Planejamento de eventos corporativos 101: 5 dicas para o sucesso

Os eventos corporativos podem assumir várias formas, incluindo lançamentos de produtos, promoções, formação de equipes, networking e treinamento e desenvolvimento profissional. Seja qual for o motivo, o planejamento pode ser complicado – especialmente quando se trata de um novo conceito.

Além disso, você precisa ter uma vantagem inicial para que seja bem-sucedido. Com tantos detalhes a considerar, dedicar mais tempo a si mesmo ajudará a evitar erros, como deixar de fora informações essenciais, como convidar acionistas ou planejar o orçamento.

Você pode querer considerar trabalhar com planejadores de eventos em sua área para aliviar um pouco da pressão. Por exemplo, se você planeja organizar eventos em Londres, entre em contato com organizadores de eventos experientes para obter ideias sobre como planejar o melhor evento corporativo.

Se você está se perguntando como organizar um evento corporativo de sucesso, este guia fornece novos insights, dicas e truques para ajudá-lo no planejamento:

1. Avalie seus principais objetivos

Identificar o propósito e os objetivos do evento é uma ótima maneira de começar o planejamento. Isso lhe dará uma visão clara de quais segmentos incluir no programa, as pessoas a convidar e quais tarefas delegar à equipe.

Geralmente, orienta todas as suas decisões e permite medir o sucesso do evento. Além disso, ele fornecerá informações sobre cada etapa à medida que avança.

Para simplificar o planejamento, lembre-se de incluir alguns desses objetivos principais:

• Gerar uma receita para a empresa
• Aumente o conhecimento da sua marca
• Atrair potenciais investidores e novos clientes
• Crie uma comunidade por meio da interação social
• Introduzir conceitos novos ou desafiadores
• Comemorar conquistas ou avanços recentes
• Reconhecer os funcionários por sua dedicação
• Incentive o trabalho em equipe e a colaboração

Determinar seus objetivos é o trampolim para planejar, hospedar e concluir um evento corporativo de sucesso.

2. Determine o tipo e o tamanho do evento

Depois de conhecer o objetivo, é mais fácil determinar o tipo de evento a ser planejado. Dependendo do tom que você gostaria de definir, cada evento também pode ser diferente do seguinte. Por esse motivo, as empresas devem considerar cuidadosamente o tamanho de seus eventos.

Em média, a maioria dos eventos corporativos se enquadra em uma das seguintes categorias:

• Micro: São para organizações que realizam eventos simples com até 100 convidados. Planejar tais eventos é relativamente fácil, mas pode depender dos delegados convidados. Por exemplo, se você tiver mais gerentes seniores, pode ter que levar mais tempo organizando logística e acomodação, dependendo do cronograma.
• Pequeno: Esses eventos geralmente acomodam de 100 a 250 delegados. A quantidade de trabalho que você faz também dependerá das classificações dos participantes. No entanto, como nos microeventos, você deve criar um programa que permita pausas e planejar o transporte para os convidados dos gerentes seniores.
• Médio porte: são eventos maiores para até 2.000 convidados, principalmente para networking e feiras de negócios, quando a alta administração deseja se reunir com seus principais clientes. Envolve mais planejamento, pois você também pode incluir entretenimento após a reunião, juntamente com acomodação e logística.
• Grande Escala: São os eventos corporativos de maior destaque, com cerca de 10.000 delegados. Navegar nesses arranjos pode ser desafiador e você precisará da ajuda de profissionais para passar por isso. Você também pode usar a tecnologia empresarial para reserva de voo e acomodação, registro e alocação de orçamento para eficiência.

Seu evento corporativo terá mais sucesso quando você estimar os convidados a serem planejados. Ele permite que você planeje de acordo e evite surpresas que possam desmontar todo o programa. Imagine o que acontecerá se você tiver mais de 500 delegados quando planejou apenas 200!

3. Crie seu orçamento

Os objetivos e o tamanho do evento influenciarão o orçamento. Ao contrário de outros investimentos financeiros, onde você cria um orçamento e concentra suas decisões, o planejamento de eventos corporativos envolve estabelecer seu orçamento dependendo do tamanho, objetivos e tipo de convidados que você convida.

Por exemplo, quando os microseminários são apenas para os gerentes de alto escalão, você provavelmente precisará de mais recursos do que ao planejar um pequeno treinamento de equipe com cerca de 200 membros.

Pode ser porque a empresa pode ter que providenciar transporte, acomodações e entretenimento para os VIPs, que podem ser mais caros. O orçamento geralmente inclui o seguinte:

• Local com equipamentos e materiais
• Refrescos e refeições
• presentes premium
• Custos promocionais
• As emergências incluem interrupções de energia imprevistas em que soluções de backup são necessárias.

A consideração de outros custos potenciais e de emergência garantirá que você aloque recursos adequados para o evento, não importa o que aconteça. Não haverá espaço para surpresas e você terá mais chances de um evento corporativo de sucesso.

4. Selecione um local e data convenientes

O local escolhido dependerá da posição e do número de delegados que comparecerão aos eventos. No entanto, certifique-se de reservar o local com pelo menos alguns meses de antecedência para garantir que esteja disponível. Quanto mais cedo você conseguir garantir o local, mais cedo poderá enviar os convites também.

Ao selecionar seu local, certifique-se de considerar seu orçamento. Você pode querer algo sofisticado e elaborado para criar um burburinho, mas também não quer sobrecarregar os recursos da empresa. Se o orçamento não permitir um local luxuoso, escolha um bom local e decore-o de acordo com os padrões da sua empresa.

Você também deve considerar a localização do local. Tem que ser acessível aos hóspedes, com comodidades essenciais como banheiros. Deve ser grande o suficiente para acomodar todos os participantes e permitir um layout decente sem parecer muito apertado. O local também deve ser seguro e protegido, com protocolo de emergência e plano de evacuação adequados.

5. Monte sua equipe

Você precisará de uma equipe de especialistas para ajudar no planejamento do evento, desde a reserva de locais e acomodações no horário, agendamento e envio de convites até a criação de materiais. Envolver sua equipe nessas preparações promove o engajamento e ajuda a garantir que as tarefas sejam delegadas e concluídas em detalhes.

Além disso, é uma oportunidade de mostrar as habilidades e conhecimentos da equipe atual quando se trata de planejamento de eventos. Por exemplo, a equipe de marketing pode ajudar com itens promocionais e panfletos, se necessário, enquanto o departamento gráfico assume a criação de convites e banners online.

Eles também podem fornecer insights e ideias valiosas para tornar o evento bem-sucedido, como planejar melhor o programa e outras considerações. Portanto, embora você possa contratar planejadores de eventos profissionais, certifique-se de também reservar algumas responsabilidades para seus colegas de trabalho.

Conclusão

O planejamento de eventos corporativos, sejam eles virtuais ou físicos, pode ser exigente e assustador. Apenas lembre-se de que as considerações mais importantes são o tamanho do evento e os objetivos. Com a equipe certa compreendendo o melhor da equipe atual e planejadores de eventos profissionais terceirizados, seu primeiro evento corporativo pode ser tão bem-sucedido que você será confiável para lidar com eles novamente na próxima vez.