10 maneiras de melhorar a comunicação interna em sua organização

A comunicação é algo com o qual muitas empresas e organizações lutam regularmente. Não importa quão grande ou pequeno seja o seu negócio, você pode estar enfrentando problemas tanto em sua comunicação interna quanto externa.

Mas como você pode abordar essas questões de maneira eficaz, especialmente quando se trata de assuntos internos da sua empresa?

Aqui estão as dez maneiras de melhorar a comunicação interna em sua organização.

1. Esclareça sua missão e visão

Ao tentar melhorar a comunicação interna, é melhor começar com o básico. Toda organização precisa conhecer sua missão e visão (e valores), portanto, se você ainda não os esclareceu para sua equipe, está na hora de finalmente fazê-lo.

Sua missão é o que sua empresa quer fazer em termos de metas e objetivos, enquanto sua visão é sobre as aspirações que você tem. Os valores de sua empresa também serão importantes, pois ajudarão você a determinar os princípios mais importantes pelos quais sua organização funcionará.

2. Utilize ferramentas de comunicação digital

Hoje, a comunicação digital substituiu muitas formas de comunicação tradicional. Além disso, algumas equipes operam remotamente, o que torna a comunicação digital uma obrigação e não uma opção. A utilização de ferramentas de comunicação digital pode ajudá-lo a melhorar significativamente sua comunicação interna.

Por exemplo, se você tem um escritório grande, pode permitir que os funcionários usem os chats em vez de fazê-los percorrer todo o prédio para encontrar a pessoa que estão procurando. E se você tiver uma equipe remota, precisará usar bate-papo por voz e vídeo, além de enviar mensagens de texto extensivamente ao longo do dia.

3. Use ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos

Além de usar ferramentas de comunicação digital, você também deve começar a usar ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos. Isso pode ajudar você e sua equipe a organizar melhor todas as atividades, tarefas e eventos agendados para o dia, semana, mês ou mesmo ano.

Ao incorporar aplicativos de rastreamento GPS para funcionários em suas ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos, você pode não apenas simplificar a organização de atividades, tarefas e eventos, mas também obter informações valiosas sobre a produtividade e alocação de tempo dos funcionários. Esses aplicativos fornecem visibilidade e dados em tempo real que podem ser usados ​​para otimizar a alocação de recursos, acompanhar o andamento do projeto e garantir a conclusão pontual das tarefas.

Por exemplo, uma ferramenta como o Asana pode ser usada por sua equipe para atribuir tarefas, agendá-las, adicionar tags e detalhes, alterar prazos e assim por diante. Um calendário simples já pode ser útil, mas o Asana leva o gerenciamento de tarefas e projetos a um nível totalmente novo, ao mesmo tempo em que possui uma interface amigável que até mesmo iniciantes descobrirão rapidamente.

4. Comece a executar um blog interno

Um aspecto da comunicação interna que muitas vezes é esquecido é o compartilhamento de conhecimento. As empresas têm tanto conhecimento coletivo e informações que não conseguem utilizar com sucesso porque negligenciam esse aspecto da comunicação. Para resolver esse problema, você pode começar a executar um blog interno.

Um blog interno pode ajudar sua equipe a se manter informada sobre as últimas notícias da empresa, compartilhar informações valiosas, desenvolver a cultura da empresa etc. como Best Essays Education, que criará todo o conteúdo do seu blog para você.

5. Peça ativamente opiniões e feedback

O objetivo da comunicação é ter um diálogo contínuo, mas como você pode conversar quando seus funcionários têm medo de expressar suas opiniões? É exatamente por isso que você precisa pedir ativamente feedback e perspectivas dos membros de sua equipe.

Sempre que você tiver uma reunião, incentive as pessoas a falarem. Mesmo fora das reuniões, você precisa mostrar que quer ouvir o que os membros de sua equipe têm a dizer. Todos devem ser capazes de expressar suas preocupações, frustrações, ideias e assim por diante para ter uma discussão adequada com a equipe.

6. Agende um horário para conversar com os membros da equipe

Se você é um líder ocupado, pode parecer uma pessoa fechada que não quer se comunicar com seus funcionários. Por isso é sempre importante agendar um horário para conversar com os membros de sua equipe e mostrar que você está aberto a eles.

Líderes precisam dar exemplo para suas equipes, por isso você precisa levar a sério a comunicação interna para que seus colaboradores te sigam. Certifique-se de que você está enviando a mensagem certa para eles de forma consistente.

7. Incentive a conversa sobre bebedouros

A conversa do bebedouro refere-se às conversas que acontecem entre os funcionários do escritório durante o intervalo, quando todos se reúnem perto do bebedouro. Em escritórios físicos, é fácil incentivar essas conversas, mas fica mais difícil com equipes remotas.

Se seus funcionários estão todos localizados em lugares diferentes e se comunicam digitalmente, é importante ter pausas para que eles descansem ao longo da jornada de trabalho. Você também deve incentivá-los a conversar durante esses intervalos, seja por mensagens de texto ou por chamadas de voz ou vídeo.

8. Crie uma Caixa de Sugestão Anônima

Não importa o quão amigável seja a atmosfera em sua empresa, alguns funcionários ainda podem hesitar em expressar suas opiniões e sugerir algo. Eles podem ter medo de você ou até mesmo do julgamento que seus colegas de trabalho possam ter em relação a eles.

Para resolver esse problema, você pode criar uma caixa de sugestões anônima onde qualquer pessoa pode compartilhar suas ideias. Da mesma forma, considere permitir reclamações anônimas. Isso pode ajudá-lo a evitar conflitos diretos e resolver problemas de maneira mais equilibrada.

9. Desencoraje o comportamento anti-social

Embora você deva encorajar diferentes comportamentos positivos, como a conversa sobre o bebedouro, você também deve desencorajar o comportamento antissocial. Você não quer que ninguém de sua equipe fique isolado de todos os outros.

Se você perceber que alguém é menos sociável com outros funcionários, certifique-se de descobrir o motivo disso e tente mudar seu comportamento. Claro, você não deve insistir nisso – cada situação é diferente e terá suas próprias nuances.

10. Considere reavaliar sua organização

Por último, mas não menos importante, considere reavaliar sua organização completamente. A forma como sua empresa está estruturada pode ser a causa de uma comunicação interna ruim, bem como outros problemas com os quais você e sua equipe podem estar lutando.

Se você for capaz de criar um negócio organizado da maneira mais eficiente, minimizará qualquer tipo de problema com o qual possa estar lutando agora. É uma solução radical para reorganizar sua empresa, mas ainda é uma opção.

Pensamentos finais

Em suma, identificar as causas de seus problemas de comunicação e resolvê-los levará algum tempo. Mas, no final das contas, com certeza valerá a pena porque sua organização funcionará com mais eficiência e sua comunicação será mais eficaz. Use as dicas deste artigo para ajudá-lo a melhorar a comunicação interna da sua empresa.