Principais ferramentas de limpeza de dados para melhorar a qualidade dos dados do cliente

Seu software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) pode conter milhares de contatos. Mas essas informações não o ajudarão a gerar leads de vendas e marketing se você não puder confiar nelas. Cada e-mail devolvido, chamada não atendida e mensagem mal endereçada prejudica seus esforços de divulgação e, em última análise, seus resultados.

Tendo isso em mente, não é nenhuma surpresa que algumas empresas estimam que perdem mais de 10% de sua receita anual devido à má qualidade dos dados — e isso nem leva em consideração o estresse que dados ruins causam à sua equipe. Seus dados de CRM precisam de verificações regulares, e a limpeza de dados é um processo necessário para garantir que os dados de seus clientes sejam precisos, consistentes e acionáveis. Mas isso se torna um trabalho cada vez mais pesado à medida que sua lista de contatos cresce e seus representantes lutam para conciliar tudo em suas listas de tarefas.

Simplificando: suas equipes de marketing e vendas não podem gerenciar com eficiência a manutenção de dados sozinhas. Eles precisam de uma ferramenta para ajudar. Felizmente, existem muitas soluções de limpeza de dados econômicas ou gratuitas que facilitam o processo e mantêm sua equipe focada em atrair clientes atuais e potenciais.

Vamos explorar as necessidades comuns de limpeza de dados e algumas das melhores ferramentas de limpeza de dados disponíveis para ajudá-lo a otimizar sua pesquisa.

Como você pode limpar seus dados?

A higiene dos dados é importante em todas as etapas do ciclo de vida do cliente, desde quando um cliente compartilha suas informações pela primeira vez por meio de um formulário da Web até quando seus representantes atualizam esse perfil com base em suas interações contínuas com o cliente. O problema com todos os dados do cliente é que eles se deterioram rapidamente em qualidade.

Estas são apenas algumas das razões pelas quais os dados de seus clientes se tornam obsoletos:

• as pessoas se movem
• Os clientes mudam de endereço de e-mail, especialmente quando mudam de emprego
• Alguém acidentalmente lhe dá a informação errada em primeiro lugar
• Sua equipe insere informações do cliente em seu CRM incorretamente (ops!)

Muitas vezes, seus representantes não sabem se os dados estão incorretos ou desatualizados até tentarem entrar em contato. Se tiverem sorte, receberão um retorno ou alguma confirmação de que não conseguiram alcançar o destinatário pretendido. Mas, muitas vezes, seus representantes não sabem que o contato está obsoleto e continuam entrando em contato com o antigo e-mail ou número de telefone sem resposta.

Os líderes experientes de marketing e vendas tentam incutir a importância da qualidade dos dados em todos na organização e capacitar os representantes a capturar dados ruins antes que eles levem a decisões ruins. Mas isso é mais fácil dizer do que fazer.

Como funciona a limpeza de dados?

Em essência, a limpeza de dados trata de manter seus dados precisos e prontos para uso em suas vendas e divulgação de marketing.

A limpeza de dados exige que sua equipe revise continuamente seus registros de clientes, adicione campos ausentes, identifique dados potencialmente imprecisos, mescle registros duplicados e várias outras tarefas que exploraremos a seguir.

Independentemente de quantos registros seu CRM contém, existem duas maneiras principais de limpar seus dados:

1. Esforços manuais e humanos
2. Ferramentas de limpeza de dados

As revisões manuais podem ser suficientes quando sua empresa é pequena e seu CRM contém registros limitados, mas qualquer coisa maior torna-se demais para lidar com eficiência.

A maioria das equipes precisa da tecnologia certa para manter efetivamente a qualidade de seus dados. Vamos explorar o porquê.

O que exatamente as ferramentas de limpeza de dados fazem ?

As ferramentas de limpeza de dados, também chamadas de depuração de dados ou ferramentas de limpeza de dados, revisam seus conjuntos de dados, identificam problemas de qualidade de dados e sinalizam problemas para sua revisão ou corrigem-os automaticamente. Essas ferramentas podem analisar grandes volumes de dados significativamente mais rápido do que um ser humano.

