O que é uma carta comercial? Como se comunicar profissionalmente
Publicados: 2023-02-27Comunicação empresarial não é o mesmo que comunicação regular.
O dia normal em um ambiente corporativo envolve comunicação por telefone, videochamadas ou cartas comerciais. A comunicação no trabalho é formal e profissional - ou assim deveria ser. Mesmo em uma cultura descontraída, você deve criar e registrar correspondência escrita com um software de criação de documentos .
As cartas comerciais geralmente são privadas e confidenciais, e a natureza delas varia de acordo com a parte interessada para a qual você as está enviando. O assunto deve ser direto e objetivo, incentivando a atenção imediata.
Para cada convite de palestrante, depoimento, pagamento de fornecedor ou acompanhamento de cliente, você pode escrever uma carta comercial.
O que é uma carta comercial?
Uma carta comercial é um documento escrito que você compartilha com seus clientes, investidores, contratações em potencial e outras empresas. Ele aborda as questões ou agenda em questão e sugere maneiras de completá-la. As cartas comerciais têm um formato específico e são escritas em linguagem formal. As cartas comerciais são uma maneira ideal de se conectar, comunicar e colaborar com pessoas em um ambiente profissional.
Para redigir uma carta comercial ideal, você deve prestar atenção especial ao destinatário. Ao escrever para um investidor, sua linguagem deve ser persuasiva e clara. Se você estiver enviando um e-mail para um cliente recém-integrado, liste o cronograma de implementação do produto. Além disso, certifique-se de usar o papel timbrado oficial da organização ao enviar a carta.
Alguns exemplos de cartas comerciais que discutiremos são e-mails de recrutador, cartas de agradecimento, cartas de recomendação, cartas de agradecimento e cartas de integração de clientes.
Não importa o caso de uso, uma carta comercial deve soar nítida, orientada para a ação e profissional. Aprimore suas habilidades de escrita e esteja preparado para o que está por vir.
Formato de carta comercial fácil de entender
Primeiro, vamos falar sobre como você deve formatar uma carta comercial. As especificidades de cada carta serão diferentes, mas se você precisar enviar uma carta comercial genérica, precisará passar por uma representação estrutural.
1. Cabeçalho: Como qualquer carta, você deve ter um cabeçalho com o endereço e a data.
Grace Pinegar
Especialista em Marketing de Conteúdo
G2
Avenida Genérica, 1234.
Chicago, Illinois
60622
21 de fevereiro de 2023
2. Saudação : Em seguida, você deve escrever a saudação. Mencione o nome. e-mail, designação e endereço do remetente e do destinatário da carta. O formato padrão é o nome do destinatário seguido de seu título, empresa e endereço.
Sra. Claire Brenner
Especialista Sênior em Marketing de Conteúdo
G2
20 N Upper Wacker
Chicago, IL 60622
2. Em seguida, vem a linha de assunto . Resuma o debate da carta comercial em uma linha antes de passar para a próxima seção.
Grace Pinegar
Especialista em Marketing de Conteúdo
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Avenida Genérica, 1234.
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21 de fevereiro de 2023
Sra. Claire Brenner
Especialista Sênior em Marketing de Conteúdo
G2
20 N Upper Wacker
Chicago, IL 60622
Assunto: Projetos de conteúdo futuros para FY23-24
Depois vem o corpo da carta. Você precisará se referir ao destinatário pelo nome. Se você não souber o nome deles, pode endereçar a carta para "A quem possa interessar".
Depois de terminar de escrever sua carta comercial (muito importante), você assinará com uma assinatura educada.
Espero que tenha achado o resumo do seu agrado. Se houver alguma dúvida, não hesite em contactar-me.
Sinceramente,
Grace Pinegar
Vamos juntar tudo para criar um modelo aproximado de carta comercial que você pode usar para avaliar o sucesso e a melhoria do projeto.
Grace Pinegar
Especialista em Marketing de Conteúdo
G2
Avenida Genérica, 1234.
