O que é uma previsão de fluxo de caixa? Benefícios, dicas e exemplos

A previsão de fluxo de caixa é um dos trabalhos mais importantes de qualquer CFO.

Sua empresa depende de você para garantir um fluxo de caixa positivo (o que significa que mais dinheiro está entrando no negócio do que saindo) durante todo o ano, para que possa pagar salários, financiar prioridades e cumprir suas obrigações financeiras no prazo e integralmente.

As empresas costumam usar soluções de software de fluxo de caixa para fazer projeções de negócios e planejar recursos financeiros. Antes de entender como isso funciona, vamos nos aprofundar no que é fluxo de caixa e por que ele é importante hoje.

O resultado de uma previsão de fluxo de caixa é um relatório de fluxo de caixa que detalha quanto dinheiro você espera receber e gastar em um determinado período de tempo. Esta é uma ferramenta útil para determinar o melhor curso de ação em questões monetárias, de capital e financeiras.

Importância da projeção de fluxo de caixa

A projeção precisa do fluxo de caixa permite que as empresas estimem seus saldos financeiros futuros, evitem escassez catastrófica de caixa e maximizem o retorno sobre quaisquer excedentes de caixa.

No entanto, prever com precisão seu fluxo de caixa é uma questão complexa. Sua equipe de vendas pode fechar US$ 3 milhões em vendas no primeiro trimestre, mas pode levar de seis a doze meses até que a empresa receba essa receita integralmente. Ou sua empresa pode tomar uma decisão estratégica de contratar 10 representantes de vendas adicionais para aumentar sua participação no mercado, mas pode levar meio ano para recrutar e treinar os novos funcionários e mais tempo para que eles vendam em plena capacidade.

Enquanto isso, você precisará dos fundos para pagar seus salários e benefícios. As despesas também podem ser variáveis, adicionando muitas incógnitas ao seu fluxo de caixa. Por exemplo, o inverno está chegando. Será mais leve ou mais grave este ano? O que isso fará com suas despesas de aquecimento? Uma temporada ativa de furacões afetará o custo de suas matérias-primas?

As incógnitas são o desafio inerente a qualquer tipo de previsão, seja você uma empresa ou uma pequena empresa. É por isso que é vital que os proprietários das empresas façam previsões de negócios. Isso estima como vários eventos naturais, econômicos, políticos e sazonais preveem quanto dinheiro sua empresa terá em mãos daqui a 12 a 18 meses.

Obviamente, isso não é humanamente possível.

Exemplo de previsão de fluxo de caixa

A previsão de caixa pode ser feita em vários períodos de tempo. O exemplo de Taulia a seguir ilustra uma previsão direta de fluxo de caixa de um mês para uma empresa em janeiro, com o fluxo de caixa líquido calculado como a diferença entre as entradas totais e as saídas totais.

Como melhorar o fluxo de caixa

A técnica mais precisa para prever o fluxo de caixa de sua empresa dependerá de seus objetivos de negócios, das demandas de sua equipe de gerenciamento ou investidores e das informações prontamente disponíveis em sua empresa.

Por exemplo, uma empresa que deseja monitorar as obrigações de dívida semanalmente exigiria uma estratégia de previsão diferente daquela que visa obter clareza nas situações de cláusulas de final de trimestre. Os convênios de dívida são limitações financeiras que um credor impõe a uma empresa.

Software de orçamento e previsão   é uma ferramenta indispensável se você deseja fazer previsões orçamentárias para suas atividades comerciais. Além disso, abaixo estão três etapas a serem lembradas durante todo o processo.

1. Identifique e aborde os principais motivos pelos quais a maioria das previsões de fluxo de caixa falha
2. Adote as melhores práticas para prever o fluxo de caixa, incluindo previsões mensais
3. Substitua a previsão baseada em planilhas por uma ferramenta automatizada com inteligência integrada.

Benefícios da previsão de fluxo de caixa

Além de garantir que uma empresa evite escassez de caixa e obtenha lucro com quaisquer excedentes de caixa, a previsão de fluxo de caixa também ajuda as empresas a serem bem-sucedidas das seguintes maneiras:

• Ajudar as empresas a pagar dívidas mais rapidamente. O pagamento da dívida pode exigir desembolsos de caixa significativos que devem ser orçados. As empresas com dívidas podem usar a previsão de fluxo de caixa para garantir que tenham dinheiro suficiente para fazer os pagamentos necessários (bem como os juros da dívida) no prazo.
• Garantir que as empresas cumpram os acordos de dívida pelos quais podem ser responsabilizadas. Para garantir que uma empresa esteja financeiramente estável o suficiente para pagar suas dívidas em dia, alguns credores, por exemplo, exigem que ela mantenha níveis de caixa especificados. Uma previsão de fluxo de caixa pode ajudar as empresas a identificar possíveis problemas de fluxo de caixa que podem levar a uma violação de convênio, o que pode forçá-los a fazer um reembolso total imediato de sua dívida de empréstimo.
• Possibilitar que as empresas se desenvolvam de forma mais previsível. Se uma corporação está se expandindo por meio de investimentos, geralmente o faz às custas do fluxo de caixa. Embora as projeções de fluxo de caixa tornem mais fácil para as empresas planejar seus excedentes de caixa, elas também simplificam a implementação de uma estratégia de crescimento de maneira mais previsível.

