Considerações para a seleção do local do evento

Os planejadores de eventos têm inúmeras escolhas a fazer, sendo a seleção do local uma das mais significativas. Esta decisão afecta quase todas as outras escolhas, desde os fornecedores escolhidos até à data em que o evento é realizado. Os participantes esperam uma experiência memorável e escolher o local certo faz toda a diferença. Aqui, discutiremos algumas das considerações mais cruciais na seleção do local.

Quando iniciar a pesquisa

Clevedon Hall é um dos locais mais populares da região e é procurado durante todo o ano. O ideal é que os organizadores de festas reservem com seis a oito meses de antecedência, para que tenham tempo de planejar outros aspectos, como catering, patrocinadores, entretenimento e muito mais.

Localização

Ao escolher um local para um evento, os planejadores devem considerar se os locais potenciais são convenientes para seus participantes. Quem planeja eventos locais, por exemplo, deve escolher locais próximos de onde os convidados trabalham e moram. Se alguns viajarem de longe para chegar ao evento, considere um local próximo de transporte público e hospedagem.

Para melhorar a experiência do hóspede, considere a criação de auxílios de navegação personalizados. Inclua o local do evento, a proximidade do local com metrô e linhas de ônibus e a localização de farmácias, hospitais e outros pontos de interesse. Com base nas preferências do público, pode ser necessário oferecer versões em papel e digitalizadas.

Capacidade

Considerar o tamanho da lista de convidados é crucial ao selecionar um local. Reservar um salão com espaço insuficiente afeta a experiência do hóspede e pode criar problemas de segurança.

O tamanho potencial da lista de convidados depende do tipo de evento planejado. Embora os participantes dos festivais de música esperem aglomeração, os convidados do casamento precisam de mais espaço para se movimentar. Quando os planejadores consideram o tamanho de sua lista de convidados, é mais provável que escolham o local certo.

O Orçamento

Calcular o orçamento é um dos aspectos mais vitais do planejamento de eventos. Tudo tem um custo – e na hora de reservar um local, o custo pode ser alto. Outras despesas, como alimentação, entretenimento e suprimentos, aumentam rapidamente. Se houver alguma flexibilidade na data escolhida, você poderá ter mais liberdade com o orçamento do evento. O planeamento antecipado produz mais opções, bem como a oportunidade de obter uma taxa favorável.

Taxas ocultas

Seja o mais específico e detalhado possível ao expressar suas necessidades e liste exemplos de eventos anteriores, se necessário. Com uma ideia do que esperar, um local pode fornecer um orçamento mais abrangente – e você evitará taxas surpresa e custos ocultos de segurança, limpeza e outros serviços.

Plano de estacionamento

Embora alguns hóspedes possam chegar de avião, ônibus ou trem, outros irão de carro – tornando o estacionamento uma consideração crucial. A área de estacionamento do local acomodará a todos? O serviço de manobrista está disponível? Ao selecionar um local para eventos, escolha um com amplo estacionamento. Alternativamente, pode ser possível recrutar motoristas de transporte compartilhado ou reservar um estacionamento e fazer com que os atendentes cobrem taxas na entrada.

Tamanho do evento e lista de convidados

Antes de procurar um local para evento, considere o número de convidados convidados. Saber o tamanho da lista de convidados o ajudará a selecionar um espaço que acomode a todos. Embora o Clevedon Hall seja um espaço amplo, ele oferece os toques calorosos e pessoais que os planejadores de eventos procuram.

Comodidades e serviços

É fácil ficar sobrecarregado com o número de locais disponíveis. Além de determinar um orçamento, outro passo em direção a uma lista mais curta é conhecer as comodidades e serviços de cada local. Por exemplo, aqueles que planejam oferecer comida durante um evento devem considerar locais que incluam mesas, cadeiras, cozinha e roupas de cama. Outras comodidades, como acesso e configuração de equipamentos AV ou serviços de limpeza, são boas opções ao escolher os locais, especialmente para quem está planejando eventos fora da cidade.

O layout

O layout do local é outro fator vital a ser observado durante o processo de seleção. Se puder, o melhor é visitar cada lugar pessoalmente. Estas visitas proporcionarão uma melhor compreensão de quais atividades são possíveis, como os equipamentos e assentos podem ser configurados e se serão necessários serviços adicionais.

Se as visitas presenciais não forem possíveis, solicite plantas detalhadas de cada local em consideração. Embora esta etapa possa parecer demorada, ela ajuda a orientar o processo de tomada de decisão. Ao revisar cada local, visualize como o espaço seria configurado - e não se esqueça de facilitar o acesso para pessoas com deficiência.

Definindo o clima

A arquitetura e a decoração do local combinam com o clima que você deseja evocar? Decorar um local de evento pode custar caro, o que leva muitos planejadores a escolher espaços que já ofereçam o ambiente que procuram. Esteja você organizando uma feira comercial, uma conferência ou um casamento, o Clevedon Hall cria um ambiente acolhedor.

