As 6 melhores ferramentas de comunicação empresarial que você precisa usar em 2023

Comunicação eficiente e sob medida é a pedra angular do sucesso do negócio. Isso é tão verdadeiro em 2023 quanto sempre foi. No entanto, nos últimos anos também houve uma proliferação de diferentes ferramentas que prometem aumentar o desempenho da comunicação das empresas. Até agora, a diversidade é tão grande que pode facilmente se tornar avassaladora. Então, por onde você deve começar? Quais ferramentas são realmente necessárias para uma comunicação empresarial fluida? Aqui está o resumo completo das melhores ferramentas de comunicação empresarial que você precisa usar em 2023.

Serviços telefônicos comerciais virtuais

Em primeiro lugar, você precisa de um serviço telefônico comercial sólido. Espere. O que? Os telefones não estão um pouco desatualizados? Diante disso, sim. Mas os serviços telefônicos comerciais modernos têm pouco em comum com os antigos telefones fixos, acumulando poeira nos fundos das lojas. Em vez disso, os serviços telefônicos comerciais modernos são baseados em nuvem. Eles são acessíveis de qualquer lugar e oferecem uma diversidade muito maior de canais de comunicação do que seus equivalentes analógicos.

Além das chamadas de voz, muitos serviços telefônicos comerciais modernos também oferecem videochamadas, mensagens, bate-papo ao vivo e e-mail. Alguns também vêm com ferramentas úteis baseadas em IA, como correio de voz e transcrição de chamadas, roteamento de chamadas baseado em voz e resumos automáticos de chamadas.

Videoconferência Assíncrona

Em seguida, você deve considerar obter uma ferramenta de videoconferência assíncrona. Especialmente se você estiver operando internacionalmente e tiver membros da equipe ou clientes em fusos horários diferentes. Estamos todos familiarizados - e muitas vezes cansados ​​- de ferramentas de videoconferência ao vivo, como Zoom, Google Meet, Jitsi, Skype e similares. Mas a videoconferência assíncrona tem uma vantagem crucial – você não precisa encontrar um horário que funcione para todos.

Ferramentas assíncronas, como o Loom, permitem gravar um clipe como se fosse uma videoconferência. Você pode aparecer na câmera, compartilhar sua tela, até escrever em um quadro branco e explicar tudo o que quiser. Então, você pode compartilhar este vídeo usando um link simples. Os destinatários podem assistir quando quiserem, alterar a velocidade, percorrer a transcrição automática para obter as informações mais importantes, deixar comentários em diferentes partes do vídeo ou responder com um clipe próprio.

No final do dia, a videoconferência assíncrona é um avanço em relação à troca de e-mail e à videoconferência tradicional. Ele permite que você economize tempo e reduza o número de reuniões, mas também permite que você transmita uma quantidade muito maior de informações do que uma mensagem escrita normal.

Plataformas de Gerenciamento de Projetos

Outra ferramenta chave de comunicação são as plataformas de gerenciamento de projetos. Não importa o tamanho do seu negócio, você provavelmente tem um milhão de projetos acontecendo ao mesmo tempo. Acompanhar todos eles – sem mencionar as tarefas individuais, prazos e contribuições de vários membros da equipe – pode ser complicado. As plataformas de gerenciamento de projetos simplificam esse processo. Existem vários tipos de gerenciamento de projetos e ferramentas de colaboração em equipe. Escolha um que corresponda à complexidade das tarefas, ao número de membros da equipe e à diversidade de projetos com os quais você precisa lidar.

Algumas ferramentas, como o Trello, são bastante simples. O Trello imita um quadro Kanban simples. Você pode adicionar links diferentes, criar tarefas como cartões e coordenar com os membros da equipe. Outros são complexos e poderosos, como Asana. Isso permite que você atribua funções, tarefas e prazos aos membros da equipe, bem como inclua cronogramas e dependências e exiba projetos como gráficos de Gantt, quadros Kanban e várias outras visualizações. No geral, uma plataforma de gerenciamento de projetos bem escolhida ajudará sua equipe a acompanhar seu progresso, objetivos finais e tarefas iminentes.

