Inteligência Artificial na Gestão de Contratos

Administrar um negócio ou empresa de sucesso envolve a celebração de contratos com terceiros, como clientes, vendedores, fornecedores ou outras partes interessadas.

Na gestão de contratos, é fundamental atender às necessidades crescentes da sua empresa – promovendo a confiança, prevenindo conflitos futuros, detalhando expectativas, protegendo contra responsabilidades e garantindo lucratividade.

No entanto, o processo de gestão de contratos pode ser assustador, trabalhoso e demorado devido aos muitos contratos que uma empresa deve gerir e acompanhar.

Uma empresa média cria e gerencia dados de contratos de centenas e até milhares de contratos ativos.

Como resultado, os processos de contratação tornam-se inevitavelmente ineficientes. A pesquisa do Comércio Mundial e Contratação mostra que o desenvolvimento e a gestão ineficazes de contratos custam à empresa média aproximadamente 9% de sua receita.

A IA está transformando o método de tratamento de dados em vários setores, e o campo jurídico está incluído; otimiza o processo de contratação e influencia o conteúdo dos contratos. Neste artigo, você aprenderá o impacto da IA ​​na gestão de contratos, juntamente com os benefícios e riscos envolvidos no uso da IA ​​na gestão de contratos.

O que é IA para gerenciamento de contratos?

AI for Contract Management usa inteligência artificial e aprendizado de máquina para gerenciar contratos. É um sistema de automação que permite gerenciar e acompanhar todos os contratos do seu negócio.

O software de gerenciamento de contratos baseado em IA é mais gratificante do que o software de gerenciamento do ciclo de vida de contratos (CLM) de primeira geração porque o CLM depende de automação baseada em regras, que ainda envolve uma quantidade significativa de trabalho manual.

O software de gerenciamento de contratos baseado em IA (ACMS) funciona aprendendo e compreendendo a linguagem usada em contratos legais.

Desempenha funções de contratação utilizando processamento de linguagem natural (PNL), treinado para reconhecer e sinalizar padrões e comportamentos, como termos e cláusulas legais vitais recorrentes.

O ACMS aplica esse entendimento dos contratos na execução de diversas tarefas — identificando prováveis ​​problemas jurídicos, sublinhando revisões automaticamente ou até mesmo fazendo sugestões de edição para facilitar a compreensão do contrato — que substitui o gerenciamento manual de contratos durante todo o ciclo de vida do contrato.

Por exemplo, a tediosa atividade de marcar manualmente as disposições de indenização, destacando cláusulas de rescisão ou condições de pagamento, nomes e datas pode ser realizada facilmente com o ACMS, permitindo que você se concentre em questões mais complexas durante as negociações do contrato.

Casos de uso para gerenciamento de contratos orientado por IA

Com o gerenciamento de contratos orientado por IA, podemos resolver de forma única os desafios de gerenciamento de contratos. O AI Contract Management simplifica o processo de contratação e libera tempo para tarefas mais complexas envolvidas no gerenciamento de contratos.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais você pode usar IA para agilizar o gerenciamento de contratos:

1. Criação automatizada de contratos : o AI Contract pode ser usado para redigir minutas de contratos automaticamente. Normalmente, um usuário fornece à IA avisos na forma de termos e cláusulas contratuais pré-elaboradas para atender às suas necessidades específicas.
   
   Depois, a IA automatiza a criação de contratos sem envolver constantemente o usuário. A criação automatizada de contratos permite que as empresas criem documentos confiáveis ​​e um fluxo de trabalho mais eficaz. Melhora a gestão de contratos, melhorando a comunicação e a colaboração, ao mesmo tempo que permite que todas as partes mantenham contacto com as informações e revisões mais recentes do contrato.
   
   
2. Análise automatizada de contratos : a IA pode ser usada na análise de contratos quanto à conformidade e risco. Pode detectar discrepâncias e inconsistências entre documentos, comparar obrigações e responsabilidades das partes envolvidas, resumir as principais conclusões e destacar padrões que podem escapar ao julgamento humano.
   
