Como a Business Travel Analytics ajuda a tomar decisões mais inteligentes

Os dados sempre foram a base de todas as decisões estratégicas de negócios.

No entanto, esta abordagem não é tão difundida quando se trata de orientar decisões baseadas em dados sobre as viagens dos funcionários.

À medida que as viagens de negócios continuam a crescer em importância, torna-se imperativo que as empresas mudem o seu foco para soluções tecnológicas. A análise de viagens de negócios pode ser usada para obter insights sobre suas necessidades de viagem. Isto pode ajudar a transformar a gestão de viagens da sua empresa, otimizar custos, melhorar a experiência do viajante e ajudar a tomar decisões mais inteligentes.

Mas como você pode aproveitar ao máximo as infinitas oportunidades que acompanham a análise de viagens de negócios?

Leia este artigo para saber mais sobre a importância da análise de viagens corporativas na reestruturação de suas práticas de gestão de viagens corporativas e como desbloquear seu potencial ilimitado.

A análise dos dados de viagens inclui quatro etapas:

• Coletando dados de viagens de negócios.
• Processar os dados coletados e categorizá-los em informações consumíveis.  
• Identificação de tendências de viagens, padrões de despesas, perdas de custos e muito mais a partir dos dados processados.
• Tomar decisões informadas com base nesses insights baseados em dados.

Com o poder destes insights, as empresas podem compreender melhor os seus gastos com viagens, o comportamento dos viajantes e a gestão de riscos, o que beneficia tanto a organização como os seus funcionários.

Quais são os tipos de análise de viagens de negócios?

"Com grandes poderes vem grandes responsabilidades." A famosa citação é válida para gestores de viagens com a responsabilidade de melhorar o programa de viagens da sua empresa para obter mais eficiência.

Portanto, a mera recolha de dados de viagens corporativas não seria suficiente. Os gestores de viagens devem ser capazes de categorizar e processar estes dados de forma significativa para rever, melhorar e introduzir melhores políticas de viagens na sua organização.

Aqui estão três tipos de análise de dados que podem não apenas dar visibilidade completa, mas também abrir a porta para a tomada de melhores decisões quando se trata de viagens de negócios e gerenciamento de despesas da empresa:

Fonte: myBiz por MakeMyTrip

Análise de despesas

As despesas com viagens são um elemento crucial dos dados de viagens de negócios. Ao acompanhar de perto as despesas de viagem dos funcionários da empresa, é fácil identificar as principais áreas de:

• Poupança
• Negociação
• Melhor conformidade

Pode ainda destacar áreas apropriadas que requerem dotação orçamental e áreas que têm a oportunidade de reduzir custos. Com soluções inteligentes de dados de viagens, as empresas podem planear o seu orçamento de viagens para gerar maiores poupanças.

Análise do comportamento do viajante

Embora o objetivo final seja aumentar a poupança em viagens de negócios, as empresas também devem trabalhar no sentido de melhorar a experiência do viajante. Essa meta é fácil de atingir com análises de viagens de negócios, pois avaliam o comportamento, as tendências e as preferências de reserva dos viajantes.

Ao implementar estas informações sobre viagens, as empresas podem obter uma maior rentabilidade, uma vez que lhes permite alinhar os seus objetivos de poupança com a satisfação dos seus viajantes de negócios. Prestar atenção às recomendações personalizadas geradas pela análise de dados comportamentais pode facilitar a personalização das viagens dos funcionários, o que pode levar ao aumento da produtividade.

Análise de gerenciamento de risco

Priorizar a segurança dos funcionários é fundamental na gestão de viagens corporativas. A análise de gestão de riscos pode ser usada para identificar potenciais riscos de viagem, avaliar o seu possível impacto e minimizá-los proativamente.

Uma abordagem baseada em dados, graças à análise de dados de viagens, pode ajudar a mitigar estes riscos, permitindo ao mesmo tempo que as empresas cumpram as suas obrigações de cuidado.

Por que a análise de viagens de negócios é importante?

Os dados certos podem oferecer à sua organização informações enriquecidas que são vitais para melhorar as práticas e políticas da empresa. Os benefícios da análise de viagens de negócios estão longe de ser limitados e ter essa vantagem pode diferenciá-lo da concorrência .

Melhorar a eficiência e a poupança de custos

Gerenciar despesas de viagens de negócios pode ser um desafio. Quando as viagens são reservadas em diferentes plataformas, torna-se difícil prever com precisão as projeções de despesas e é fácil ultrapassar o orçamento se você não tomar cuidado.

O Analytics resolve isso oferecendo visibilidade dos padrões de gastos, ajudando as equipes financeiras a identificar áreas de gastos excessivos e aplicando medidas de redução de custos.

Melhorando a satisfação e a produtividade dos viajantes

Ao personalizar as experiências de viagem dos funcionários, as empresas podem mostrar que se preocupam com o seu bem-estar.

