Principais soluções de negócios que tornarão a administração de seus negócios uma brisa em 2021

Gerir um negócio no mundo corporativo acelerado de hoje requer excelentes habilidades de comunicação, paixão, compromisso, positividade, confiança, criatividade e todos os atributos tradicionais. Também é preciso conhecer soluções modernas e sistemas digitais para simplificar a administração do negócio.

Não importa o tamanho do seu negócio, administrá-lo sem assistência de software é colocar você em desvantagem competitiva. Este artigo discute algumas das soluções básicas de software nas quais todo empresário precisa investir para simplificar suas tarefas. Continue lendo para identificar o que você não tem e como isso pode ser útil para você.

1. Sistema telefônico comercial

Antes da internet, nenhuma tecnologia de comunicação era mais importante para as empresas do que o telefone. Aí veio a internet e todo mundo fez a troca. Proprietários de empresas inteligentes não realizaram uma mudança completa, pois ainda havia áreas em que o telefone funcionava melhor do que a internet. Em vez disso, eles atualizaram para os sistemas telefônicos mais recentes para uma comunicação perfeita e eficaz. Se você possui um sistema telefônico analógico e deseja mudar para a tecnologia mais barata de protocolo de voz da Internet (VoIP), considere consultar especialistas para orientação sobre instalação, custos e outros aspectos específicos do negócio.

“À medida que sua empresa cresce, o VoIP costuma ser a escolha mais econômica porque adicionar novos usuários não implica em taxas adicionais de configuração. Para colocar isso em perspectiva, uma empresa com 30 usuários pode economizar até US$ 1.200 por mês com um novo sistema VoIP.” – como bem elaborado por Blake Bobit, o fundador da Solution Scout, em um de seus artigos recentes.

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2. Software de gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos envolve todo o esforço que você coloca para garantir que o fluxo de trabalho de sua equipe seja executado de maneira suave e eficaz. A instalação de uma solução de gerenciamento de projetos não apenas simplifica a supervisão, mas também melhora o trabalho em equipe e a produtividade em seus negócios.

Existem dezenas de sistemas de gerenciamento de projetos decentes no mercado. Certifique-se de que o que você escolher esteja alinhado com suas necessidades exclusivas e aborde o maior número possível de facetas do gerenciamento de projetos. Também deve ser fácil de usar e ter uma interface direta e unificada para facilitar a supervisão simultânea de vários projetos da empresa. Os sites de avaliação podem poupar-lhe o aborrecimento da pesquisa, mas é crucial basear a sua decisão nas suas necessidades, não nas necessidades dos outros.

3. Gestão de relacionamento com o cliente

O gerenciamento de relacionamento com o cliente domina o mercado de software há algum tempo, e não é difícil entender por quê. As ferramentas de CRM de hoje fazem mais do que oferecer recursos de gerenciamento de contatos. Seu escopo de recursos abrange marketing, vendas, contabilidade, transações de ponto de venda e outros aspectos operacionais.

De uma perspectiva de crescimento de negócios, a solução de CRM ajuda você a identificar leads, acompanhar sua jornada no pipeline de vendas e melhorar sua experiência nas interações subsequentes. Algumas das ferramentas mais populares são tão sofisticadas que você pode usá-las praticamente sozinho para transformar seus negócios. Certifique-se de que o software escolhido oferece flexibilidade máxima e não precisará de soluções adicionais para executar funções essenciais.

4. Gateway de pagamento

Os comerciantes usam gateways de pagamento para processar cartões de débito e crédito e aceitar pagamentos eletrônicos. O gateway de pagamento escolhido determina várias coisas, incluindo a taxa de transação, moedas aceitáveis, seus métodos de pagamento e a quantidade de tempo que leva para o dinheiro aparecer em sua conta.

Um estudo mostra que mais de 23% dos compradores online abandonam os carrinhos de compras devido à complexidade do checkout. Essa estatística mostra que sua escolha de um provedor de soluções de pagamento pode fazer ou quebrar o aspecto online do seu negócio. Conformidade com PCI, prevenção de fraudes e compatibilidade com outros softwares comerciais são alguns dos fatores mais essenciais a serem considerados ao escolher um gateway de pagamento para o seu negócio online.

5. Software de contabilidade

Algumas décadas atrás, não havia técnicas de contabilidade digital, e mesmo as maiores corporações dependiam de pessoas que anotavam manualmente os números em livros contábeis de papel. É até impossível imaginar como isso funcionou com todo o software de contabilidade abrangente que temos atualmente à nossa disposição.

Os sistemas de contabilidade empresarial ajudam significativamente as empresas a reduzir os custos de mão-de-obra e a minimizar a possibilidade de erros. Ele também facilita o acesso fácil e rápido a dados críticos de negócios para insights e planejamento essenciais. Ao escolher uma ferramenta de software de contabilidade, considere seu orçamento, conhecimento técnico, compatibilidade com outro software, escalabilidade e recursos online ou offline.

6. Sistema de orçamento

O Excel pode fornecer as mercadorias no orçamento pessoal, mas provavelmente não será uma solução para o orçamento empresarial. O gerenciamento de finanças empresariais pode ser uma dor de cabeça, e a falta de um orçamento adequado – exibindo suas entradas e saídas de caixa em uma única interface – pode levar a erros caros que podem prejudicar sua empresa. Antes de tomar qualquer decisão sobre o software de orçamento, certifique-se de entender o que deseja e separe os itens obrigatórios dos luxos. Faça comparações lado a lado das diversas soluções do mercado e verifique quais foram construídas pensando nas suas necessidades. Leve seu orçamento em consideração também e não se esqueça das questões de segurança e de seus planos de expansão.