Conjuntos de colaboração de documentos

Um dos pré-requisitos mais básicos da colaboração eficiente em equipe é ter uma maneira centralizada de compartilhar, editar e cocriar documentos. Embora isso pareça básico, ainda é um dos pontos de maior atrito para muitas empresas. Algumas pessoas trabalham em Macs, com Pages, Keynote e Numbers. Outros aderem ao Microsoft Office – seja a versão offline ou baseada na nuvem. Depois, há o LibreOffice e o OpenOffice e, é claro, o Google Workspace (anteriormente G Suite).

Compartilhar e possivelmente converter documentos entre essas plataformas pode consumir muito tempo. Em vez disso, opte por uma – de preferência uma solução baseada em nuvem, como Google Workspace ou Microsoft 365. Isso permite que os membros de sua equipe compartilhem documentos, trabalhem neles ao mesmo tempo, deixem comentários, editem e rastreiem todas as alterações e modificações.

Software de gerenciamento de mídia social

Em 2023, a mídia social é uma parte inevitável das comunicações comerciais. Os clientes esperam especialmente que as empresas mantenham uma presença em plataformas como Facebook, Instagram, Twitter e TikTok. Quais plataformas de mídia social são cruciais para o seu negócio depende do seu público e do seu nicho. Os dados mostram que a geração X prefere o Facebook, a geração do milênio tem uma queda pelo Instagram e a geração Z é vendida no TikTok. Da mesma forma, se sua empresa se enquadra no nicho criativo, convém se concentrar mais no Instagram e adicionar outras plataformas com imagens pesadas, como Snapchat e Pinterest.

Não importa qual plataforma de mídia social, em particular, você opte, porém, uma ferramenta central de comunicação empresarial em seu arsenal deve ser uma plataforma de gerenciamento de mídia social (SMM). Isso permite que você vincule todas as suas contas de mídia social a um painel central. Em vez de ter que fazer login em quatro aplicativos diferentes para agendar postagens, responder a comentários e verificar análises, você pode fazer tudo em um só lugar. Isso não apenas economizará tempo e nervos. Ele também pode fornecer informações valiosas sobre o comportamento do seu público e qual conteúdo tem melhor desempenho em todas as plataformas.

Plataformas de E-mail Marketing

Por fim, uma ferramenta essencial de comunicação comercial que você precisa usar em 2023 é uma plataforma de marketing por e-mail. O e-mail continua sendo um dos canais de comunicação mais eficazes com o cliente. Enviar atualizações, promoções e mensagens personalizadas diretamente para a caixa de entrada de alguém aumenta significativamente suas chances de convertê-los em clientes fiéis.

As plataformas de email marketing podem ajudá-lo a atingir esse objetivo. Seus modelos e construtores de arrastar e soltar não apenas permitem que você dê aos seus e-mails um toque visual adicional. Eles também permitem rastrear quem abre seus e-mails e quem clica em quais links, além de testar diferentes variações do mesmo conteúdo para identificar o mais eficaz.

Ferramentas de Comunicação Empresarial – Conclusão

Escolher as ferramentas de comunicação certas para atender às suas necessidades de negócios é crucial. Acima, você encontrará as amplas categorias de ferramentas que deve considerar integrar em seus fluxos de trabalho. Mas identificar o fornecedor que se adapta ao seu orçamento e requisitos exclusivos levará algum tempo e trabalho. Em última análise, porém, vale a pena investir esse esforço – e o orçamento correspondente – para encontrar as ferramentas de comunicação certas. Ele ajuda você a se manter à frente, ficar à frente de seus concorrentes e aumentar a satisfação geral do cliente e a produtividade da equipe. A linha de fundo? A comunicação é fundamental. Encontre as ferramentas certas para transformá-lo.