Um guia para escolher o software de gerenciamento de projetos perfeito

Tentar gerenciar um projeto sem gerenciamento de projetos é como tentar jogar uma partida de futebol sem um plano de jogo.

– Katherine Tate

A importância de gerenciar projetos de forma eficaz torna-se crítica quando se trabalha em um projeto em tempo real. Como proprietário de uma pequena empresa ou líder de equipe, é sempre um desafio garantir que os projetos sejam concluídos no prazo com entregas de alta qualidade. No entanto, nos últimos anos, o uso de software de gerenciamento de projetos tornou essa tarefa menos desafiadora para pequenas empresas. Com várias opções disponíveis no mercado global, selecionar o melhor software para o seu negócio pode ser complicado. Para auxiliar nessa decisão, considere as seguintes dicas na hora de escolher um software de gestão de projetos para sua empresa:

1 . Defina suas necessidades:

Assim como você define suas necessidades antes de fazer uma compra, é importante defini-las antes de selecionar um software de gerenciamento de projetos. Com inúmeras opções disponíveis, o melhor software para o seu negócio dependerá dos requisitos de negócios de sua equipe. Para auxiliar no processo de seleção, considere as seguintes necessidades ao escolher um software de gerenciamento de projetos:

• Número de usuários: considere o número de usuários que usarão o software para sua empresa.
• Comunicação Efetiva: O software deve ter recursos que facilitem a comunicação efetiva entre os membros da equipe, como notificações para evitar sobreposições.
• Opções de integração: Procure opções no software para integrar com diferentes ferramentas que sua equipe usa.
• Funcionalidade: avalie a funcionalidade que o software oferece e considere se será útil para o seu projeto específico.
• Facilidade de uso: considere se o software é fácil de navegar e usar para os membros de sua equipe.
• Capacidade de armazenamento: Verifique a capacidade de armazenamento do software.
• Segurança: avalie os recursos de segurança que o software oferece para proteger os dados da sua empresa.
• Evolução constante: Você deve considerar um software que tenha a capacidade de evoluir e se adaptar às necessidades de mudança do seu negócio à medida que ele cresce, acomodando o número crescente de usuários e projetos.

Além dos parâmetros comumente considerados descritos acima, sua empresa pode ter necessidades exclusivas específicas dos projetos nos quais você está trabalhando. É importante considerar e priorizar essas necessidades específicas em conjunto com as necessidades mais gerais ao selecionar um software de gerenciamento de projetos.

2 . Pesquise o software:

Com o rápido crescimento da tecnologia, o número de aplicativos e softwares para diversas tarefas aumenta a cada dia. No entanto, nem todos os softwares do mercado podem ser adequados às suas necessidades de negócios. Portanto, é importante realizar uma pesquisa completa sobre o software de gerenciamento de projetos disponível antes de selecionar aquele que atenda às necessidades do seu projeto. Para ajudar em sua pesquisa, você pode:

• Crie uma lista dos principais softwares de gerenciamento de projetos e pesquise os recursos de cada um.
• Leia as avaliações dos clientes para obter insights sobre suas experiências usando o software.
• Procure recomendações de sites da indústria.
• Obtenha feedback de colegas e pessoas do seu setor.
• Olhe para o número de usuários que cada software permite.
• Avalie o nível de acesso e controle que cada software fornece para atualizar status de projeto, datas e cronograma/cronogramas de entrega.
• Compare o número de recursos úteis oferecidos por cada software.

Seguindo essas etapas, você pode tomar uma decisão bem informada sobre a seleção do software que melhor se adapta às necessidades do seu negócio.

3 . Testando o software:

Depois de selecionar o software, o próximo passo é realizar um teste completo do mesmo. Muitos fornecedores de software oferecem uma versão de teste de seu produto, que pode ser usada para avaliar seus recursos. Antes de iniciar o teste, é importante montar uma pequena equipe que inclua membros com diversos estilos de trabalho e experiências em diferentes tipos de projetos. Cada membro da equipe deve testar todos os recursos do software individualmente. Além disso, você pode alocar projetos reais como casos de teste para avaliar o desempenho do software em cenários da vida real.

4 . Feedback da equipe:

Depois que sua equipe concluir o teste do software, é importante coletar feedback detalhado de cada membro da equipe. Durante uma sessão de feedback, você pode fazer perguntas para entender como o software beneficiará sua empresa, como:

• O fluxo de trabalho geral do software de gerenciamento de projetos
• Quão fácil é atualizar detalhes no software e quanto tempo leva
• Capacidade de resposta da ferramenta de integração em relação ao software
• Funcionalidade de notificação no software
• Recursos específicos que os membros da equipe acham que seriam benéficos para o projeto.

Discutir essas questões com os membros da equipe pode ajudá-lo a decidir se deve comprar ou considerar um software alternativo. Depois de finalizar o software, você pode trabalhar na criação de um orçamento, levando em consideração o número de usuários, o período e o custo correspondente do software.

5 . Implementação do software:

Depois de finalizar e adquirir o software de gerenciamento de projetos, é importante se concentrar na implementação. Ao implementar o software, é importante considerar:

• Linha do tempo: quando envolver todos, como lidar com o projeto e se distribuí-lo ou concluí-lo de uma só vez.
• Treinamento: Que tipo de métodos de treinamento serão adaptados para diferentes pessoas, quem fornecerá o treinamento e como o treinamento será ministrado?
• Integração: quando configurar integrações, quem estará envolvido na configuração e quais ferramentas precisam ser integradas.

A utilização de um software de gerenciamento de projetos pode simplificar muito a tarefa de gerenciamento de projetos. Alguns dos benefícios de usar um software de gerenciamento de projetos incluem:

• Facilidade de planejamento de projetos
• Gestão eficaz e balanceamento de recursos
• Facilitação da comunicação entre os membros da equipe.

Embora existam vários métodos para selecionar o melhor software de gerenciamento de projetos, as etapas descritas aqui fornecem uma base sólida para determinar o software que pode beneficiar melhor sua empresa.