4 aspectos de conformidade que sua empresa deve implementar

Independentemente da indústria, todas as empresas devem cumprir os regulamentos. Quer essas leis e práticas sejam gerais ou específicas do setor, os programas de conformidade ajudam a manter as empresas alinhadas.

Os programas de conformidade são semelhantes aos sinais que motoristas e ciclistas encontram nas estradas. Guarda-corpos e faixas mantêm as pessoas se movendo dentro de limites específicos e fornecem um senso de direção. Sinais e semáforos ajudam a alertar sobre condições adversas e prevenir acidentes.

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Os programas de conformidade criam guarda-corpos, pistas, sinais e semáforos figurativos para os funcionários. No entanto, esses programas também oferecem às empresas uma maneira de revisar e rastrear tudo relacionado à conformidade regulatória. Isso pode incluir procedimentos que se aplicam a cargos específicos, funções de departamento ou culturas organizacionais.

Embora alguns aspectos de um programa de conformidade sejam determinados por lei, outros são simplesmente boas práticas de negócios. Aqui estão quatro a considerar a implementação.

1. Auditorias e Práticas de Monitoramento

As auditorias podem ajudar a determinar o quão bem os procedimentos de uma empresa se alinham com os regulamentos e padrões do setor. Por exemplo, as organizações de saúde devem cumprir os regulamentos da HIPAA. As empresas fora do setor de saúde podem ter que cumprir regulamentos e leis de privacidade do consumidor separados que regem documentos financeiros. As auditorias externas e internas mostram aos líderes as áreas em que a empresa está indo bem e quais melhorias eles precisam fazer.

Digamos que sua empresa seja um provedor de serviços em nuvem que armazena dados para vários clientes. Você deseja saber se suas práticas de dados e controles internos são seguros o suficiente para proteger as informações do cliente.

As diretrizes do setor em um guia de auditoria SOC 2 podem ajudá-lo a determinar se sua empresa está em conformidade. Os guias de auditoria também identificam o que esperar de uma auditoria e como proceder de acordo com as recomendações do setor.

Obviamente, uma auditoria real é uma maneira mais completa de determinar a situação dos procedimentos de uma empresa. Entre as auditorias, o monitoramento determina se as práticas e procedimentos estão se desviando demais. O monitoramento geralmente inclui medidas de controle de qualidade, como observações de funcionários.

No setor educacional, as observações em sala de aula determinam se os professores estão cumprindo os requisitos curriculares. Essas observações são oportunidades para identificar onde os funcionários individuais podem precisar de treinamento adicional para garantir que a organização permaneça em conformidade. Os membros da equipe trabalham com os administradores para corrigir as deficiências e aprimorar os pontos fortes existentes.

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2. Treinamento de Funcionários

Os funcionários não podem implementar o que não entendem ou não sabem. É essencial treinar sua equipe sobre como ajudar a empresa a manter a conformidade. Da mesma forma, fornecer a eles informações básicas sobre por que um programa de conformidade e seus procedimentos são necessários. Embora os veterinários do setor possam ter mais conhecimento do que os novos contratados, a evolução dos regulamentos pode significar mudanças no raciocínio ou no propósito.

Funcionários que não entendem ou não conhecem o propósito por trás de um programa de conformidade podem ficar menos motivados a executá-lo. A pesquisa da McKinsey & Company mostra que 70% dos funcionários definem seu senso de propósito por meio do trabalho.

Os programas de conformidade e os regulamentos do setor geralmente andam de mãos dadas com a missão ou propósito geral de uma organização. O treinamento formal e informal dá aos funcionários a chance de ajudar a moldar essa missão. Cursos, reuniões, conversas e treinamentos práticos fazem a ponte entre os esforços do indivíduo e da organização. Os funcionários aprendem como suas funções e ações se encaixam no sucesso da empresa, incluindo conformidade.

Os membros da equipe têm a chance de fazer perguntas, expressar preocupações e sugerir melhorias. Seus propósitos ou papéis individuais dentro da empresa tornam-se mais claros e podem fornecer motivação para a execução de responsabilidades.

3. Uma Pessoa ou Equipe de Ponto Designada

Todo navio precisa de um capitão para navegar, e o mesmo vale para o sucesso de um programa de compliance. Sua empresa deve ter uma pessoa ou equipe que supervisione o projeto e a implementação do programa.

O número de membros da equipe provavelmente dependerá do tamanho e extensão do negócio. Uma pequena organização com um único local pode precisar apenas de uma pessoa. As empresas maiores provavelmente precisarão de um grupo para lidar com a conformidade em várias instalações.

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A função de um líder ou equipe de conformidade é garantir que um programa esteja indo de acordo com o planejado. A pessoa ou equipe responsável ajuda a identificar áreas fracas onde a não conformidade é mais provável de ocorrer. As equipes de conformidade também podem identificar onde os problemas já estão acontecendo e trabalhar com os funcionários para corrigi-los.

Digamos que um responsável pela conformidade descubra que backups de dados externos separados não estão acontecendo. Alguns funcionários estão cientes de que esses backups devem ocorrer. No entanto, eles informam à pessoa responsável que há uma falta de ferramentas e controles internos para realizar backups de dados com sucesso. A pessoa ou equipe do ponto de conformidade pode trabalhar com os líderes para fornecer aos membros da equipe as ferramentas necessárias. A equipe de conformidade também poderia projetar melhores controles, incluindo procedimentos de verificação.

4. Procedimentos e Padrões Documentados

Mesmo a memória mais fotográfica precisa de algo para se referir. A documentação escrita acessível a todos os funcionários é tão importante quanto a comunicação face a face. Os procedimentos de conformidade documentados fornecem aos funcionários os sinais e orientações de que precisam à medida que avançam.

Padrões documentados fornecem instruções quando uma pessoa viva não está disponível. Os funcionários não terão que parar o que estão fazendo e potencialmente incomodar um cliente. Eles podem obter respostas para perguntas simples e seguir os mesmos padrões de seus colegas.

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Documentos escritos dão a todos as mesmas regras e garantem a aplicação uniforme desses padrões. No entanto, a documentação deve ser fácil de seguir. Também é fundamental revisar os recursos escritos periodicamente para confirmar se estão atualizados e relevantes. Quando o que está escrito não corresponde ao que é comunicado nas reuniões, cria-se uma confusão que pode levar ao descumprimento. Os documentos também devem se aplicar às funções de trabalho para que os funcionários possam encontrar rapidamente o que precisam.

Permanecer em Conformidade

Os programas de conformidade destinam-se a ajudar as empresas a seguir os regulamentos e práticas do setor. Mas, para manter as empresas operando dentro das linhas, os programas de conformidade precisam conter certos componentes para serem eficazes. Algumas delas incluem auditorias, sessões de treinamento, equipes de supervisão e padrões documentados. Tornar esses aspectos parte do programa de conformidade de sua empresa aumentará suas chances de sucesso.