Strategie zwiększania produktywności w miejscu pracy

Produktywność w miejscu pracy nie polega na ciągłym zmuszaniu się do robienia więcej w każdej chwili.

Zajętość to przestarzała koncepcja, która prowadzi jedynie do wyczerpania i wypalenia wszystkich zaangażowanych osób. Nie chcesz uczyć się, jak robić więcej rzeczy w krótszym czasie, ale raczej, jak robić właściwe rzeczy wydajnie.

Prawdziwa produktywność w miejscu pracy polega na skupieniu się na właściwych zadaniach, nie ze względu na bycie zajętym, ale ze względu na cel i skoncentrowany wysiłek. Prawdziwa produktywność w miejscu pracy pozwala każdej osobie wnieść swoją kreatywność, zestaw umiejętności, unikalne perspektywy i energię do zadań, które naprawdę mają znaczenie.

Niezależnie od tego, czy jesteś liderem zespołu, czy indywidualnym współpracownikiem, w tym przewodniku znajdziesz kilka pomysłów na przejście od bycia zajętym do bycia wydajnym, produktywnym i wywierającym wpływ.

Ale powyższy opis daje zniekształcony obraz prawdziwego znaczenia. Nie biorąc pod uwagę wartości wykonanej pracy, po prostu opisuje wielkość produkcji w stosunku do inwestycji.

Jeśli więc produktywność w miejscu pracy nie polega na maksymalizacji czasu, to o co chodzi?

Ostatecznie produktywność w miejscu pracy jest dość prosta: wydajnie wykonujesz znaczące zadania z korzyścią zarówno dla siebie jako jednostki, jak i dla firmy. Nie chodzi o wykonanie jakiegokolwiek zadania; dla każdego miejsca pracy i profesjonalisty oznacza to pomyślne osiągnięcie najważniejszych celów, innymi słowy działania SMART .

Na produktywność w miejscu pracy wpływają różne czynniki, w tym przestrzeń fizyczna, środowiska zorientowane na wyniki, kultura i osobiste nawyki pracowników.

Ponadto dostępność zasobów, technologia, skuteczna komunikacja i współpraca, praktyki zarządzania, równowaga między życiem zawodowym a prywatnym oraz motywacja i zaangażowanie pracowników.

Wszystkie te czynniki odgrywają kluczową rolę w określaniu poziomu produktywności w miejscu pracy. Zrozumienie i optymalizacja tych czynników może znacznie zwiększyć produktywność w każdej organizacji.

Dlaczego produktywność w miejscu pracy ma znaczenie

Bardziej wydajna siła robocza pracująca nad celami ważnymi dla firmy pozytywnie koreluje z wynikami firmy.

Badania przeprowadzone przez Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) wykazały, że organizacje z silnym naciskiem na produktywność doświadczały niższych wskaźników rotacji pracowników i wyższego poziomu ich zadowolenia.

Pracownicy aktywnie zaangażowani w swoją pracę i zaangażowani w celowe zadania prawdopodobnie będą bardziej produktywni. Organizacje o wysokim poziomie zaangażowania pracowników mają cztery razy większe szanse na sukces niż inne, które tego nie robią. Odwrotność jest również prawdziwa. Pracownicy, którzy są bardziej produktywni, są bardziej zaangażowani i zaangażowani w swoją pracę.

Co zabija produktywność w miejscu pracy?

Według WorkLife, od dziewiątej do piątej to kłamstwo, a prawie połowa pracowników twierdzi, że pracuje 4 godziny dziennie lub mniej. Zdaniem firmy Microsoft najczęstszym rozpraszaczem uwagi w miejscu pracy, który zabija produktywność, są spotkania .

A jeśli spotkania nie zabijają Twojej zdolności do działania, to wielozadaniowość tak.

Zastanów się, ile razy próbowałeś wykonać zadanie podczas spotkania, ale potem przeczytałeś wiadomość na Slacku i pół godziny później nadal nie wykonałeś zadania ani nie wysłuchałeś spotkania. Nie ma wątpliwości, że zmiana kontekstu zabija twoją produktywność.

W swojej książce Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World Cal Newport, znany autor i profesor informatyki, stwierdza, że ​​próby wyczyszczenia e-maili, uczęszczania na bezsensowne spotkania i powiadomienia na czacie grupowym nie są sposobem na osiągnięcie sukcesu w dzisiejszej gospodarce .

Mówiąc prościej, głęboka praca to profesjonalne zadanie, które wykonujesz z pełnym skupieniem i bez rozpraszania uwagi. To wyzwanie dla twojego mózgu do jego maksymalnych możliwości i pomaga osiągać wartościowe wyniki.

Wielozadaniowość może być normą, ale jest wysoce nieefektywna. Jednozadaniowość i głęboka praca w obliczu ciągłego rozproszenia to sposób na pójście do przodu.

