão os motivos mais comuns pelos quais as empresas lutam para reduzir seu DSO:

• Comportamento do cliente: as empresas não podem prever quando seus clientes pagarão. Enquanto alguns clientes podem usar seus próprios métodos de pagamento, outros relutam em pagar por vários fatores, incluindo dificuldades financeiras.
• Disputas do cliente: atrasos no pagamento podem ocorrer devido a faturas contestadas. Resolver o desacordo de um cliente sobre uma fatura pode levar algum tempo antes que o pagamento seja recebido. A maioria das empresas resolve faturas contestadas de forma ineficiente, desperdiçando muitos de seus recursos.

Como otimizar DSO

Elabore uma estratégia de DSO para manter o DSO o mais baixo possível e maximizar sua liquidez. Defina um DSO de destino que se alinhe ao seu capital de giro atual e ao padrão que ele mostrou no passado. Para definir o DSO de destino certo, considere até que ponto o fluxo de caixa livre pode cair. Além disso, verifique a credibilidade de seus clientes em potencial e reúna informações detalhadas sobre seu comportamento de pagamento.

Como você se beneficia do uso correto do DSO?

Você obtém uma série de benefícios do gerenciamento eficaz do DSO .

• Fluxo de caixa aprimorado: a redução do DSO acelera as cobranças, melhorando o fluxo de caixa e fornecendo mais capital de giro.
• Risco financeiro reduzido: uma empresa com alto risco de DSO aumenta os custos de empréstimos, problemas de liquidez e incapacidade de pagar seus credores ou fornecedores. O gerenciamento bem-sucedido de DSO mitiga esses riscos e garante que a empresa tenha os recursos para fazer os pagamentos em dia.
• Aumento da lucratividade: as empresas que gerenciam seu DSO aumentam efetivamente a lucratividade, reduzindo o custo de financiamento de seus recebíveis. Isso lhes permite tomar menos empréstimos para financiar suas operações quando o DSO é menor.
• Melhores relacionamentos com os clientes: o gerenciamento eficaz de DSO melhora as interações com os clientes. As empresas atendem melhor seus clientes e geram mais negócios repetidos ao coletar pagamentos com mais rapidez e eficiência.

A relação entre capital de giro e DSO

O capital de giro é a quantidade de dinheiro que uma empresa tem disponível para atender às suas despesas diárias e obrigações financeiras de curto prazo. É a diferença entre o ativo circulante e o passivo circulante.

Contas a receber em caixa e estoques são ativos circulantes porque podem ser convertidos em dinheiro dentro de um ano. Passivos circulantes, como contas a pagar, empréstimos de curto prazo e despesas acumuladas, vencem em um ano.

DSO positivo significa que parte dos ativos circulantes é financiada com capital de longo prazo. Por outro lado, o DSO negativo sinaliza que os ativos circulantes não são suficientes para cobrir os passivos de curto prazo. Parte do ativo imobilizado é, portanto, financiada no curto prazo. Com um DSO negativo, a empresa pode rapidamente entrar em liquidez no futuro.

Simplificando, quanto maior o capital de giro, mais segura a liquidez.

Além disso, o DSO afeta o fluxo de caixa, o que afeta a quantidade de dinheiro disponível para pagar dívidas de curto prazo e despesas do dia-a-dia. Uma empresa pode melhorar sua situação de capital de giro e garantir que tenha caixa suficiente para cumprir suas obrigações controlando adequadamente o DSO.

O que DSO significa em contabilidade e finanças?

As empresas que controlam seu DSO podem identificar padrões e otimizar seus processos de vendas e cobranças para aumentar o fluxo de caixa e a lucratividade. Use o DSO como uma ferramenta de benchmarking para determinar seu desempenho em comparação com seus concorrentes e o que você precisa para melhorar seu processo de pagamento a longo prazo.

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