Capacitando a excelência: migrando HCI para HubSpot

Migrar de um sistema para outro pode ser uma tarefa assustadora para qualquer empresa, mas também pode oferecer oportunidades de crescimento e maior eficiência. Recentemente, nossa equipe teve a oportunidade de trabalhar com a HCI, uma empresa de gestão ambiental que busca migrar da Quickbase para a HubSpot. No processo, implementamos e rearquitetamos sua complexa estrutura de dados e processos, bem como treinamos sua equipe nas ferramentas da HubSpot.

A Empresa e o Desafio

A HCI usou o Quickbase como seu banco de dados primário por vários anos. Embora o Quickbase tenha atendido bem às suas necessidades, eles buscaram simplificar os processos com automação e melhorar os recursos de geração de relatórios. Depois de interagir com a Kuno Creative e aprender sobre os recursos da HubSpot, eles decidiram que a mudança para a HubSpot era a decisão certa. Além dos desafios normais de migrar dados para um novo sistema e facilitar todos os processos que os acompanham, a HCI também tinha uma equipe confortável com seus processos do dia-a-dia e que precisaria de suporte durante o processo para garantir a adoção e uma nível de conforto suficiente por meio do gerenciamento de mudanças.

Conhecendo os Processos da HCI

Kuno passou a maior parte das primeiras semanas aprendendo sobre os negócios, processos e desafios exclusivos da HCI. Isso nos permitiu desenvolver a instância do HubSpot de uma maneira que fizesse sentido para eles, ao mesmo tempo em que permanecíamos adotáveis ​​e acessíveis. Também era importante não repetir os erros cometidos no CRM anterior: afinal, a HCI estava se movendo por um motivo e a HubSpot forneceu uma oportunidade única para redefinir processos falhos e criar processos funcionais em uma solução de CRM mais personalizada.

Também foi crucial alinhar os cronogramas, marcos e a sequência dos eventos. Isso deu à equipe da HCI confiança para continuar trabalhando em seu CRM atual por meio de um plano de projeto comunicado com eficácia ao longo de cinco meses.

Nossa Solução

Criando um objeto personalizado no HubSpot

Um dos primeiros itens abordados na migração foi mapear um objeto personalizado para “agendamento de tarefas”. Para fazer isso, a equipe Kuno empregou o Lucidchart para criar ERDs e processar documentação e fluxogramas, ajudando a equipe HCI a visualizar seus dados no novo ambiente. Isso também proporcionou a oportunidade de demonstrar os recursos da HubSpot em relação à funcionalidade e personalização do CRM – algo com o qual eles lutavam no Quickbase. Trabalhamos em estreita colaboração com os parceiros da HCI para garantir que o novo objeto personalizado atendesse às suas necessidades e fornecesse relatórios suficientes.

Migrando dados do Quickbase para o HubSpot

Depois que o objeto personalizado foi criado e validado, a próxima etapa foi a migração de dados para o HubSpot. Este foi um processo complexo que exigiu planejamento e execução cuidadosos. Nosso plano incluía mapear os dados do Quickbase, alinhar objetos, testar o processo de migração e implementar verificações de validação de dados para garantir a precisão no HubSpot.

Para facilitar a migração, desenvolvemos uma integração personalizada unidirecional do Quickbase para o HubSpot. Isso conectou todos os aspectos dos bancos de dados: atividades, contatos, empresas, oportunidades e, tão importante quanto, as associações entre essas entidades. Isso nos permitiu mover grandes conjuntos de dados entre objetos personalizados e padrão em massa, tornando a migração inicial um processo tranquilo e, principalmente, facilitando migrações delta contínuas. Ter dados para fins de treinamento e configuração era importante, mas ter todos os dados dos “sistemas intermediários” era particularmente importante para o conforto da HCI no HubSpot no lançamento.

Treinando a equipe no HubSpot

Com os dados migrados com sucesso para o HubSpot, a próxima etapa foi treinar a HCI no uso da nova plataforma. Desenvolvemos um plano de treinamento personalizado que incluía sessões de treinamento presenciais e virtuais, abrangendo desde a navegação básica até recursos de relatórios mais avançados.

Adoção

O treinamento é apenas um componente da adoção, mas a adoção bem-sucedida vai além disso — significa garantir que a equipe do cliente esteja totalmente equipada para ter sucesso e prosperar em seu novo ambiente.

• Começamos com o básico, trabalhando intencionalmente para funções mais complexas conforme os dados permitiam
• Combinamos as datas de troca com antecedência para garantir que todos estivessem confortáveis ​​e que não houvesse surpresas
• A equipe Kuno se colocou à disposição para módulos de treinamento adicionais e chamadas de suporte nas semanas seguintes ao lançamento do HubSpot para garantir a adoção e o conforto

Gestão de Mudanças no Projeto

O gerenciamento de mudanças foi um componente crítico deste projeto. Reconhecemos que a migração do Quickbase para o HubSpot exigiria uma mudança significativa na forma como a equipe da HCI trabalhava. Para ajudar a gerenciar essa mudança, trabalhamos em estreita colaboração com eles para desenvolver um plano de comunicação que incluía atualizações regulares sobre o andamento do projeto, sessões de treinamento e suporte contínuo.

Também fornecemos recursos, como guias do usuário e folhas de dicas, para ajudar a HCI a navegar no novo sistema. Por fim, realizamos uma revisão pós-implementação para coletar feedback da equipe do cliente e identificar áreas de melhoria.

Os resultados

Conseguimos migrar HCI para HubSpot com sucesso, treinar sua equipe no novo sistema e fornecer suporte contínuo para garantir uma adoção duradoura. O gerenciamento de mudanças foi um componente crítico do projeto e nós os ajudamos desenvolvendo um plano de comunicação claro e fornecendo recursos e suporte intencionais. O resultado foi um sucesso absoluto: nosso cliente agora desfruta de um processo mais simplificado e maior eficiência por meio da HubSpot.

O impacto

A automação sozinha economiza cerca de 6,5 horas de HCI por dia, que podem ser alocadas para vendas em vez de trabalho administrativo, impactando positivamente a receita. Por meio de treinamento extensivo e comunicação contínua, a equipe de HCI está operando em sua nova plataforma com facilidade, desfrutando de geração e rotação automatizada de leads, maior visibilidade do processo de vendas e transferências e relatórios mais claros, permitindo que a HCI cresça e dimensione com uma plataforma que pode crescer e escalar com eles.

Nossa equipe de profissionais da HubSpot realizou com sucesso incontáveis ​​migrações da HubSpot, sobrecarregando as organizações em todo o espectro, permitindo-lhes atingir e superar os objetivos de negócios com facilidade. Entre em contato conosco e juntos veremos como podemos viabilizar a excelência para sua equipe.