O guia definitivo para integração de CRM

O que é um CRM?

Um software CRM, ou sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente, é uma plataforma projetada para agilizar e aprimorar a maneira como as empresas interagem com seus clientes.

Na sua essência, um processo de CRM ajuda as empresas a gerir as interações com os clientes, principalmente através de e-mail, garantindo que cada ponto de contacto seja eficaz e orientado para o valor. Para empresas que buscam promover relacionamentos duradouros com sua clientela, um CRM é uma ferramenta indispensável, centralizando os dados dos clientes e automatizando as comunicações para um engajamento ideal.

Os CRMs mais comuns hoje são Salesforce, Hubspot e Pipedrive. E o La Growth Machine pode ser integrado nativamente em duas dessas três ferramentas! Mas há mais: se você atua em vendas B2B, talvez queira conectar o Hubspot ao LinkedIn também.

Como conectar o Hubspot ao LinkedIn?

Escrevemos um post incrível sobre como conectar o LinkedIn a um CRM como o Hubspot e quais são os benefícios de fazer isso. Você poderá dominá-lo logo após ler nosso post!

Descubra mais sobre a integração do LinkedIn Hubspot!

Como funciona um sistema CRM?

Antes de entrarmos nos detalhes de como e o que é integração de CRM, vamos primeiro definir como ela realmente funciona.

O software CRM refere-se simplesmente ao software que ajuda você a gerenciar suas interações com seus clientes e clientes potenciais.

Existem diferentes tipos de soluções , mas todas compartilham essas funções básicas. Vamos dar uma olhada em cada um deles:

1. Armazenamento e organização de dados de clientes

A principal função da solução é armazenar dados do cliente. Esses dados podem vir da análise do LinkedIn ou de outras fontes, como informações de contato, histórico de compras, preferências e outros detalhes relevantes.

O sistema CRM organiza esses dados para que sejam facilmente acessíveis e utilizáveis ​​por vendas e marketing.

2. Acompanhe as interações do cliente

A segunda função principal é rastrear as interações do cliente. Isso inclui todas as interações que um cliente tem com sua empresa, como ligações, e-mails, reuniões, etc.

A ferramenta armazena essas interações no perfil do cliente para que vendas e marketing possam vê-las e utilizá-las para melhorar sua prospecção online.

3. Forneça ferramentas aos seus representantes de vendas

A terceira função – mas não menos importante – é fornecer visão e centralização de dados para esforços de vendas e marketing. Essas ferramentas os ajudam a utilizar os dados armazenados no sistema para melhorar sua prospecção.

Por exemplo, eles podem usar informações de contato para criar listas direcionadas para suas campanhas ou usar o histórico de compras para fazer upsell e vendas cruzadas.

O que é integração de CRM?

Como dito acima, o CRM pode ajudá-lo a armazenar, organizar e analisar dados de clientes, como dados de contato de leads, seu progresso no funil de conversão, histórico de compras, preferências, etc.

No entanto, na maioria dos casos, isso não é suficiente por si só.

A integração de CRM é o processo de conectar sua plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) a outras ferramentas de software e sistemas usados ​​em uma empresa. Esta conexão perfeita permite a troca eficiente de dados e funcionalidades entre sistemas, melhorando o fluxo de trabalho operacional geral.

Quer seja na integração com ferramentas de email marketing, software de contabilidade ou plataformas de e-commerce, a integração de CRM garante que as empresas tenham um ambiente coeso e sincronizado, maximizando o potencial de todos os seus recursos digitais.

Assim, a integração do CRM não só economiza tempo, mas também garante que os dados do negócio permaneçam consistentes e atualizados em múltiplas plataformas.

Mas a integração do CRM também é muito importante para o B2B!

Como representante de vendas B2B, para aproveitar ao máximo seus dados de leads, você precisa conectar sua ferramenta a outros aplicativos e softwares que usa em seu negócio.

Quais são as integrações de CRM mais utilizadas?

As integrações de CRM tornaram-se fundamentais na criação de um ecossistema de negócios unificado, combinando diferentes aplicativos e ferramentas para fornecer uma experiência aprimorada ao usuário.