Por que as previsões de fluxo de caixa falham

A previsão de caixa pode parecer um exercício de futilidade, razão pela qual muitos CFOs nos dizem que é um de seus principais desafios organizacionais. A maioria das imprecisões vem de uma das três causas principais : recursos insuficientes, falta de comunicação e falta de uma única metodologia de previsão. Vamos mergulhar em cada um abaixo.

1. Recursos fracos

Dados robustos são essenciais para previsões precisas, mas você precisa de ferramentas e recursos adequados para gerenciá-los e monitorá-los. Se você ainda estiver usando ferramentas como o Excel para monitorar seu fluxo de caixa, a previsão é infinitamente mais difícil.

Para começar, os dados são inseridos manualmente, o que significa que estão sujeitos a erros. Além disso, é difícil refletir a complexidade de como a receita é contabilizada e como as despesas passam por um orçamento em uma planilha. Não há como contornar isso: as planilhas atrapalharão sua previsão de fluxo de caixa.

Os recursos também se aplicam às pessoas. Os funcionários podem não ter tempo para coleta e análise precisas de dados. Por exemplo, o marketing pode fornecer a programação de feiras e despesas antecipadas, mas as feiras programadas no terceiro trimestre podem exigir o pagamento integral no segundo trimestre.

Obviamente, isso tem um grande impacto na precisão de sua previsão e análise preditiva. Você pode lidar com essas variações nos relatórios criando sistemas padrão e definindo como projetar despesas e caixa futuro.

Quanto mais padronizados forem seus sistemas, mais precisas serão suas previsões de fluxo de caixa e menos tempo será necessário de todos!

2. Falta de comunicação

Previsões imprecisas de fluxo de caixa geralmente são resultado de comunicação deficiente entre os segmentos de negócios. Cada departamento pode ter seu próprio sistema de coleta e previsão de fluxo de caixa, cada um dos quais pode produzir resultados totalmente diferentes.

A eliminação de silos entre as partes interessadas proporcionará melhores resultados. Também garante a todos os tomadores de decisão que suas preocupações e vozes sejam ouvidas.

As plataformas de software de gerenciamento de projetos percorrem um longo caminho para eliminar esses silos, ingerindo e racionalizando dados de vários departamentos em tempo real, a fim de criar e apresentar uma verdade comum.

3. Nenhuma metodologia única de previsão

Um desafio comum para a previsão precisa do fluxo de caixa é a falta de um sistema ou metodologia padrão usada em toda a organização.

Isso não se aplica apenas à análise de dados — também pode se aplicar à coleta e geração de relatórios de dados. Muitas organizações não designam uma pessoa ou departamento para ser o proprietário do processo. A nomeação de um grupo específico para implementar um sistema padrão de previsão de fluxo de caixa garantirá a precisão futura.

Dicas para impressionar sua prancha

Vamos supor que você atualizou seus recursos, eliminou todos os silos e criou uma equipe para implementar uma metodologia padrão. Quais são os próximos passos que você pode tomar para aumentar a precisão e limitar o fluxo de caixa negativo - enquanto impressiona seu conselho? Abaixo estão 4 dicas que você pode ter em mente para o mesmo.

1. Planeje a sazonalidade

A maioria das empresas experimenta sazonalidade em seu dinheiro disponível, seja um aumento nos custos de aquecimento ou uma onda de vendas durante a temporada de compras natalinas. Controlar esses fluxos e refluxos é essencial. Investigue relatórios de anos anteriores para identificar oscilações de fluxo de caixa previsíveis que abrangem um ano inteiro, não apenas um trimestre. Essas informações podem ser cruciais no planejamento orçamentário e na previsão para o próximo ano.

2. Avalie custos fixos e variáveis

Avalie esses custos a cada seis a 12 meses. Algumas dessas despesas variáveis ​​podem ser reduzidas renegociando um contrato ou fazendo pequenos ajustes no orçamento. Essas economias potenciais podem ter um impacto positivo geral no fluxo de caixa mensal ou trimestral, especialmente durante um período de baixa.

3. Planeje vários cenários

O planejamento de cenários é absolutamente essencial para uma previsão precisa do fluxo de caixa. Surpresas sempre surgirão, adicionando incerteza ao seu plano e previsões. O planejamento de cenários é a melhor maneira de mitigar essa incerteza e uma maneira fácil de testar mudanças padrão em seus principais impulsionadores de negócios.

