O que é arquivamento de dados? Metas, técnicas e melhores práticas

Cada clique, deslizar ou tocar continua uma trilha de dados que se soma ao vasto mosaico do nosso mundo online. Manter, proteger e organizar nossos valores digitais torna-se cada vez mais essencial.

As soluções de armazenamento de arquivos são projetadas para preservação de dados a longo prazo. Este tipo de dados não é necessário para as operações diárias, mas é retido por motivos comerciais ou regulatórios. As soluções de armazenamento, que frequentemente incorporam compactação, desduplicação e criptografia de dados, devem ser econômicas e, ao mesmo tempo, manter a integridade dos dados.

A adoção de dados digitais ocupa um lugar central quando a inovação é constante e a informação digital flui como um rio sem fim. Gerenciar e proteger essa riqueza de dados torna-se fundamental à medida que nossa pegada digital se expande exponencialmente.

Assim como colocamos decorações sazonais em um depósito durante a maior parte do ano para manter o ambiente arrumado, o arquivamento de dados realoca informações raramente usadas para um local seguro. Isso facilita a recuperação de informações vitais sem obstruir seus espaços de armazenamento ativos.

Em outro cenário, considere seu site um tesouro de material, com cada informação funcionando como uma joia valiosa. Com o passar do tempo, alguns destes tesouros podem tornar-se menos relevantes ou acessíveis, mas ainda assim mantêm um significado histórico.

O arquivamento de dados armazena sistematicamente essas joias menos utilizadas, mas importantes, garantindo que seu baú virtual permaneça organizado e que o excesso de dados não prejudique o desempenho do seu site.

Uma estratégia de arquivamento de dados não só aumenta o desempenho do seu site, mas também contribui para preservar o seu histórico digital.

Objetivos do arquivamento de dados

Os objetivos do arquivamento de dados incluem contribuir para o gerenciamento eficaz de dados, cumprir as regulamentações, preservar o histórico digital e recuperar dados de desastres, caso eles ocorram. Especificamente, eles dizem respeito:

• Armazenamento de longo prazo. O arquivamento visa garantir que dados essenciais e inativos permaneçam acessíveis e intactos por um período prolongado. Ele protege entidades contra perda de dados devido a falhas de hardware, falhas de sistema ou alterações técnicas.
• Otimização de custos. O arquivamento libera recursos em sistemas de armazenamento ativos, transferindo material obsoleto para um local diferente. Isso melhora o desempenho geral do sistema e reduz o custo das opções de armazenamento de alto desempenho.
• Requisitos de conformidade e regulatórios . As leis exigem que muitos setores mantenham certos tipos de dados por um período determinado. A preservação correta dos dados mantém as empresas atualizadas com as regulamentações.
• Referência histórica e análise. Os dados arquivados contêm linhagens de dados, insights, tendências e padrões significativos do passado, mesmo quando não estão operacionais no momento. Ele ainda pode conter informações que ajudem a tomar decisões de negócios informadas ou prever tendências.
• Gerenciamento eficiente de dados. Um ambiente de dados bem organizado exige dados bem preservados. Ele mantém o material antigo fora dos locais de armazenamento ativos, permitindo que os usuários identifiquem e recuperem rapidamente as informações que desejam.
• Gestão do conhecimento . O conhecimento institucional crítico é frequentemente incorporado aos dados históricos das organizações. As organizações muitas vezes incorporam informações críticas em seu armazenamento de dados históricos. O arquivamento adequado garante que esta informação esteja disponível mesmo quando o pessoal muda.

Arquivo de dados versus armazenamento de dados versus backup de dados

O armazenamento de dados mantém as informações sempre à mão. O backup de dados preocupa-se com a recuperação rápida de dados recentes e comprometidos para garantir a continuidade dos negócios. Finalmente, embora o arquivamento de dados utilize um pouco do armazenamento e um pouco do backup, seu foco principal é preservar dados mais antigos e menos utilizados.

Conformidade regulatória, otimização e referência histórica são necessárias para um gerenciamento eficaz de dados. O armazenamento lida com as demandas operacionais atuais e o arquivamento aborda a preservação a longo prazo e a eficiência de recursos.

Benefícios do arquivamento de dados

O arquivamento de dados vai além de simplesmente manter os dados por perto; a prática permite que as empresas melhorem a produtividade, mantenham a conformidade, tomem decisões fundamentadas e protejam seus ativos digitais para retenção a longo prazo.

• Os dados históricos fornecem insights, tendências e padrões significativos. O arquivamento garante que os dados históricos permaneçam disponíveis para exame, onde podem ajudar os usuários a tomar decisões informadas.
• Dados ativos, acessíveis e mutáveis ​​geralmente precisam de recursos robustos de armazenamento e processamento. Ninguém usa tanto arquivos compactados, o que libera recursos, melhora a eficiência do sistema e reduz despesas.
• Ativos digitais, como registros, documentos e estudos de pesquisa, são frequentemente valiosos ao longo do tempo. O arquivamento de dados protege esses ativos contra perda de dados, problemas de dispositivos e obsolescência tecnológica.
• O arquivamento é consistente com práticas bem-sucedidas de governança de dados e confirma que os dados estão bem organizados, facilmente acessíveis e classificados com precisão.
• Precauções de segurança estão incluídas em métodos de arquivamento adequados para proteger os dados arquivados contra acessos indesejados ou violações.
• Incidentes inesperados interrompem as operações comerciais. Ao proteger cópias de backup de dados vitais, o arquivamento mantém a continuidade dos negócios.

Principais leis de arquivamento de dados

Aqui estão algumas leis e regulamentos com requisitos específicos de política de retenção de dados para nos dar uma melhor compreensão da função da retenção de dados em conformidade.

