Evitando armadilhas de reuniões além da plataforma virtual de gerenciamento de eventos

Uma plataforma de gerenciamento de eventos virtuais pode atender a todas as suas necessidades virtuais sob um único guarda-chuva. Mas você está pronto para gerenciar seu evento? Muitas vezes, a frequência é baixa por causa de práticas de marketing que não implementamos. Ou porque nos concentramos tanto em promover as marcas e desconsiderar a experiência virtual em si.

Bem, não se preocupe, porque você descobrirá como evitar as armadilhas mais comuns do gerenciamento de eventos virtuais. As seis dicas a seguir ajudarão você a projetar e otimizar sua conferência ao vivo para obter os melhores resultados. Obviamente, também abordaremos materiais de marketing que melhorem a participação em webinars e sessões sob demanda.

Enfrentando a concorrência: o ponto de partida

Marketing e gestão são dois aspectos cruciais de qualquer evento virtual. Afinal, a ideia básica é fazer o seu evento se destacar dos demais. Praticamente todo mundo teve que se tornar virtual nos últimos dois anos. Portanto, essas dicas visam ajudá-lo a fazer todas as etapas fáceis para se conectar com patrocinadores, clientes e até partes interessadas para executar o programa mais envolvente e lucrativo que você pode apresentar.

1. Opte pela melhor plataforma de gerenciamento de eventos virtuais

Se você já organizou um webinar ou uma aula ao vivo antes, sabe que nem todas as plataformas de gerenciamento de eventos virtuais funcionam da mesma maneira. Dependendo do tipo de evento, você pode ter dificuldades para receber o pagamento ou lidar com cupons. Os profissionais de marketing que organizam muitos eventos geralmente desejam rastrear os participantes e coletar estatísticas vitais. Ou você pode precisar de ferramentas de colaboração em equipe e gerenciar permissões.

Um software valioso evita que você desperdice tempo, dinheiro e energia. Portanto, escolher a solução mais adequada é fundamental. O Eventtia é, sem dúvida, o software de gerenciamento de conferências virtual único que achamos fácil de recomendar. Ele contém as funcionalidades mencionadas e possui mais recursos do que muitas outras opções. Além disso, ele vem com um Centro de Recursos repleto de conselhos práticos e tutoriais.

A Eventtia funciona em todos os dispositivos e smartphones. Além disso, já abrange o sistema de classificação que explicaremos mais tarde na dica nº 6.

2. Equipamentos e desafios técnicos

O primeiro objetivo de qualquer evento virtual é chamar a atenção das pessoas. Antes de ligar a câmera, o foco está no marketing e em fazer com que os participantes em potencial vejam seus links e postagens. E uma vez que o evento começa, é tudo sobre o anfitrião e a qualidade do conteúdo. No entanto, permanece um fator que pode impedi-lo de ter sucesso: dificuldade técnica.

Streaming de qualquer forma de comunicação depende de uma boa conexão com a Internet e equipamentos. Por exemplo, se você não investiu em um microfone de qualidade com o recurso de cancelamento de ruído, a qualidade do áudio ficará abaixo do ideal. Como resultado, o espectador sucumbirá à distração. Pense em todas as coisas que podem distrair seu público: o cachorro, o gato, as crianças, o cronômetro da cozinha.

Uma boa iluminação é outro elemento essencial para o sucesso. E a boa notícia é que é fácil de corrigir. A qualquer momento, você pode baixar um aplicativo gratuito de medidor de lux em seu telefone para avaliar a luminosidade do local de gravação. Em média, são necessários entre 1.000 e 2.000 lux para uma experiência de streaming satisfatória.

3. Falta de engajamento

Se o fluxo de vídeo ao vivo for monótono, as pessoas reclamarão que é chato. Por exemplo, sua estratégia de marketing funciona e cria hype, mas o conteúdo não está no mesmo nível. Deixar de prender a atenção dos espectadores pode fazer com que sua marca afunde, além de causar má publicidade.

Ao hospedar uma conferência, certifique-se de que o orador esteja visível. Acima de tudo, não deixe a torre deslizante na frente da pequena caixa do alto-falante. A maioria dos espectadores precisa ver o palestrante falando para se conectar com o conteúdo. Em uma nota lateral, é também por isso que as notícias são tão obcecadas por close-ups.

Você também pode gamificar sua conferência e usar e-badges . Aqui estão outras ideias que você pode usar para envolver seu público:

• fazer uma rifa ou sorteio para dar um produto, programa ou serviço gratuitamente a alguns sortudos
• lançar hashtags para solicitar respostas
• vender um produto durante uma demonstração ao vivo (ou encenar uma venda)

4. Repensar a agenda como produtor de TV

A maioria dos eventos virtuais segue a mesma fórmula banal que não vende. Ou seja, uma sequência de etapas que geralmente inclui:

1. uma mensagem de boas-vindas
2. a razão pela qual todos vocês se reuniram online
3. slides explicativos
4. rompe
5. chamada para ação

Na realidade, essa programação não pode vencer as milhões de distrações a apenas um clique de distância. Portanto, é sempre melhor colocar seu melhor conteúdo logo no início. Quanto mais rápido você conseguir a atenção dos espectadores, mais dicas você poderá dar sobre o próximo conteúdo.

Uma estratégia de marketing eficaz é postar em suas redes sociais parte de um vídeo que você apresentará durante o evento. Assim como um trailer de filme , um vídeo cativante pode atrair espectadores. Além disso, ele pode mostrar suas habilidades de apresentação ou fornecer prova social e dar a você um motivo para ir direto aos detalhes do evento.

5. Use uma abordagem amigável ao marketing

Ao preparar um evento ou conferência, certifique-se de que a plataforma virtual de gerenciamento de eventos se integre ao seu site. Melhor ainda, configure um site responsivo dedicado aos seus webinars e programas que os espectadores possam acessar por meio de seus telefones e tablets.

Planeje campanhas de anúncios digitais pagos com cuidado. Na maioria das vezes, eles não substituem o atendimento gerado por pesquisas orgânicas e assinaturas. Os anúncios devem fazer grandes promessas e reivindicações para atrair grandes gastadores. Então, experimente com sabedoria. Ou contrate escritores profissionais para obter os melhores resultados.

Envie lembretes e incentivos por e-mail. O e-mail marketing é a ferramenta mais valiosa à sua disposição. Além disso, compartilhar conteúdo exclusivo por e-mail pode aumentar a fidelidade e a percepção da marca.

6. Preparar pesquisas de eventos com antecedência

Se a plataforma virtual de gerenciamento de eventos não fizer isso por você, crie pesquisas pós-evento . Você pode configurar uma página online ou usar um aplicativo de pesquisa online. Mas esta última opção pode parecer um pouco brega.

Peça opiniões e sugestões dos participantes. Durante a conferência, certifique-se de que eles saibam que terão essa oportunidade. Desta forma, você pode receber feedback valioso para melhorar suas habilidades.

Perguntas simples de Sim e Não funcionam muito bem para a maioria dos tópicos de pesquisa. Mas adicionar uma ou duas perguntas abertas dará muito espaço para o seu público notar o que eles gostaram e não gostaram mais.