Software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato: sem mais dores de cabeça

Cada dólar que entra e sai de uma empresa está vinculado a um contrato.

Os contratos são um mal necessário para a maioria das empresas, e fazê-los passar pelo departamento jurídico impede o fechamento de negócios. Mas enquanto vendas, compras e outras equipes de negócios têm ferramentas especializadas para automatizar seus processos, o departamento jurídico está atolado com o velho Word simples, threads de e-mail e unidades de backup (online e offline) há décadas.

Esse é o problema que o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) resolve. Uma ferramenta CLM ajuda você a transformar o caos contratual em coesão, reunindo todos os aspectos do processo contratual em uma plataforma e preenchendo a lacuna entre a lei e os negócios.

Um sistema de gerenciamento do ciclo de vida do contrato ajuda as empresas a automatizar e simplificar esse processo. Ele garante que todos os envolvidos em um determinado contrato ou negócio, do jurídico ao corporativo, estejam conectados do início ao fim e possam acessar facilmente as informações relacionadas.

Embora o gerenciamento do ciclo de vida do contrato não exija necessariamente um software dedicado, a complexidade dos negócios modernos e o ambiente acelerado exigem mais do que planilhas, pastas e cadeias de e-mail para gerenciar as diferentes partes móveis com eficiência.

Um ciclo de vida do contrato inclui um conjunto diversificado e complexo de tarefas, normalmente ocorrendo nas seguintes fases:

1. Autoria ou criação de contrato
2. Colaboração e negociação de contratos
3. Aprovação do contrato
4. Execução do contrato
5. Rastreamento, auditoria e relatórios de contratos
6. Renovação ou vencimento do contrato

Armadilhas da gestão de contratos tradicionais

Tradicionalmente, as equipes jurídicas trabalham em um ambiente isolado, separado de outros departamentos, mas ainda profundamente envolvido em todos os aspectos do negócio. Isso cria gargalos devido à colaboração em camadas e ao fluxo interrompido de informações entre as funções, resultando em ineficiências de processo.

Uma equipe jurídica que trabalha com modelos desatualizados pode enfrentar os seguintes desafios.

Falta de padronização

Sem processos padronizados e modelos para criar e gerenciar contratos, o caos reina, resultando em equipes lutando com formatos e linguagens diferentes. Isso não apenas torna o rastreamento de contratos um pesadelo, mas também complica a aplicação precisa e oportuna dos termos do contrato.

Coisas caindo pelas rachaduras

O maior sinal de uma equipe jurídica sobrecarregada e um processo de contratação desorganizado é quando você perde datas importantes de renovação ou expiração de contratos ou luta para acompanhar seus contratos executados, levando a erros dispendiosos e falta de conformidade.

Falta de alinhamento entre as prioridades comerciais e legais

A má comunicação entre as equipes comercial e jurídica leva ao desalinhamento com as prioridades da empresa. Eles podem acabar trabalhando de forma independente sem colaboração produtiva. Isso pode causar mal-entendidos e atrasos que frustram ambas as equipes e impactam negativamente os negócios.

Visibilidade e documentação inadequadas

Quem você contataria se estivesse procurando um contrato específico ou quisesse saber mais sobre ele? Esta informação está prontamente disponível? Não manter os documentos contratuais adequadamente torna difícil encontrar e fazer referência a termos e condições específicos quando necessário, especialmente à medida que sua empresa cresce.

Percepção negativa dentro da organização

Como o Jurídico pode impedir um acordo ou parceria quando necessário, as equipes que não têm visibilidade para fechar negócios ou canais de comunicação adequados com o Jurídico podem ficar frustradas, criando distâncias entre elas. Todas as equipes precisam trabalhar juntas para fechar negócios e garantir o sucesso dos negócios, portanto, uma percepção negativa do departamento jurídico só causaria mais problemas aos negócios.

Automatizando processos contratuais tradicionais com tecnologia

A maneira mais fácil de começar com o gerenciamento do ciclo de vida do contrato é primeiro usar aplicativos online como quadros kanban, software de gerenciamento de projetos, soluções de armazenamento online e planilhas para trazer alguma aparência de organização ao seu repositório de contratos. Muitas equipes também estão adotando ferramentas de assinatura eletrônica para automatizar a coleta de assinaturas.