   Ao fazer isso, o processo de análise fica muito mais fácil, rápido, eficiente e livre de erros. Um benefício significativo do AI Contract Management é que ele fornece objetividade que esclarece aos usuários os pontos nos quais eles devem se concentrar durante a negociação do contrato.
   
   
3. Gerenciamento automatizado de contratos : em vez de se envolver no gerenciamento rotineiro de contratos, a IA pode ser usada para gerenciar contratos automaticamente desde o estágio de pré-assinatura – criação, negociação/colaboração, revisão/aprovação e execução – até o estágio pós-assinatura – administração/execução , renovação/rescisão e relatórios/rastreamento. Economiza tempo e garante o tratamento eficaz e eficiente dos documentos contratuais.
   
   
4. Renovação automática de contrato : a IA pode renovar automaticamente um contrato expirado. Ele garante que os termos iniciais de um acordo permaneçam aplicáveis ​​durante o novo ciclo de vida do contrato. Segue um sistema de automação que obedece a um tempo de renovação definido.
   
   Se nenhuma das partes envolvidas desistir antes da data de renovação automática, continuarão vinculadas aos termos do contrato. A renovação automatizada de contratos diminui os problemas de gerenciamento de contratos e garante uma renovação tranquila do contrato.

Benefícios da IA ​​na gestão de contratos

Os benefícios da IA ​​na gestão de contratos são vastos. O software automatizado de gerenciamento de contratos pode reduzir o tempo e os recursos necessários para revisar e atualizar contratos.

A IA também pode ajudar a identificar riscos e oportunidades contratuais e a recomendar ações para melhorar o desempenho do contrato. Além disso, a IA pode ajudar a gerenciar as comunicações e os ciclos de vida dos contratos.

A seguir estão os benefícios do gerenciamento de contratos de IA:

Melhores insights e análises para tomada de decisões

As organizações devem tomar decisões rápidas e precisas para permanecerem competitivas no mundo empresarial atual. No entanto, tomar decisões informadas nem sempre é fácil, especialmente quando os dados são complexos e difíceis de compreender.

O gerenciamento de contratos envolve a análise e revisão de vários pontos de dados e a tomada de decisões. A avaliação e análise de contratos de IA tornam os contratos mais fáceis de ler e manter e oferecem dados perspicazes que facilitam a tomada de decisões bem informadas.

O software de gestão de contratos de IA pode ajudar a organizar e dar sentido aos dados dos contratos e aos resultados históricos, para que os decisores possam ver padrões e tendências que podem não ter sido óbvios. Com melhores insights e análises otimizadas, as organizações podem tomar decisões mais informadas, aumentar seu valor e melhorar o desempenho de seus negócios.

Facilitando comparações entre normas e analisando cláusulas históricas

À medida que a popularidade da IA ​​na gestão de contratos aumenta, espera-se que os contratos sejam altamente padronizados, rotinizados e baseados em modelos, empregando modificações apenas quando necessário para atender às necessidades específicas dos utilizadores.

Um dos benefícios do gerenciamento de contratos de IA é a análise e padronização de cláusulas históricas complicadas. O software de gerenciamento de contratos de IA usa algoritmos para verificar grandes bancos de dados em busca de contratos precedentes e semelhantes. Como resultado, os contratos são agora padronizados de forma muito mais completa.

Por exemplo, comparar diferentes padrões da língua inglesa é facilitado através de uma cláusula histórica comum. Esta cláusula define a origem da norma e sua relação com outras normas. Ele também especifica a data do padrão. Os analistas podem identificar e comparar mais facilmente cláusulas de diferentes normas usando uma cláusula histórica comum.

Estendendo Capacidades Automatizadas

Em contraste com o software de gerenciamento de contratos de primeira geração, a IA ampliou os recursos automatizados. A IA identifica automaticamente padrões e estruturas sutis em um documento usando algoritmos de correspondência de padrões.

Sua capacidade de automação permite criar novos contratos usando modelos de contratos mais antigos, fazer previsões usando informações desses contratos ou criar alertas para possíveis renovações de benefícios ou opções de recontratação.

