6 dicas para realizar uma reunião de negócios com sucesso

Nos dias de hoje, administrar um negócio é nada menos que um desafio. Os funcionários devem cuidar das operações, finanças, recrutamento, campanhas de marketing e muito mais. Ao mesmo tempo, eles precisam alocar recursos para garantir níveis ótimos de eficiência.

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Toda a administração deve ficar a par das coisas que acontecem no negócio. Para isso, é preciso incorporar as reuniões de negócios à rotina. Essas reuniões são uma parte inevitável da vida profissional. Ele permite que a equipe discuta questões urgentes, projetos e planos em tempo real, abrindo portas para discussões práticas. Convidar opiniões diferentes para a mesa também pode ajudar a gerar novas ideias para o negócio.

No entanto, as reuniões também podem ser desafiadoras. Às vezes, as pessoas chegam na hora, mas a reunião começa tarde. Às vezes, a agenda não é clara, pessoas diferentes estão discutindo sobre as coisas e o anfitrião não consegue administrar. Essas reuniões causam mais danos do que benefícios para uma empresa. Portanto, você deve aprender algumas regras para conduzir uma reunião eficaz. Para te ajudar, listamos seis dicas para realizar uma reunião de negócios com sucesso.

1. Defina a atmosfera certa

Como proprietário ou gerente de uma empresa, você deve definir o tom certo para as reuniões. Cabe a você decidir se deseja que as reuniões sejam formais ou informais. Da mesma forma, decida se deseja ter reuniões em tempo real ou virtuais. Você deve criar um link para reuniões virtuais e compartilhá-lo com todos pelo menos um dia antes.

Da mesma forma, você deve reservar salas de conferência ou reunião com amplo espaço para realizar reuniões presenciais. De qualquer forma, você deve criar uma atmosfera de respeito mútuo onde os participantes possam compartilhar suas ideias e opiniões sem hesitação.

Além disso, considere mudar a atmosfera sempre que parecer possível. A maioria das reuniões é formal e parece um assunto tedioso para os funcionários. Para combater isso, você pode ir ao ar livre para uma reunião para iluminar a atmosfera. Caso contrário, você pode ter discussões informais semanalmente para fazer as sessões parecerem menos formais e atingir o objetivo, deixando os funcionários mais alegres.

2. Defina uma Agenda de Reunião

Definir um plano pode parecer um acéfalo, mas, infelizmente, não é o caso. Pessoas diferentes abordam temas diferentes, desviando-se do objetivo da reunião. É crucial definir uma agenda de reuniões. Você pode resumir isso em um folheto ou anotá-lo no quadro branco para que todos saibam por que se reuniram. Pode ser para discutir novas ideias de produtos, identificar um problema, superar um obstáculo ou qualquer coisa que esteja acontecendo no negócio.

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Assim que o objetivo da reunião estiver claro, crie uma lista de tópicos que deseja discutir. Atribua uma duração específica a cada assunto para evitar prolongar a reunião. Envie o cronograma da reunião para todos os participantes com antecedência para que todos possam se preparar. Lembre-se, definir uma agenda fornece uma bússola para a conversa. Isso garante que a reunião volte aos trilhos sempre que a discussão sair do curso.

3. Observe o Relógio

Os funcionários saem de suas tarefas rotineiras para participar dessas reuniões; portanto, eles não gostam de ficar esperando. Portanto, estabeleça um horário firme para começar sua reunião sem atrasos. Em vez de esperar que as pessoas participem, certifique-se de que todos os participantes estejam cinco minutos adiantados para começar no horário. Da mesma forma, mantenha o ritmo da reunião no caminho certo e termine no horário, em vez de arrastá-la.

Além disso, escolha o momento certo para a reunião. Principalmente segundas e sextas-feiras são os mais movimentados, então evite escolher esses dias. Cuidado com um momento adequado para realizar uma sessão específica. Você sempre pode verificar com sua equipe o melhor horário para agendar uma reunião.

4. Dirija a discussão

Freqüentemente, as discussões da reunião fogem do assunto. Uma coisa leva a outra, o que significa que os participantes podem se desviar do assunto. Direcionar a conversa para o tópico ou agenda apropriado durante as reuniões de negócios é essencial. No entanto, a pergunta permanece: "como?"

Em primeiro lugar, você pode escolher algumas frases de suas anotações como um item de discussão ou fazer uma pergunta relacionada. Da mesma forma, se o tópico parecer interessante ou valioso, sugira agendar uma reunião separada para discutir mais a ideia. Caso contrário, você pode afirmar que a conversa está saindo do assunto e que deseja conduzi-la de volta ao plano. Você pode hesitar em tais situações, mas é sempre melhor falar para conduzir a reunião com sucesso.

5. Faça anotações e divulgue as atas

Não importa o quão atento você esteja em uma reunião, fazer anotações e ficar por dentro de tudo é essencial. Podem ser pontos de discussão, insights sobre projetos futuros ou questões em aberto. Ter essas dicas por escrito ajudará muito a lembrar as coisas. Com base nisso, você pode planejar tarefas e entregar projetos.

Como organizador da reunião, você pode designar alguém para essa tarefa e garantir que ele registre todas as decisões e discussões cruciais. Mais tarde, circule essas atas da reunião para que todos saibam o que aconteceu na reunião. Isso garantirá que todos os funcionários estejam na mesma página e que ninguém interprete mal o que foi dito na reunião. Ter um registro detalhado também aumentará a credibilidade, eliminando a probabilidade de erros e contratempos.

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6. Termine com um Plano de Ação

Os gerentes costumam deixar uma lista de coisas para encerrar antes do fim da reunião, mas essa não é a abordagem correta. Você deve deixar os últimos minutos da reunião para discutir os próximos passos. A discussão deve girar em torno de quem é responsável por quê. Da mesma forma, dê uma ideia dos prazos para que os funcionários saibam que têm metas a cumprir.

Mais importante, encerre as reuniões de forma positiva para que os funcionários se sintam motivados. Talvez, conte a eles sobre um próximo negócio ou o último cliente que você garantiu. Notícias felizes e positivas aumentam o moral e os encorajam a trabalhar mais em direção aos objetivos de negócios.

Pensamentos finais

Conduzir uma reunião de forma eficaz é nada menos que uma arte e uma ciência. Você deve garantir que os participantes estejam ativos e apresentando suas opiniões. Da mesma forma, definir um plano é outra tarefa crucial. Isso ajuda as pessoas a entender o que esperar da reunião. Em suma, sua sessão pode ser bem-sucedida se atingir o objetivo desejado. Portanto, direcione a discussão, acolha diferentes pontos de vista e finalize com um plano de ação.