Isso ajudará você a se afastar de:

• Processos desatualizados, como contratos armazenados em discos rígidos individuais
• Examinando tópicos de e-mail em busca de pistas contextuais
• Falta de visibilidade dos contratos executados que podem ser renovados ou expirados
• Assinatura e digitalização manuais de contratos para resolver a execução

Você também pode empregar software CLM dedicado para simplificar o gerenciamento do ciclo de vida do contrato e remover obstáculos. Uma ferramenta especializada de gerenciamento de contratos ajuda sua equipe jurídica a automatizar tarefas manuais repetitivas, fornece informações sobre diferentes estágios do ciclo de vida do contrato e ajuda a identificar áreas para melhoria em seus processos atuais.

Como reconhecer se sua equipe precisa de uma solução CLM

Antes de investir na organização de seu processo de contrato, examine o caso de uso de um CLM em sua empresa. Você ainda precisa do software CLM?

Adotar uma solução CLM pode ser sua melhor aposta se sua equipe jurídica tiver dificuldades com os desafios tradicionais de gerenciamento de contratos. Aqui está um exercício simples para fazer um balanço de seus processos atuais e identificar as necessidades de automação.

Fonte: SpotDraft

Este exercício também o ajudará a criar um caso de negócios ao avaliar as diferentes soluções CLM e convencer as partes interessadas a obter financiamento.

O CLM não é apenas para equipes jurídicas

Embora o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato seja principalmente um facilitador legal, ele também atua como um facilitador de negócios. Toda a organização se beneficia de uma gestão eficiente de contratos. Diferentes equipes e partes interessadas podem usar o software CLM de várias maneiras para simplificar tarefas jurídicas e comerciais, desde a criação de contratos usando modelos pré-aprovados até o rastreamento de dados e percepções do contrato.

Equipe de vendas fecha negócios mais rapidamente

Uma ferramenta CLM fornece vendas com documentos padronizados e pré-aprovados para criar e personalizar contratos de forma independente. Ele também se integra à solução de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para permitir um processo de criação de contrato mais eficiente e transparente.

Com um CLM, a equipe de vendas pode fechar negócios mais rapidamente, concentrar-se na proposta de valor e negociar termos específicos em vez de lidar com a estrutura e a linguagem gerais de um contrato. Economiza tempo e esforço gastos na elaboração e negociação dos termos do contrato desde o início. Os modelos pré-aprovados reduzem o risco de erros ou omissões que podem atrasar a conclusão do contrato.

O software de gerenciamento de contratos também ajuda as equipes de vendas a simplificar o processo de negociação de contratos, rastrear atividades, acelerar o processo de revisão, rastrear o status dos contratos, identificar oportunidades de upselling ou cross-selling e muito mais.

Finanças ganha visibilidade e insights cruciais

Os contratos são a fonte de dados menos usada, geralmente porque rastreá-los e gerenciá-los em escala é um desafio. No entanto, por meio de sistemas CLM, as equipes financeiras podem usar dados de contrato para melhorar o fluxo de caixa, aumentar a eficiência, reduzir riscos e tomar decisões mais informadas.

O gerenciamento adequado de contratos garante pagamentos pontuais de acordo com os termos do contrato, melhora o fluxo de caixa e reduz o risco de interrupção financeira. Ele também abre caminho para processos mais eficientes, economizando tempo e esforço das equipes financeiras em tarefas manuais, como encontrar contratos e rastrear pagamentos.

Com uma melhor gestão de contratos, as equipes financeiras têm uma visão mais completa e precisa de seu portfólio de contratos para tomar melhores decisões de negócios e aprimorar o planejamento financeiro.

Os CFOs, em particular, podem obter benefícios incríveis das ferramentas CLM, desde o aproveitamento da inteligência de contrato para criar previsões financeiras precisas até garantir a conformidade e mitigar o risco financeiro.

Fonte: SpotDraft

Aquisição mantém os contratos de fornecedores sob controle

As equipes de compras lidam regularmente com muitos fornecedores e contratos. Eles também gerenciam processos, relacionamentos com fornecedores, saúde financeira e rastreiam renovações e vencimentos.