Reduzindo tarefas repetitivas

A gestão de contratos envolve tarefas repetitivas. Há muitas coisas a serem verificadas em um contrato – datas essenciais, datas de vencimento e termos e condições. Elaborar contratos, passar por inúmeras rodadas de modificações ou vasculhar acordos anteriores em busca de termos aceitáveis ​​pode ser desgastante.

O gerenciamento de contratos orientado por IA pode lidar com tarefas de recuperação, análise e revisão de informações. Isso torna o processo de contratação mais livre de erros.

Lidando com grandes conjuntos de dados de contratos

O software de gerenciamento de contratos baseado em IA oferece um potencial infinito. Ao contrário da execução manual de contratos, que leva mais tempo, o gerenciamento de contratos de IA pode lidar com centenas e milhares de conjuntos de dados de contratos em menos tempo.

Ele acompanha milhões de detalhes de contratos. As informações coletadas de cada contrato são então utilizadas na análise de novos acordos. Além disso, encontra tendências em cada contrato, usando essas premissas para redigir, revisar e aprimorar novos.

Transformando insights de contratos em inteligência

O gerenciamento de contratos de IA tem o potencial de revolucionar a forma como as empresas operam. Pode converter insights contratuais em inteligência que pode ser usada para mitigar riscos, aumentar a eficiência e melhorar a tomada de decisões. Também garante que o objetivo de qualquer relação comercial seja refletido com precisão no contrato e totalmente alcançado na realidade.

Transforma insights contratuais em uma série de informações, como a quantidade de contratos renováveis ​​e não renováveis ​​para serviços, áreas ou tamanhos de negócios específicos; a duração da negociação do contrato ou quais vendedores estão obtendo mais negócios; quem está revisando contratos, distribuindo-os ou aprovando suas condições por meio de assinaturas eletrônicas.

Como a IA está mudando o gerenciamento de contratos

Os contratos alimentados por IA são muito mais eficientes do que o gerenciamento manual de contratos. A IA não substitui os profissionais jurídicos; torna suas tarefas – gerenciamento do ciclo de vida do contrato – mais fáceis e eficazes.

Aqui estão algumas das maneiras pelas quais a IA está mudando o gerenciamento de contratos:

Extração de dados

A extração de dados é a obtenção de dados específicos de um conjunto maior de dados; isso pode ser feito manualmente, identificando e extraindo os elementos de dados desejados, mas o processo é demorado e trabalhoso.

A IA simplifica a extração de dados identificando e extraindo os dados desejados, incluindo datas cruciais, cláusulas, jargão jurídico e termos e condições, de PDFs, arquivos Word e de imagem. Os dados extraídos podem então ser usados ​​para análise, geração de relatórios ou outros fins, como enviar e-mails de lembrete às partes interessadas quando forem necessárias assinaturas, sinalizar textos confusos para revisão jurídica ou fornecer avisos quando os prazos se aproximam.

Automação inteligente de fluxo de trabalho

A automação inteligente do fluxo de trabalho está automatizando os processos de contratação para torná-los mais eficientes. A IA pode ser usada para automatizar fluxos de trabalho como aprovação, renovação, análise e revisão.

A automação inteligente do fluxo de trabalho ajuda você a economizar tempo e dinheiro e aumenta sua produtividade.

Análise de cláusulas e metadados

A IA é proficiente quando se trata de estudar a estrutura de um texto e as informações que ele contém. O software de gestão de contratos baseado em IA pode ler contratos de forma rápida e confiável para extrair provisões, organizar metadados e detectar possíveis problemas ou áreas de preocupação; isso ajuda as empresas na mitigação de riscos, resolução de disputas e conformidade regulatória.

Organização de documentos em massa

A IA não analisa apenas dados ou extrai cláusulas; também cria um sistema para organizá-los. Ele categoriza de forma rápida e eficaz enormes quantidades de contratos, agilizando as pesquisas e simplificando a localização de contratos ou dados específicos. Economiza tempo e diminui a possibilidade de erros ou descuidos.