Abaixo estão algumas das integrações de CRM mais comuns que as empresas empregam:

1. Integração do fluxo de e-mail de vendas A integração do fluxo de e-mail de vendas revoluciona a forma como as empresas se comunicam com os leads. Essa integração de CRM garante que os representantes de vendas tenham um fluxo de comunicação simplificado e automatizado diretamente de plataformas como Salesforce para seus aplicativos de e-mail. Permite que os representantes de vendas acessem os dados do CRM durante suas interações por e-mail, possibilitando assim uma comunicação personalizada. Além disso, a integração permite que os gerentes de vendas participem ativamente, rastreando essas interações por e-mail, garantindo que os leads sejam estimulados e que nenhuma oportunidade seja perdida.
2. Integração com campanha Drip Email Uma campanha Drip Email é mais do que apenas uma série de emails; é uma estratégia. Por meio da integração de CRM, as empresas podem aproveitar os dados mais recentes dos clientes, garantindo que seus e-mails sejam oportunos, relevantes e eficazes. Ele auxilia na elaboração de estratégias de marketing, oferecendo insights sobre como os clientes respondem a vários canais e produtos. Esteja você no varejo, finanças ou qualquer outro setor, o conteúdo de e-mail que aproveita dados de CRM pode aumentar significativamente o engajamento e as taxas de conversão.
3. Integração de calendário A integração de um CRM com aplicativos de calendário proporciona uma sinergia organizada, garantindo que nenhuma reunião ou chamada seja perdida. Oferece às empresas o luxo de automatizar lembretes com base em dados de CRM. Por exemplo, um representante de vendas pode ser alertado sobre uma reunião de acompanhamento com um lead que demonstrou interesse em um determinado produto ou serviço. Esse tipo de integração melhora a experiência geral da equipe, tornando o gerenciamento do cronograma eficiente e livre de erros.
4. Integração com mídias sociais Na era da comunicação digital, a presença social de um lead fala por si. Ao integrar CRMs com plataformas de mídia social, as empresas obtêm uma visão incomparável das preferências, comportamentos e tendências de seu público-alvo. Isso não só ajuda na adaptação do conteúdo, mas também garante que as estratégias de comunicação estejam sincronizadas com as interações sociais do lead.
5. Integração de ferramentas de RH Combinar CRM com ferramentas de RH é como fundir o coração e o cérebro de uma organização. Este sistema centralizado armazena tudo, desde dados de funcionários até detalhes de clientes. Especialmente benéfica para ERPs, esta integração garante um ambiente coeso onde cada membro da equipe, seja de vendas ou de RH, tenha uma visão abrangente das partes interessadas internas e externas.
6. Eficiência de integração de ferramentas de automação de vendas é a palavra-chave quando se trata de integração de ferramentas de automação de vendas com CRMs. Essa colaboração garante que as tarefas rotineiras, desde o envio de e-mails de acompanhamento até a atualização do status do lead, sejam automatizadas. Isso libera a equipe de vendas, permitindo que eles se concentrem no que fazem de melhor: construir relacionamentos e fechar negócios.
7. Integração da ferramenta de comunicação da equipe Para que uma equipe funcione perfeitamente, a comunicação é fundamental. A integração do CRM com ferramentas de comunicação garante que os dados sobre clientes e leads estejam sempre acessíveis. Quer se trate de um representante de vendas atualizando os colegas sobre o feedback de um cliente ou de um gerente comunicando uma nova estratégia de vendas, essa integração garante que todos os dados pertinentes estejam prontamente disponíveis, melhorando a comunicação geral.

Por meio de APIs e automação, essas integrações mesclam diversos aplicativos e plataformas, criando um ambiente de negócios sincronizado. O objetivo final é proporcionar uma experiência superior, tanto para a equipe quanto para os clientes, tornando as integrações de CRM um ativo indispensável para os negócios modernos.

Por que isso é importante?

A integração de CRM não é apenas um recurso interessante. É essencial para qualquer empresa que queira crescer e ter sucesso no mercado competitivo e centrado no cliente de hoje. Além dos benefícios derivados dos recursos mencionados anteriormente, a integração do CRM pode trazer muitos benefícios para o seu negócio, como:

• Eficiência aprimorada: a integração com CRM automatiza e agiliza seus fluxos de trabalho, economizando tempo e esforço.
• Precisão de dados aprimorada: ao integrar seu CRM, você garante que todos os dados de seus clientes estejam em um só lugar para fácil acesso e análise.
• Melhores experiências do cliente: como você pode acessar mais dados de clientes em um só lugar, você pode oferecer experiências personalizadas que seus clientes irão adorar.
• Colaboração aprimorada: com a integração do CRM, você pode compartilhar dados e insights de clientes entre vários departamentos da sua organização. Isso ajuda você a colaborar de forma mais eficaz e garantir que todos estejam na mesma página.
• Aumento das vendas: O objetivo final de qualquer vendedor é fechar mais negócios. Com a integração do CRM, você pode fazer exatamente isso! Você pode aproveitar os insights e dados do cliente para personalizar suas campanhas de divulgação e acompanhamento para obter taxas de conversão mais altas.

