O como e o porquê do gerenciamento de dados

As empresas contam com dados para criar inteligência de negócios, melhorar seus processos e gerar mais receita. No entanto, as oportunidades que os dados trazem vêm com um risco.

Quando os dados não são gerenciados adequadamente, eles podem se deteriorar, tornar-se difíceis de manusear ou até mesmo se perder, prejudicando os negócios aos quais originalmente deveriam dar suporte.

Portanto, o gerenciamento adequado de dados é crucial para o sucesso dos negócios.

O que é gerenciamento de dados de CRM?

O gerenciamento de dados de CRM é a prática de coletar, verificar, armazenar e usar dados de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para dar suporte às operações de negócios e atingir as metas de negócios. O bom gerenciamento de dados de CRM ocorre de maneira segura e eficiente, permitindo que as empresas obtenham o máximo de seus dados, mantendo a economia e operando de acordo com todos os regulamentos de dados.

É necessária uma estratégia bem pensada para abranger as diversas funções de gerenciamento de dados, como:

• Tornar os dados acessíveis às pessoas certas
• Mantendo os dados atualizados
• Organização e armazenamento de dados na nuvem e/ou no local
• Protegendo a privacidade dos dados
• Protegendo dados
• Oferecendo opções de backup e recuperação de dados
• Excluir dados quando necessário para permanecer em conformidade com as leis e regulamentos globais de privacidade

Essas funções ou atividades ocorrem em diferentes ferramentas e plataformas, que juntas formam um sistema de gerenciamento de dados.

É importante observar que o gerenciamento de dados abrange o gerenciamento de todos os tipos de dados, não apenas dados de CRM. Ele também supervisiona registros de funcionários, dados de referência, dados de pesquisa, relatórios, dados de folha de pagamento e outros tipos de dados internos e informações de origem externa.

Dessa forma, o gerenciamento de dados afeta todos que interagem com os dados que sua empresa armazena.

A importância do gerenciamento de dados

Os dados se tornaram um ativo essencial em muitas empresas. As empresas usam dados para orientar campanhas de marketing, melhorar o atendimento ao cliente, otimizar fluxos de trabalho e tomar decisões de negócios de alto nível.

Esse uso extensivo de (e até dependência) de dados significa que o gerenciamento adequado de dados é crucial. Sem ele, é apenas uma questão de tempo até que surjam problemas de qualidade de dados e levem a problemas em todos os níveis da sua organização.

Dados inconsistentes, incompletos ou incorretos podem levar a:

• As equipes de vendas não têm detalhes suficientes para fechar negócios.
• As equipes de marketing não conseguem criar campanhas eficazes e direcionadas.
• O suporte ao cliente não pode oferecer ajuda personalizada.
• Gestão tomando decisões estratégicas com base em informações defeituosas.

E se você não tiver um processo de gerenciamento de dados adequado configurado, não demorará muito para que todos os dados que você está reunindo se tornem difíceis de manusear e comecem a consumir mais recursos em vez de ajudá-lo a ter um desempenho melhor.

Resumindo, sem o gerenciamento adequado dos dados, você corre o risco de perder tempo, dinheiro e até a reputação da sua marca.

Além disso, as empresas têm a obrigação legal de manter seus dados seguros e cumprir os regulamentos de privacidade, como GDPR e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia. O gerenciamento de dados é crucial para permanecer em conformidade com esses regulamentos.

Benefícios do gerenciamento de dados

A importância do gerenciamento adequado de dados vai além da prevenção de problemas. Uma forte estratégia de gerenciamento de dados traz muitos benefícios.

Eficiência

Ao manter seus dados de alta qualidade e bem organizados, torna-se muito mais fácil de usar para todos em sua organização. As pessoas podem usar os dados relevantes para suas tarefas, fazer análises e sugerir melhorias sem precisar contar com especialistas em dados para interpretar tudo.

Reputação

Todos esses registros de clientes e prospects carregam consigo grandes responsabilidades. Mantenha-os seguros e você manterá a confiança daqueles que trabalham com você e compram de você. Mas se algo der errado, essa violação de segurança, perda de dados ou violação de privacidade afetará sua reputação.

O gerenciamento consistente de dados do CRM garante que a privacidade e a segurança dos dados sejam prioridades constantes, protegendo sua reputação no processo.

Competitividade

Reunir grandes conjuntos de dados é uma coisa, mas usá-los com eficiência é outra. Uma estratégia de gerenciamento de dados de CRM orientada a metas pode oferecer uma vantagem competitiva, fornecendo informações que permitem melhorar seus processos internos, bem como seus esforços de marketing e vendas.