O software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato facilita a vida, fornecendo um repositório central para todos os contratos do fornecedor e melhor visibilidade e rastreamento do ciclo de vida do contrato. Ele automatiza tarefas como rastreamento de pagamentos ou recebimento de lembretes para renovações automáticas de contratos.

Um CLM também ajuda as equipes de compras a colaborar de forma mais eficiente com outras equipes da organização, como finanças e jurídico. Ele pode ajudar a automatizar o processo de aprovação e definir a lógica condicional.

Você pode configurar sequências acionando aprovações automáticas para contratos abaixo de um determinado valor e revisando solicitações de partes interessadas para contratos acima de um determinado limite. Isso garante que os contratos sejam devidamente revisados ​​e negociados e que todas as partes relevantes sejam mantidas informadas durante todo o processo.

Além disso, as ferramentas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato ajudam as equipes de aquisição a tomar decisões mais informadas sobre seu portfólio de contratos, melhorar o planejamento estratégico e identificar oportunidades de redução de custos ou outras melhorias no processo de aquisição.

Todas as equipes da organização desfrutam de maior eficiência

Além de dar suporte às equipes jurídica, de vendas, finanças e compras, o sistema CLM de uma organização resolve os desafios de negócios para todos que lidam com contratos e dados.

Fonte: SpotDraft

Isso inclui:

• Equipes de RH usando o software CLM para organizar e agilizar as cartas de ofertas e acordos dos funcionários
• As equipes de operações o utilizam para melhor visibilidade e rastreamento de contratos relacionados a projetos específicos
• Equipes de TI responsáveis ​​pela segurança dos dados dentro da organização e por garantir que todos os dados confidenciais do contrato residam em um único repositório de contratos seguro

Como o software CLM automatiza o ciclo de vida do contrato?

O software de gerenciamento de contratos fornece as ferramentas e funcionalidades necessárias para cada fase do ciclo de vida do contrato, desde a entrada de solicitações de contrato no software CRM ou a criação de contratos diretamente na plataforma até o rastreamento do status do contrato e a geração de relatórios.

Criação de contratos com templates ou editor online

Longe vão os dias em que o MS Word era suficiente para o trabalho jurídico. As empresas hoje precisam de uma solução melhor para criar e editar contratos. As soluções modernas de CLM oferecem às empresas duas maneiras de simplificar a criação de contratos:

• Por meio de modelos de contrato pré-aprovados que permitem aos usuários preencher facilmente detalhes como nomes, datas e valores do contrato
• Por meio de editores de contrato no aplicativo que aprimoram o software de processamento de texto tradicional para fornecer uma solução criada especificamente para simplificar a papelada legal

Colaboração e negociação de contratos

Muitos softwares CLM incluem recursos que permitem uma colaboração mais eficiente com os membros da equipe e as partes interessadas de outras funções de negócios. Algumas dessas características são:

• Espaços de trabalho compartilhados
• Compartilhamento de documentos com controle de acesso
• Ferramentas de anotação que permitem mais flexibilidade
• Gestão e automatização do pedido de revisão ou aprovação

Algumas ferramentas de rastreamento de contratos também fornecem soluções para conduzir negociações de contratos dentro da plataforma, permitindo a colaboração da contraparte por meio de ferramentas de redlining e rastreamento de atividades.

Execução do contrato e assinatura eletrônica

Embora existam soluções especializadas de assinatura eletrônica, muitas equipes preferem executar todo o processo de contratação em uma única plataforma. As soluções CLM permitem a execução de contratos fornecendo uma solução de assinatura eletrônica nativa ou integrada na plataforma.

Os usuários podem marcar contratos para execução, coletar assinaturas em ordem, enviar lembretes e acompanhar o status em uma plataforma.

Gerenciamento de repositório de contratos

Um dos maiores desafios que um CLM resolve para equipes jurídicas é criar um repositório central de todos os contratos e documentos e dados relacionados e fornecer um registro de atividades para mais contexto e transparência.

Relatórios e análises

Muitas soluções modernas de CLM oferecem painéis analíticos e recursos de relatórios para rastrear os principais indicadores de desempenho (KPIs) e o desempenho do contrato. Esses recursos ajudam as partes interessadas a obter mais transparência e percepção do processo de aquisição, encontrar áreas para melhoria, obter maior eficiência e apresentar seu trabalho de maneira tangível.

