11 melhores ferramentas de colaboração para pequenas empresas em 2023

A colaboração é fundamental para que as pequenas empresas atinjam seus objetivos e tenham sucesso. Como tal, ter as melhores ferramentas de colaboração em 2023 em mãos tornou-se cada vez mais crucial. No entanto, com o grande número de opções disponíveis no mercado hoje, pode ser difícil encontrar o produto mais adequado para as necessidades do seu negócio.

Não tema! Entendemos muito bem esse problema e dedicamos incontáveis ​​horas pesquisando 11 das principais ferramentas de colaboração projetadas especificamente para ajudar pequenas empresas a obter sucesso no cenário digital atual.

Nesta postagem do blog, abordaremos essas soluções poderosas para que você esteja mais bem informado ao tomar uma decisão sobre qual plataforma funciona melhor para suas necessidades. Continue lendo para saber como a escolha de uma dessas plataformas pode simplificar a colaboração entre as equipes e maximizar a produtividade!

O que são ferramentas de colaboração?

As ferramentas de colaboração são softwares projetados para ajudar as equipes a se comunicar, coordenar e concluir tarefas com mais eficiência. Essas plataformas digitais permitem que os usuários colaborem remotamente em diferentes funções em tempo real dentro de uma organização comercial ou empresa.

Os recursos comuns de software de colaboração incluem compartilhamento de arquivos, serviços de mensagens, videoconferência, sistemas de gerenciamento de tarefas e ferramentas de edição de documentos. Eles fornecem espaços compartilhados, bem como comunicação instantânea para que os membros da equipe possam trabalhar juntos em projetos com eficiência, mesmo quando localizados globalmente uns dos outros, unificando o conhecimento compartilhado das equipes em núcleos centrais de dados para revisão e discussão.

Aproveitando o poder dessas soluções colaborativas, os proprietários de pequenas empresas podem colher enormes benefícios, como produtividade e desempenho aprimorados, que se traduzem em maiores lucros a longo prazo!

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1. Trello: para gerenciamento visual de projetos

O Trello é uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos conhecida por sua interface amigável e poderosos recursos de quadro Kanban. Essa abordagem visual ao gerenciamento de tarefas o torna ideal para equipes de todos os tamanhos, incluindo pequenas empresas, pois fornece excelentes visões gerais de projetos com clareza e facilidade.

Ele também permite a colaboração em projetos de qualquer lugar, até mesmo em dispositivos móveis – simplificando o trabalho remoto em equipe. O formato de lista de tarefas do Trello permite fluxos de trabalho simplificados, automatizando tarefas tediosas, como controle de orçamento ou acompanhamento de entregas.

Seu plano gratuito é adequado para pequenas equipes que desejam mergulhar no mundo do gerenciamento de projetos antes de comprometer mais recursos em ferramentas de maior escala, como Asana ou Monday.com.

2. Slack: para comunicação em tempo real

O Slack é a melhor ferramenta de colaboração em equipe para pequenas empresas, fornecendo comunicação online e ferramentas de compartilhamento de arquivos. Ele ajuda as equipes remotas a permanecerem conectadas e trabalharem juntas em tempo real, o que aumenta a produtividade.

Com canais para facilitar a conversa, ferramentas de pesquisa integradas para localizar informações rapidamente com base em palavras-chave ou frases, integrações com aplicativos de terceiros como GitHub e Asana, uploads de arquivos, espaços de trabalho virtuais, bem como chamadas de voz e recursos de bate-papo por vídeo para reuniões – o Slack tem todos os recursos necessários para otimizar seu fluxo de trabalho.

Ao contrário de outras soluções, como o Microsoft Teams, que atendem mais a organizações maiores com dezenas de pessoas trabalhando em projetos ao mesmo tempo, o Slack oferece uma opção mais inteligente para empresas menores com poucos funcionários, mas que ainda precisam de plataformas de colaboração eficientes para manter tudo funcionando sem problemas.