Custo-benefício

Quando os fluxos de dados são devidamente documentados e os dados são simplificados para fornecer fontes únicas de informações confiáveis ​​em todas as ferramentas, fica muito mais fácil criar processos repetidos e evitar executar os mesmos tipos de análise repetidamente. (Sem mencionar os recursos que você economiza ao evitar a duplicação de dados.)

Tipos de gerenciamento de dados

Sendo um campo tão grande, existem diferentes tipos de gerenciamento de dados, cada um com seu próprio conjunto de responsabilidades.

Gestão de dados

A governança de dados refere-se ao conjunto de princípios, procedimentos e políticas que determinam como uma empresa gerencia seus dados em todas as etapas do ciclo de vida dos dados, desde o momento em que os dados são coletados até onde e como são armazenados, disponibilizados, usados, movidos , e (potencialmente) excluído.

Cada empresa tem sua própria estrutura de governança de dados com base nas metas de negócios e nas necessidades de dados da empresa. As empresas maiores podem ter administradores de dados dedicados que supervisionam administradores de dados, equipes de segurança de dados e outros profissionais de qualidade e gerenciamento de dados, bem como qualquer outra pessoa que desempenhe um papel na proteção da qualidade e segurança dos dados.

Administração de dados

Um administrador de dados é alguém que implementa e impõe políticas de governança de dados em toda a empresa. Eles não definem as regras, mas garantem que as diretrizes sejam seguidas e que as melhores práticas sejam implementadas.

Muitas vezes, os administradores de dados também são responsáveis ​​por garantir a qualidade dos dados. Mas em empresas maiores, pode haver gerentes de qualidade de dados dedicados ajudando nessa tarefa.

Arquitetura de dados

Onde a governança de dados define as regras para o gerenciamento de dados dentro de uma empresa, a arquitetura de dados se concentra em fornecer a infraestrutura tecnológica que permite que os dados sejam gerenciados de acordo com os princípios estabelecidos.

Segurança de dados

A segurança de dados diz respeito a todos os processos que garantem a proteção dos dados de uma empresa, como:

• Criptografia de dados
• Controle de acesso
• Prevenção de roubo de dados
• Proteção contra realocação ou exclusão acidental
• Proteção contra corrupção de dados
• Processos de backup e recuperação

As equipes de segurança de dados não apenas supervisionam os dados reais, mas também garantem que o hardware e o software nos quais esses dados residem estejam seguros.

Preparação de dados

A preparação de dados consiste em criar perfis, validar, limpar e transformar dados brutos para que se tornem utilizáveis ​​para análise e como fonte de inteligência de negócios. Muitas vezes, também inclui a combinação de dados de diferentes fontes.

Modelagem de dados

A modelagem de dados documenta as relações entre diferentes dados e como os dados se movem por uma empresa, tanto em ferramentas específicas quanto em sistemas organizacionais.

Gerenciamento de dados mestre

O gerenciamento de dados mestres se concentra em garantir que uma empresa esteja sempre trabalhando com uma informação única, verificada, atual e confiável. Isso significa extrair dados de todas as suas diferentes fontes de dados e apresentá-los como uma fonte utilizável e confiável. Também envolve garantir que os dados sejam representados da mesma maneira qualitativa em diferentes sistemas e ferramentas.

Gerenciamento de armazenamento de dados

O gerenciamento de data warehouse determina como os dados de uma empresa são armazenados fisicamente e/ou na nuvem. Ele fornece, supervisiona e lida com a infraestrutura na qual os dados brutos são coletados e organizados.

gerenciamento de dados grandes

O gerenciamento de big data refere-se a como uma empresa reúne e armazena grandes quantidades de dados brutos e estruturados para que as equipes da empresa possam usar esses dados para melhorar seus processos e tomar decisões baseadas em dados.

Práticas recomendadas de gerenciamento de dados

O gerenciamento de dados será diferente de empresa para empresa, dependendo das metas de negócios e das necessidades de dados. No entanto, existem algumas práticas recomendadas que você deve ter em mente, independentemente das políticas e procedimentos que decidir implementar.

Identifique os objetivos de negócios

Como acontece com a maioria dos grandes empreendimentos em seu negócio, suas práticas de gerenciamento de dados devem apoiar seus objetivos de negócios. Isso significa que você precisa determinar quais dados são necessários para um desempenho eficiente e eficaz, bem como a melhor maneira de armazenar e usar esses dados.

Coletar muitos dados pode sobrecarregar seus recursos e desviar o foco de coisas que realmente o ajudarão a mover a agulha. A coleta de dados insuficientes pode fazer com que você perca oportunidades ao desenvolver procedimentos e fluxos de trabalho mais detalhados.

Priorize a segurança dos dados

Não importa quais sejam seus objetivos de negócios, manter seus dados seguros deve ser sempre uma prioridade. É importante trabalhar ativamente nisso e não apenas agir quando ocorre uma violação. Crie um plano de manutenção de segurança de dados que permita à sua equipe identificar riscos de segurança e resolvê-los preventivamente.

