5 etapas para criar uma plataforma de comunicação empresarial

Uma boa comunicação interna é um elemento crítico para o sucesso de qualquer negócio. Na verdade, um estudo mostrou que os funcionários em um local de trabalho moderno gastam cerca de 80% de seu tempo em atividades colaborativas. Neste mundo empresarial moderno, as ferramentas de comunicação digital são fundamentais para maximizar essas interações.

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Infelizmente, a maioria das empresas sofre com plataformas internas fragmentadas e desconectadas. Uma pequena startup com 5 a 10 funcionários pode funcionar bem com mensageiros regulares, como e-mail ou aplicativos de mídia social. No entanto, ao contratar novos funcionários e estabelecer uma estrutura mais ramificada, você precisará de uma plataforma de comunicação interna especializada, que se incorpore perfeitamente aos seus processos existentes e seja personalizada de acordo com os requisitos de seus funcionários.

Além disso, você deseja uma solução, por exemplo, uma solução de discagem, que possa incorporar à sua plataforma de comunicação e que permita uma conexão perfeita com seus clientes e fregueses. Se você estiver interessado, dê uma olhada nos números 1800 à venda pela Call Cowboy.

Com este guia abrangente, falaremos sobre os benefícios de uma ferramenta de comunicação empresarial personalizada e como você deve criar uma do zero.

Benefícios de uma plataforma de comunicação empresarial interna

Construir sua ferramenta de comunicação pode ajudar sua empresa de várias maneiras. Aqui estão alguns dos benefícios do software de comunicação empresarial interna personalizado:

1. Um aumento de produtividade

A principal razão pela qual uma empresa deve desenvolver uma plataforma de comunicação corporativa é ajudar a aumentar a produtividade dos funcionários. Quando a comunicação é mais rápida e fácil, seus funcionários podem se concentrar e dedicar mais tempo a outros trabalhos importantes. Com software personalizado, seus funcionários podem ter acesso às atualizações mais recentes e informações relevantes que podem ser facilmente acessadas em qualquer dispositivo, em qualquer lugar, a qualquer hora.

Se desejar, você também pode incluir ferramentas colaborativas como caixas de entrada de e-mail ou espaços de trabalho compartilhados em sua plataforma que oferecem novas possibilidades para sua equipe. Se você tiver orçamento, a automação é outra maneira de ajudar a aumentar a produtividade, automatizando e simplificando tarefas rotineiras para liberar tempo para seus funcionários.

2. Melhor experiência remota do funcionário

O local de trabalho moderno exige uma transformação digital total, especialmente agora com a tendência crescente de trabalho remoto, graças ao surto de COVID-19. Mas, à medida que a pandemia começa a diminuir e as empresas começam a abrir suas portas novamente, a maioria das organizações agora está usando uma configuração híbrida – uma combinação de escritório tradicional e trabalho remoto.

Em ambos os casos, uma comunicação interna fluida é fundamental para as empresas, especialmente com um local de trabalho híbrido. Uma ferramenta de comunicação personalizada pode ajudar a aumentar sua produtividade e, ao mesmo tempo, simplificar os processos existentes.

3. Processos mais simplificados

A comunicação corporativa costuma envolver diversos canais para diferentes finalidades. Isso pode criar silos de comunicação e causar funcionários desconectados. Ao construir uma plataforma de comunicação interna personalizada, você pode criar uma comunicação unificada enquanto agiliza os processos, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes plataformas e aplicativos.

Como resultado, seus funcionários podem gastar menos tempo procurando os dados e informações necessários. Em vez disso, eles podem obter todo o conteúdo essencial atual em um único local.

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4. Promova uma Cultura Corporativa Aberta e Transparente

Uma plataforma personalizada para comunicação corporativa interna ajuda a criar uma cultura aberta e amigável para compartilhar opiniões e ideias, bem como conhecer seus colegas de trabalho e aumentar a confiança e camaradagem.

Quando bem desenvolvida, uma plataforma de comunicação empresarial também pode ser um local de divulgação e promoção da sua cultura corporativa. Ele pode permitir que você publique anúncios, compartilhe fotos corporativas, realize workshops online e eventos virtuais ou homenageie sua equipe – tudo isso pode aumentar a satisfação, a motivação e a inclusão nos locais de trabalho.

Como criar uma plataforma de comunicação empresarial

1. Escolha uma empresa de desenvolvimento de software experiente

A menos que você seja um programador com um histórico rigoroso de desenvolvimento de software, desenvolver sua plataforma de comunicação significa que você precisa contratar ou terceirizar uma empresa de desenvolvimento de software para construir uma plataforma de comunicação.

Como responsável pela construção do seu software de comunicação, você quer alguém com bastante conhecimento. Considere perguntar sobre projetos anteriores e se eles têm experiência na criação da solução de que você precisa. Verifique seu histórico e leia comentários e depoimentos sobre seus serviços.

