Como escrever um código de conduta que seja útil para os funcionários

Definir expectativas é importante em várias áreas da vida.

Por exemplo, quando você aluga um novo apartamento com um colega de quarto, provavelmente definirá a expectativa de que a porta da frente permaneça trancada o tempo todo.

No mundo dos negócios, definir expectativas é especialmente crucial, pois isso fornece clareza para todos os funcionários e prepara a empresa para o sucesso. E o sucesso começa com a redação de um código de conduta abrangente.

É comum que as empresas incorporem seus valores fundamentais e sua missão em seu código de conduta. O código deve ser usado como diretrizes para estabelecer uma base sólida para outras políticas da empresa. Esses detalhes sobre o comportamento e as interações dos funcionários devem estar no manual do funcionário da empresa.

As empresas que escrevem seu código de conduta geralmente recorrem ao software de prevenção de assédio para fornecer conteúdo de aprendizado padrão sobre regras, princípios e padrões que os funcionários devem seguir.

Código de conduta x código de ética

Um código de conduta é muitas vezes confundido com um código de ética, mas os dois são diferentes.

O código de conduta de uma empresa é um conjunto de regras que orientam o comportamento. É uma coleção de princípios e comportamentos que a empresa acredita desempenhar um papel importante em seu sucesso. Também normalmente incorpora elementos da cultura da empresa .

Um código de ética é um conjunto de princípios que permite aos funcionários distinguir o certo do errado. De certa forma, é mais amplo do que um código de conduta e fornece princípios que afetam a mentalidade do funcionário e o processo de tomada de decisão.

Ambos os componentes devem fazer parte do manual do funcionário .

Por que escrever um código de conduta é importante

Quer sua empresa tenha dez ou 1.000 funcionários, todos os envolvidos, desde o CEO até os estagiários e até mesmo o conselho de administração, se beneficiam ao conhecer os detalhes de um código de conduta. Quando a liderança coloca suas expectativas por escrito, eles criam uma estrutura onde todos sabem como fornecer suporte.

Ao redigir um código de conduta, uma empresa:

• Elabora sobre os valores da empresa. O código de conduta demonstra os valores que uma empresa busca defender, destacando comportamentos aceitáveis ​​e inaceitáveis. Se for decidido compartilhar o código publicamente, as pessoas interessadas em se candidatar a vagas abertas podem aprender mais sobre a ética comercial , os valores e a moral de seus potenciais empregadores antes da entrevista.
• Orienta o comportamento no local de trabalho. Expectativas claras simplificam a criação de um ambiente de trabalho saudável, onde todos os funcionários se comportam profissionalmente. O código de conduta deve orientar o comportamento alinhando a conduta aos valores da empresa.
• Cumpre as leis aplicáveis . Uma vez que o código de conduta trata de comportamentos inadequados, como assédio e métodos de treinamento de prevenção de assédio , ele garante que os funcionários ajam dentro da lei e que todos se sintam seguros no trabalho. Além disso, a Lei Sarbanes-Oxley de 2002 exige que as empresas públicas implementem códigos de conduta.
• Melhora o moral dos funcionários. Funcionários que tratam uns aos outros com igualdade e respeito tendem a ser melhores membros da equipe. Quando o código de conduta reforça esse comportamento, os funcionários atuais aumentam o moral, o que pode ajudar a reter os melhores talentos.

O que incluir em um código de conduta

As informações incluídas em um código de conduta detalham políticas de trabalho, comportamentos aceitáveis ​​e inaceitáveis, ações e consequências. É um guia para os funcionários acessarem durante a integração e durante todo o mandato organizacional.

Cada empresa opera de maneira diferente, portanto, um código de conduta não segue um modelo. Independentemente disso, as informações abaixo explicam o que cada seção pode incluir.

Valores, ética e responsabilidade da empresa

Esta seção do código de conduta detalha quaisquer tópicos relacionados aos valores que a organização defende e como ela pretende colocá-los em prática.

Informações sobre valores podem incluir:

• Ética de negócios.
• Direitos do empregado.
• Diversidade e inclusão .
• Responsabilidade social .
• Responsabilidade ambiental.
• Compromisso e responsabilidade.

Comportamento e ação dos funcionários

Na seção de comportamento e ação do funcionário do código de conduta, a liderança deve repassar o que é esperado em relação ao desempenho e comportamento. Isso pode incluir elementos como como tratar colegas de trabalho ou detalhes sobre como desempenhar sua função profissionalmente. Também pode descrever tópicos sobre o comportamento dos funcionários.

Exemplos de comportamento e ação nesta seção são:

• Honestidade em relação aos compromissos de trabalho
• Padrões de profissionalismo
• Uso de mídia social referente a se é apropriado estar em plataformas como Facebook, Twitter ou Instagram durante o horário de trabalho
• Uso de ativos da empresa – geralmente regras que descrevem um carro, telefone ou computador da empresa.
• Regras de comunicação.
• Relações românticas com outros funcionários.
• Ações disciplinares.

Políticas internas

A parte das políticas internas do código de conduta abrange as operações comerciais diárias. Esta seção visa fornecer aos funcionários as informações necessárias para perguntas que surgem mais do que outras, como quanto tempo de folga eles recebem ou o que fazer durante uma emergência climática.