A segurança dos dados não é apenas responsabilidade de sua equipe de gerenciamento de dados. Todos na empresa que lidam com dados precisam estar equipados com conhecimento das melhores práticas de segurança de dados. Idealmente, isso acontece por meio de treinamento e comunicação contínuos sobre as ameaças mais recentes, como técnicas de phishing e ataques de ransomware.

Concentre-se na qualidade dos dados

Para proteger a qualidade de seus dados, você precisa de uma definição clara de como são os dados de alta qualidade em sua empresa. Depois de definir esses padrões, desenvolva um plano para monitorá-los continuamente. Verifique a precisão e a possível corrupção de dados para que você possa corrigir os erros assim que eles aparecerem.

Aqui estão algumas métricas de qualidade de dados que você pode incluir:

• Precisão: Quão corretos são os dados?
• Relevância: quão relevantes são os dados para seus objetivos de negócios?
• Completude: Falta alguma coisa que impeça que os dados sejam utilizáveis?
• Acessibilidade: todos que precisam acessar esses dados têm acesso?
• Consistência: seus dados são formatados da mesma maneira em todas as fontes e sistemas de dados?

Nesse sentido, é importante que as melhores práticas de gerenciamento de dados sejam conhecidas em toda a empresa para que todos possam fazer sua parte para manter os dados o mais limpos possível. Você também pode definir diretrizes de gerenciamento de dados específicas da ferramenta, como práticas recomendadas de gerenciamento de dados de CRM, desde que não entrem em conflito com suas políticas abrangentes de governança de dados.

Desenvolva uma estratégia de backup e recuperação de dados

No caso de uma emergência, procedimentos detalhados de backup e recuperação podem ajudá-lo a colocar seus sistemas de dados em funcionamento rapidamente. Eles também garantem que você possa voltar a trabalhar com os dados de alta qualidade que você trabalhou tanto para coletar e manter.

Para melhor preparar sua equipe, defina com antecedência o que pode dar errado e planeje como você lidará com cada cenário. Descreva uma abordagem passo a passo e use fluxogramas para tornar visualmente claro o que precisa acontecer (e quando), para que todos saibam o que fazer quando houver pressão.

Também é uma boa ideia registrar como todas as suas ferramentas de gerenciamento de dados funcionam e como são os fluxos de trabalho entre elas. Isso facilita a solução de problemas de maneira direcionada e a execução de procedimentos de recuperação somente quando necessário.

Quando se trata de armazenar seus dados com segurança, a metodologia 3-2-1 é comumente usada e recomendada. Ele diz para armazenar três cópias de seus dados usando dois métodos diferentes de armazenamento, sendo um deles externo. Este sistema garante que você sempre terá uma cópia de seus dados caso um método de armazenamento ou local seja perdido ou destruído.

Torne os dados utilizáveis

O objetivo de gerenciar adequadamente seus dados e mantê-los seguros é para que possam ser úteis para sua empresa. Isso significa que ele precisa ser facilmente acessível e manejável para os usuários. Um determinado design de banco de dados pode funcionar bem para sua equipe de TI, mas pode ser confuso para outros usuários.

Ao desenvolver suas práticas de gerenciamento de dados, sempre tenha em mente os usuários finais e garanta uma experiência de usuário tranquila para eles. Você pode nem sempre acertar desde o início, e é por isso que é importante coletar feedback e fazer as adaptações necessárias.

No final, seus dados só podem funcionar para você na medida em que os membros de sua equipe podem trabalhar com os dados.

Use um software sólido de gerenciamento de dados

Seguir as práticas recomendadas de gerenciamento de dados é mais fácil quando você usa um software de gerenciamento de dados criado para dar suporte a essas práticas recomendadas. A ferramenta certa para você dependerá dos objetivos e necessidades de dados de sua empresa, mas aqui estão algumas coisas que você sempre deseja que uma ferramenta de gerenciamento de dados tenha:

• Interface amigável
• Recurso de limpeza de dados
• Função de recuperação
• Escalabilidade
• Opções personalizáveis

Um guia passo a passo para um gerenciamento de dados eficaz

O gerenciamento de dados tornou-se um aspecto inevitável da administração de uma empresa no mundo orientado a dados de hoje. No entanto, não é fácil acertar.

Por abranger tantas maneiras diferentes de lidar com dados, o gerenciamento de dados pode facilmente se tornar confuso e afetar negativamente a qualidade dos dados.

É por isso que criamos nosso guia The Dirt on Data Quality. Ele fornece instruções passo a passo para criar uma estratégia eficaz de gerenciamento de dados para que você possa garantir que seus dados funcionem para você, não contra você.