A adoção do software de gerenciamento de diretoria (BMS) é crucial para qualquer estratégia de negócios.

Este artigo ajudará você a entender como criar um caso de negócios atraente para o software de gerenciamento de conselhos. O objetivo aqui é que você saia informado e saiba que todo o fluxo de trabalho da sua empresa seria fortalecido por ter um software de gerenciamento do conselho ao seu lado.

Antes de identificar o fornecedor certo, você precisa estar confiante em fazer este caso de negócios para as partes interessadas, explicando por que o software de gerenciamento do conselho é essencial.

Saber por onde começar com a tecnologia de gerenciamento do conselho pode ser complicado, mas você está com muita sorte. Como o software tem tantos benefícios e aborda quase todos os aspectos de uma organização, ele pode se encaixar facilmente em qualquer portfólio de projeto de TI.

Aquisição de software de gerenciamento de diretoria

Não importa o seu objetivo principal, o software de gerenciamento do conselho se encaixa facilmente em todas as estratégias de aquisição de TI, por isso é fácil criar um caso de negócios atraente.

O esboço do caso se parece com um plano de negócios:

1. O Resumo Executivo e Objetivos começa com o que você está tentando realizar e por quê.
2. Benefícios e limitações é uma análise qualitativa direta de como e por que o software de placa será atraente.
3. A Análise Financeira examina as implicações quantitativas – os dólares e centavos do seu investimento.
4. A Avaliação de Risco analisa possíveis armadilhas e deficiências.
5. A Identificação da Opção finalmente fornece aos seus stakeholders uma análise das soluções alternativas e esculturais.

O BMS é transacional e oferece aos administradores e diretores a flexibilidade de trabalhar de qualquer lugar. Ele aprimora a governança, centraliza as comunicações e reforça a segurança. Um projeto transacional, como um software de diretoria, exige que você melhore a eficiência e a produtividade enquanto reduz os riscos.

Além disso, é infra-estrutural, reduzindo os custos de mão de obra e reduzindo o desperdício. O software Board aumenta a produtividade minimizando o tempo gasto em tarefas diárias e eliminando o desperdício de papel. Quem pode argumentar com ganhos de produtividade, dinheiro economizado e uma pegada de carbono menor?

Além disso, é informacional por meio da distribuição oportuna de informações com menos erros, esses projetos fecham as assimetrias de informações. De fato, a precisão e a confiabilidade das informações são as principais preocupações dos diretores. Deve ser fácil argumentar que esse projeto preenche uma lacuna de informações e melhora a capacidade dos diretores de liderar o crescimento estratégico da organização.

Por fim, é estratégico.

Ao contribuir para a vantagem competitiva de sua organização, é fácil argumentar que o software do conselho equipa seus diretores para considerar melhor sua estratégia de longo prazo. Como administradores da estratégia de sua organização, isso os ajuda a permanecer engajados com sua organização, colaborar e contribuir com melhores informações na ponta dos dedos.

Benefícios e limitações do software de gerenciamento de conselhos

Nesta seção, discutiremos os benefícios e as limitações do software de gerenciamento do conselho.

Benefícios das ferramentas de gestão do conselho

Ao fazer um caso de negócios claro, nem todos os benefícios são criados iguais. Aqui está o que deve ser lembrado ao fazer o seu caso.

O software do conselho garante que os diretores estejam mais bem informados para tomar decisões inteligentes. Ferramentas de governança simplificadas que melhoram a confiabilidade das informações. Quando os materiais são distribuídos com bastante antecedência e os diretores investem na revisão dos materiais em seus próprios termos, as reuniões se tornam esforços colaborativos – um local para tomar decisões importantes e pensar na saúde de longo prazo da organização.

Isso prova para as partes interessadas que você leva a sério as responsabilidades ambientais, sociais e de governança corporativa (ESG). Por causa das melhorias nas informações, isso significa que os diretores podem debater a estratégia de forma vibrante e tomar decisões com foco no longo prazo.