Com a ajuda dos dados, fica muito mais fácil abordar seus pontos fracos e atender às suas preferências. Isso garante que os funcionários fiquem mais felizes e engajados, impactando positivamente os níveis de produtividade.

Tomada de decisão mais inteligente

Os dados criam uma imagem mais precisa, oferecendo insights para ajudar as partes interessadas, como gerentes de viagens, equipes financeiras e RH, a tomar decisões inteligentes.

Com o poder da análise, podem melhorar as políticas existentes, alocar melhor os recursos e escolher fornecedores que sejam bons para os negócios. Facilita a identificação de tendências e o desenvolvimento de estratégias eficazes para impulsionar as práticas de gestão.

Como aprimorar programas de viagens corporativas por meio de análise de dados

Depois que os gestores de viagens reunirem todos os dados necessários, eles poderão usá-los como um guia para melhorar seu programa de viagens corporativas.

Eles podem utilizar dados para encontrar um equilíbrio entre gastos inteligentes e operações eficientes. Isso pode levar a maiores economias, melhor conformidade e experiências de viagem mais confortáveis ​​para os funcionários.

Fonte: myBiz por MakeMyTrip

Elaborando diretrizes de reserva antecipada

Uma análise minuciosa dos prazos de reserva, desde a data de partida até às reservas de regresso, pode ajudar as empresas a estabelecer políticas que incentivem reservas antecipadas.

Estes dados têm, portanto, a possibilidade de reduzir custos crescentes devido a reservas de última hora.

Reservas fora da política

Observar um número crescente de reservas fora da política pode sugerir a necessidade de exceções à política.

Ao reconhecer a natureza sensível ao tempo e a incerteza associada às viagens de negócios, as empresas podem criar exceções na política que equilibrem a adesão com a flexibilidade.

Limitando despesas de reserva de voo

Se os custos de reserva de viagens da empresa estão aumentando, é hora de analisar a frequência dos voos premium reservados.

Ao identificar e limitar essas reservas, as despesas desnecessárias com viagens corporativas podem ser reduzidas, gerindo os custos de forma proativa. Alternativamente, defina os casos em que tais reservas são permitidas juntamente com o fluxo de aprovações a ser seguido.

Implementando limites de despesas de hotel

Ao avaliar os gastos com viagens em reservas de hotéis em diferentes cidades, os gestores de viagens podem implementar limites no valor gasto com base na designação do funcionário e no nível da cidade.

Os gestores de viagens também podem incluir as circunstâncias em que essas reservas são permitidas e quem precisa aprová-las em caso de exceção.

Adaptando as escolhas de hotéis por estrutura organizacional

Os gerentes de viagens podem identificar opções de reserva de hotel frequentemente escolhidas em reservas anteriores e listá-las como acomodações preferidas com base na estrutura organizacional.

Isso ajuda a economizar tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que garante que seus funcionários tenham o máximo conforto durante suas viagens de negócios.

Procurando hotéis com certificação GST

Os gerentes de viagens podem usar os dados sobre hotéis garantidos pelo GST na Índia e as economias incorridas com o uso dessas faturas para reivindicar benefícios fiscais, como crédito de imposto a montante (ITC), para refinar ainda mais sua lista de hotéis preferidos. Isto não só garantirá que as opções de alojamento cumpram os regulamentos do GST na Índia, mas também servirá como uma janela de poupança para as empresas.

Para tornar esse processo mais tranquilo, as empresas podem trabalhar com o software de gerenciamento de viagens certo que facilita faturas garantidas de hotéis GST para maximizar a economia.

Como coletar dados de viagens de negócios

Para que as empresas maximizem totalmente os benefícios da análise de viagens de negócios, ter dados precisos e relevantes é fundamental. Conseqüentemente, muito depende de como as empresas coletam esses dados.

Aqui exploraremos as fontes de dados mais relevantes para otimizar a estratégia de viagens da sua empresa.

Sistemas de reserva de viagens e gerenciamento de despesas

A coleta de dados de viagens pode ser muito fácil com um sistema bem integrado de gerenciamento de viagens e despesas de negócios. Com a ajuda do software de viagens e despesas certo, as empresas podem capturar facilmente dados relevantes, como reservas de viagens, despesas de viagens, conformidade de viagens, padrões de viagens e muito mais.

Pode ser fácil e eficiente aproveitar os dados recolhidos através destes sistemas, como o GST sobre despesas de viagem ou o ITC sobre despesas de viagem, entre outros. Isso pode ajudar a reunir insights aprofundados sobre as práticas de viagens da organização.

Os dados coletados podem então desempenhar um papel central na agilização das viagens de negócios dos seus funcionários, tornando as viagens mais tranquilas.

