Metadados DAM: por que menos é mais

Uma plataforma de gerenciamento de ativos digitais (DAM) não deve ser uma caixa fechada ou um buraco negro onde os ativos entram, mas nunca saem. Seu DAM cria valor e eficiência, permitindo que você localize ativos existentes para reutilização com facilidade.

Ele ajuda você a gerenciar direitos e restrições de uso para evitar problemas regulatórios e legais ao reutilizar ativos. A pedra angular desse processo são os metadados.

Este artigo explora por que você deve evitar ter muitos campos de metadados e como simplificar o gerenciamento de metadados em seu DAM.

Você nunca pode ter muito de uma coisa boa, certo?

A definição mais básica de metadados é dados sobre dados. São as informações atribuídas aos seus ativos para descrevê-los. Ele alimenta seus resultados de pesquisa e filtros, permitindo que você localize o ativo exato de que precisa.

O sistema DAM escolhido provavelmente vem com um conjunto padrão de campos de metadados prontos para uso que cobrem o básico - título, descrição, tipo de arquivo etc. E você desejará adicionar campos personalizados adicionais adaptados ao seu setor, empresa e produtos.

Quando se trata de metadados DAM, muitas organizações cometem o erro de presumir que mais é sempre melhor, especialmente se for a primeira vez que usam um sistema DAM. Se os metadados são a pedra angular do seu DAM, você deseja o máximo possível de metadados por ativo, certo?

Bem, não necessariamente. Você também precisa se lembrar do tempo e esforço necessários para inserir os metadados. Embora a automação e a IA possam ajudar na entrada de metadados, elas não podem substituir totalmente os olhos e o conhecimento humanos.

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Encontrar o equilíbrio certo

A chave é ter os metadados certos. Você deseja encontrar um equilíbrio entre a utilidade e o valor dos metadados e o tempo e esforço gastos para inseri-los.

Um bom exercício para fazer com seus stakeholders é pegar a lista inicial de campos de metadados que você compilou, incluindo campos personalizados e prontos para uso, e classificá-los como obrigatórios, bons de se ter e não necessários ou redundantes.

Não tenha medo de recuar e questionar se um campo é realmente necessário. As perguntas-chave às quais retornar com frequência na discussão devem ser:

• Este campo contém informações que ajudarão meus usuários finais a localizar os ativos de que precisam?
• O valor que este campo fornece vale o tempo que leva para inserir as informações?
• Existe uma razão legal, regulatória ou organizacional para que as informações neste campo devam ser anexadas aos ativos?

Para seus campos obrigatórios, você também precisará determinar se o campo deve ser obrigatório, o que significa que todos os ativos no DAM devem ter informações inseridas nesse campo para serem retidos e disponíveis para uso.

Seja muito seletivo ao designar campos conforme necessário. Quanto mais campos obrigatórios, mais tempo e esforço serão necessários para completar os metadados por ativo. Um bom medidor é determinar se algum ativo precisaria de tags de preenchimento, como N/A , Nenhum ou Outro inserido nesse campo porque é obrigatório e simplesmente não há termos específicos aplicáveis. Isso indicaria que o campo não é universalmente obrigatório.

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Mas realmente precisamos de todos esses campos!

Se as partes interessadas não estiverem se movendo e a lista de campos de metadados que eles gostariam de incluir no DAM for mais longa do que você recomenda, talvez seja necessário escolher inicialmente suas batalhas. Acredite em mim, vai dar certo.

Nos primeiros dias do DAM, você pode ver aqueles que são responsáveis ​​por carregar ativos e aplicar metadados preenchendo a maioria dos campos. Com o tempo, porém, evoluirá naturalmente para que alguns campos sejam todos ou quase totalmente abandonados à medida que as coisas ficam ocupadas e uma rotina de metadados mais eficiente se desenvolve.

Seus uploaders irão aprimorar quais informações são mais valiosas para o tempo alocado para entrada e começar a ajustar sua entrada de metadados de acordo. Então você estará em uma posição chave para apertar os metadados. Voltaremos a isso mais tarde.

Simplificando o processo

Você tem uma variedade de opções ao configurar seus campos de metadados. Existem várias maneiras de organizar e agrupar os campos e vários formatos disponíveis para esses campos.

Para o formato do campo, observe todas as suas opções e selecione o tipo de campo que faz mais sentido para os dados que ele conterá. Use campos de data para datas, campos de número com o número apropriado de limites de caracteres para números, etc.

Tente minimizar os campos de texto livre tanto quanto possível em favor de vocabulários controlados em campos suspensos e de seleção múltipla. Isso elimina a possibilidade de erros de ortografia e elimina a confusão sobre diferentes termos usados ​​em sua organização para descrever a mesma coisa.

Todos devem usar um termo padronizado em vez de siglas ou termos abreviados. Disponibilizar um glossário para campos de vocabulário controlado também pode ser muito útil para seus usuários, tanto aqueles que estão inserindo metadados quanto aqueles que procuram recursos.