Algumas práticas internas que esta seção deve detalhar são:

• O código de vestimenta da empresa.
• Férias anuais, folga remunerada e férias.
• Política de tempo inclemente.
• O processo de integração .
• Assiduidade, atraso e pontualidade.
• Uso de telefones celulares pessoais durante o horário de trabalho.
• A cadeia de comando.
• Conformidade jurídica e de RH .

Políticas externas

Por outro lado, um código de conduta também deve ter políticas externas. Esta seção detalha como os funcionários devem se comportar ao lidar com partes externas, como clientes, clientes ou partes interessadas externas.

Esta seção esclarece informações sobre:

• Conflito de interesses.
• Privacidade.
• Confidencialidade.
• Políticas de propriedade intelectual.
• Requisitos em torno da comunicação com o cliente.

Má conduta

Finalmente, uma seção que detalha o comportamento qualificado como má conduta é necessária. Tecnicamente, a má conduta pode acontecer nas seções acima, mas aqui você deve nomear explicitamente o comportamento impróprio.

Esta parte deve incluir políticas sobre:

• Discriminação.
• Assédio sexual.
• Abuso ou agressão.
• Intoxicação.
• Bullying .
• Plágio.
• Denúncia de má conduta.

Como lidar com uma violação do código de conduta

Saber como administrar uma violação de um código de conduta é difícil. Se um funcionário não cumprir os padrões profissionais descritos no código de conduta, pode ser necessário tomar as medidas adequadas.

Em última análise, como essa violação é tratada depende de qual elemento do código de conduta foi violado. Por exemplo, os procedimentos disciplinares para quem usa redes sociais durante o horário de trabalho e para quem se apresenta ao trabalho sob o efeito de drogas não serão os mesmos.

Dito isto, é aconselhável delinear no código de conduta que pode ser necessária ação disciplinar, incluindo demissão, por violação de um código de conduta.

Dicas para escrever uma política de código de conduta

Ao redigir uma política de código de conduta, as equipes de recursos humanos devem se lembrar dessas seis dicas para garantir que seja o mais abrangente e claro possível.

• Considere sua indústria. Por exemplo, um código de conduta será diferente para empresas com funcionários em uma escola e em uma fábrica.
• Evite o jargão jurídico. O código de conduta deve ser escrito usando uma linguagem clara que qualquer pessoa possa entender. O jargão jurídico pode não ser claro dependendo de quem o está lendo.
• Torne-o acessível. Depois de concluído, o código deve ser armazenado em um sistema de informações de recursos humanos (HRIS) para que os funcionários possam acessá-lo a qualquer momento.
• Envolva toda a equipe de RH. Todos dentro do departamento de recursos humanos devem ser incluídos na criação do código de conduta. Toda a equipe deve assinar os detalhes principais para garantir que nada seja esquecido.
• Inclua uma adesão da liderança sênior. Considere iniciar o código de conduta com uma nota ou mensagem do CEO, mostrando o apoio da liderança sênior em relação aos detalhes descritos nas páginas a seguir.
• Certifique-se de que seja abrangente e cheio de exemplos. O código de conduta deve apresentar exemplos claros que os funcionários podem experimentar e uma seção de perguntas frequentes respondendo a perguntas importantes.

Exemplos de código de conduta

Às vezes é melhor aprender com exemplos. Abaixo estão alguns códigos de conduta escritos por marcas conhecidas e confiáveis.

• Coca-Cola : a marca de refrigerantes torna simples para os funcionários encontrarem respostas exatamente para o que procuram com um sumário claro. A partir daí, os membros da equipe podem buscar detalhes sobre a marca, protegendo o patrimônio, evitando conflitos de interesse e trabalhando em equipe.
• Google : desde coisas que você espera, como integridade, princípios e detalhes de discriminação, até coisas que você não pode, como a política de cães, o código de conduta do Google é informativo e direto, pois descreve os principais detalhes que os funcionários devem saber.
• IBM : O código de conduta deles tem tudo a ver com confiança, e os funcionários veem que esse é o tema comum ao longo deste documento. A IBM começa com um sumário fácil de ler, uma mensagem do CEO e, em seguida, mergulha direto em suas diretrizes.
• Apple : Este código de conduta começa com “A maneira como fazemos negócios”, que define o tom imediatamente para detalhes importantes sobre comportamentos no local de trabalho, proteção da marca, responsabilidade individual e integridade nos negócios.
• Mastercard : É fácil dizer imediatamente que o código de conduta da Mastercard martela a marca, o tema e as cores. Começa com uma mensagem do CEO e segue com uma nota do conselho de administração. Ele também oferece um sumário para que os funcionários possam avançar para as respostas que estão procurando.

É bom ter padrões elevados

Especialmente quando se trata do código de conduta que sua empresa defende. De detalhes sobre ética nos negócios e uso de mídia social a códigos de vestimenta e assédio, fornecer essas informações aos funcionários garante um ambiente de trabalho seguro e produtivo.

Saiba mais sobre o que sua empresa pode fazer para evitar um ambiente de trabalho hostil .