5 sposobów na zwiększenie produktywności w miejscu pracy

Istnieje milion i jeden sposobów na zwiększenie produktywności, ale tylko pięć z nich zrobi znaczącą różnicę. Oni są:

1. Koncentracja na dobrym samopoczuciu w życiu zawodowym i prywatnym
2. Tworzenie pozytywnej kultury pracy
3. Wykorzystanie technologii
4. Usprawnienie komunikacji
5. Korzystanie z danych

Nic dziwnego, że wypalenie często wynika z konieczności spędzania długich okresów czasu na bezsensownych zadaniach. Tak więc zwiększanie produktywności nie polega tylko na zarządzaniu czasem spędzonym na czynnościach; zaczyna się od spędzenia czasu na właściwych czynnościach.

Po zidentyfikowaniu właściwych działań łatwiej jest wdrożyć małe hacki, takie jak blokowanie czasu w celu wyeliminowania przełączania kontekstu w celu zwiększenia wydajności.

źródło: twist

1. Dobre samopoczucie w pracy i życiu jako antidotum

Dobre samopoczucie w pracy i życiu prywatnym to nie tylko antidotum na wypalenie i brak zaangażowania. To paliwo potrzebne do promowania holistycznego rozwoju zawodowego i organizacyjnego.

Wraz z pokoleniem Z milenialsi szukają firm i miejsc pracy, które wspierają ich styl życia. Wiele organizacji zdaje sobie sprawę, że produktywność nie ogranicza się już do granic biura.

Prawdziwie produktywne środowisko pracy umożliwia członkom zespołu efektywne zarządzanie pracą, życiem domowym, hobby i zobowiązaniami rodzinnymi. Promując elastyczność i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, organizacje mogą stworzyć atmosferę sprzyjającą ogólnemu samopoczuciu i umożliwiającą jednostkom rozwój we wszystkich dziedzinach życia.

Dobre samopoczucie w życiu zawodowym i prywatnym poprawia produktywność i zaangażowanie, a może być wspierane przez elastyczne godziny pracy, opcje pracy zdalnej i pracę zdalną. Proste, ale bardzo cenione korzyści, takie jak płatny czas wolny i hybrydowe podejście do pracy, mogą w dużym stopniu przyczynić się do zaangażowania członków zespołu.

Dobre samopoczucie może rozpocząć się w domu, w kontekście stylu życia jednostki, ale właściwa kultura sprzyja temu w większym stopniu, a tym samym sprzyja produktywności.

2. Tworzenie pozytywnej kultury pracy

Kultura to gra zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz.

O ile pracownicy muszą zwracać uwagę na to, jak zarządzają swoim czasem, same organizacje odgrywają ogromną rolę w tworzeniu produktywności w miejscu pracy poprzez kulturę.

Firmy, które chcą zbudować bardziej produktywne miejsce pracy, mogą skupić się na satysfakcjonujących wynikach zamiast na działaniach promujących pracę bardziej opartą na wynikach. Dodatkowo zmiana podejścia do pracy, na przykład w przypadku podejścia zwinnego, może być korzystna w tworzeniu zaangażowanej i produktywnej kultury.

Zwinne miejsce pracy umożliwia zespołom przejmowanie odpowiedzialności za projekty, zarządzanie czasem i pracę zgodnie ze swoimi mocnymi stronami. Wydajność ocenia się na podstawie jakości pracy, a nie czasu spędzonego przy biurku.

Najbardziej afirmatywne kultury powstają dzięki wspólnemu celowi i bardziej wydajnemu sposobowi pracy. Tworząc kulturę, która koncentruje się na celu i znaczeniu oraz podstawowych celach i zadaniach organizacji, organizacje mogą położyć podwaliny pod wysoce produktywne i wydajne miejsce pracy.

Trzy sposoby promowania pozytywnej kultury pracy to wspieranie rozwoju zawodowego, maksymalizacja różnorodności i zapewnienie zespołom większej autonomii.

Wspieranie rozwoju zawodowego i wzrostu

Związek między rozwojem zawodowym a produktywnością jest znaczący. Według ClearCompany 74% pracowników twierdzi, że brak możliwości rozwoju zawodowego uniemożliwia im wykorzystanie pełnego potencjału.

Bieżące inicjatywy edukacyjne i rozwojowe zapewniają pracownikom narzędzia i zasoby do poszerzania ich wiedzy i umiejętności. To z kolei wyposaża ich do skuteczniejszego wykonywania swoich zadań, sprawniejszego rozwiązywania problemów i dostosowywania się do nowych technologii i procesów pracy.

Najważniejsze jest to, że dobrze wykwalifikowani, pewni siebie pracownicy są bardziej zaangażowani.