Agrupe seus campos de forma que faça sentido para os usuários que inserem os metadados e promova a maior facilidade e eficiência para a entrada de metadados. Localize os campos mais usados ​​na parte superior da página para minimizar a rolagem. Se você tiver campos obrigatórios, verifique se eles são facilmente identificáveis.

Use ferramentas de marcação automática e IA sempre que possível para incentivar a consistência. Esteja ciente, porém, de que essas ferramentas precisam de supervisão. Eles devem ser configurados, treinados e, em seguida, submetidos a controle de qualidade e atualizados continuamente. Haverá mudanças e exceções que afetam os fluxos de trabalho de marcação automatizados, e são necessários olhos humanos para garantir que você mantenha a precisão de seus metadados.

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Mas ainda há tantos campos!

O gerenciamento de metadados nunca é feito. À medida que as necessidades e os processos de negócios mudam, você deve sempre garantir que seus metadados se mantenham atualizados e relevantes. Campos serão adicionados e removidos, e tags de metadados em campos existentes devem ser adicionados, removidos ou atualizados.

Mas e quanto a todos os campos que a empresa insistiu que precisavam, mas depois abandonou? Assim que seu DAM estiver funcionando e a entrada de metadados for um tanto rotineira, você estará em uma excelente posição para revisitar esse inventário de campo.

Use quaisquer ferramentas de relatórios disponíveis em seu DAM para obter uma visão completa de como seus metadados são inseridos e usados. Execute relatórios em todos os campos de metadados em seu DAM, dividindo-os em partes gerenciáveis, se necessário, para o inventário completo de ativos.

Da perspectiva do usuário final, obtenha relatórios sobre os termos e filtros de pesquisa mais populares. Além disso, quais termos de pesquisa os usuários estão inserindo e não retornam resultados?

Se houver lacunas nos relatórios úteis disponíveis, faça uma pesquisa com seus usuários, tanto os participantes quanto os usuários finais. O que os frustra? Que feedback eles têm para ajustes nos campos de metadados e seu layout ou nos filtros de pesquisa disponíveis que facilitariam suas vidas?

Depois de reunir todos os seus relatórios e comentários, observe o histórico e o estado atual de seus metadados. Veja se você pode retirar alguns temas ou padrões:

• Existem campos que nunca ou raramente tiveram metadados inseridos?
• Existem campos que podem ter sido usados ​​consistentemente nos primeiros dias do seu DAM, mas foram abandonados desde então?
• Você vê alguma redundância com certos metadados inseridos em vários campos?

À medida que você analisa os dados e encontra campos que são candidatos à remoção de sua estrutura de metadados, este também é um ótimo momento para revisitar as perguntas que você fez a si mesmo e aos seus stakeholders quando começou a definir a estrutura:

• Este campo contém informações que ajudarão meus usuários finais a localizar os ativos de que precisam?
• O valor que este campo fornece vale o tempo que leva para inserir as informações?
• Existe uma razão legal, regulatória ou organizacional para que as informações neste campo devam ser anexadas aos ativos?

Use os dados coletados para apresentar uma proposta às partes interessadas sobre como fortalecer sua estrutura de metadados para torná-la mais eficiente e eficaz. Conseguir sua adesão deve ser mais fácil agora que você tem feedback do usuário, números e informações históricas.

E lembre-se, as atualizações benéficas não se limitam à remoção de campos não utilizados e subutilizados. Os campos podem ser movidos para locais diferentes na página. Uma nova coluna ou ordem dentro da coluna pode tornar um campo mais proeminente e fácil de ver, aumentando as chances de ele ser usado.

Limitar a rolagem melhora o uso

Quando menos rolagem for necessária para visualizar a coluna, maior será a probabilidade de ela ser usada. Os campos podem ser renomeados se a descrição não estiver clara. Os usuários podem não estar inserindo metadados em um campo específico simplesmente porque não têm certeza exatamente do que devem inserir ali.

Em alguns casos, o formato de um campo pode ser alterado. Por exemplo, seria possível converter um determinado campo de texto livre em um menu suspenso para economizar tempo e aumentar a precisão dos dados?

A remoção de campos considerados estranhos pode oferecer o melhor retorno em termos de eficiência, mas lembre-se de que a utilidade, a precisão e a integridade de seus metadados são seus objetivos principais.

Alguns campos não utilizados podem conter informações históricas que você deve manter para fins legais, portanto, você não deseja excluí-los completamente. Nesses casos, você pode ocultar os campos da exibição atual e ainda tê-los disponíveis para geração de relatórios ou restauração em seu formulário de metadados, se necessário.

O trabalho de metadados nunca é feito

Como na maioria das áreas de seu DAM, manter e melhorar sua estrutura de metadados é um processo contínuo. Como um aspecto crucial do DAM, os metadados requerem atenção regular para garantir precisão e relevância.

Os relatórios e o feedback do usuário serão fatores essenciais enquanto você trabalha com a empresa e seus stakeholders para manter o equilíbrio entre eficiência e valor. Com o devido cuidado e atenção, os metadados garantirão que seus ativos saiam de seu DAM da mesma forma que entram.