A melhor empresa de desenvolvimento de software deve ter as ferramentas e os recursos robustos necessários para desenvolver uma plataforma de comunicação personalizada para sua empresa. Por exemplo, a Airdev usa as mais recentes tecnologias e linguagens de programação, como o desenvolvimento de bolhas, para ajudar a criar produtos de software seguros e escaláveis.

Além disso, o desenvolvimento de software pode levar meses para ser concluído. Então, você quer uma empresa que tenha uma comunicação perfeita e transparente e o atualize constantemente sobre o andamento do projeto.

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2. Faça sua pesquisa

Depois de encontrar o desenvolvimento certo para fazer parceria, você pode começar a realizar pesquisas com eles. Como em todo projeto, você precisa iniciar o desenvolvimento da plataforma de comunicação empresarial com um planejamento minucioso. Você e seu desenvolvedor devem pesquisar minuciosamente a situação e o clima do mercado. Dependendo do ciclo de vida de desenvolvimento de software que sua empresa de desenvolvimento usa, o processo pode variar.

Em geral, porém, pesquisar o mercado de software de comunicação corporativa exige que você responda a estas perguntas-chave:

Quais são as suas necessidades de negócios para uma plataforma de comunicação?

Uma plataforma de comunicação empresarial personalizada permite que você a adapte perfeitamente de acordo com as necessidades do seu negócio. Então, a questão agora é quais são essas necessidades?

Para entender suas necessidades de negócios, considere quem, o quê e como.

Quem usará o software? É para departamentos específicos ou uma solução para toda a empresa? Como seus funcionários irão usá-lo? Eles precisam de um aplicativo simples de bate-papo em grupo para se manterem conectados e compartilharem notícias da empresa? Você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou colaboração para alguns departamentos específicos acessarem e compartilharem ideias e informações? Talvez você precise de algo especial, como uma solução de comunicação para seus principais gerentes e membros do conselho? Ou talvez você queira tudo?

Você precisa de uma solução da Web, aplicativo móvel ou ambos?

Depois de determinar suas necessidades, você precisa decidir se escolhe uma solução somente para web/móvel ou planeja cobrir ambas para habilitar as comunicações comerciais.

Em geral, o escritório tradicional é composto por computadores de mesa e laptops. Assim, a maioria das soluções de comunicação digital para empresas geralmente é baseada na web. Dito isso, com a crescente popularidade do trabalho remoto, os aplicativos móveis também aumentaram significativamente.

Na maioria dos casos, até mesmo uma plataforma baseada na web deve ser compatível com dispositivos móveis atualmente. No entanto, é melhor desenvolver ambos (desde que você tenha o orçamento), permitindo que você atenda a um local de trabalho híbrido.

Quais são os seus KPIs de sucesso?

Definir KPIs de sucesso claro permite que você obtenha uma melhor compreensão dos melhores recursos necessários para alcançá-los. A lista exata de métricas que você precisa definir dependerá de suas necessidades de negócios. No entanto, em geral, os KPIs de sucesso de uma plataforma de comunicação empresarial eficaz podem incluir:

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1. Métrica de engajamento

Isso se refere a como os funcionários irão interagir com a plataforma e estão envolvidos em atividades de comunicação corporativa e social. Por exemplo, pode incluir abertura, resposta, clique e outras métricas relevantes.

2. Métrica Comportamental

Isso se refere a como a solução influencia os comportamentos, atitudes e opiniões dos funcionários. Isso pode incluir o nível de satisfação e confiança, taxa média de resposta e muito mais.

3. Métrica de produtividade

Isso se refere a como a plataforma aumenta a produtividade e os funcionários dentro da empresa. Alguns exemplos podem incluir quanto tempo é economizado devido a comunicações internas aprimoradas ou como a comunicação e a colaboração são mais rápidas.

Observe que mais perguntas ocorrerão durante o estágio de pesquisa. A maioria das empresas de desenvolvimento pode ajudá-lo a delinear tudo o que há para saber sobre um projeto no primeiro estágio de desenvolvimento. Portanto, não se apresse em discutir suas opções e necessidades com a empresa de desenvolvimento escolhida.

3. Estabeleça um hub central

Qualquer ferramenta de comunicação interna eficaz requer um hub central, servindo como base para suas necessidades de colaboração e comunicação.

Nesse caso, considere o uso de uma intranet. Ele atua como um hub de local de trabalho digital centralizado para seus funcionários, integrando todos os sistemas existentes. Também torna mais fácil para sua equipe administrativa gerenciar a comunicação e o conteúdo, ao mesmo tempo em que torna mais conveniente para o restante de seus funcionários encontrar as informações necessárias e se conectar uns com os outros.

Ele permite um local onde toda a colaboração e comunicação podem começar e permite que os usuários se conectem em três níveis diferentes - pessoal, local e global.

Em geral, seu desenvolvimento de software pode ajudá-lo a configurar a intranet de sua empresa, em linha com o desenvolvimento de sua plataforma de comunicação.

