5 melhores práticas para criar um manual do funcionário eficaz

Cada empresa hoje terá suas políticas, regras e procedimentos que regem o trabalho e as práticas de seus funcionários. Em alguns casos, será suficiente apenas dizer à sua equipe o que você precisa para que eles façam isso. No entanto, isso nem sempre funciona.

Compartilhar verbalmente as políticas de sua empresa pode levar a confusão e aplicação inconsistente. Se sua equipe não está informada sobre seus direitos, responsabilidades, bem como suas expectativas, você não pode esperar que eles as sigam, certo?

Você precisa de um manual do funcionário para deixar tudo disponível e claro para sua equipe. Neste artigo, você aprenderá por que isso é importante – e como você pode criar um excelente.

Por que ter um manual do funcionário é importante

Um bom manual do funcionário conterá tudo o que o funcionário precisa para trabalhar com eficiência na empresa. Isso pode incluir tudo, desde as regras e regulamentos até as leis relativas ao seu trabalho e as normas sociais estabelecidas para eles.

O Enterprise Sector lista as principais razões pelas quais as empresas precisam de manuais do funcionário com base no que eles incluem:

• Defina a missão, a cultura e os valores da empresa. Isso mostrará aos funcionários como eles podem contribuir para seus objetivos de negócios e manter sua missão transparente.
• Definir as expectativas e políticas da empresa. Todos que trabalham em sua empresa devem estar atualizados com suas expectativas em relação a eles. Isso inclui todos os detalhes, desde quando e onde eles funcionarão até que tipos de regras você tem.
• Explique seus recursos e suporte. Os funcionários devem saber quais recursos estão disponíveis e onde podem obter suporte.
• Liste os benefícios da empresa. Isso motivará a equipe e promoverá a igualdade no ambiente de trabalho.
• Minimizar conflitos e riscos. Finalmente, o manual servirá como um protetor legal de riscos como ações judiciais e reclamações.

Melhores práticas para o manual do funcionário

Agora que você sabe por que isso é importante, vamos para a parte acionável – as práticas recomendadas que o ajudarão a criar um ótimo manual do funcionário.

1. Inclua todos os elementos importantes em seu manual

A criação de um manual do funcionário é um trabalho em andamento, mas a primeira versão dele será a mais desafiadora para você. Há muito a incluir, então é natural que você não saiba por onde começar.

Quando você começa a criar seu manual, ajuda pensar nisso como escrever um manual. A ideia é incluir todos os aspectos importantes do trabalho em sua empresa, responder a perguntas comuns que os funcionários possam ter e ser transparente sobre os planos de sua empresa .

A US Small Business Administration tem um guia muito útil com coisas que um manual do funcionário deve incluir. Você pode querer usar esta lista para começar a sua:

• Horários de trabalho
• Remuneração e benefícios dos funcionários
• Informações gerais de emprego
• Acordos de não divulgação
• Políticas anti-discriminação e políticas de licença
• Seção de computadores/tecnologia
• Segurança e segurança na empresa
• Padrões e expectativas em termos de conduta

Claro, esta é apenas uma lista geral que inclui algumas das coisas mais comumente adicionadas a esses manuais. Você não precisa parar nisso. O que incluir em seu manual dependerá de sua empresa, de suas expectativas e das tarefas que você tem para a equipe.

Tudo o que você considera importante ou agrega valor à equipe, pode incluí-lo em seu manual do funcionário.

Você pode não fazer certo da primeira vez, mas lembre-se – você sempre pode ajustar e melhorar seu manual do funcionário. Este é um trabalho em andamento e, embora o primeiro rascunho seja o mais difícil, editá-lo posteriormente é muito mais fácil.

2. Use um blog interno para compartilhar conhecimento

Uma ótima ideia seria ter um blog interno da empresa onde você postaria o manual do funcionário. Isso permitirá que os colaboradores acessem as orientações quando quiserem e de qualquer lugar. Também permitirá que você ajuste o manual sempre que necessário e compartilhe notícias e atualizações em um só lugar.

Um blog interno que apenas sua equipe pode acessar é uma ótima maneira de promover a comunicação e o compartilhamento de conhecimento no local de trabalho . Este é o local mais natural e adequado para o seu manual.