Por exemplo, existe o Fleep Connect, que permite conectar várias contas em um espaço unificado, reduzindo conversas redundantes e garantindo que todos estejam atualizados sobre as tarefas, independentemente de sua localização ou profissão.

Além disso, as mensagens instantâneas podem ajudar a eliminar os gargalos criados quando as mensagens exigem esclarecimento extra, resultando em períodos de tomada de decisão mais rápidos, economizando tempo e dinheiro enquanto aumentam a eficiência geral - especialmente importante no ambiente de trabalho acelerado de hoje, onde cada segundo conta!

3. Asana: para automação do fluxo de trabalho

Asana é uma plataforma de colaboração de alto nível para equipes de vários setores, especialmente empresas. Ele oferece recursos de automação abrangentes para ajudar a agilizar e simplificar os processos de fluxo de trabalho.

A interface de usuário intuitiva do Asana permite que os usuários visualizem tarefas, atribuam responsabilidades e acompanhem o progresso sem complicações. Com notificações automatizadas para manter todos na mesma página e os prazos das tarefas à vista, ele garante que todos permaneçam focados e produtivos.

A Asana também fornece ferramentas poderosas para gerenciamento de projetos com filtros de pesquisa avançados para que profissionais ocupados possam rastrear rapidamente os projetos de que precisam. Todos os arquivos relevantes são armazenados de forma organizada em uma única plataforma, eliminando qualquer chance de confusão ou perda de documentos devido a pastas extraviadas.

O recurso de integração facilita ainda mais o acesso fácil ao integrar dados externos em seu espaço de trabalho - mantendo-o atualizado sobre todos os detalhes necessários de outras fontes enquanto ainda está localizado centralmente no formato de exibição do quadro do projeto - garantindo que todos os esforços tenham seu devido lugar entre os da equipe processo de fluxo de trabalho!

Com o recurso Asana Task Builder disponível em planos premium, formulários especializados podem ser usados ​​para capturar ideias, requisitos e solicitações que exigem colaboração entre vários departamentos/equipes envolvidas ao mesmo tempo, como feedback de clientes ou informações de determinados indivíduos referentes a registros relativos a iniciativas de pesquisa e desenvolvimento de produtos .

Isso economiza tempo, evitando que os e-mails se percam nas caixas de entrada, permitindo respostas mais rápidas, evitando erros e aumentando os tempos de resposta, reduzindo o trabalho manual por meio de técnicas de automação, alocando horas mais produtivas para uma melhor promoção de eficiência!

4. Google Workspace: para Cloud Productivity Suite

O Google Workspace é uma ferramenta essencial para pequenas empresas que buscam aprimorar a colaboração e a produtividade. É um conjunto de produtos projetado especificamente para proprietários de empresas que trabalham com equipes remotas em todo o mundo, oferecendo recursos como Google Docs, Sheets e Slides que permitem que todos os usuários editem documentos em tempo real.

O Google Workspace oferece ferramentas de produtividade econômicas e recursos avançados de colaboração, desde o compartilhamento de documentos em equipe até o armazenamento em nuvem para que você possa acessar facilmente seus dados em qualquer lugar.

Além disso, possui protocolos de segurança que garantem a segurança de suas informações em todas as etapas. Com interfaces de usuário fáceis e tutoriais informativos, essa plataforma é perfeita para empresas de qualquer tamanho que desejam se manter eficientes enquanto gerenciam vários projetos simultaneamente — apesar de já ter sido uma solução mais cara em comparação com outras plataformas, como o Microsoft 365.

O Google Workspace oferece acessibilidade e recursos robustos que facilitam a colaboração com a equipe interna ou com parceiros externos, não importa onde eles estejam localizados no mundo.