Transfer wiedzy nie tylko przynosi korzyści pracownikowi, ale jest największym atutem organizacji i najszybszą drogą do sukcesu. Inwestując w rozwój swoich pracowników, organizacje tworzą lepiej wyposażoną siłę roboczą do radzenia sobie z wyzwaniami, wykorzystywania szans i zwiększania produktywności.

Maksymalizacja różnorodności

Badanie przeprowadzone przez Boston Consulting Group (BCG) wykazało, że różnorodność zwiększa zyski firm.

Zróżnicowane i integracyjne miejsce pracy sprzyja otwartej wymianie pomysłów, umożliwiając osobom z różnych środowisk spotykanie się, uczenie się od siebie nawzajem, a ostatecznie napędzanie innowacji i produktywności.

Kiedy współpracują ze sobą ludzie o różnych perspektywach, doświadczeniach i wiedzy specjalistycznej, wnoszą bogactwo unikalnych spostrzeżeń, które mogą prowadzić do przełomowych rozwiązań i kreatywnego rozwiązywania problemów.

Akceptując różnorodność, firmy tworzą przestrzeń, w której jednostki czują się cenione, szanowane i wzmacniane, pielęgnując poczucie przynależności i zachęcając ich do wnoszenia jak najlepszej pracy.

Ostatecznie organizacje, które traktują priorytetowo różnorodność i integrację, nie tylko tworzą pozytywne środowisko pracy, ale także uwalniają potencjał większej innowacyjności, produktywności i sukcesu finansowego.

Nadanie autonomii zespołom i członkom zespołu

Nikt nie lubi, gdy mu się mówi, co i kiedy ma robić, a każdy pracownik będzie miał swój styl realizacji. Jednym ze sposobów na osiągnięcie silnej siły roboczej jest zachęcanie do osobistej odpowiedzialności poprzez dobrze zdefiniowane zasady organizacyjne.

Kiedy jednostki są upoważnione do podejmowania decyzji i przejmowania odpowiedzialności za swoją pracę, stają się bardziej zaangażowane w jej sukces i są zmotywowane do jak najlepszego działania.

Dodatkowo, zgłębianie sztuki delegowania i outsourcingu może być korzystne. Identyfikując mocne strony i umiejętności każdego członka zespołu, można przydzielać zadania najbardziej odpowiednim osobom, co pozwala im doskonalić się w swoich obszarach specjalizacji.

To nie tylko zwiększa wydajność, ale także daje członkom zespołu więcej czasu na skupienie się na pracy o wyższej wartości, która przyczynia się do ogólnej produktywności i sukcesu organizacji.

3. Wykorzystanie technologii w celu uzyskania lepszych wyników

Często nam przeszkadzają w pracy i zwykle tracimy połowę czasu w pracy na bezproduktywne rozproszenie uwagi. Stosowana strategicznie technologia może być radykalnym rozwiązaniem nie tylko w zakresie minimalizowania czynników rozpraszających uwagę i oszczędzania czasu traconego w pracy, ale także w ulepszaniu sposobów pracy.

Produktywność to nie tylko skoncentrowana praca, ale także wydajność i systematyzacja . Aby zwiększyć produktywność poprzez systematyzację, kluczowe znaczenie ma ustanowienie usprawnionych procesów i wydajnych przepływów pracy. Zaczyna się od pierwszego dnia od usystematyzowania onboardingu i szkoleń oraz zadań, które można zautomatyzować.

Dzięki automatyzacji wdrażania i szkoleń firmy mogą poprawić produktywność poprzez ograniczenie zadań administracyjnych, zapewnienie spójnych szkoleń we wszystkich działach oraz stworzenie bardziej angażującego i samodzielnego procesu wdrażania dla nowych pracowników.

To nie tylko minimalizuje przeciążenie zespołu HR, ale także nowych pracowników, którzy zamiast otrzymywać mnóstwo papierkowej roboty, długich sesji szkoleniowych i niespójnych szkoleń w różnych działach, logują się do scentralizowanej platformy oferującej spersonalizowane doświadczenie edukacyjne.

Członkowie zespołu mogą poruszać się we własnym tempie, co pozwala im efektywniej uczyć się i przyswajać informacje bez poczucia przytłoczenia.

Tworzenie ustandaryzowanych procedur i automatyzacja powtarzalnych zadań, gdy tylko jest to możliwe, może uwolnić cenny czas i energię na bardziej strategiczne i kreatywne przedsięwzięcia.

Wdrożenie skutecznego oprogramowania do zarządzania projektami i współpracy projektowej może pomóc zoptymalizować przydział zadań, zminimalizować nadmiarowość i ułatwić bezproblemową koordynację.

