Automação 101: saiba como a automação pode ajudá-lo no processamento de faturas

Se você administra um negócio, é provável que lide com muitas faturas. Talvez você tenha um departamento de Contas a Pagar (AP) ou Contas a Receber (AR) responsável pelo processamento de faturas. Ou talvez você mesmo lide com o faturamento.

Em ambos os casos, você sabe que o processamento de faturas pode ser uma tarefa demorada e tediosa. E se você cometer um erro, isso pode custar dinheiro ao seu negócio. É aí que entra a automação. Automatizar o processamento de faturas pode economizar seu tempo e ajudar a evitar erros.

Um sistema automatizado de processamento de faturas é um software que automatiza as tarefas associadas à criação, envio e gerenciamento de faturas e economiza seu tempo automatizando tarefas repetitivas.

Mas o que exatamente é a automação de faturas e como ela pode ajudá-lo no processamento de faturas? Continue lendo para explorar isso e muito mais em nosso guia definitivo para automação de faturas. Vamos começar!

O que é um sistema de processamento de faturas?

A faturação inclui vários passos:-

1. Captura de dados de faturas
2. Correspondência de ordem de compra
3. Envio de faturas para aprovação
4. Aprovar faturas para pagamentos
5. Processar pagamentos e registrar detalhes para registros

Os sistemas manuais de processamento de faturas exigem que os funcionários insiram manualmente os dados de cada fatura no sistema, o que é um processo demorado e suscetível a erros humanos.

Por outro lado, os sistemas automatizados de processamento de faturas automatizam as tarefas associadas à criação, envio e gerenciamento de faturas. Um sistema de processamento de faturas ajuda as empresas a capturar dados de faturas automaticamente. O sistema pode ajudar a automatizar muitas das outras tarefas associadas ao faturamento, desde a criação de faturas até a emissão de pagamentos.

Existem muitos sistemas diferentes de processamento de faturas no mercado – alguns deles são soluções semiautomáticas baseadas em modelos, enquanto outros são soluções automatizadas inteligentes de ponta a ponta baseadas em IA. A escolha da solução depende do seu caso de uso e do objetivo que você está tentando alcançar.

Existem muitos recursos diferentes que você obtém ao automatizar o sistema de processamento de faturas , mas o mais importante é que ele economiza tempo ao automatizar tarefas repetitivas. O emprego de software automatizado pode liberar seus funcionários para se concentrarem em tarefas mais importantes e melhorar seus resultados. Uma solução automatizada de processamento de faturas ajuda a gerar faturas de ordens de compra, rastrear pagamentos e emitir reembolsos.

Como a automação ajuda no processamento de faturas

O gerenciamento manual de faturas é uma tarefa tediosa e demorada e um risco para os negócios, além de aumentar as chances de fraudes nas faturas e erros nas demonstrações financeiras.

A automação pode ajudá-lo a evitar esses problemas e criar benefícios adicionais para o seu negócio. Veja como isso ajuda a tornar sua empresa mais eficiente:-

Precisão aprimorada

Uma das maiores vantagens da automação é que ela pode ajudar a evitar erros. Por exemplo, o software de processamento automatizado de faturas pode gerar faturas automaticamente com base nos dados de seus pedidos de compra ou outras fontes de dados, o que elimina a necessidade de entrada manual de dados.

Velocidade Aumentada

A automação também pode ajudar a acelerar o processamento de faturas. Além disso, o software pode automatizar tarefas repetitivas, como gerar faturas ou emitir reembolsos, liberando tempo que pode ser usado para melhorar outras áreas do seu negócio.

Melhor Organização

A automação pode ajudá-lo a manter suas faturas organizadas. O software de automação de faturas pode rastrear todas as suas faturas em um só lugar, o que pode ajudá-lo a evitar pagamentos perdidos e multas por atraso. Como resultado, é mais fácil para você acompanhar seus clientes.

Maior custo-efetividade

A automação pode economizar dinheiro eliminando a necessidade de entrada manual de dados e outras tarefas manuais. Consequentemente, sua contabilidade se torna mais econômica e simplificada.

Menos espaço para erro humano

À medida que sua empresa cresce, é importante evitar tarefas manuais e complexidade desnecessárias. A automação pode ajudá-lo a evitar erros, como pagamentos esquecidos, que podem levar a multas por atraso.

Como você automatiza o processamento de faturas

Se você estiver interessado em automatizar o processamento de faturas, há algumas coisas que você precisa fazer.

Com muitas opções diferentes de software disponíveis, é importante encontrar um software que atenda às suas necessidades e caso de uso. O Docsumo pode ajudar na configuração com processamento automatizado de faturas. Ele usa software AI com tecnologia Intelligent OCR para converter suas faturas em dados acionáveis.

Depois de converter os dados, você precisa integrar seu software de automação de faturas ao seu software de contabilidade, o que permite gerar faturas e rastrear pagamentos automaticamente.

Como etapa final, você precisa configurar pagamentos automáticos.

10 etapas para automatizar o processamento de faturas

1. Estabeleça diretrizes: decida quais tipos de faturas podem ser processadas automaticamente. Ter orientações sobre quais tipos de faturas podem ser adicionadas ao software garante que apenas faturas específicas sejam processadas, o que torna o processo mais preciso.
2. Determine como as faturas são recebidas: Ao entender os canais pelos quais você recebe suas faturas, você pode simplificar a automação para que todas as faturas sejam recebidas da mesma forma.
3. Configure um sistema para capturar automaticamente os dados da fatura: Um sistema automatizado de processamento de faturas elimina a necessidade de entrada manual de dados, que pode ser propensa a erros.
4. Valide a precisão dos dados capturados: A validação de dados garante que as informações que estão sendo processadas estão corretas.
5. Encaminhar faturas para aprovação: uma fila de aprovação ajuda a garantir que as faturas sejam aprovadas imediatamente.
6. Gere pagamentos eletronicamente: Economiza tempo e dinheiro!
7. Reconciliar pagamentos automaticamente: A reconciliação de pagamentos ajuda a garantir que todas as faturas sejam pagas integralmente e no prazo.
8. Forneça visibilidade do status das faturas: Isso ajuda a rastrear quais faturas foram processadas e quais não foram.
9. Permitir exceções quando as faturas não puderem ser processadas automaticamente: ao ter um processo de exceção, você garante que as faturas problemáticas ainda sejam processadas no prazo.
10. Melhore o sistema continuamente: Uma vez instalado, certifique-se de que o sistema esteja sempre atualizado e eficiente.

Conclusão

O processamento de faturas pode ser uma tarefa demorada e tediosa, mas é uma parte necessária da administração de um negócio. Automatizar o processamento de faturas pode economizar seu tempo e ajudar a evitar erros.

Existem muitos recursos diferentes que um sistema automatizado de processamento de faturas pode oferecer, mas o mais importante é que ele economiza tempo ao automatizar tarefas repetitivas. Isso pode permitir que seus funcionários se concentrem em tarefas mais críticas e melhorem seus resultados.