Chicago, Illinois
60622
21 de fevereiro de 2023
Sra. Claire Brenner
Especialista Sênior em Marketing de Conteúdo
G2
20 N Upper Wacker
Chicago, IL 60622
Assunto: Projetos de conteúdo futuros para FY23-24
Introdução : Facilite o membro sênior ou colega com uma saudação adequada
Parágrafo 1º : Apresentar o assunto principal da carta, que é “projetos de conteúdo e auditoria”. Liste todos os projetos que deseja discutir, pessoas envolvidas, cronogramas, recursos e outros detalhes factuais.
Parágrafo 2: Elaborar mais sobre o assunto. Se você estiver discutindo projetos de conteúdo, mencione o progresso até agora, novas ideias, conceitos e estratégia de conclusão antecipada. Ilumine seus pontos fortes, desafios e novas maneiras de agilizar o trabalho.
Parágrafo final: Finalmente, termine com uma nota positiva com uma afirmação de atingir as metas em breve; também, mantenha uma porta aberta para interrogatório.
Espero que tenha achado o resumo do seu agrado. Se houver alguma dúvida, não hesite em contactar-me.
Assinando,
Com os melhores cumprimentos
Grace Pinegar
Práticas recomendadas para cartas comerciais
Ao entrar no ritmo da escrita de cartas, lembre-se de que uma carta comercial não é um convite para uma festa de aniversário. Ou um jantar anual de churrasco com os membros de sua equipe. Você precisa pular as gentilezas e ir direto ao ponto.
Uma maneira de garantir que sua mensagem seja recebida como pretendida é seguir as práticas recomendadas a seguir, independentemente do objetivo exclusivo da carta.
- Revisão: certifique-se de revisar sua carta duas ou três vezes, verificando erros de gramática e ortografia. Isso fará com que você pareça mais astuto em suas comunicações.
- Edições de colegas : se você conhece um amigo, colega ou mentor que estaria disposto a editar o documento para você, não tenha medo de perguntar. Ter uma mente fresca para examinar a carta detectará erros que seu cérebro encobriu.
- Formato de arquivo: certifique-se de que sua carta esteja alinhada com o formato de arquivo solicitado. Por exemplo, envie cartas de apresentação como PDFs, mas envie cartas de vendas de acordo com a preferência da sua empresa.
- Verifique a ortografia do nome: sei que já mencionei a revisão, mas verificar se você escreveu os nomes corretamente deve ser uma etapa. Isso é especialmente verdadeiro para cartas de apresentação e cartas de intenção. É um sinal de respeito acertar o nome de um indivíduo ou organização.
- Tamanho da carta: Controle o tamanho da palavra da sua carta comercial. Ignore o jargão floreado ou a introdução e, se possível, liste o conteúdo em marcadores. Divida suas preocupações, uma a uma, em um tom claro. Não confunda seu destinatário com um e-mail em massa.
- Tom certo: Evite o sarcasmo ao escrever a carta. Certifique-se de que em nenhum momento o destinatário sinta que está sendo compelido ou ordenado a concluir uma determinada tarefa. Seja intuitivo, empático e gentil, pois esses são os pilares de um bom profissional.
Não podemos identificar nenhum tipo de carta comercial que tenha importância. Uma carta comercial não pode ter o mesmo conteúdo que outra. Portanto, seguir um rascunho e editá-lo sempre pode ser negligência.
Tipos de cartas comerciais
As cartas comerciais são divididas de acordo com sua finalidade. Nem toda comunicação visa enviar a mesma mensagem. Algumas cartas encerram seu tempo em uma empresa; outros fazem você ser notado por um novo gerente de contratação. Alguns são um resumo de sua gestão como funcionário; outros são pesquisas para avaliar sua satisfação com seu espaço de trabalho atual.
Abaixo está uma lista de diferentes formatos de cartas comerciais, juntamente com amostras de cartas comerciais que o ajudarão a digerir melhor o significado.
Tipos de cartas comerciais
- E-mail para o recrutador
- Carta de apresentação
- Carta de agradecimento
- Renúncia
- Carta de referência
- carta de intenção
- Carta de Vendas
- Carta de reclamação
- Carta de ajuste
- Carta de pedido
- Carta de reconhecimento
Para manter um relacionamento profissional no local de trabalho, familiarize-se com os seguintes tipos de cartas e quando usá-las.
