10 poderosos hacks de produtividade

Use esses hacks de produtividade para melhorar o quanto você realiza em seu trabalho e vida.

Você acha que não consegue tanto quanto esperava; que você não está atingindo todo o seu potencial?

Muitas vezes, os donos de pequenas empresas acabam realizando várias tarefas ao mesmo tempo, focando nas coisas erradas e não aproveitando ao máximo o potencial do seu negócio.

Apesar de terem ambições de fazer mais, eles nunca parecem fazer as coisas certas e construir seus negócios como gostariam. Eles se perdem em uma infinidade de tarefas que os mantêm ocupados, mas não produtivos .

Esses hacks de produtividade podem ajudá-lo a melhorar o quão eficaz você é em seus negócios. Experimente estes dez hacks de produtividade e veja o quanto você pode melhorar.

Para ficar mais produtivo confira também o post sobre as melhores ferramentas de produtividade.

10 TRUQUES PODEROSOS DE PRODUTIVIDADE

#1. DEFINA SUAS PRINCIPAIS TAREFAS

– se você conhece a Curva de Pareto, estará familiarizado com a regra 80-20. Frequentemente aplicada a vendas e marketing, a regra de Pareto afirma que 80% de seus lucros virão de 20% de seus clientes.

Para produtividade, a mesma regra pode ser aplicada. 20% do seu tempo gasto nas tarefas certas renderá 80% dos seus resultados. Existem diferentes nomes para essas tarefas: as tarefas mais importantes ou atividades de maior alavancagem .

Brian Tracy, autor de Eat That Frog, aponta que você deve encontrar as três tarefas principais que agregam mais valor ao seu negócio ou organização. Identifique essas tarefas e faça-as bem para melhorar seu desempenho (faça-as melhor e mais rápido).

Lembre-se de que a multitarefa não funciona, e a maioria das pessoas que fazem multitarefa são muito menos produtivas. Algumas pesquisas colocam a queda na produtividade ao multitarefa em até 40%.

#2. REDUZA O TEMPO DE E-MAIL

– hábitos de e-mail para a maioria das pessoas são ruins.

Em particular, se você estiver usando um celular e o tiver configurado, para que ele vibre ou tenha um som de alerta. Usar isso força você a prestar atenção no e-mail com frequência às custas de sua concentração em uma tarefa principal.

Controlar quando e quais e-mails você vê é vital para ser mais produtivo. O outro ponto-chave é chegar ao ponto rapidamente com e-mails.

Escreva e-mails que cheguem ao ponto rapidamente e não tenham mais do que cinco frases. Encurtar e-mails economizará tempo para as pessoas que precisam lê-lo.

Essas ferramentas que podem ajudá-lo com seus hábitos de e-mail são:

1. AwayFind – irá monitorar sua conta de e-mail para mensagens importantes e notificá-lo via SMS, DMs do Twitter…
2. Unroll Me – irá escanear sua conta de e-mail e fornecer uma visão geral de suas assinaturas de listas de e-mail existentes. Cancele rapidamente a inscrição em listas de e-mail com apenas um clique.

#3. CRIE NOVOS HÁBITOS

Embora sejamos criaturas de hábitos, quebrar velhos hábitos e adotar novos pode ser difícil. O primeiro lugar para começar é reconhecer quais hábitos estão fazendo com que você seja improdutivo durante o dia.

Existem algumas ótimas ferramentas para ajudá-lo a entender como você gasta seu tempo atualmente.

1. Tempo de resgate – é executado em segundo plano em seu computador ou dispositivo móvel e rastreia os minutos gastos em vários sites ou aplicativos.
2. Timely – permite que você registre como você gasta seu tempo. Embora voltado para o trabalho, você também pode acompanhar o tempo pessoal.

Crie novos hábitos e se organize melhor para que sua produtividade melhore. Provavelmente, os dois hábitos mais importantes são ter uma abordagem mais focada no trabalho e fazer mais coisas.

Ferramentas como o Nozebe, baseadas no método de produtividade Get Things Done, podem ajudá-lo a se concentrar.

