Zarządzanie obciążeniem pracą za pomocą oprogramowania do monitorowania pracowników: kompletny przewodnik 2022

Czy przeszkadza ci twój podrzędny zespół? Czy stale szukasz sposobów na to, aby czas Twoich pracowników był bardziej produktywny? Cóż, ten blog jest najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie. W rzeczywistości większości firm nie udaje się znaleźć najlepszego sposobu zarządzania obciążeniem pracą. Z kolei przepracowują lub niedopracowują swoich pracowników. Obie te sytuacje nie są w żaden sposób korzystne dla biznesu.

Utrzymywanie pracowników w stanie niedostatecznym w pracy nie pomoże w pokryciu kosztów i realizacji projektów o wysokim priorytecie na czas. Również utrzymywanie ich w stanie przepracowania spowoduje wypalenie. Ale z pomocą mojego przewodnika będziesz w stanie znaleźć idealną równowagę dla siebie. Omówiłem wszystko, co musisz wiedzieć o zarządzaniu obciążeniem pracą w 2022 roku.

Co oznacza zarządzanie obciążeniem pracą ? _ _ _

Dobre zarządzanie obciążeniem pracą odnosi się do przydzielania i rozważania zadań w celu uzyskania maksymalnych produktywnych wyników. Kiedy osiągniesz równowagę w swoim miejscu pracy, każdy członek zespołu będzie pracował najlepiej, jak potrafi. Tak wiele organizacji jest winnych przywiązywania zbyt dużej wagi do kosztów, zasobów, pieniędzy itp. Z kolei zapominają o dbaniu o najważniejszy zasób – pracowników.

Zatrudnienie oprogramowania monitorującego pracowników rozwiąże wszystkie te problemy związane z zarządzaniem obciążeniem pracą. Wydajne oprogramowanie, takie jak to, pomaga zrozumieć, jakie zadanie należy komu przypisać. Ponadto problemy z zarządzaniem czasem zostają rozwiązane bez żadnych przeszkód. Możesz przeglądać raporty dotyczące wydajności pracowników – zespołowe, indywidualne, a nawet działowe. Kiedy już wiesz, kto jest najlepszy w czym i jakiego rodzaju czasu potrzebuje każdy projekt, sprawa jest załatwiona! W przyszłości będziesz mógł przydzielać i delegować zadania swoim pracownikom dzięki najlepszej aplikacji do śledzenia czasu dla pracowników. W ten sposób nie będziesz wywierać na nich niepotrzebnej presji!

Jak System Monitorowania Pracowników pomaga w zarządzaniu obciążeniem pracą?

Polecane dla Ciebie: Masz problemy z wydajnością pracowników? Oto kilka typowych przyczyn tego problemu.

Priorytetyzacja projektów zgodnie z pilnością

W alokacji pracy brak priorytetyzacji jest jednym z głównych błędów. Jednak posiadanie oprogramowania monitorującego pracowników rozwiązuje ten duży problem. Dzięki temu oprogramowaniu możesz po prostu rozwiązać wagę każdego zadania. Wszystko, co musisz zrobić, to dodawać, edytować, a nawet usuwać zadania z karty czasu pracy pracownika na miejscu lub pracownika zdalnego i voila, praca jest wykonana. Możesz dodać dowolną liczbę komentarzy i uporządkować pilne zadania na dany dzień. W ten sposób nikt nie jest zdezorientowany i żadne zadania o wysokim priorytecie nie pozostają w tyle. Kiedy masz tę pomoc, nie będzie już żadnych problemów z identyfikacją i rozdzielaniem zadań na kilku pracowników.

Obliczanie zakresu każdego projektu

Firmy mają tendencję do podawania niewłaściwych harmonogramów projektów. Czasami możesz wyznaczyć niewłaściwy termin, który może prowadzić do zachwiania równowagi w utrzymaniu obciążenia pracą. Skorzystanie z pomocy aplikacji monitorującej pracowników pomoże określić zakres każdego projektu. Dzięki tej aplikacji będziesz mógł przypisać prawidłowy termin, kamień milowy, a nawet zależności. Innym ważnym aspektem tej aplikacji jest to, że możesz łatwo wyciągnąć ostatnie raporty z podobnych projektów. Mając przy sobie szczegółowe i dokładne informacje, łatwo będzie zrozumieć, jak długo potrwa projekt.

