Controle Contínuo de Transações: por que também é benéfico para as empresas

Para as empresas, o Controle Contínuo de Transações representa uma importante novidade, que não significa apenas mais atenção por parte das autoridades, mas também uma série de vantagens significativas e uma oportunidade de evoluir seus negócios para um modelo digital mais transparente, seguro e aberto ao público. mercado internacional.

Controle Contínuo de Transações para empresas : é um ativo ou um “ônus”? A resposta não é óbvia.

À primeira vista, você pode pensar que os sistemas de Controle Contínuo de Transações são úteis apenas para autoridades governamentais que podem se beneficiar de uma ferramenta adicional para monitorar as atividades da empresa, evitando comportamentos incorretos ou, pior ainda, fraudulentos.

Afinal, em um post recente, listamos as principais vantagens do Controle Contínuo de Transações para o sistema do país e surgiu um quadro bastante positivo:

1. As soluções CTC melhoram a eficácia dos controlos , uma vez que todas as transações podem ser monitorizadas a qualquer momento, essencialmente em tempo real;
2. Como o controle das transações é essencialmente contemporâneo ao momento em que elas são concluídas, as autoridades têm a enorme vantagem de não precisarem despender recursos em longas atividades de fiscalização para recuperar informações históricas até de muito tempo atrás;
3. Em geral, graças a um sistema de controles mais eficaz e eficiente, o custo das atividades de monitoramento e verificação é consideravelmente menor e, ao mesmo tempo, permite um aumento constante da arrecadação tributária , combatendo a fraude ou evasão.

Essas razões por si só seriam mais do que suficientes para levar qualquer estado a adotar as tecnologias de Controle Contínuo de Transações o mais rápido possível, mas o mesmo pode ser dito quando se olha de uma perspectiva de negócios?

O Controle Contínuo de Transações favorece a digitalização

Em resposta à pergunta acima, a resposta é sim: o Controle Contínuo de Transações é uma ferramenta formidável quando se trata de impulsionar a transformação digital nas empresas. Esta transformação não deve dizer respeito apenas à fase de produção ou à fase de relacionamento com o cliente. Deve ser o mais transversal possível, envolvendo todos os setores de atividade empresarial. A faturação é, sem dúvida, uma das áreas de aplicação mais estratégicas , uma vez que não só impacta internamente as empresas, mas também afeta o contexto em que as empresas operam e as relações que estabelecem com outras entidades públicas e privadas. Dessa forma, as empresas acabam participando ativamente da transformação digital de todo o sistema do país, ajudando a obter os benefícios que mencionamos acima.

O Controle Contínuo de Transações incentiva a desmaterialização de documentos

Especificamente, um aspecto da transformação digital que a adoção de modelos de Controle Contínuo de Transações mais incentiva é a desmaterialização de documentos . Afinal, a faturação e todos os seus procedimentos relacionados tradicionalmente exigem mais documentos em papel, tanto durante a transação propriamente dita, como nas fases de declaração e avaliação. A isso, devemos adicionar todos os outros documentos que são elaborados no decorrer das atividades diárias.

Para se ter uma ideia do que estamos falando, basta considerar que, de acordo com algumas pesquisas, um funcionário italiano usa em média cerca de 70 quilos de papel por ano : isso corresponde ao corte de 17 árvores, o consumo de 440.000 litros de água , a utilização de 3 barris de petróleo e, por fim, a produção de 3m² de resíduos (Fonte: Adnkronos). E, como mencionado, uma boa porcentagem do papel utilizado certamente está relacionado ao faturamento e outras atividades relacionadas. Além disso, deve-se ressaltar que o uso de mídia de papel é um custo considerável para as empresas , que têm que lidar com diversos itens de despesas relacionadas todos os anos, incluindo a compra de papel, toner, fotocopiadoras, manutenção e espaço físico de arquivo.

O Controle Contínuo de Transações , ao exigir a digitalização dos dados das transações de cada empresa, leva as empresas a abandonar os métodos tradicionais de faturamento em favor dos digitais. De facto, para além do modelo CTC que está implementado, a forma como a informação é transferida para as autoridades centrais exige a adoção de formulários específicos desmaterializados.