Outros hábitos a serem adotados incluem o método de trabalho Pomodoro. A “Técnica Pomodoro” é uma técnica de gerenciamento de tempo em que você trabalha em apenas uma atividade por 25 minutos, depois faz uma pausa de cinco minutos.

A segunda é procrastinar menos. Elabore listas de coisas para fazer sobre as quais você procrastina e elimine aquelas que não são tarefas de alta alavancagem.

O resto se concentra em alcançá-los e mantém o controle de quão eficaz você é em alcançá-los.

Outra boa dica é trabalhar com outra pessoa como companheiro de produtividade. Se você for a uma academia, saberá que se comprometer a ir com alguém ajuda.

Da mesma forma, comprometer-se a ajudar os outros a serem mais produtivos pode ser divertido e ajudar a impulsionar você a alcançar mais.

Reúnam-se uma vez por semana e revejam o progresso uns dos outros, compartilhem ferramentas, erros e o que funcionou bem.

#4. DESENVOLVER PADRÕES DE TRABALHO

Embora os hábitos individuais possam ajudá-lo a melhorar, ter uma rotina pode mudar drasticamente sua semana de trabalho.

Alguns dos empresários mais bem-sucedidos desenvolvem rotinas que funcionam para eles e as usam.

Os principais executivos gostam de ser altamente produtivos de manhã cedo, e outros costumam definir horários do dia em que atribuem tarefas específicas, por exemplo, lidar com e-mail.

Embora o domingo seja um dia para a família, muitas vezes chega ao fim natural quando a família está dormindo. Com a segunda-feira a apenas algumas horas de distância, pode ser um ótimo momento para fazer algum trabalho importante.

Isso pode tornar o seu início de segunda-feira mais focado, pois você está preparado para o dia e a semana à frente.

#5. ENERGIZE SUA VIDA

Eu me exercito 6 dias da semana e descanso aos domingos. A razão é que eu sei que isso ajuda a limpar minha mente e, finalmente, me sinto mais vivo e tenho um nível de energia mais alto.

Estudos mostraram que as pessoas que se exercitam regularmente lidam muito melhor com o estresse. Não só isso, mas o exercício regular mantém seu cérebro ativo e capaz de trabalhar melhor.

Tente definir um certo tempo para o exercício. Se a sua agenda não permite que você esteja no mesmo lugar, construa uma rotina de exercícios que possa funcionar para você, por exemplo, caminhar em um ritmo acelerado em vez de pegar o metrô.

Faça uma corrida antes se você ficar em um hotel regularmente. Se você agendar exercícios no final do dia, mesmo que por apenas meia hora, isso o ajudará a ser mais saudável e também a dormir melhor.

A outra peça do quebra-cabeça é comer uma dieta saudável.

Os tipos de alimentos que você come afetam o funcionamento do seu cérebro. Se você não tiver certeza de como está comendo bem, mantenha um diário de sua alimentação por uma semana (incluindo aqueles lanches noturnos) e revise-o para ver o que pode melhorar.

#6. FAZER NADA

A primeira coisa a fazer é agendar seu tempo livre.

É muito fácil avançar e preencher a semana com trabalho. Algumas empresas adotam um dia sem reuniões para ajudar seus funcionários a realizar tarefas críticas sem distrações.

Trata-se de encontrar o dia que melhor funciona para o seu negócio e cumpri-lo.

Ser criativo leva tempo. Trabalhar constantemente pode parecer o caminho certo a seguir, especialmente se você tiver um fluxo de prazos.

No entanto, trabalhar mais de 40 horas por semana pode ser contraproducente.

Se você pensar em seu cérebro como um músculo, trabalhar constantemente levará à fadiga e ao fracasso.

O cérebro precisa de tempo de inatividade não apenas para manter um alto nível de produtividade, mas também porque geralmente é quando sua mente é mais criativa.

#7. FAÇA MAIS EM MENOS TEMPO

“O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua conclusão” – isso é conhecido como Lei de Parkinson.

Pode parecer estranho, mas quanto mais tempo você se dá para fazer algo, mais provável é que você preencha esse tempo para fazer a tarefa.