A integração do CRM não é importante apenas para o desempenho do seu negócio, mas também para a satisfação e fidelização do cliente. Ao integrar seu sistema CRM com outros aplicativos e softwares, você pode agregar melhor valor aos seus clientes, atender às suas expectativas e construir relacionamentos de longo prazo com eles.

Como montar uma boa estratégia de integração de CRM? (Melhores Práticas)

Agora que você sabe o que é integração de CRM e por que ela é importante para o seu negócio, é hora de aprender como montar uma boa estratégia em torno disso.

Para isso, identificamos 4 práticas recomendadas principais que o ajudarão a planejar, implementar e otimizar sua integração de CRM. Vamos dar uma olhada em cada um deles.

Identifique suas necessidades de integração

A primeira etapa é determinar quais aplicativos e software você deseja conectar ao seu sistema CRM e quais dados deseja compartilhar e usar.

Por exemplo:

• Ou talvez você queira integrar seu sistema CRM com seu software de contabilidade para poder gerar faturas e rastrear pagamentos facilmente. Então suas necessidades de integração serão diferentes.
• Depois de identificar suas necessidades, você pode passar para a próxima etapa.
• Ou você deseja integrar seu sistema CRM com suas plataformas de mídia social, para poder monitorar e responder aos comentários e dúvidas dos clientes? Você entendeu.

Pense nos seus objetivos e desafios de negócios e em como a integração do CRM pode ajudá-lo a alcançá-los.

Escolha o método certo

A próxima etapa é escolher a melhor forma de integrar seu sistema CRM com outros aplicativos e softwares. Existem diferentes métodos disponíveis, dependendo de suas necessidades e preferências.

Dois dos mais comuns são:

• Integração nativa: ocorre quando seu sistema CRM possui integração integrada com outro aplicativo ou software ou vice-versa. Por exemplo, LaGrowthMachine tem integração nativa com Hubspot e Pipedrive. Isso torna muito mais fácil configurar e gerenciar todo o seu funil e, consequentemente, otimizar o seu tempo como vendedor!
• Integração de API: ocorre quando você usa uma interface de programação de aplicativo (API) para conectar seu sistema CRM a outro aplicativo ou software. Uma API é um conjunto de regras e protocolos que permitem que dois sistemas se comuniquem e troquem dados. LaGrowthMachine usa Zapier para oferecer integração com milhares de aplicativos e softwares diferentes.
• Usando Webhooks : Os webhooks revolucionaram a forma como os sistemas se comunicam, oferecendo compartilhamento de dados em tempo real sem a necessidade de pesquisas constantes. No contexto da integração de CRM, os webhooks podem fornecer atualizações instantâneas, garantindo que seu CRM reflita os dados mais recentes de plataformas integradas. Com ferramentas como o Zapier facilitando essas integrações de webhook, as empresas podem desfrutar de fluxos de dados contínuos, automatizados e atualizados, aumentando a eficiência e a confiabilidade do CRM.

Testar e solucionar problemas

A terceira etapa é garantir que sua integração funcione conforme o esperado e corrigir quaisquer problemas ou erros que possam surgir.

Você pode testar sua integração enviando alguns dados de amostra entre seu sistema CRM e seu outro aplicativo ou software e verificando se os dados são transferidos de maneira correta e precisa.

Você também pode verificar se a integração aciona alguma ação ou fluxo de trabalho configurado em seu sistema CRM ou outro aplicativo ou software.

Se você encontrar quaisquer problemas ou falhas, poderá solucioná-los verificando a documentação do seu método de integração, entrando em contato com a equipe de suporte do seu sistema CRM ou de outro aplicativo ou software, ou buscando ajuda de um desenvolvedor ou serviço de terceiros.

Monitore e otimize

A etapa final é acompanhar o desempenho e o impacto da sua integração e fazer os ajustes necessários.

No centro de qualquer ação de vendas bem-sucedida estão os dados, portanto, você desejará monitorar como os dados estão sendo trocados entre seu sistema CRM e seu outro aplicativo ou software.