4. Usprawnienie komunikacji i procesów pracy

Usprawnienie procesów komunikacji i pracy ma kluczowe znaczenie dla wspierania kultury pracy opartej na współpracy i maksymalizacji produktywności.

Tysiąc wiadomości Slack dziennie nie sprzyja wydajnej sile roboczej. Zamiast tego tworzenie struktur umożliwiających członkom zespołu swobodną wymianę pomysłów, opinii i informacji prowadzi do lepszej współpracy i rozwiązywania problemów.

Tego rodzaju systematyczne, ale przejrzyste i integracyjne podejście zapewnia, że ​​każdy czuje się wysłuchany i doceniony, co ostatecznie podnosi morale i zaangażowanie. I nie zajmie to godzin spędzonych na czytaniu i pisaniu wiadomości!

Ponadto efektywne organizowanie spotkań odgrywa istotną rolę w usprawnianiu procesów pracy. Jasne programy, zdefiniowane cele i przydzielone ramy czasowe pomagają utrzymać koncentrację i produktywność dyskusji.

Minimalizując niepotrzebne styczne i maksymalizując wydajność, ustrukturyzowane spotkania umożliwiają zespołom szybsze podejmowanie decyzji i skuteczniejsze osiąganie pożądanych rezultatów.

Wdrażanie usprawnionych praktyk komunikacyjnych i organizowanie ustrukturyzowanych spotkań usprawnia pracę zespołową i kreatywność, przyspiesza terminowość projektów i napędza ogólny sukces organizacji.

5. Wykorzystanie danych do zwiększania produktywności osobistej i organizacyjnej

Dane są siłą napędową w zapewnianiu i utrzymywaniu odpowiedzialności i produktywności z korzyścią dla pracowników i organizacji.

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) służą jako kompas, oświetlając ścieżkę do zwiększonej produktywności. Analizując dane, zespoły mogą identyfikować obszary wymagające poprawy oraz wskazywać wąskie gardła i nieefektywności procesów w miejscu pracy, które utrudniają postęp.

Co więcej, dane umożliwiają liderom inspirowanie i motywowanie zespołów, ponieważ jasne cele i oczekiwania stają się namacalnymi punktami odniesienia sukcesu.

Mając dane jako swojego sprzymierzeńca, możesz odblokować pełny potencjał produktywności osobistej i organizacyjnej, popychając Cię ku większym osiągnięciom.

Mniej może oznaczać więcej

Wdrażanie skutecznych strategii zwiększania produktywności w miejscu pracy nie tylko przynosi korzyści organizacji, ale także przyczynia się do zadowolenia, zaangażowania i ogólnego samopoczucia pracowników.

Dzięki dobrze zaprojektowanym procesom i procedurom, przejrzystym kanałom komunikacji i wspierającym zasobom organizacja tworzy środowisko, które sprzyja produktywności i umożliwia pracownikom osiąganie jak najlepszych wyników.

Kiedy ludzie mają poczucie spełnienia i widzą, że ich wysiłki mają znaczenie, ich zadowolenie i poziom zaangażowania wzrastają, co prowadzi do większej satysfakcji z pracy i motywacji.

Ponadto, stawiając na pierwszym miejscu dobre samopoczucie pracowników, organizacja promuje zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, zmniejszając stres i promując ogólne dobre samopoczucie. Ostatecznie skutkuje to produktywną i usatysfakcjonowaną siłą roboczą, która napędza sukces i rozwój organizacji, tworząc pozytywny cykl produktywności, satysfakcji i dobrego samopoczucia.

Tworząc środowisko pracy, które promuje produktywność, priorytetowo traktuje wartość i wspiera pozytywną kulturę, Twoja organizacja może osiągnąć zrównoważony wzrost i zachować konkurencyjność w dzisiejszym dynamicznym krajobrazie biznesowym.

Zaangażowanie w tworzenie sprzyjającego środowiska pracy może przynieść wymierne korzyści i pomóc firmom rozwijać się na rynku.

Produktywność w miejscu pracy nie zależy od kierownika HR, ale od zespołów, członków zespołu i organizacji. Więc jeśli zastanawiasz się, jak zwiększyć produktywność w miejscu pracy, nie próbuj zaciąć więcej w krótszym czasie.

Zamiast tego jednostki muszą określić, czy wykonywane zadania rzeczywiście przyczyniają się do realizacji celów organizacji. Zespoły mogą analizować swój sposób pracy. Organizacje powinny dążyć do stworzenia pozytywnej kultury pracy, pozyskiwania technologii i wykorzystywania danych w celu powiązania znaczenia z wynikami.

Inwestuj w rozwój, doświadczenie i retencję pracowników. Dowiedz się, jak osiągnąć większą produktywność dzięki planom sukcesu pracowników.