Você pode criar uma página de manual em seu blog e vinculá-la a recursos úteis, notícias, arquivos que sua equipe pode baixar, ferramentas que podem acessar para resolver um problema etc. Tornar seu manual digital e disponível é a melhor maneira de garantir que todos tenham acesso à informação – sempre que precisarem.

3. Oferecer soluções além das regras

O objetivo mais importante do manual do funcionário é facilitar a comunicação interna . Dito isso, você deve garantir que seu manual contenha instruções sobre a solução de problemas técnicos relacionados ao seu trabalho, como uso de hardware e software corporativo, procedimentos de login, acesso a recursos comuns etc.

Muitas empresas cometem o erro de inserir regras em seu manual sem dizer aos funcionários como resolver seus problemas quando eles acontecem.

Digamos que seus funcionários tenham problemas com a velocidade do computador após a instalação de um novo macOS. Tudo o que eles precisam fazer é consultar seu manual para encontrar as diretrizes de aceleração do Ventura para ajudá-los a resolver esse problema e acelerar o dispositivo.

Essas ferramentas são vitais para todas as empresas, especialmente para empresas remotas, porque ajudam a economizar tempo valioso de suporte de TI. E mais, mantém a equipe efetiva, principalmente nas primeiras semanas após a contratação na sua empresa.

4. Certifique-se de que parece bom

Os manuais dos funcionários podem conter informações importantes, mas sejamos realistas - eles são um verdadeiro matador de humor! Não há nada divertido em um manual cheio de regras e regulamentos.

Sua equipe não ficará entusiasmada com a leitura deste documento e ficará ainda menos empolgada quando o examinar para encontrar alguma informação.

Portanto, não se trata apenas do que você inclui, mas também de como você o apresenta. Se você deseja que isso funcione, deve torná-lo simples , envolvente e claro para os leitores.

Vamos começar com algo simples e claro. A menos que todos os que trabalham para você tenham formação jurídica, eles não entenderão a complexa seção sobre as leis trabalhistas estaduais ou federais. Isso significa que você não pode copiar palavra por palavra e esperar que eles descubram. Em vez disso, peça a alguém de sua equipe jurídica para torná-lo mais claro e envolvente.

Em seguida é a aparência do seu manual. Preste muita atenção aos formatos que você usa e insira alguns visuais para manter a peça mais envolvente, se puder. Uma imagem vale mais que mil palavras, especialmente se você compartilhar instruções sobre como resolver um problema, fazer algo ou seguir um procedimento passo a passo.

A aparência é crucial em tais documentos. Para tornar o conteúdo facilmente escaneável e permitir que seus funcionários encontrem as informações de que precisam imediatamente, adicione muitos títulos e subtítulos, use muito espaço em branco e adicione marcadores sempre que possível.

Considere isso – um funcionário tem um problema ou dúvidas sobre o que pode ou não fazer. Eles decidem abrir o manual do funcionário. Se for um documento com pouco espaço em branco e formato ruim, eles passarão uma eternidade tentando encontrar as informações de que precisam. Se você tiver títulos e marcadores, isso será muito mais fácil.

5. Edite-o regularmente

Esta não é uma tarefa única. Muitas empresas usam o mesmo manual sem mudar nada por anos, senão décadas. O que funcionou antes pode não funcionar agora. Os empregadores mudam suas expectativas, e os funcionários também. Sem mencionar que as leis e políticas mudam. Você pode ter esquecido de adicionar algo antes ou decidiu fazer exceções.

O manual do funcionário é um documento formal ao qual todos têm acesso e devem respeitar. Como tal, deve incluir sempre informação relevante e atualizada. Isso fará com que você ganhe mais respeito de seus funcionários e o ajudará a evitar problemas intermináveis.

Para estar no lado seguro, agende revisões periódicas de seu manual. Faça anotações quando tiver alterações que gostaria de adicionar a elas e retorne a essas anotações durante essas revisões. Ao revisar o manual, reserve um tempo para examinar as leis que podem ter mudado desde a última atualização. As leis mudam constantemente, então você pode querer consultar sua equipe jurídica para evitar cometer erros e processos judiciais caros.

Pensamentos finais

Você já tem um manual do funcionário? Se sim, tem tudo nesta lista? Você tem as informações relevantes nele e as mantém atualizadas?

Leia essas dicas novamente e descubra o que está faltando em seu manual. Cuide disso o mais rápido possível e certifique-se de que esteja disponível para sua equipe sempre que precisar.