4. Considere os recursos que você precisa

Já referimos anteriormente que desenvolver a sua plataforma de comunicação permite-lhe adequar-se perfeitamente às necessidades da sua empresa. Assim, sua funcionalidade também pode ser personalizada. Isso torna a lista de recursos potenciais bem maior.

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Abaixo estão algumas das características mais comuns de uma plataforma de comunicação interna. Observe que quanto mais recursos você tiver, maior será o custo de desenvolvimento de software.

1. Integração

A ideia do onboarding é ajudar a orientar os usuários, mostrando quais são as principais funcionalidades e como utilizá-las. Ao construir uma plataforma de comunicação, você pode implementar um processo de integração de diferentes maneiras, como um pequeno vídeo introdutório ou algumas capturas de tela da plataforma e seus principais recursos.

2. Perfis

A comunicação interna é baseada na transparência. Assim, você deseja que seus funcionários possam fazer login e se identificar. O processo de inscrição não deve ser diferente de outros aplicativos nos quais os usuários podem fornecer seu e-mail ou número de telefone. Ou você pode optar por permitir que seus administradores criem perfis de funcionários. Seu perfil deve incluir as informações necessárias, como foto, nome, departamento, cargo, detalhes de contato e informações não relacionadas ao trabalho, como hobbies, que podem ser úteis para melhorar o relacionamento com os funcionários.

3. Alimentação

É aqui que todas as informações — anúncios, conquistas, projetos atuais, atualizações da vida corporativa e muito mais — serão publicadas. Você deve incluir uma funcionalidade que permita fixar anúncios importantes para que todos possam vê-los. Você também pode incluir um sistema de filtragem para que os funcionários possam classificar os posts por relevância.

4. Biblioteca

Um dos principais problemas de comunicação para os funcionários é encontrar os arquivos certos. Ter uma biblioteca de arquivos compartilhados pode ajudar seus funcionários a armazenar tudo em um único local e acessá-los sempre que precisarem.

5. Grupos

Esse recurso é necessário para ajudar departamentos específicos a criar um grupo dedicado para compartilhar informações específicas da equipe. Anúncios e outras informações podem ser postados para que apenas os membros do grupo possam vê-los e acessá-los.

6. Bate-papo e chamada de vídeo

A funcionalidade de mensagens instantâneas e chamadas de vídeo é essencial para qualquer plataforma de comunicação empresarial moderna. É fundamental ter recursos de mensagens diretas entre os usuários. O recurso de chamada de vídeo também permite que equipes remotas realizem reuniões e conferências virtuais.

7. Compartilhamento de arquivos

Isso é necessário para todas as comunicações comerciais. Dependendo de suas necessidades de negócios, compartilhar um tipo de arquivo pode ser suficiente, mas é melhor se sua plataforma puder oferecer suporte a vários tipos de arquivo.

8. Notificações

As notificações são necessárias para garantir que os funcionários não percam nenhuma mensagem ou anúncio importante quando o aplicativo estiver sendo executado em segundo plano.

9. Controles administrativos

O controle de administrador é um importante recurso de segurança. Ele permite que você atribua um administrador que monitore as comunicações internas, adicione ou remova funcionários, altere os níveis de acesso e muito mais.

10. Integrações

A opção de poder adicionar e integrar aplicativos de terceiros permite um ajuste perfeito com sua solução existente. Também ajuda a economizar nos custos. Por exemplo, em vez de desenvolver um recurso para edição colaborativa de documentos, você pode simplesmente integrar os serviços existentes que você já usa, como Dropbox ou Office 365.

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5. Defina um orçamento

Uma plataforma de comunicação empresarial não é barata. Se você seguir o caminho personalizado, precisará reservar uma quantia significativa de seu orçamento. Em geral, seu desenvolvedor pode ajudar a planejar sua plataforma para caber em seu orçamento definido.

Dito isso, aqui estão alguns fatores que afetam o desenvolvimento da comunicação:

• Tipos de especialistas que você precisa (gerente de projeto, desenvolvedor Android/iOS, desenvolvedores web, etc.)
• Duração do desenvolvimento
• Funcionalidade e recurso
• Design (interface pré-fabricada ou feita do zero)
• Plataformas (baseadas na web ou aplicativo móvel)

Remover

A comunicação empresarial continua a evoluir à medida que a conectividade social muda. Hoje, para construir um ambiente de negócios transparente e colaborativo, uma plataforma de comunicação empresarial dedicada é mais crítica do que nunca.

É por isso que o desenvolvimento de software de comunicação empresarial está se tornando mais popular para fornecer a seus funcionários uma plataforma projetada especificamente para suas necessidades, além de combinar perfeitamente com seus fluxos de trabalho existentes - algo que soluções pré-fabricadas dificilmente podem oferecer.

Com uma ferramenta de comunicação corporativa interna customizada, sua empresa pode se beneficiar de inúmeros benefícios, especificamente o aumento da produtividade geral. E uma empresa com funcionários produtivos é uma organização de sucesso.

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