Por exemplo, no caso do modelo de reporte, que é difundido entre todos os estados membros da União Europeia, são estabelecidos padrões XML específicos (como em Espanha) ou o chamado Standard Audit File for Tax (imposto em Portugal e Polónia) introduzido pela OCDE. Da mesma forma, no modelo de clearence, são utilizados alguns modelos de comunicação padrão, como o Relatório Fiscal de Fatura ISO20022, mesmo que apenas como modelo de transmissão, que deve ser referido no que diz respeito às trocas de dados entre empresas e Administração Pública. A partir daqui, é compreensível que a desmaterialização de documentos faz sentido e ajuda as empresas a se alinharem de forma eficiente com os sistemas implementados pelas autoridades de controle.

No entanto, como já mencionamos em outros posts, desmaterializar não é apenas abandonar a mídia de papel utilizada em uma empresa. Trata-se também de repensar completamente os processos internos de documentos, que vão desde a criação de um documento até o momento em que é arquivado. Caso contrário, acaba-se com o efeito contrário: em vez de tornar os processos internos mais ágeis e sustentáveis, inevitavelmente cria-se um atrito entre a utilização de documentos em formato digital e um sistema de gestão documental ainda atrelado a procedimentos e prazos analógicos, com todas as ineficiências que podem ser facilmente imaginadas.

O Controle Contínuo de Transações protege as empresas

Outra vantagem interessante da implementação de sistemas de Controle Contínuo de Transações é que torna mais eficiente a gestão das relações com as autoridades centrais de controle. Além disso, dada a quantidade de prazos a serem cumpridos e os próprios prazos, a questão do compliance é tão sensível para qualquer empresa. É por isso que as empresas costumam ter equipes internas com o papel específico de garantir o cumprimento dessas obrigações.

Os sistemas de Controle Contínuo de Transações (CTC) aumentam a capacidade das autoridades de controlar o sistema e, consequentemente, a pressão sobre as empresas, pois mesmo as menores irregularidades são mais facilmente detectadas. Ao mesmo tempo, no entanto, a implementação de tecnologias de Controlo Contínuo de Transações oferece a todos os operadores de qualquer setor a oportunidade de descobrir e adotar um conjunto de soluções digitais que se destinam a controlar e gerir todos os processos relacionados com a faturação e declaração do IVA de forma automatizada. forma (Fonte: The European Financial Review) .

Dessa forma, blocos inteiros de tarefas podem ser executados de forma eficaz por plataformas específicas, que não apenas melhoram a eficiência dessas atividades, mas também garantem um monitoramento melhor e constante da conformidade corporativa.

Controle Contínuo de Transações e insights de dados internos

A ligação entre o Controle Contínuo de Transações e a conformidade corporativa tem uma vantagem adicional que não deve ser subestimada. Como os sistemas CTC permitem que as empresas automatizem o gerenciamento de parte significativa de seus dados, a mesma tecnologia também pode ser utilizada para análise interna de dados . Isso pode fornecer insights muito interessantes sobre o seu negócio.

Por outro lado, se é verdade que os sistemas de Controle Contínuo de Transações tendem a aumentar o nível de transparência das atividades em relação ao exterior, também é verdade que a mesma transparência também pode beneficiar a própria empresa. Além disso, o controle em tempo real das transações as torna rastreáveis ​​e, consequentemente, facilita a coleta de dados, que se torna uma fonte de informações imediatamente acessíveis para cada parte da organização. Também neste caso, no entanto, as empresas devem fazer um esforço para tirar proveito da situação: em particular, podem precisar fazer um investimento para implementar soluções tecnológicas baseadas em Inteligência Artificial e aprendizado de máquina em particular.

Essas ferramentas são muito úteis quando se trata de gerenciar uma grande quantidade de dados, reorganizando, classificando, analisando, arquivando e, acima de tudo, tornando-os inteligíveis. A partir disso, você pode passar a construir determinadas estratégias e, sobretudo, organizar as tarefas relacionadas ao compliance de forma funcional e eficiente, intervindo antecipadamente sobre quaisquer criticidades que possam surgir.