Por exemplo, sua empresa definiu uma meta de receita de vendas nos próximos 12 meses. Você pode pegar sua previsão de vendas atual e projetar como 10% a mais de vendas e 10% a menos de vendas afetarão seu fluxo de caixa. Apresentar vários cenários ao seu quadro certamente os impressionará.

4. Mude para uma previsão contínua

Faça novas previsões regularmente. As previsões são seus melhores palpites sobre o que está por vir. Prever tendências e oportunidades imprevistas com 12 a 18 meses de antecedência é difícil na melhor das hipóteses e quase impossível quando o mercado ou seu setor está passando por incerteza ou volatilidade. É por isso que as previsões contínuas são a melhor maneira de gerar precisão em suas previsões de fluxo de caixa.

Uma previsão financeira contínua permite que você projete à medida que o ano avança para acomodar as tendências que afetam os principais impulsionadores dos negócios. Normalmente, com uma previsão trimestral contínua, as empresas projetam aproximadamente quatro a seis trimestres à frente, independentemente da data ou ano do calendário.

Por que as planilhas dificultam as previsões

Muitas empresas dependem do Excel para criar suas previsões, mas essa abordagem apresenta desafios inerentes, começando pela quase impossibilidade de representar a complexidade de uma estrutura de negócios em uma planilha.

As equipes financeiras tendem a criar um plano de negócios em várias planilhas e amarrá-las com macros e fórmulas complexas que geralmente falham.

Deixando de lado o trabalho manual, essa abordagem limita o valor estratégico de uma previsão. A natureza manual de inserir e manipular dados em uma planilha significa que sua previsão é essencialmente um instantâneo estático no tempo. Acompanhar o ritmo dos negócios irá iludir até mesmo os usuários avançados mais proficientes.

Mais preocupante, uma previsão contínua é a melhor maneira de ficar de olho nos problemas de fluxo de caixa e identificar quaisquer variações em suas projeções de fluxo de caixa o mais cedo possível. Quanto mais cedo você identificar um problema em potencial, mais cedo poderá encaminhá-lo à sua administração e conselho para que eles adotem um plano de contingência.

Você não quer ficar na posição de dizer à diretoria que a empresa precisa fazer um empréstimo de curto prazo para pagar a folha de pagamento!

Aumentando a precisão com previsões inteligentes

Então, como você realmente implementa todas essas sugestões? Já é bastante difícil criar um orçamento anual. Como você adiciona previsões contínuas à sua lista de tarefas?

Existem inúmeras plataformas projetadas para a equipe financeira que chegaram ao mercado. A adoção de um deles ajudará você a obter precisão em suas previsões de fluxo de caixa e a impressionar seu conselho. Isso se chama adotar uma previsão inteligente .

A previsão inteligente oferece muito mais do que um instantâneo do negócio. Ele combina informações financeiras passadas e presentes com suas suposições sobre condições econômicas iminentes para que você possa prever a saúde futura de seus negócios. Também permitirá que você forneça à sua equipe de liderança informações precisas e baseadas em dados para orientar a tomada de decisões.

Como todas as plataformas robustas de gerenciamento de projetos, as soluções de previsão inteligente atuam como um repositório central de dados, permitindo que você se aprofunde nesses dados para entender as forças que impulsionam a saúde financeira e implementam correções de curso.

Por exemplo, vamos supor que as vendas gerais sejam menores do que o projetado, o que significa que você precisa explicar o motivo para o conselho. Você pode detalhar os dados de vendas, identificar a região ou o escritório de vendas que está falhando e, em seguida, examinar mais profundamente as possíveis causas.

Pode ser que uma região tenha perdido pessoal de vendas chave e que as substituições ainda estejam aumentando. Esse nível de percepção - disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana - permite avaliar se os problemas serão resolvidos no devido tempo ou se ações específicas são necessárias para colocar as coisas de volta nos trilhos.

Não há mais previsões sombrias

A previsão inteligente permite que você seja mais assertivo sobre suas previsões de fluxo de caixa porque suas suposições são apoiadas por dados. Esses dados subjacentes provavelmente mudarão com o tempo, mas tudo bem. Todos os conselhos sabem que os negócios são dinâmicos e sua capacidade de dizer a eles de maneira rápida e fácil por que sua previsão de fluxo de caixa evoluiu certamente os impressionará.

O uso de soluções inteligentes de previsão, juntamente com a identificação e abordagem dos principais motivos pelos quais a maioria das previsões de fluxo de caixa falha e a reavaliação regular, ajudará você a prever melhor seu fluxo de caixa futuro e, por sua vez, impressionar seu conselho.

O dinheiro é o combustível para o seu negócio. Saiba como sua empresa pode manter o fluxo de caixa positivo durante todo o ano!

Este artigo foi publicado originalmente em 2019. O conteúdo foi atualizado com novas informações.