Além disso, os recursos de aprendizado de máquina os tornam mais poderosos quanto mais analisam e atualizam seus dados.

A maioria das soluções de limpeza de dados fornece recursos como criação de perfil, padronização, desduplicação, verificação e automação e monitoramento contínuos. As soluções avançadas podem até acessar conjuntos de dados de terceiros para validar endereços de e-mail ou endereços residenciais para você.

Vejamos algumas tarefas comuns de limpeza de dados e como uma ferramenta de limpeza de dados ajuda:

• A criação de perfil de dados é a primeira etapa na limpeza de dados. Sua ferramenta ou equipe analisará seu conjunto de dados para reconhecer padrões e obter insights. Essa criação de perfil serve como base para entender quais lacunas existem em seus dados e onde os dados podem ser inconsistentes. As soluções alimentadas por inteligência artificial podem escanear milhares de contatos em segundos, em vez dos dias ou semanas que levaria um ser humano.
• A padronização é outro trabalho pesado para a limpeza de dados. É quando você aplica um formato consistente aos seus dados. Por exemplo, se você estiver padronizando aniversários de clientes, sua ferramenta de limpeza de dados pode aplicar um formato MM/DD/AA consistente. Ou você pode padronizar os códigos postais dos EUA para um formato de cinco ou nove dígitos. Novamente, uma solução de software pode tornar essa tarefa fácil para sua equipe, em vez de exigir que eles reformatem manualmente os dados (e potencialmente introduzam novos erros ao fazê-lo).
• A desduplicação de dados é um ponto forte das ferramentas de limpeza de dados porque, em vez de exigir que os usuários pesquisem e mesclem duplicatas manualmente, essas ferramentas alertam seus representantes em seus fluxos de trabalho quando um perfil de cliente pode estar duplicado. A maioria das ferramentas de limpeza de dados também permite que você crie regras que orientam como os registros são mesclados, garantindo que sua equipe não entre em contato acidentalmente com o mesmo contato várias vezes.
• Os recursos de verificação se conectam a conjuntos de dados de terceiros para confirmar se os endereços de e-mail, números de telefone e endereços residenciais de seus clientes estão corretos. Os recursos de verificação integrados economizam uma quantidade considerável de tempo para sua equipe entrar em contato com endereços inválidos.

Quanto custam as ferramentas de limpeza de dados?

As ferramentas de depuração de dados de alto nível podem custar centenas a milhares de dólares por ano, mas elas se pagam rapidamente. Os custos da baixa qualidade dos dados são totalmente evitáveis, e uma ferramenta baseada em IA pode corrigir seus conjuntos de dados significativamente mais rápido do que um ser humano. Lembre-se: cada erro detectado significa economia de tempo para sua equipe.

Os recursos de automação são um recurso especialmente poderoso da maioria das ferramentas de limpeza de dados, o que significa que sua equipe pode parar de perder tempo com tarefas rotineiras e demoradas e se concentrar no que importa: ajudar seus representantes a atrair novos clientes e fornecer um serviço melhor aos atuais.

As principais maneiras pelas quais as ferramentas de limpeza de dados melhoram seus processos de negócios

Encontrar a melhor ferramenta de limpeza de dados para suas necessidades de negócios pode fornecer benefícios imediatos e ajudar significativamente sua equipe a atingir seus objetivos. Ao avaliar seu caso de negócios para adotar uma solução de limpeza de dados, considere estes benefícios específicos da equipe:

Suporte ao cliente

Quando seus clientes precisam de ajuda de sua equipe, é crucial que você os envolva de maneira altamente personalizada e precisa.

Sua equipe de suporte ao cliente precisa entender o histórico de um cliente com sua marca, se ele procurou ajuda para problemas semelhantes no passado e qualquer informação que possa ajudá-lo a transformar uma interação potencialmente insípida em uma oportunidade de construção de relacionamento.