Integração com outras ferramentas

Muitos sistemas de gerenciamento de contratos oferecem integrações com outras ferramentas de negócios, como CRMs como Salesforce ou Hubspot, ferramentas de colaboração como Slack ou Microsoft Teams, soluções de armazenamento em nuvem e assim por diante. As integrações fornecem eficiência de trabalho ao trabalhar com várias plataformas e uma visão mais abrangente dos dados relacionados ao contrato.

Como selecionar o software CLM certo para você

Depois de identificar a necessidade do software CLM em sua empresa, analise cuidadosamente as diferentes soluções no mercado para escolher a certa. Uma ferramenta CLM é um investimento significativo. Para obter um retorno sobre o investimento (ROI) e garantir que os contratos não falhem completamente, a solução escolhida deve estar alinhada às suas necessidades de negócios e à forma como sua equipe trabalha.

Fonte: SpotDraft

Aqui estão algumas coisas a considerar ao avaliar soluções de gerenciamento de contratos.

• Faça um balanço de seus processos atuais e identifique os problemas que deseja resolver.
• Converse com as partes interessadas internas sobre os problemas que enfrentam.
• Liste os requisitos de recursos e integração em ordem de necessidade.
• Defina seu orçamento e determine o ROI esperado.
• Reúna recomendações de pessoas internas e externas familiarizadas com os sistemas CLM.
• Analise minuciosamente as soluções concorrentes, assista a demonstrações ao vivo e participe de testes gratuitos sempre que possível.
• Pesquise os processos de suporte ao cliente e implementação de software e compare-os com o nível de suporte necessário para implementar e usar o software.

Ajuda ser o mais completo possível e envolver as partes interessadas internas que, em última instância, usarão a plataforma no processo de avaliação.

Garantindo o sucesso do CLM

A maioria das implementações de CLM falha devido a planejamento insuficiente e falta de aceitação dentro da organização. As empresas geralmente encontram uma desconexão entre os processos de diferentes equipes e indivíduos. Alguns usam o software como pretendido e outros preferem fluxos de trabalho manuais ou desconhecem as soluções disponíveis para eles.

Aprender uma nova solução pode ser tedioso. Seus funcionários podem relutar em usar o software CLM, levando a taxas de adoção mais baixas e falhas de implementação. A chave para a adoção bem-sucedida do CLM e para alcançar o ROI está em um planejamento cuidadoso e uma implantação bem organizada.

Fonte: SpotDraft

Comece criando um plano apropriado que considere cuidadosamente todas as partes interessadas envolvidas, as metas que deseja alcançar, os processos que deseja simplificar e suas expectativas para o cronograma de implementação. Em seguida, siga estas dicas para implementar com sucesso sua nova solução:

• Atribua um POC para cuidar de todo o processo de implementação do início ao fim e coordene com seu fornecedor CLM.
• Invista no treinamento das equipes que usam o CLM para garantir uma adoção rápida.
• Tente integrar as ferramentas que diferentes equipes podem usar para garantir processos tranquilos e evitar redundâncias.
• Planeje a implantação em fases e estabeleça prazos.
• Abra os canais de comunicação e aceite feedbacks. Da mesma forma, comunique-se com a equipe de implementação para entender as práticas recomendadas.
• Reduza os atrasos para garantir a implementação oportuna.

Faça o seu melhor; deixe o software CLM o resto

O ciclo de vida do gerenciamento de contratos é um aspecto essencial de um negócio. Isso afeta os custos, a conformidade, as operações e o crescimento. Simplificar seus processos de contrato e melhorar a comunicação multifuncional por meio de um software de gerenciamento de contratos é a melhor maneira de garantir transparência, reduzir o tempo de processamento e liberar sua equipe jurídica para um trabalho mais estratégico.

Se você identificou gargalos em suas operações contratuais, lidera uma equipe jurídica enxuta lutando com as demandas de uma organização em expansão ou apenas deseja abrir espaço para mais eficiência em seus processos atuais, uma solução de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) ajuda você a simplificar trabalho comissionado de acordo com as necessidades do seu negócio.

Renovar contratos de software não é uma tarefa fácil. Saiba mais sobre quando renovar um contrato de software e quando dizer adeus.