1. Enviando um e-mail ao recrutador
Ao entrar no pântano do mundo corporativo, procure maneiras de se proteger. Todo candidato a emprego preenche formulários e dados pessoais e envia um currículo. Isso não chama a atenção do olho treinado. Como você pode evitar cair nessa vala de redundância? Enviando um e-mail para o recrutador.
Vivemos atualmente a fase mais competitiva do século. Para cada vaga de emprego, os candidatos se alinham às centenas e até milhares. A descrição do trabalho para uma função de nível básico inclui expectativas irrealistas como "MBA de primeira linha", "cinco anos de experiência" e outros enfeites. Candidatos humildes não têm para onde ir se não se destacarem na história dos acadêmicos. Um e-mail bem escrito para um recrutador em potencial pode tirar você dessa rotina e fazer sua candidatura brilhar.
Exemplo de carta comercial ao recrutador, solicitando reavaliação da candidatura
Querido senhor. ou Sra.] [nome do recrutador],
Assunto: Recurso de reavaliação da candidatura a [nome do cargo]
Estou escrevendo este e-mail para você no interesse do meu status atual de solicitação de emprego para o cargo de [Nome do Cargo] em sua estimada organização. Tendo o pedido sido retirado pela empresa, coloco o meu recurso para reavaliação do mesmo.
Concluí meu Bacharelado em Marketing Internacional pelo [Nome do Instituto] com um GPA de 7,5 (polivalente). Logo após a formatura, estagiei na [Empresa anterior] como [Nome do cargo] por oito meses. Durante meu estágio, fui treinado extensivamente em [hard skill 1], [hard skill 2] e [hard skill 3]. Também participei de workshops sobre comunicação empresarial que reuniram minhas [soft skills 1] e [soft skills 2].
Para resumir minha preocupação, peço que reconsidere minha inscrição ou indique um motivo detalhado para a rejeição. Eu realmente acredito que minha experiência profissional e conhecimento acadêmico podem ser perfeitos para essa responsabilidade. Esperando um retorno!
Melhor,
[Seu nome]
2. Carta de apresentação
Uma carta de apresentação é uma carta que você envia a uma empresa quando deseja ser considerado para uma oportunidade de trabalho. Abrange aspectos adicionais da jornada profissional que você percorreu até agora, além do que é mencionado em seu currículo. Você pode ir para o lado pessoal e tocar em algumas peculiaridades para atrair seus recrutadores com sua mente. As cartas de apresentação geralmente são enviadas junto com o formulário de emprego e o currículo.
As cartas de apresentação visam contratá-lo por quem você é. Esta é uma informação que eles normalmente não seriam capazes de extrair de seus outros materiais profissionais.
Para obter mais informações sobre como escrever cartas de apresentação, leia tudo o que você precisa saber sobre cartas de apresentação.
Exemplo de carta comercial ao departamento de RH para reavaliação de candidatura
Querido senhor. ou Sra.] [nome do recrutador],
Assunto: Carta de apresentação para o cargo de [nome do cargo] na [nome da organização]
Estou enviando esta carta de apresentação e meu currículo para o cargo de [nome do cargo] em sua estimada organização. Desejo aproveitar este momento e destacar minhas soft skills.
Desde os meus tempos de faculdade, sempre fui um aluno da recepção. Copiando anotações diligentemente, olhos fixos em meus livros e cadernos e sobrando tempo apenas para jogar basquete. Eu me identifiquei como um solucionador de problemas. Alguém com o dom de ser consistente com seu trabalho.
Logo após a formatura, fui entrevistado por um punhado de empresas para vários cargos. Fui nomeado como [nome do cargo] na [nome da empresa]. Nesse ponto, eu estava dedicado a ganhar impulso profissional. Embora os primeiros dias tenham sido difíceis, aos poucos fui me adaptando a diversos cenários de negócios. Recebi reconhecimento por minhas habilidades de comunicação, resolução de problemas, análise e e-mail.
Como estou à beira de um novo papel, não consigo conter minha empolgação por todos os empreendimentos incríveis. Eu focaria em meus objetivos e ajudaria a empresa a escalar novos pilares de crescimento e excelência.
Melhor,
[Seu nome]
Você deve escrever uma carta de apresentação sempre que estiver tentando ser contratado para um emprego no mundo corporativo. Muitos pedidos de emprego dirão que uma carta de apresentação é opcional. No entanto, encorajo você a escrever um de qualquer maneira.