Revisão de contrato inteligente

A revisão do contrato pode ser um processo tedioso. Demora cerca de 92 minutos em média para revisar um contrato. Este seria um processo assustador para uma empresa que gerencia centenas de contratos. Imagine multiplicar 92 por esse número.

A IA pode revisar automaticamente os contratos, sugerindo possíveis problemas ou áreas nas quais focar; isso fornece às empresas contratos precisos, abrangentes e compatíveis com as especificações legais. Além disso, a IA pode fazer recomendações sobre como negociar com base em regras pré-estabelecidas.

Análise de Risco de Contrato

O software de gerenciamento de contratos com tecnologia de IA pode ajudá-lo a avaliar e identificar riscos associados a um contrato, como quebra de contrato ou não conformidade. Isso é feito sinalizando erros ou informações incompletas, sublinhando termos desfavoráveis, recomendando alterações em cláusulas faltantes ou pouco claras, alertando equipes específicas quando os termos do contrato mudam e até mesmo comparando cláusulas com contratos padrão para determinar os níveis de risco.

A análise de risco orientada por IA ajuda a mitigar riscos, diminuir a chance de problemas jurídicos e proteger seus interesses comerciais.

Mitigação de volume de contrato

O aumento do volume de contratos é atribuível a uma empresa em crescimento. A quantidade de contratos que uma empresa administra regularmente aumenta à medida que cresce.

A IA mitiga o volume de contratos automatizando ações recorrentes, identificando possíveis áreas problemáticas, gerenciando grandes uploads e mantendo todos os documentos relevantes em um único local. Aproveitar a inteligência artificial na gestão de contratos pode melhorar a produtividade, diminuir a pressão sobre os gestores de contratos e garantir que os contratos sejam geridos de forma eficaz.

Gestão de Risco e Conformidade

Sem dúvida, a IA oferece facilidade e eficiência. No entanto, as empresas devem estar conscientes dos riscos de confiar excessivamente na IA.

A seguir estão alguns riscos envolvidos no gerenciamento de contratos de IA:

1. Risco de erro : a IA é tão boa quanto aqueles que a utilizam, uma vez que depende de instruções, entradas e dados pré-programados. Pode produzir resultados errados se não tiver sido treinado com dados de alta qualidade, imparciais e precisos, o que pode deixar de fora preocupações com riscos e oportunidades de receitas. Às vezes, os sistemas de IA geram resultados que incluem regras ou leis inexistentes.
   
2. Risco de viés : uma amostra de dados pode ser tendenciosa se for pequena, homogênea ou representar estereótipos. O preconceito reduz a credibilidade dos documentos da sua empresa e coloca a sua reputação em risco. O conjunto de dados em que a IA generativa foi treinada desempenha um papel crucial no seu desempenho. A ferramenta generativa de IA sempre terá algum viés na coleta de dados.
   
3. Risco de violações de dados : As violações de dados continuarão a aumentar porque, na maioria dos casos, as ferramentas generativas de IA processam e retêm as informações do usuário como outros serviços de dados fazem, oferecendo pouca ou nenhuma garantia de segurança em sua seção de termos de uso. Você deve ter cuidado ao selecionar os modelos de IA a serem usados ​​e ler atentamente as condições de uso das disposições de segurança de dados da ferramenta de IA generativa.
   
4. Risco de divulgação não intencional: Para mitigar o risco de exposição acidental, evite inserir dados comercialmente sensíveis ou informações confidenciais, pessoais ou sensíveis. Quando você não puder excluir um dado específico, sua empresa deve garantir que ele será desidentificado.

Resumo: Inteligência Artificial na Gestão de Contratos

O segredo para a implementação e utilização eficazes da IA ​​na gestão de contratos é compreender o que eles podem ou não realizar. Reduz o tempo gasto na avaliação e elaboração de contratos, agregando assim valor às empresas que lidam com grandes contratos e transações mais rotineiras.

Lembre-se de que os humanos fazem contratos com outros seres humanos. Como resultado, mesmo que a IA consiga agilizar alguns procedimentos, sempre exigirá alguma supervisão humana. Quando equipado com o software de gestão de contratos apropriado, um ser humano é, sem dúvida, uma força a ser enfrentada.