Feedback e pesquisas dos viajantes

O crescimento é impulsionado pela melhoria constante. A melhor maneira de as empresas descobrirem o que precisa ser mudado é coletando frequentemente feedback de funcionários que viajam a negócios. Estes inquéritos aos viajantes podem destacar as principais áreas de mudança com base nas suas preferências, experiências e desafios.

A combinação destes dados qualitativos com análises quantitativas pode oferecer uma melhor compreensão e ajudar os gestores de viagens a desenvolver ideias de melhoria em viagens de negócios.

Monitoramento da conformidade da política de viagens

É do conhecimento geral que o cumprimento das políticas de viagens é o segredo para poupar dinheiro em viagens de negócios. No entanto, você pode não estar ciente de que o rastreamento de dados de conformidade pode fornecer informações valiosas sobre os padrões de viagens da sua empresa.

Estabelecer uma política de viagens abrangente para funcionários na Índia pode ajudar as organizações a ficarem atentas à conformidade e oferecer mais controle sobre as viagens e despesas da empresa. Ele oferece uma visão completa das áreas de não conformidade que exigem ações corretivas imediatas.

Portanto, manter o controle sobre a conformidade com as políticas é uma maneira inteligente de usar os dados para gerar economia de custos para a empresa.

Como analisar dados de viagens de negócios

A coleta de dados de viagens é apenas o primeiro passo para a análise de viagens de negócios. O verdadeiro desafio é descobrir como entender os dados coletados de centenas e milhares de reservas todos os meses.

É aqui que a magia da análise de viagens de negócios pode ajudá-lo. Mas você precisa das ferramentas e técnicas certas para fazer isso.

Fonte: myBiz por MakeMyTrip

Visualização de dados e relatórios

Até que seus dados contem uma história, eles não serão significativos.

Dados digeríveis são a maneira mais fácil de analisar e compreender o comportamento e os gastos dos viajantes. Um painel altamente visual e fácil de entender que fornece insights de desempenho resumidos pode permitir que as partes interessadas identifiquem tendências e insights rapidamente.

A visualização de dados, portanto, decompõe informações complexas e ajuda a iluminar padrões que orientam a tomada de decisões eficaz.

Análise preditiva para prever padrões de viagem

Identificar oportunidades de crescimento é mais fácil quando há visão e previsão. Uma maneira fácil de fazer isso é usar insights preditivos para experimentar mudanças nas políticas de viagens e analisar como elas impactam o desempenho futuro.

Ao observar os dados históricos, as empresas podem prever:

• Padrões de viagem
• Flutuações de demanda
• Tendências de mercado e preços

Com este conhecimento, as organizações podem obter vantagem nas negociações com fornecedores, antecipar problemas futuros e otimizar o programa de viagens para obter o máximo sucesso.

Aplicações de IA e ML em análise de viagens

O uso de tecnologias avançadas como IA ou ML pode ajudar as empresas a analisar grandes quantidades de dados. Processar isso pode revelar padrões e conexões únicas que podem impulsionar o crescimento de qualquer empresa.

Assim, quando se trata de viagens de negócios, a automatização das múltiplas etapas envolvidas pode ajudar a detectar rapidamente anomalias e otimizar o programa de viagens para viagens personalizadas.

Melhores práticas para construir um programa eficaz de análise de viagens de negócios

Para aproveitar ao máximo a análise de viagens de negócios, toda organização deve aderir às seguintes práticas recomendadas:

• Configure indicadores-chave de desempenho (KPIs) e defina os resultados esperados para medir o sucesso com precisão. Você pode medir KPIs como economias incorridas, taxas de conformidade com políticas, pontuações de satisfação dos viajantes ou qualquer outra métrica que seja importante para sua empresa.
• Certifique-se de promover uma cultura baseada em dados em sua empresa. Isto irá melhorar a capacidade de tomada de decisão das partes interessadas e ajudá-las a manter-se à frente da curva.
• Respeitar a privacidade dos viajantes é vital para construir um elemento de confiança. Portanto, considere estabelecer protocolos de segurança e medidas de regulação de dados dentro da organização.
• Incentive a alfabetização em dados dentro da empresa, fornecendo treinamento e módulos práticos adequados.
• Aumente a colaboração multifuncional para obter melhores insights de todas as perspectivas. Afinal, é tudo uma questão de trabalho em equipe.

Funcionários mais felizes levam a melhores resultados

Aproveitar os benefícios da análise de viagens de negócios pode dar à sua empresa uma grande vantagem. Nesta era de tomada de decisão baseada em dados, ele realmente contém a chave para transformar seu gestão de viagens corporativas.

Aproveitar o poder da análise pode maximizar suas economias, aumentar a conveniência do viajante e, mais importante, garantir a segurança de seus funcionários. A análise de viagens de negócios fornece, portanto, etapas práticas que podem levar viajantes de negócios mais felizes, entregando resultados que ampliam o crescimento da sua empresa.

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