3. Carta de agradecimento
Uma carta de agradecimento é um sinal de agradecimento ao destinatário por qualquer ajuda ou tempo que ele forneceu a você. Você pode escrever uma carta de agradecimento a um entrevistador, gerente ou colega em potencial que o ajudou a superar os desafios e sair confiante. Normalmente, as cartas de agradecimento profissionais são escritas para os gerentes de contratação ou entrevistadores de um candidato que foi entrevistado e considerado para um trabalho.
As cartas de agradecimento são uma forma de sinalizar gratidão à sua nova organização em potencial, além de mostrar aos gerentes que você não tem medo de tomar a iniciativa.
Exemplo de carta comercial de agradecimento após uma promoção
Respeitado [Sr.] ou [Sra.] [Nome do gerente]
Assunto: Expressando meus sinceros agradecimentos por me promover a [nova posição]
Desejo expressar minha sincera gratidão a você por me promover ao cobiçado cargo de [nome do novo cargo]. Esta notícia me surpreendeu hoje e me deixou em estado de assombro. Para cada funcionário, não há presente maior do que ser compreendido, valorizado e apreciado por seu trabalho. Desejo dar-lhe todo o crédito por acreditar em mim, me orientar e me encorajar a dar esse salto de fé.
Ao me preparar para o novo cargo de [Nome do Cargo], prometo defender as virtudes da integridade, esforço em equipe e melhoria constante. Tenho a sorte de ter aprendido tanto e chegado tão longe na jornada. Espero almejar picos ainda maiores e estabelecer novos padrões de excelência.
Agradeço novamente!
Melhor,
[Seu nome]
Você deve escrever uma carta de agradecimento profissional por vários motivos, mas, neste cenário, estamos nos referindo a cartas como uma ode ao empregador. Para os entrevistados, eles devem agradecer ao empregador antes de se organizarem durante uma entrevista pessoal em vídeo.
4. Carta de renúncia
Uma carta de demissão informa formalmente ao seu empregador atual que você não trabalhará mais lá após um breve período de tempo. Em casos mais extremos ou urgentes, uma carta de demissão informa ao seu empregador que você vai se demitir, com efeito imediato.
Na maioria dos cenários, os funcionários entregarão esta carta com duas ou três semanas de antecedência. Isso significa que você informou ao seu empregador que está saindo, mas continuará trabalhando por um período de tempo predeterminado para ajudar na transição de contratar um substituto ou perder um funcionário por completo.
Para exigir seu acordo total e final (FnF) de seu ex-empregador, use a seguinte minuta:
Exemplo de carta comercial ao ex-empregador para liberação do acordo total e final
Senhora respeitada
Assunto: Liberação da liquidação total e final para [nome da posição] de [data de início] a [data de término]
Você deve escrever uma carta de demissão quando estiver pronto para deixar o emprego. A quantidade de aviso que você dá dependerá inteiramente da sua situação. No entanto, não entregue uma carta de demissão, a menos que esteja pronto para sair nas próximas duas ou três semanas.
5. Carta de referência
Uma carta de referência é escrita por uma conexão profissional ou pessoal que atesta as habilidades e experiência de um candidato na esperança de ajudá-lo a conseguir uma nova oferta de emprego. As cartas de referência geralmente são escritas por ex-gerentes ou outros executivos ou professores, professores e mentores. As cartas de referência às vezes, mas não com frequência, são escritas por amigos ou vizinhos.
Não importa quem os escreva, eles devem ser relatos positivos da experiência de um profissional trabalhando ou supervisionando o candidato. Devem mencionar anedotas específicas e descrever aspectos do caráter do candidato. Uma carta de referência também é conhecida como "carta de recomendação".
Exemplo de carta de referência para um potencial amigo/conhecido
Prezado [Sr.] ou [Sra.] [Nome]
Assunto: Enviando uma indicação de [Nome] para [Nome da posição]
Saudações para você.
Estou escrevendo esta carta para indicar [Nome], que é meu conhecido e colega na [empresa anterior], para a função atual de [nova função] em nossa empresa.