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5. Votacall: Para VoIP Business Phone System

Votacall é uma solução de telefone comercial VoIP ideal para pequenas empresas, oferecendo a flexibilidade e a economia de que precisam. Este sistema inovador fornece recursos de chamada para vários dispositivos, o que significa que os membros da equipe podem fazer e receber chamadas por meio de seus telefones celulares, computadores ou telefones de mesa sem ter que investir em várias linhas.

Com o novo acesso a sistemas de áudio de alta qualidade, como serviços VoIP, mais pequenas empresas estão começando a confiar em soluções telefônicas baseadas em nuvem e aproveitando recursos como qualidade de som cristalina e roteamento automatizado de chamadas.

A plataforma em nuvem da Votacall também é uma ótima opção para agentes de call center que precisam de comunicação constante com os clientes 24 horas por dia – permite que eles gerenciem facilmente as chamadas recebidas, ao mesmo tempo em que fornece todas as ferramentas relevantes necessárias para medir dados de desempenho, como tempos de atendimento ou níveis de serviço.

Além disso, mantém a mudança de tecnologias em seu núcleo – colaborando com redes AI e 5G – permitindo que as empresas fiquem à frente do jogo quando se trata de acompanhar as tendências e as expectativas dos clientes.

Ao usar este serviço abrangente e fácil de usar da Votacall, empresas menores podem criar confiança entre os clientes rapidamente, garantindo que cada agente esteja atuando em seu nível máximo o tempo todo!

6. Zoom: para videoconferência e webinars

O Zoom é uma das melhores ferramentas de colaboração para pequenas empresas. Uma plataforma moderna e fácil de usar, permite que as equipes realizem reuniões virtuais rapidamente — independentemente do local. Isso torna as videoconferências, webinars, chamadas telefônicas, sessões de bate-papo, eventos e salas de conferência mais fáceis do que nunca.

A ferramenta também possui funcionalidade de quadro branco para suas necessidades de colaboração online. O Zoom é uma opção perfeita para qualquer organização que procura envolver um público remotamente ou pessoalmente, pois oferece soluções de comunicação integradas com recursos como mensagens de bate-papo, compartilhamento de tela e gravação de feeds de áudio e vídeo – tornando a conexão mais envolvente do que nunca.

Sua tecnologia de rastreamento de métricas líder do setor ajuda você a revisar cada sessão de conversa, enquanto os insights podem ser obtidos a partir de pesquisas ou perguntas e respostas durante a própria reunião, bem como comentários individuais que ajudam a orientar as conversas com seus clientes em geral.

Além disso, eles acabaram de lançar seu novo recurso “Sala de Aula” projetado especificamente para apoiar iniciativas de aprendizado remoto por meio de discussões encadeadas que permitem que escolas e universidades iniciem aulas sem presença física – garantindo que os alunos permaneçam envolvidos durante toda a jornada educacional. Em uma pequena empresa, seus alunos podem ser seus novos funcionários. Use os recursos de sala de aula para treinar remotamente seus novos funcionários para o próximo nível.

Tudo isso, juntamente com opções de webinar gratuitas (e pagas), tornam a implementação do Zoom em qualquer ambiente fácil, independentemente do tamanho do orçamento ou do escopo do projeto!

7. Microsoft Teams: para Unified Collaboration Hub

O Microsoft Teams é um hub de colaboração para comunicação e trabalho em equipe unificados. Ele ajuda as pequenas empresas a se manterem organizadas, se comunicarem com eficiência e colaborarem em projetos diretamente do aplicativo.

Com recursos como áudio espacial nas reuniões do Teams, os usuários podem espacializar as vozes de seus parceiros de conversa sem se preocupar com ecos ou feedbacks estranhos. A Microsoft também possui fortes políticas de segurança com integração adicional ao Enterprise Security Suite do Microsoft 365 Defender.

Os membros da equipe podem se conectar e colaborar facilmente em projetos principais usando ferramentas como cocriação em tempo real, reuniões agendadas, bate-papos por chamadas de áudio/vídeo, sistemas de gerenciamento de documentos e integrações de aplicativos que facilitam o trabalho de todos, não importa onde estejam. estão localizados.