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7. Software de folha de pagamento

O processamento da folha de pagamento geralmente está associado a muitos processos e papelada. É um dos processos mais complicados e demorados para proprietários de pequenas empresas, e a necessidade de uma solução de gerenciamento para agilizá-lo sempre surge no início. Encontrar uma ferramenta de folha de pagamento útil pode tirar um pouco da carga de trabalho de seus ombros, eliminar dores de cabeça administrativas e garantir que sua empresa cresça com uma força de trabalho satisfeita.

O mercado está repleto de serviços de folha de pagamento - cada um adaptado para atender a um conjunto diferente de necessidades. O custo para adquirir cada um também varia, com as versões para desktop provavelmente custando menos a longo prazo do que o software online. Escolha uma solução de software que não apenas se ajuste ao seu orçamento, mas também ofereça flexibilidade nos tipos de pagamento, períodos de pagamento, depósito de impostos e tempo e presença.

8. Software de gerenciamento de ativos

O gerenciamento manual de ativos pode parecer mais fácil e econômico no início, mas provavelmente custará uma fortuna a longo prazo. Isso é especialmente verdadeiro se houver muitos ativos para gerenciar ou se você adicionar regularmente ao seu inventário. Um sistema de gerenciamento de ativos garante que tudo esteja em perfeitas condições e ajuda você a planejar seu uso e, portanto, maximizar sua eficiência e retorno do investimento. Se você administra uma empresa de logística, por exemplo, precisará de uma ferramenta que o ajude a monitorar a localização geográfica de cada um de seus veículos em tempo real e a realizar o planejamento e a otimização de rotas. Você também precisará verificar a disponibilidade do motorista e atribuir tarefas de forma a agregar valor ao negócio sem necessariamente sobrecarregar ou subtrabalhar determinados motoristas.

9. Ferramentas de edição de fotos

Isso geralmente é esquecido porque muitos profissionais de marketing e proprietários de pequenas empresas não entendem a importância da qualidade da imagem na eficácia de seu conteúdo de marketing. Se você publica regularmente nas mídias sociais ou cria postagens de blog usando infográficos e fotos, precisa de uma maneira de garantir consistência de qualidade em seu conteúdo. Por exemplo, em suas páginas da web e blog, onde o tamanho e a qualidade da imagem são fatores críticos de SEO, você pode se esforçar para redimensionar as fotos manualmente sempre que fizer o upload. Uma boa ferramenta de software fornecerá a você amplo poder de edição e possivelmente permitirá que você calibre as configurações para futuras necessidades de edição.

Felizmente, existem muitas dessas ferramentas que nem exigem habilidades profissionais de design ou edição para serem usadas. Encontre o que se adapta ao seu nível de habilidade e coloque-o em seu arsenal de marketing para o futuro.

10. Processamento de texto

O processamento de texto é crucial para empresas de todos os tamanhos. Hoje, a maioria dos processos de escritório requer alguma digitação e, devido à importância das informações em alguns documentos, as empresas lutam para encontrar uma solução com precisão e problemas de colaboração em tempo real.

Embora as ferramentas padrão de processamento de texto da área de trabalho, como Microsoft Word e TextEdit, possam executar funções básicas, você pode precisar de aplicativos de edição de documentos multiplataforma para facilitar a colaboração entre departamentos e funcionários que trabalham remotamente. Uma dessas ferramentas é o Google Docs. Este é um serviço gratuito de propriedade do Google que funciona exatamente como o Microsoft Word, mas permite que pessoas diferentes trabalhem no mesmo documento simultaneamente sem a necessidade de ativar recursos especiais. Ele também salva automaticamente o trabalho que você edita, o que significa que seu progresso não será perdido em caso de queda de energia, falha do sistema ou perda de conexão com a Internet. A principal desvantagem é que requer uma conexão com a Internet e pode ser um inconveniente se você precisar usá-lo fora do escritório.

11. Software de comunicação

Embora a maioria dos aplicativos nesta lista facilite a comunicação de uma forma ou de outra, eles são relativamente limitados nesse aspecto, pelo menos em comparação com ferramentas dedicadas como Zoom, Skype ou Slack. Eles são projetados para permitir a comunicação direta por escrito, voz e vídeo entre os membros da equipe. Você pode até mesmo realizar reuniões de conferência com centenas de funcionários localizados em lugares diferentes.

A melhor parte das ferramentas de comunicação convencionais é que elas são reconhecidas por quase todos e, portanto, podem ser usadas como uma solução de comunicação entre a empresa e os clientes. Eles também oferecem melhores alertas de chamadas e recursos de agendamento de conferência para garantir que ninguém perca as sessões pré-planejadas. Não importa o tamanho de sua força de trabalho ou o número de departamentos que dependem diretamente uns dos outros, certifique-se de que haja uma ferramenta de comunicação confiável em seu arsenal se quiser promover o trabalho em equipe, otimizar funções e obter o máximo de sua força de trabalho.

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nota final

Estas são algumas das principais soluções de negócios a serem incorporadas aos seus processos de negócios diários. Se você estiver procurando por ferramentas específicas, reserve um tempo para se familiarizar com as necessidades de sua empresa e visite sites de avaliação para identificar as soluções com classificação mais alta em várias categorias.