Reduz os custos do negócio

É simples medir as reduções de custo durante uma análise financeira. É fácil passar despercebido porque é assim que sempre foi feito, mas os custos de impressão de seus materiais de placa invariavelmente são mais altos do que a maioria dos softwares de placa. Considere tudo o que está envolvido: papel, fichários, impressoras, toner, remessa e reimpressões. As pessoas normalmente acham que apenas os materiais básicos acabam custando mais.

Descobrimos que o software do conselho geralmente reduz pela metade o tempo necessário para criar os livros do conselho. Considere o tempo economizado em fazer alterações e adendos de última hora, e você terá uma clara economia quantitativa de mão-de-obra.

Diminui os riscos de segurança

Sua avaliação de risco examinará possíveis armadilhas, consequências e estratégias para evitar essas ameaças. No entanto, com o fornecedor certo, esses riscos são significativamente reduzidos.

• Segurança cibernética: considere se papel e e-mail colocam você em risco de liberação não autorizada de informações confidenciais do conselho que podem impactar instantaneamente a posição financeira e a marca de sua organização e aumentar o risco de ataques cibernéticos.
• Adoção do conselho: observe que há um risco de que o software selecionado não seja projetado para a demografia do seu diretor, causando uma falta de adoção que resultará em um investimento desperdiçado.
• Inovação e suporte contínuos: a consolidação do BMS representa o risco de selecionar um fornecedor que não oferece mais suporte ativo ao seu produto

Limitações das plataformas de gerenciamento do conselho

Nenhuma tecnologia é perfeita.

• Falta de personalização: Atualmente, as soluções de gestão da diretoria carecem de uma plataforma de desenvolvimento para personalizar o software, fazendo com que a maioria dos softwares do mercado possua funcionalidades padronizadas.
• Têm poucas integrações: as ferramentas não são fáceis de integrar com outros softwares de colaboração e produtividade devido a questões de segurança.

O que você deve procurar em um fornecedor de gerenciamento de conselho

Ao apresentar às partes interessadas, você será solicitado a fazer uma análise do status quo e do fornecedor. Sua análise de status quo deve incluir o desperdício e a carga de papel e os riscos de segurança do e-mail e pode incluir uma conta de custo de criação de seu próprio software de diretoria interno.

Avalie os guias do comprador da administração do conselho para tomar decisões com base em linhas de investigação específicas para verificar quem ainda está em serviço e não uma subsidiária fora de serviço. Isso é importante porque quando uma empresa está apenas procurando um plano de saída, ela está ansiosa para ser comprada e deixada como uma subsidiária, fazendo com que os recursos sejam desviados do desenvolvimento, suporte e tecnologia.

Avalie os valores do fornecedor

Se você já esteve no DMV, sabe como é se sentir um número, não uma pessoa. Ao selecionar um fornecedor, você pode confiar no trabalho feito por seu conselho, selecionar alguém que compartilhe seus valores é crucial para o sucesso a longo prazo.

Se sua equipe se preocupa com a comunidade, procure um fornecedor com programas para devolver lucro e tempo à sua comunidade. Faça uma lista das pessoas e da cultura das pessoas com quem você trabalha e faça uma referência cruzada com a cultura do fornecedor.

Um fornecedor de gerenciamento de conselho que vê você como uma pessoa que coloca sua comunidade em primeiro lugar e valoriza seus funcionários é um fornecedor que se preocupa com você. E isso acaba levando a uma parceria duradoura baseada na confiança.

Conselho simplificado, negócios mais fortes

Felizmente para quem está considerando um projeto de software de gerenciamento de conselho, o caso é fácil de fazer. Com benefícios claros, poucas limitações, vantagens financeiras claras e risco limitado, seus stakeholders acharão o caso atraente. Tão atraente que em breve você terá a tarefa de selecionar um fornecedor.

Investir em um BMS é um grande passo para o sucesso do negócio, mas não precisa terminar aí. Invista em medidas de continuidade de negócios para ajudar os principais líderes organizacionais a se preparar para emergências.