Trabalhar em conjunto nunca foi tão fácil ou eficiente graças aos diferentes recursos de colaboração oferecidos no Microsoft Teams, que permitem que os membros da organização criem grupos com base em tópicos de projetos ou tarefas específicas, para que todas as conversas relacionadas a essas atividades permaneçam em um só lugar, reduzindo a confusão de caixas de correio em todos os lugares.

Além disso, as chamadas em grupo podem ser iniciadas a qualquer momento, garantindo que todos estejam presentes para decisões importantes, enquanto as opções de pesquisa nos documentos ajudam a encontrar conteúdo rapidamente e as coleções permitem que as equipes acessem rapidamente os arquivos usados ​​e compartilhados ao longo do tempo, ajudando-os a permanecer produtivos mesmo ao lidar com projetos complexos .

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8. Monday.com: para gerenciamento de fluxo de trabalho

À medida que as pequenas empresas continuam a se expandir e se tornam cada vez mais complexas, encontrar as ferramentas de colaboração certas pode ser um desafio. O Monday.com é uma excelente opção para gerenciamento de fluxo de trabalho.

Este software colaborativo oferece ampla personalização, recursos de colaboração e recursos automatizados que ajudam as equipes a manter o controle dos projetos, não importa quão grandes ou pequenos sejam!

A plataforma versátil do Monday.com tem sido usada por usuários de grandes empresas a startups que buscam uma maneira eficiente de gerenciar seus projetos em equipes multifuncionais. A ferramenta permite personalizações fáceis para que os proprietários de projetos possam adaptá-la a qualquer tamanho e complexidade; ele fornece opções de automação para atualizar o progresso enquanto rastreia tarefas, prazos e atualizações de atividades com eficiência, juntamente com recursos de gerenciamento de processos de recrutamento, como Sistema de rastreamento de candidatos (ATS).

Ele oferece aos usuários a capacidade de compartilhar links e arquivos de documentos facilmente, o que torna a comunicação da equipe mais suave do que nunca! Além disso, os recursos de gerenciamento de marketing do Monday, incluindo integrações, tornam o contato com clientes em potencial mais fácil do que nunca, além de simplificar os processos de geração de relatórios usando sua opção de relatórios personalizados.

Outras relações com o cliente são melhoradas graças ao seu sistema dedicado de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). A fácil integração de aplicativos de terceiros adiciona mais benefícios, tornando este poderoso pacote obrigatório para empresas de todos os tamanhos.

9. Miro: para quadro branco online e colaboração

Miro é uma ferramenta essencial para pequenas empresas. É uma plataforma de colaboração visual que facilita a transformação de ideias em tarefas e projetos para equipes que colaboram remotamente.

Com o Miro, os membros da equipe podem se comunicar em tempo real usando ferramentas visuais poderosas, como quadros, post-its e tópicos de comentários na lateral da tela. A plataforma é altamente segura, portanto, todos os dados permanecem seguros, está disponível em vários dispositivos, como PCs e Macs, bem como em plataformas móveis iOS e Android e é executado em servidores de nível empresarial para que suas informações não sejam comprometidas.

Miro leva o trabalho em equipe para o próximo nível, transformando a forma como as pessoas trabalham de forma colaborativa em tarefas grandes ou pequenas, enquanto comunicam virtualmente suas ideias visualmente umas com as outras, não importa onde estejam localizadas no mundo.

Ele não apenas fornece recursos visuais, mas também permite que os usuários criem listas de verificação em notas anexadas ao lado de imagens ou diagramas, o que ajuda a dividir conceitos complicados em etapas gerenciáveis, garantindo que todos entendam o que precisa ser feito durante processos específicos - desde sessões de brainstorming até treinamento de atendimento ao cliente até os procedimentos de lançamento de produtos com gerenciamento de portfólio incluído em todas as etapas da produção - economizando tempo e dinheiro para as empresas! Finalmente, as empresas apreciam a capacidade de revisão do Miro, garantindo a excelência nos resultados alcançados devido à execução cuidadosamente planejada de todas as tarefas atribuídas, dando-lhes a garantia de maximizar seus recursos e, ainda assim, alcançar os resultados desejados!