• De acordo com o artigo 5.º, alínea e), do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), os dados devem ser “mantidos num formato que permita a identificação dos titulares dos dados durante o período não superior ao necessário para as finalidades para as quais os dados pessoais são tratados”. O GDPR permite que as empresas conservem dados pessoais por longos períodos “na medida em que os dados pessoais sejam processados ​​exclusivamente para fins de arquivamento de interesse público, para fins de pesquisa científica ou histórica ou para fins estatísticos, de acordo com o Artigo 89(1)”.
• A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) não contém nenhum critério uniforme para arquivamento de dados médicos porque varia de acordo com o estado. No entanto, inclui informações claras sobre a retenção de documentos relacionados à HIPAA.
• De acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA, o Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que as empresas mantenham registros por pelo menos três anos. Cartões de ponto, horários e registros de rendimentos devem ser retidos por dois anos para calcular o pagamento. Os agentes do Departamento do Trabalho devem ter acesso a todos os registros para exame.
• Conforme seg. 802(a)(1) da Lei Sarbanes-Oxley (SOX), “qualquer contador que conduza uma auditoria de um emissor de valores mobiliários ao qual se aplica a seção 10A(a) do Securities Exchange Act de 1934, deverá manter todas as auditorias ou revisar os documentos de trabalho por um período de cinco anos a partir do final do período fiscal em que a auditoria ou revisão foi concluída.”

Desafios do arquivamento de dados

O arquivamento de dados apresenta vários problemas que as empresas devem superar para gerenciar com êxito os dados armazenados. Abaixo estão cinco questões que você pode precisar resolver.

1. Volume e crescimento de dados: Manter e preservar grandes quantidades de informações pode se tornar uma tarefa árdua à medida que os volumes se expandem exponencialmente. Fornecer soluções de arquivamento escaláveis ​​para acomodar quantidades crescentes de dados não é tarefa fácil.
2. Classificação e identificação de dados: você precisa fazer algumas escolhas difíceis sobre quais dados preservar com base na relevância, nos requisitos regulatórios e nas tendências de uso. Certifique-se de identificar e categorizar corretamente o material para arquivamento para garantir uma recuperação eficiente.
3. Regulamentações e conformidade de retenção de dados: Diferentes setores têm regulamentações de retenção de dados diferentes. Preservar os dados e ao mesmo tempo estar em conformidade com esses padrões e permanecer acessível para auditorias testa todos os profissionais da informação, especialmente quando as regulamentações mudam.
4. Recuperação e acessibilidade de materiais: O material arquivado é muitas vezes menos acessível do que os dados atuais. É um ato de equilíbrio manter os dados preservados facilmente recuperáveis ​​sem comprometer a segurança.
5. Obsolescência da tecnologia: À medida que a tecnologia avança, os formatos de dados, os métodos de armazenamento e os procedimentos de arquivamento precisarão ser atualizados. Garantir a acessibilidade a longo prazo dos dados preservados apresenta dificuldades substanciais.

Melhores práticas para arquivamento de dados

Você precisa ter um plano para arquivamento de dados como um componente crucial de sua política de gerenciamento do ciclo de vida dos dados. Ele permite que você salve informações e mantenha um orçamento de armazenamento realista simultaneamente.

A seguir estão as cinco principais técnicas recomendadas para construir uma estratégia sólida de arquivamento de dados.

1. Estabeleça políticas de arquivamento claras

Crie políticas de arquivamento bem definidas que especifiquem o tipo de dados a serem preservados e parâmetros para quando devem ser arquivados e por quanto tempo devem ser mantidos. Implemente critérios de elegibilidade de dados para manter a consistência e a conformidade com as regras.

2. Classifique e priorize os dados

Categorize os dados por seu valor, sensibilidade e frequência de uso. Nem todos os pontos de dados requerem o mesmo nível de preservação. Priorize o arquivamento de dados com base nas demandas dos negócios, nas restrições regulatórias e na importância histórica.

3. Implementar medidas de segurança de dados

Configure criptografia, controles de acesso e sistemas de autenticação para garantir a segurança dos dados preservados. Audite e monitore regularmente o acesso aos dados arquivados para evitar acesso ilegal.

4. Use soluções de armazenamento escaláveis ​​e eficientes

Escolha sistemas de arquivamento que possam lidar com volumes de dados em expansão. Considere a aplicação de armazenamento econômico, como arquivos em fita ou sistemas de arquivamento em nuvem, para gerenciar taxas.

5. Concentre-se no arquivamento de documentos

Mantenha registros completos de suas operações de arquivamento de dados, incluindo regras, métodos e raciocínios por trás das escolhas de arquivamento de dados. Esta documentação é útil para auditorias, garante consistência e funciona como referência para futuras tomadas de decisão.

Soluções de arquivamento de dados

As soluções de armazenamento de arquivos normalmente mantêm e-mails, documentos e outros dados que não são imediatamente relevantes, mas que ainda têm valor para referência histórica, conformidade ou recuperação de dados. Esses sistemas podem suportar armazenamento físico, como fitas, e armazenamento digital, como serviços baseados em nuvem.

Desbloqueando o futuro dos arquivos de dados

O arquivamento de dados surge como um guardião constante de informações na estrutura da nossa era digital, mantendo os fios da história, conformidade e eficiência. À medida que avançamos pelas correntes da inovação, descobrimos que o arquivamento de dados protege a nossa história e orienta o nosso futuro. Permite-nos fazer julgamentos fundamentados, navegar em ambientes regulatórios e otimizar recursos.

À medida que a tecnologia avança, a importância da preservação e protecção adequada dos dados permanecerá constante, proporcionando uma ligação entre o passado bem conhecido e o território desconhecido que temos pela frente.

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