Tudo, desde como você aborda o cliente até quando e como você alcança, são informações importantes para manter em seu CRM. No entanto, perfis duplicados podem dificultar a obtenção dessa visão completa de um cliente quando mais importa.

Marketing

Um banco de dados de clientes limpo ajudará sua equipe de marketing a segmentar com precisão as listas de clientes e entender melhor a eficácia de suas campanhas de marketing.

Ao garantir que cada perfil de cliente individual esteja completo e correto, seus representantes podem abordar com confiança os contatos com ofertas relevantes e acompanhar com precisão o sucesso desses esforços.

Se seu banco de dados estiver cheio de duplicatas ou endereços incorretos, sua equipe pode pensar que sua estratégia é menos eficaz do que realmente é, o que tornará muito mais difícil definir sua estratégia de marketing.

Vendas

Seu CRM é uma ferramenta essencial para suas equipes de vendas rastrearem leads e entenderem onde seus clientes estão em seu funil. Por exemplo, eles estão conhecendo sua marca agora? Eles estão pensando em fazer uma compra? Ou eles são fãs leais que fazem compras regularmente?

Dados limpos e confiáveis ​​garantem que seus representantes de vendas sempre transmitam a mensagem certa da maneira certa, o que é fundamental para preservar o relacionamento com os clientes. O uso de uma ferramenta de limpeza de dados também simplificará seu trabalho e garantirá que seus representantes não trabalhem com o mesmo lead em conjunto - um grande desperdício de recursos da equipe que pode impedir alguém de comprar com sua marca.

receita

As equipes de receita analisam seu trabalho em vendas, marketing e sucesso do cliente para identificar maneiras de gerar mais vendas e aumentar sua lucratividade.

Assim como um CRM limpo ajudará suas equipes de vendas e marketing a alcançar clientes em potencial com mais precisão e convertê-los em clientes, suas equipes de receita podem executar relatórios em seu CRM para entender as tendências do pipeline de clientes e maneiras de otimizar seus resultados.

Com todos trabalhando a partir de um conjunto consistente de dados, você pode testar novas estratégias e adaptar sua abordagem com muito mais rapidez e confiança.

Como pesquisar ferramentas de limpeza de dados

Agora que você tem uma compreensão sólida do que uma ferramenta de limpeza de dados pode fazer, é hora de explorar suas opções e fazer sua escolha.

Existem muitas ferramentas de limpeza de dados disponíveis, cada uma oferecendo diferentes recursos ou opções de preços que atendem a necessidades específicas. Recomendamos pesquisar opções de limpeza de dados e solicitar uma demonstração, se possível, para ver cada ferramenta em ação.

Ao se preparar para pesquisar suas opções, recomendamos que você faça as seguintes perguntas:

• Quais fontes de dados (como seu CRM) você precisa de uma ferramenta de limpeza de dados para acessar?
• Você sabe quanto tempo de representante é gasto lidando com dados imprecisos? (Isso pode ajudá-lo a justificar o custo de uma nova plataforma.)
• Quais são as principais preocupações de qualidade de dados que você deseja que sua solução resolva?

Somos tendenciosos, mas acreditamos que nossa solução de limpeza de dados, Validity DemandTools , é uma das formas mais versáteis e seguras de limpar e manter seus dados de CRM. O DemandTools é usado por mais de 16.000 organizações Salesforce que contam com recursos como verificação de e-mail em massa sob demanda, automação recorrente de rotinas de qualidade de dados, prevenção de duplicação em tempo real e recursos de gerenciamento de dados em grande escala.

Dados de alta qualidade ajudam as empresas a serem bem-sucedidas

Trabalhar com dados confiáveis ​​é a maneira mais eficiente de sua empresa alcançar novos compradores e oferecer uma experiência notável para seus clientes existentes. Embora a maioria das soluções de dados custe milhares de dólares por ano, elas se pagam facilmente por meio da economia de tempo, maior precisão com sua divulgação e uma experiência de funcionário mais enriquecedora.

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