Planejando o Inesperado

Embora esperemos sinceramente que o seu evento corra conforme planejado, também sabemos que as coisas acontecem. Alguns locais se recusam a fazer negócios com aqueles que não possuem a cobertura de seguro adequada. Por esta importante razão, é melhor solicitar o seguro de responsabilidade civil geral para o evento o mais cedo possível.

Acessibilidade para convidados

As necessidades de cada pessoa são diferentes e alguns hóspedes podem precisar de acomodações especiais. Determine as necessidades dos hóspedes aprendendo quem eles são – incluindo idosos, crianças e pessoas com necessidades especiais. Locais com rampas para cadeiras de rodas e elevadores são preferidos, e fazem com que os participantes se sintam valorizados.

Acomodações para hóspedes

Para planejar um evento de vários dias de sucesso, é melhor focar em locais próximos ao alojamento. Certos eventos, como seminários, feiras comerciais e conferências, muitas vezes exigem que os hóspedes planejem pernoites. Quando as acomodações estão próximas, os participantes podem acessar os eventos de forma conveniente e evitar longos deslocamentos.

Quando os planejadores oferecem diversas opções, desde albergues econômicos até suítes luxuosas, os participantes podem escolher as acomodações que atendem ao seu orçamento e necessidades. Além disso, a proximidade do local facilita a socialização e o networking fora do horário comercial, o que promove um sentimento de unidade e melhora a experiência geral.

Acesso à internet

Locais com fortes conexões de Internet sem fio proporcionam uma experiência aprimorada para palestrantes, fornecedores e visitantes. Com acesso Wi-Fi, os fornecedores podem aceitar pagamentos móveis e aumentar as vendas, enquanto os convidados podem manter contato com amigos e familiares durante todo o evento. Ao selecionar um local para um próximo evento, pergunte sobre a velocidade do Wi-Fi para que tudo funcione perfeitamente.

Qualidade de Som e Acústica

Muitos planejadores desconsideram isso, mas a acústica e a viagem sonora podem fazer a diferença entre uma experiência memorável para os hóspedes e uma experiência ruim, especialmente quando os eventos envolvem apresentações musicais e palestrantes convidados. Locais com tetos baixos criam uma atmosfera íntima, mas podem ficar bastante barulhentos com grandes multidões. Por outro lado, os sons ecoam em salas maiores. Tenha em mente a acústica e o conforto dos hóspedes ao selecionar um local.

Flexibilidade de data do evento

Como mencionamos, a seleção do local representa uma parte considerável do orçamento de um evento. Felizmente, aqueles com flexibilidade de datas podem ter acesso a descontos significativos. Além do local em si, os planejadores devem reservar serviços de bufê, entretenimento, palestrantes e outros serviços. Por essas razões, é crucial manter alguma flexibilidade quando os cronogramas estão desalinhados.

Acesso à tecnologia

Incluir tecnologia avançada em um evento aumenta as chances de sucesso e oferece uma experiência envolvente. As necessidades de tecnologia dos planejadores variam dependendo do tipo de evento, mas depois de considerar suas necessidades, é melhor verificar com o local para garantir que você terá acesso a equipamentos essenciais.

Custos de bebidas e alimentos

Alguns locais oferecem pacotes de bebidas e comidas, mas a maioria cobra uma taxa mínima. Entre em contato com o local escolhido para saber mais sobre as políticas de bebidas e alimentos. Se você está planejando um evento discreto com uma lista pequena de convidados, um local com serviço mínimo de 200 convidados pode não ser a melhor opção.

Outros serviços

Mesmo com uma lista de verificação abrangente, podem surgir necessidades repentinamente. Ao selecionar um local, pergunte sobre os serviços que ele oferece. Alguns lugares possuem salas de conferências de alta tecnologia, enquanto outros possuem áreas para os hóspedes jogarem e relaxarem. Embora nem todo evento exija esses serviços, eles acrescentam um toque pessoal quando é mais importante.

Sustentabilidade

Incluir estabilidade num plano de eventos torna mais fácil para empresas e indivíduos seguirem os princípios de responsabilidade social e governança. Comece escolhendo um local que se concentre na sustentabilidade, como um local com métodos de limpeza ecologicamente corretos ou certificações verdes.

Além disso, comprar de fornecedores locais sustentáveis ​​pode reduzir a pegada de carbono de uma reunião, encurtando os deslocamentos e apoiando a comunidade onde o evento acontece. A escolha de um local eficiente com gestão de resíduos e opções de catering eficientes contribui para a sustentabilidade geral de um evento sem afetar a experiência do hóspede.

Se você está planejando um evento, nós faremos acontecer

Como você provavelmente já percebeu, há muitas coisas a serem consideradas ao selecionar um local para um próximo evento. Esta decisão não deve ser tomada levianamente e pode levar algum tempo para encontrar o lugar perfeito – mas é um esforço que vale a pena.

Seja realizando uma reunião de negócios ou planejando um casamento, o Clevedon Hall é o lugar ideal. Esta mansão de estilo jacobino é cheia de personalidade e charme, com instalações que podem acomodar a maioria das necessidades. Com as considerações acima e nossa equipe de classe mundial, você pode tornar qualquer evento memorável e bem-sucedido.