Conheço [nome] há [x anos] na [empresa anterior] e estava na mesma equipe que ela. Ela foi promovida duas vezes e foi indicada para liderar todo o [nome do projeto] no lado do cliente. Ela é uma [qualificação] em [disciplina de educação] e tem um portfólio profissional diversificado. Eu a encontrei equilibrada, pensativa e apaixonada por seu trabalho. Ela raramente perdia reuniões e mantinha um registro de frequência quase perfeito o tempo todo. Ela também conduziu workshops sobre [hard skill 1] e [hard skill 2] enquanto a equipe fazia a transição para um software diferente. Assumia a responsabilidade de educar toda a equipe e estava sempre disposta a tirar dúvidas.
Eu recomendo fortemente a candidatura de [nome do] para o cargo de [nome do cargo], pois acredito que ela tem potencial para ser um trunfo para nossa equipe. Sinta-se à vontade para escrever de volta em caso de possíveis preocupações.
Atenciosamente
Nome
Você deve escrever uma carta de referência se tiver sido solicitado a escrever uma carta de referência. Você só deve dizer sim se puder falar honesta e positivamente sobre o caráter e a experiência de trabalho de uma pessoa. Se alguém que você não conhece bem ou não pensa muito lhe pedir para escrever uma carta de referência, talvez seja melhor recusar educadamente.
6. Carta de intenção
Uma carta de intenções é exatamente o que parece: é uma carta que declara suas intenções. As cartas de intenção são usadas para formar um acordo entre várias partes. Eles podem ser usados ao redigir uma proposta, candidatar-se ou aceitar um emprego ou concordar com um acordo específico.
Uma carta de intenções exibe sua afirmação para uma determinada tarefa. Você pode ser designado para um novo projeto, mas não sabe como começar. Uma carta de intenções pode mostrar sua simpatia, ajudá-lo a buscar orientação e animar as coisas.
Exemplo de carta de intenção comercial para uma oportunidade de emprego como profissional de marketing de mídia social
Prezado [Sr.] ou [Sra.] [Nome]
Assunto: Interessado no cargo de profissional de marketing de mídia social em [nome da empresa]
Estou escrevendo em resposta à sua recente vaga de emprego para um profissional de marketing de mídia social em tempo integral. Trabalho no espaço de marketing de conteúdo e mídia social há mais de três anos. Meus principais pontos fortes incluem campanhas de mídia social, ativação de marca, direitos autorais, manipulação de higiene, redação de roteiros e marketing por e-mail para clientes business-to-business (B2B). Sou um especialista em SEO treinado e recebi reconhecimento como um "comerciante de tecnologia" na comunidade de mídia social.
No que diz respeito à minha educação pessoal, concluí meu bacharelado em Ciência da Computação e mestrado em Marketing de Marca. Quando comecei como um dos primeiros a adotar o espaço da mídia social, não tinha certeza de como funcionava. Mas eu cresci minha proficiência com o tempo.
Colaborei com as equipes de produto e engenharia para aprender sobre novos lançamentos e como podemos aproveitá-los para a aquisição do consumidor. Os resultados revelaram uma otimização impressionante da taxa de conversão de mais de 3% apenas no último lançamento do GTM. Estou muito interessado neste cargo de tempo integral que me ajudará a alcançar um futuro de sucesso e crescimento profissional.
Se tiver a oportunidade, trarei minhas habilidades a bordo, junto com minha propensão ao crescimento, e ajudarei a equipe a alcançar novos patamares!
Atenciosamente
Nome
Você pode usar uma carta de intenção para comunicar preocupações futuras, bem como para anunciar ou tornar públicas suas preferências. Uma carta de intenção vincula ambas as partes em um acordo "implícito" com alguma ponte de interesse comum.
8. Carta de vendas
Uma carta de vendas, talvez mais proeminentemente entendida como um e-mail de vendas, é uma forma de comunicação que existe para envolver e interessar o leitor em aprender mais sobre um produto ou serviço.
Existem muitas estratégias diferentes sobre como se deve escrever uma carta de vendas. Por fim, você deve seguir a estratégia que sua empresa estabelece em seu manual. Todas as cartas de vendas, no entanto, devem incluir uma frase de chamariz, bem como um método de contato caso o leitor esteja interessado.