10. Dropbox: para compartilhamento e armazenamento de arquivos em nuvem

Com o Dropbox, as pequenas empresas podem desfrutar de soluções de armazenamento e compartilhamento de arquivos baseadas em nuvem que permitem a colaboração remota segura. Essa ferramenta armazena todos os documentos compartilhados na nuvem com segurança, com acesso disponível para pessoal autorizado a qualquer hora e em qualquer lugar.

Ele oferece suporte à sincronização de arquivos em tempo real em vários dispositivos para que os colegas estejam sempre na mesma página e quaisquer alterações feitas sejam refletidas instantaneamente para garantir que todos estejam trabalhando em uma versão atualizada.

Essa ferramenta simples e poderosa também fornece controle sobre quem pode visualizar ou editar arquivos específicos. As permissões de compartilhamento permitem que os administradores configurem funções exatas, como proprietário, editor, visualizador, etc., restringindo de fato certas pessoas de realizar determinadas ações e garantindo a segurança dos dados o tempo todo.

Sem a necessidade de se preocupar com processos complexos de configuração ou requisitos de instalação de software, o Dropbox facilita o início rápido da colaboração on-line com parceiros, simplificando ainda mais os fluxos de trabalho existentes e eliminando atividades redundantes, aumentando significativamente a produtividade!

11. ClickUp: para gerenciamento abrangente de projetos

O ClickUp é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos que ajuda pequenas empresas a planejar, organizar e colaborar com eficiência no trabalho. Com exibições personalizáveis ​​e recursos de relatórios em tempo real, o ClickUp permite que as equipes se mantenham atualizadas com seus projetos com rapidez e precisão.

Além disso, oferece uma interface de usuário intuitiva para facilitar a navegação, juntamente com recursos avançados, como lembretes automáticos, dependências de tarefas, subprojetos e subtarefas. Não apenas isso, mas também ajuda as pequenas empresas a manter os documentos organizados com segurança na nuvem, oferecendo soluções integradas para gerenciar tarefas com taxas de conclusão bem-sucedidas por meio de seu recurso de automação do fluxo de trabalho.

Além disso, garante um lugar para cada chamada ou bate-papo com todos os membros de sua equipe executando projetos, conectando-os via VoIP Business Phone System ou videoconferência sem distrações, criando assim um hub de colaboração unificado que oferece mais visibilidade dos projetos do que nunca.

Por fim, fornecer aos usuários uma ótima experiência ao trabalhar de forma colaborativa em diferentes locais, facilitando a colaboração usando ferramentas de quadro branco que ajudam a dividir processos complexos visualmente; portanto, simplificando a comunicação entre os membros da equipe, resultando em resultados eficientes que podem ser compartilhados facilmente no espaço de trabalho de todos, independentemente da barreira da distância física, levando a maiores níveis de produtividade, reduzindo efetivamente as cargas de trabalho em qualquer domínio!

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Conclusão

As ferramentas de colaboração disponíveis hoje são um ativo inestimável para pequenas empresas. Escolher a ferramenta ou ferramentas certas em uma ampla gama de opções pode melhorar muito a produtividade, a comunicação e o gerenciamento de projetos.

As pequenas empresas precisam avaliar suas necessidades específicas, orçamento e como os membros da equipe preferem trabalhar ao decidir qual ferramenta de colaboração atende melhor às suas necessidades. Com tantas opções no mercado, adaptadas especificamente para diferentes níveis de uso e com recursos fáceis de usar, como mensagens em tempo real e recursos de compartilhamento de arquivos na nuvem, certamente haverá uma ferramenta de colaboração que funcionará para empresas de qualquer tamanho.