No outro extremo, algumas pessoas "prosperam" nos prazos e, portanto, deixam tarefas críticas até que estejam perto do prazo para realizá-las.

Infelizmente, esse método de trabalho muitas vezes não deixa tempo para reflexão e aprimoramento. Pior ainda, pode significar que o prazo de uma pessoa força outras a mudar sua agenda para acomodar esses 'viciados em prazos'.

Lidar com as tarefas antecipadamente e no contexto do seu trabalho é uma parte crítica da priorização das cargas de trabalho.

Parece que uma das coisas em que não somos bons é estimar o tempo.

De acordo com a Lei de Hofstadters, é provável que subestimemos quanto tempo leva para realizar algumas tarefas. O truque para um melhor planejamento está em considerar o tempo disponível antes da tarefa em si.

Agende tarefas e conclua a tarefa em um prazo realista, mas que o force a ser eficiente.

#8. GASTE MENOS TEMPO NAS TELAS

– usar nosso smartphone, tablet ou computador antes de ir para a cama pode nos causar uma noite de sono ruim.

A causa é a luz azul que essas telas emitem.

Dica: baixe o fluxo você usa a técnica Promodora do que gastar esse tempo para fazer uma pausa e pegar luz natural vai te ajudar a se manter produtivo.

Um tópico muito maior é como você ajusta seu ambiente de trabalho para melhorar a produtividade.

O outro lado de estar na frente das telas é que você provavelmente está mais distraído. Escrever em um diário pode ser uma experiência altamente criativa e a maioria das pessoas ainda pode escrever mais rápido do que digitar.

#9. OUVIR MÚSICA

Ruído aleatório e bate-papo no escritório podem causar distrações. No entanto, a pesquisa mostrou que a música ambiente ou as pessoas ouvindo música podem aumentar os níveis de produtividade.

Uma pesquisa do professor Clifford de Stanford, da Universidade de Standford, mostra que a música é ouvida por sua própria parte do cérebro, então podemos ouvir música enquanto fazemos outras coisas.

Claramente, algumas tarefas não funcionarão bem com música e pesquisas mostram que o aprendizado e a memorização podem sofrer com a música sendo tocada. No entanto, pesquisas mostram que, para tarefas repetitivas, isso pode ajudar.

#10. TERCEIRIZAR

Muitos proprietários de pequenas empresas tentam fazer muito sozinhos. Trabalhar com um orçamento é uma coisa, mas tentar aprender constantemente novas habilidades e fazer as coisas sozinho pode ser destrutivo.

Jogar com seus pontos fortes e se concentrar em tarefas de alto valor é fundamental.

Uma das maiores vantagens da internet é a nossa capacidade de trabalhar com outras pessoas em todo o mundo. Isso deu origem a empresas que fazem crowdsourcing de habilidades e ajudam pequenas empresas a acessar recursos de baixo custo.

Os assistentes virtuais agora são um recurso padrão usado por muitas pessoas altamente produtivas.

A terceirização de tarefas demoradas e de baixo valor pode dar a você um grande aumento de produtividade. Você também não precisa pagar por um assistente virtual 'inteiro', embora os benefícios de ter uma pessoa sejam óbvios.

Você pode pagar por um determinado número de horas a cada mês e o custo será simplesmente baseado no conjunto de habilidades que você precisa.

Uma coisa a lembrar com assistentes virtuais é que você precisa ser organizado para tirar o melhor proveito deles. Muito parecido com o velho ditado 'lixo no lixo fora', briefings focados e boas instruções são importantes para obter os resultados desejados.

Para mais ferramentas de produtividade veja as melhores ferramentas de produtividade.

Esses hacks de produtividade são apenas algumas das maneiras pelas quais você pode melhorar sua eficácia na semana de trabalho e na vida pessoal. Somos todos diferentes, então o que você finalmente escolhe como sua receita dependerá do tipo de trabalho que você faz. No entanto, a pesquisa deve fornecer uma orientação sobre como melhorar seu desempenho.