Exemplo de uma carta de vendas para lançar um produto de CRM educacional para um possível lead B2B.
Prezado [Sr.] ou [Sra.] [Nome]
Subject: Uma plataforma para gerenciar, agilizar e aumentar suas inscrições de admissão
O gerenciamento de admissões continua sendo uma jornada difícil para as instituições educacionais.
Os alunos agora estão fazendo escolhas mais inteligentes. Ao continuar seus estudos, eles analisam os ses e os buts de cada programa universitário. Eles não são atraídos por truques de marketing do tipo "pulverizar e rezar" que as instituições on-line lançam sobre eles. Para sobreviver a esta hora difícil, você deve olhar além das soluções de CRM horizontais padrão. Mas é disso que estávamos nos alimentando até agora para a geração de leads.
Qual é a mudança?
Um CRM educacional feito sob medida especificamente para seus alunos e suas equipes de admissão. Unir essas entidades em um único nó resulta em uma jornada personalizada e mais conversões. Integrar os esforços de todas as partes interessadas envolvidas, como admissão, finanças, gerenciamento e aconselhamento, em uma única solução de CRM elimina os silos, aumenta o ROI e coloca você no caminho para o sucesso.
Essa é a nossa sinergia na <nome da empresa>. Fizemos parcerias bem-sucedidas com mais de [número de faculdades], incluindo nomes robustos como [faculdade 1], [faculdade 2] e [faculdade 3]. <Uma palavra dos nossos parceiros>
Se você achar isso útil, pode nos enviar uma linha ou agendar uma consulta através do <site da empresa>. Espero que isso vá para algum lugar no futuro!
Atenciosamente
Nome
Você deve escrever uma carta de vendas quando estiver tentando ganhar a atenção de um profissional ou de uma organização. Em outras palavras, ao esperar interessar alguém em um negócio ou venda.
9. Carta de reclamação
Uma carta de reclamação é uma carta que você escreve quando tem um problema a resolver com uma organização ou indivíduo. Ele denuncia suas preocupações e as coloca no centro das atenções. Uma reclamação pode falar em nome de vários outros membros da equipe. Digamos que você recebeu um atendimento ao cliente horrível ou encontrou um anúncio direcionado a você de forma inadequada.
Você escreveria uma carta de reclamação para informar uma organização sobre a situação e permitir que eles decidissem os próximos passos.
Embora tenha a palavra “reclamação” no título, nem todas as cartas de reclamação devem ser documentos de raiva em que você denuncia uma empresa por alguma irregularidade. Eles podem ser uma descrição simples de sua insatisfação com algumas expectativas sugeridas de recurso.
Se você está com raiva, porém, de qualquer maneira, faça isso.
Exemplo de uma carta de reclamação para uma agência de aluguel de apartamentos por negar o depósito de segurança.
Prezado [Sr.] ou [Sra.] [Nome]
Assunto: Apresente uma reclamação por depósito de segurança atrasado
Eu, [nome], sou residente do [Nome do apartamento], que está localizado em [área] em [cidade]. Gostaria de informar que aluguei este apartamento por meio de seus serviços de agência. Eu moro aqui há um ano. Paguei um cheque de segurança de [Valor] antes da minha integração por [número de meses]. Ontem, recebi um telefonema do chefe do departamento, dizendo que meu pedido de recuperação do depósito de segurança foi recusado.
De acordo com meu contrato de locação, sou responsável por receber o valor total da caução. Fiz um pedido de evacuação 30 dias antes de deixar o apartamento. Cumpri todo o período de aviso prévio e paguei minhas contas de serviços públicos, eletricidade, gás, água e todas as outras em dia. O proprietário também realizou uma inspeção completa da propriedade. Nada foi gasto, roubado ou danificado. Não estou entendendo porque o dinheiro não foi liberado.
Quero também destacar o mau senso de dever de seus agentes, que não auxiliam os inquilinos em tempos difíceis. Consulte a resolução necessária para este assunto. No caso de você querer prova de documento, me avise.
Atenciosamente
Nome
Você deve escrever uma carta de reclamação quando tiver uma reclamação. Concedido, temos muitos outros métodos de reclamação hoje em dia (representantes de atendimento ao cliente sortudos).