Controle Contínuo de Transações e comércio internacional

Não surpreendentemente, a maioria das empresas pretende expandir seus negócios o máximo possível, cruzando as fronteiras nacionais. De facto, uma das consequências da hiperdigitalização da economia e da sociedade é a redução das distâncias e o alargamento do mercado de referência para cada empresa. No entanto, as transações internacionais muitas vezes acarretam alguma dificuldade em termos de faturação e cumprimento fiscal. Deste ponto de vista, o Controle Contínuo de Transações representa um instrumento de extraordinária simplificação, pois, em tese, toda empresa que se adapta a um sistema CTC passa a fazer parte de um circuito de organizações que compartilham formulários, plataformas, padrões de segurança e modelos de faturamento.

Do ponto de vista das autoridades centrais, as vantagens são óbvias, mas o mesmo também se aplica às empresas que podem interagir mais facilmente com outros players, reduzindo eventuais riscos de compliance. E a simplificação é sempre amiga dos negócios.

Deve-se notar, no entanto, que para que isso aconteça, todos os países devem adotar sistemas de Controle Contínuo de Transações de forma uniforme e consistente, a fim de evitar uma multiplicidade de modelos e processos diferentes. Infelizmente, a uniformidade de implementação ainda é um objetivo de nível médio, uma vez que até agora os países têm atuado amplamente de forma independente, faltando (no nível europeu e além) diretrizes vinculantes ou um modelo “oficialmente preferido”.

A Câmara de Comércio Internacional ou ICC é uma organização privada que trabalha para “promover o investimento, a abertura de mercados para bens e serviços e a livre circulação de capitais”. A ICC tem tentado resolver o assunto delineando uma lista de princípios e valores que devem inspirar a implementação de qualquer sistema de Controle Contínuo de Transações. Entre os muitos valores do Controle Contínuo de Transações identificados estão cooperação, compreensibilidade, respeito à privacidade, bem como o princípio do menor impacto e não discriminação: todos eles são muito importantes e relevantes, mas não muito rigorosos do ponto de vista de implementação prática quando se trata de um alto volume de transações diárias.

Ainda assim, criar essa rede de transações seguras e rastreáveis, tanto domésticas quanto internacionais, deve ser uma meta a ser perseguida por estados e empresas, a fim de ampliar cada vez mais o espaço de mercado disponível em que operam sem obstáculos fiscais ou riscos de conformidade. Por isso, as empresas também devem fazer o máximo para realizar atividades de lobby positivo, pressionando instituições e órgãos nacionais e internacionais para implementar todas as medidas necessárias para a construção de modelos e plataformas de Controle Contínuo de Transações uniformes e compartilhados.

O Controle Contínuo de Transações também muda a burocracia

Uma consequência muito positiva da adoção de sistemas de Controle Contínuo de Transações é então sistemática e pode ser apreendida somando o que dissemos acima. Graças à desmaterialização, à introdução de plataformas de interface e aos controlos essencialmente contemporâneos à conclusão das várias transações, espera-se que, onde existam sistemas CTC, o peso da burocracia possa ser reduzido ao longo do tempo.

A gestão digital, de fato, deve simplificar os procedimentos e, portanto, permitir que as empresas gastem menos recursos (humanos e financeiros) para realizar todas as tarefas necessárias, desde que as empresas continuem investindo em tecnologia para acompanhar a evolução dos sistemas de controle. É claro que a implementação de tais sistemas não é uma conclusão precipitada e não está isenta de dificuldades. Ao mesmo tempo, é igualmente inegável que é para aqui que o futuro se dirige. Além disso, segundo muitos especialistas, as principais economias emergentes e os países mais industrializados estarão engajados nesse processo pelo menos até 2030, quando se espera que o nível de maturidade e consciência no uso dessas ferramentas seja tal que a Transação Contínua Os sistemas de controle se tornarão o principal método de apuração de impostos tanto em nível nacional quanto internacional (Fonte: Fintech Direct) .

Cada empresa, portanto, é chamada a fazer a sua parte para não ficar de fora dessa tendência e, sobretudo, aproveitar ao máximo os benefícios que as soluções CTC proporcionam a todo o sistema do país. O desafio está aberto e há muito em jogo, mas também é verdade que a digitalização já é uma realidade aceita em muitos setores e isso também deve ser o caso quando se trata de controle de transações.