Os pontos mais simples e naturais de medir são o impacto das integrações:

• Você percebeu (por meio de dados) que o tempo gasto em tarefas repetitivas e demoradas diminuiu?
• Você está fechando mais negócios graças aos insights dos dados integrados?
• Seus clientes estão mais engajados com sua marca e seus produtos?

A análise dessas métricas ajudará você a identificar o que está funcionando bem e o que pode ser melhorado. Isso permitirá que você ajuste sua estratégia de integração e continue otimizando-a ao longo do tempo.

Quais são os desafios a superar com a integração?

A integração do CRM, embora ofereça inúmeros benefícios, tem seus desafios. À medida que as empresas trabalham para fundir diferentes sistemas para criar uma plataforma unificada, muitas vezes encontram vários obstáculos.

Aqui estão alguns dos desafios mais comumente enfrentados na integração de CRM:

1. Consistência e precisão dos dados : a mesclagem de dados de várias fontes pode levar a inconsistências. Podem surgir entradas duplicadas, registros desatualizados ou até mesmo dados conflitantes, tornando vital que as empresas implementem medidas que garantam a precisão e a consistência dos dados.
2. Custos de Integração : O processo de integração de um CRM com outros sistemas pode ser caro. Os custos podem ser decorrentes do licenciamento de software, da contratação de especialistas em integração ou de possíveis interrupções do sistema durante o processo.
3. Complexidade de integração : cada ferramenta e plataforma possui sua própria arquitetura exclusiva. Mesclá-los requer uma compreensão das complexidades de cada sistema. A enorme complexidade da integração de diferentes plataformas pode ser assustadora, especialmente quando se trabalha com sistemas legados.
4. Treinamento de pessoal : Com a integração vem a necessidade de treinamento. Os funcionários precisam estar familiarizados com as funcionalidades do novo sistema combinado, o que pode ser demorado e, às vezes, encontrar resistência devido à mudança no fluxo de trabalho.
5. Preocupações com a escalabilidade : À medida que as empresas crescem, também crescem as suas necessidades. Uma solução de integração de CRM que funcione hoje pode não ser escalável para as necessidades de amanhã. É crucial que as empresas escolham soluções de integração que possam evoluir com o seu crescimento – também deve ser um fator chave na escolha da sua solução de CRM.
6. Questões de segurança e conformidade : Às vezes, a integração de sistemas pode abrir vulnerabilidades, especialmente se não for feita corretamente. Garantir que os dados do cliente permaneçam seguros e que a integração esteja em conformidade com os regulamentos relevantes é fundamental.
7. Manutenção de integração : Após a integração, os sistemas podem exigir manutenção regular para garantir um funcionamento tranquilo. As atualizações em um sistema podem afetar sua compatibilidade com outro, necessitando de verificações e ajustes periódicos.
8. Limitações de personalização : cada empresa tem necessidades únicas. Muitas vezes, as soluções de integração prontas para uso podem não atender a requisitos específicos, limitando a extensão em que um CRM pode ser personalizado após a integração.
9. Sobrecarga de dados : com a integração, ocorre uma onda de dados fluindo para o CRM a partir de vários canais. Gerenciar e compreender esse fluxo de informações pode ser um desafio, exigindo estratégias robustas de gerenciamento de dados.
10. Gestão de Mudanças : A integração de um CRM pode levar a mudanças significativas nos processos de negócios. Gerir esta mudança, tanto em termos de tecnologia como de cultura organizacional, pode ser uma tarefa difícil.

Embora estes desafios possam parecer intimidadores, é essencial lembrar que, com as estratégias certas e orientação especializada, podem ser mitigados. Apesar dos obstáculos, os benefícios da integração do CRM, desde maior eficiência até melhores relações com os clientes, fazem com que o esforço valha a pena.

Concentre-se em um caso de uso específico: Integração ERP com CRM

A integração de sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) com ferramentas de Customer Relationship Management (CRM) oferece às empresas uma solução abrangente para otimizar as operações e aprimorar as interações com os clientes. Mas como é exatamente essa integração em ação? Vamos nos aprofundar nos detalhes da integração de ERP com CRM.

Compreendendo a integração :

• Sistemas ERP : são plataformas robustas projetadas para gerenciar e automatizar os principais processos de negócios, desde finanças e RH até o gerenciamento da cadeia de suprimentos.
• Ferramentas de CRM : os CRMs se concentram no gerenciamento de interações com clientes, processos e campanhas de marketing, garantindo que as empresas mantenham e aumentem sua base de clientes de maneira eficaz.