É mais comum ver alguém ligando para a linha direta de atendimento ao cliente de uma empresa ou até mesmo conversando com um representante online. Uma carta é uma maneira mais formal de se comunicar, mas transmite a mensagem de que você leva o assunto a sério o suficiente para escrever.
10. Carta de ajuste
Cartas de ajuste são uma empresa ou indivíduos respondendo a uma carta de reclamação. A carta deve indicar claramente a posição da empresa no caso.
Se você está do lado do cliente, declare isso imediatamente. Se você não está do lado do cliente, certifique-se de comunicar isso claramente e, ao mesmo tempo, oferecer um atendimento excepcional ao cliente.
Você deve escrever uma carta de ajuste depois que sua empresa receber uma carta de reclamação de um cliente. É importante responder às consultas de suporte para manter a reputação e manter os clientes fiéis.
Carta de ajuste da locadora final sobre recusa de caução.
Prezado [Sr.] ou [Sra.] [Nome]
Assunto: Em relação ao depósito de segurança para o seu apartamento alugado
Saudações de [nome da empresa]
Sinto muito pela experiência que você teve. Isso é extremamente inaceitável e digno de desculpas em nosso nome. Tenha certeza; o assunto será imediatamente analisado e resolvido. No entanto, permita-nos examinar toda a situação e avaliar as coisas do nosso lado.
Em breve você receberá uma ligação no seu número de celular cadastrado. A ligação seria de um executivo designado da [empresa] que atenderia às suas dúvidas. No que diz respeito ao depósito de segurança, se tiver apresentado um pedido de aviso prévio de 30 dias, tem direito a recebê-lo. Se você encontrar qualquer comportamento indesejado ou enganoso de nossa equipe, sugiro que abra um tíquete de reclamação no suporte técnico. Nós nos esforçamos para tornar nossos serviços melhores para todos e não toleramos inadequação comportamental,
Agradeço sua paciência e, por favor, permaneça conectado.
Atenciosamente
nome da empresa
11. Carta de pedido
Uma carta de pedido é um documento no qual os gerentes de negócios ou proprietários comunicam aos fabricantes os detalhes do que comprarão. As cartas de pedido contêm informações como quantidades, tamanhos, cores, nomes de produtos e números de pedidos e o preço previsto.
As cartas de pedido geralmente são formatadas como um formulário, e não como uma carta comercial oficial. Isso ocorre porque formulários e planilhas facilitam a compreensão do quadro geral do que uma pessoa deseja.
Você deve escrever uma carta de pedido quando estiver pronto para comprar mercadorias no atacado para vendas no varejo. Alguns gerentes e proprietários de empresas incluirão o pagamento de mercadorias na carta de pedido, por isso é imperativo que você não envie uma carta de pedido até que esteja pronto e capaz de fazer a compra.
12. Cartas de reconhecimento
As cartas de confirmação são como confirmações de pedidos. As empresas os enviam para informar a um cliente ou parente que receberam telefonemas, e-mails, cartas etc.
Cartas de reconhecimento não garantem nada. Eles também não comunicam que uma empresa tomou medidas para melhorar uma situação. Em vez disso, eles dizem a um cliente que foram ouvidos.
As empresas devem escrever uma carta de reconhecimento quando sentirem que é necessário que um indivíduo ou organização saiba que recebeu sua correspondência. Isso é especialmente necessário se a comunicação original se referir a algo sério, como uma lesão na loja.
Uma carta de reconhecimento não implica que você tenha tomado qualquer ação. Em vez disso, é o equivalente comercial de um recibo de leitura – oferecendo segurança.
Para a letra
Uma carta comercial explica a brevidade da situação e sugere maneiras de lidar com ela sem danos. Pense nisso como um substituto para conversas profissionais na mesa de café. Você precisa segurar sua caneta com cuidado, para não derramar falta de profissionalismo.
Espero que isso lhe dê uma ideia sobre cartas comerciais. Faça disso sua forma oficial de interação para que a outra parte tenha muito pouco a dizer em objeção.
Quanto mais forte a cultura da empresa, menos cartas comerciais negativas. Incorpore as melhores práticas de cultura da empresa e esteja na vanguarda da satisfação dos funcionários.