Benefícios da Integração :

1. Acesso unificado a dados : a combinação de ERP e CRM fornece uma visão centralizada das operações comerciais e dos dados do cliente. Isso significa que os representantes podem acessar níveis de estoque ou status de faturas sem trocar de plataforma.
2. Atendimento ao cliente aprimorado : os representantes de serviço podem resolver dúvidas mais rapidamente acessando o histórico de compras relevante do cliente, detalhes de pagamento ou status do pedido no sistema integrado.
3. Processos simplificados : tarefas redundantes, como entrada de dados em ambos os sistemas, são eliminadas. Os pedidos de vendas feitos no CRM podem ser transformados instantaneamente em faturas no ERP, garantindo um faturamento rápido e preciso.
4. Previsão de vendas precisa : com acesso a dados em tempo real, as equipes podem fazer previsões mais informadas com base em dados históricos e em insights operacionais atuais.
5. Insights holísticos de negócios : os tomadores de decisão se beneficiam de relatórios abrangentes que combinam métricas operacionais do ERP e dados de clientes do CRM, facilitando o planejamento estratégico.

Desafios a considerar :

1. Complexidade de integração : As arquiteturas variadas de sistemas ERP e CRM podem representar desafios de integração, especialmente se os sistemas vierem de fornecedores diferentes.
2. Implicações de custos : A integração pode exigir investimentos substanciais não apenas em tecnologia, mas também em treinamento e possíveis períodos de inatividade durante a integração.
3. Gerenciamento de dados : garantir a consistência dos dados e eliminar redundâncias em ambas as plataformas é crucial.

Tecnicamente, é assim que você deve fazer em 5 etapas:

1. Etapa 1: Definir objetivos e sistemas de auditoria:
   • Objetivo : Garantir aos representantes de vendas acesso em tempo real aos níveis de estoque e prazos de entrega.
   • Auditoria : Avalie o estado atual do ERP (gestão da cadeia de suprimentos e finanças) e CRM da empresa de manufatura (gerenciamento de clientela e vendas).
2. Etapa 2: Escolha uma abordagem de integração:
   • Depois de avaliar as plataformas específicas de ERP e CRM que a empresa utiliza, opte por um middleware conhecido pela integração perfeita dessas plataformas. Isso unirá os sistemas de informações de estoque e de pedidos de vendas.
3. Etapa 3: Projetar, desenvolver e testar no Sandbox:
   • Blueprint : Crie um fluxo onde os níveis de estoque sejam refletidos em tempo real no CRM. Projetar um sistema onde as vendas finalizadas no CRM notifiquem o ERP para faturamento e expedição.
   • No ambiente sandbox, simule cenários para garantir reflexos precisos do nível de estoque e processos rápidos do pedido até a fatura.
4. Etapa 4: Implementar e monitorar:
   • Integre os sistemas ativos, garantindo que os representantes possam visualizar dados de estoque em tempo real ao se comunicarem com os clientes.
   • Monitore qualquer atraso nas atualizações do nível de estoque, erros de faturamento ou problemas de sincronização.
5. Etapa 5: treinar e iterar:
   • Conduza sessões de treinamento para os representantes, enfatizando a nova capacidade de visualização de estoque em tempo real e o processo simplificado do pedido até a fatura.
   • Reúna feedback das equipes de vendas e estoque para refinar ainda mais a integração, garantindo que o sistema atenda às suas necessidades e desafios em constante evolução.

Conclusão

A integração de sistemas, especialmente ERP e CRM, é crucial no atual ambiente de negócios acelerado.

Ao centralizar dados e automatizar processos, as empresas podem otimizar a eficiência operacional e a interação com o cliente. As etapas para alcançar essa integração, embora simplificadas em um guia de cinco etapas, exigem planejamento, execução e refinamento iterativos cuidadosos.

Quando implementado corretamente, conforme ilustrado no exemplo da empresa de manufatura, os benefícios são múltiplos: desde acesso a dados em tempo real e operações simplificadas até maior satisfação do cliente e tomada de decisão informada.

No entanto, a jornada para uma integração bem-sucedida não é isenta de desafios, tornando essencial que as empresas abordem esta questão com clareza de propósito, um quadro estratégico e foco na melhoria contínua.