Meldowanie się z członkami zespołu

Być może słyszałeś przerażające historie o złych kierownikach projektów, którzy nie rozumieją zdrowego systemu zarządzania obciążeniem. Cóż, nie chcesz być teraz jednym z nich, prawda? Z tych powodów najlepiej jest wybrać oprogramowanie do monitorowania pracowników. Możesz zrozumieć styl pracy każdego pracownika, czas potrzebny na ukończenie projektów i wiele więcej. Czasami pracownicy mają trudności z zarządzaniem obciążeniem (jeśli projekt wymaga dużej uwagi). W takich sytuacjach możesz delegować lub edytować zadania zgodnie z wymaganiami. W ten sposób w Twoim zespole będzie więcej szczęśliwych i produktywnych pracowników.

Zniechęca do rozpraszania uwagi

Rozproszeni pracownicy kosztują wiele cennych godzin pracy. Kiedy pracownik jest rozkojarzony, nie ma szans, aby powierzona mu praca została wykonana na czas. Na koniec dnia Twój pracownik będzie próbował się spieszyć i ukończyć projekty, a cóż, wszyscy wiemy, co się wtedy dzieje! Pośpiech zawsze marnował!

Być może zauważyłeś, że Twoi pracownicy oddają się wielu rozrywkom, takim jak media społecznościowe, pogawędki w biurze, zużywają zbyt dużo czasu na rozmowy itp.

Prowadzi to do szeregu problemów, takich jak –

• Niekompletne terminy,
• Zapomniane zadania o wysokim priorytecie,
• Spiesząc się pod koniec dnia,
• Wyczerpanie umysłu pracownika i wiele więcej.

Wszystkie powyższe sytuacje nie są „dobrym” znakiem dla Twojego biznesu! Przeciętnie pracownik marnuje prawie 3 godziny dziennie! A teraz wyobraź sobie, jaki rodzaj pracy zostałby wykonany perfekcyjnie w ciągu tych 3 godzin. Zastosowanie trackerów czasu rozwiązuje ten problem. Kiedy każesz pracownikowi zainstalować dobry moduł śledzący w swoim systemie, jest on w stanie wysokiej gotowości. Doskonale rozumieją, że będziesz pilnował rodzaju wykonywanej przez nich pracy. W rzeczywistości najlepsze trackery na rynku będą miały wiele funkcji, które pozwolą ci uzyskać dostęp do każdej sekundy rozliczanych godzin pracy twojego pracownika, a także dostarczyć szczegółowe raporty godzinowe. Jeśli więc okaże się, że gdzieś brakuje pracownika, udanie się do niego z raportem pozwoli uniknąć problemów z przejrzystością.

Jest jeszcze jedna ogromna zaleta zainstalowania tego modułu śledzącego. Kiedy rozproszenie uwagi zostanie zminimalizowane, zauważysz, że członek zespołu jest bardziej naładowany i produktywny. Dzieje się tak, ponieważ zaczynają pracę we właściwym czasie, robią odpowiednią liczbę przerw, nie angażują się w trywialne plotki i wiele więcej. Zaopatrzenie w trackery sprawi, że dzień Twojego pracownika będzie bardziej produktywny i nie będzie on wyczerpany na koniec dnia. Każda praktyka, która zmusza ich do skupienia się na innych czynnościach, zostanie zmniejszona dzięki wydajności tego wysokiej jakości oprogramowania!

Rozbijanie dużych projektów

Jako szef projektu nikt nie wie lepiej niż Ty, że zarządzanie jednym dużym projektem jest trudne dla jednego pracownika. To sprawia, że ​​zarządzanie obciążeniem jest znacznie trudniejsze. W końcu będziesz miał niezadowalający projekt z zrzędliwym pracownikiem! Zarządzanie dużym projektem jest lepsze z dobrą i zaufaną grupą. Jednak ręczne zarządzanie nimi nie jest żartem. Po drodze będzie kilka błędów, takich jak komunikacja, zrozumienie pracy każdej osoby, ukończenie ich duchem zespołowym i wiele więcej.

Miałem okazję porozmawiać z Ellą, szefową zespołu znanej firmy zajmującej się projektowaniem i rozwojem. Spotkała się z czymś podobnym, próbując ręcznie zarządzać dużym projektem z grupą. Mówiąc do mnie, powiedziała:

„Całe doświadczenie było katastrofą. Myślenie, że grupą da się zarządzać bez profesjonalnej pomocy, było z mojej strony błędną decyzją. Wszyscy pracownicy byli na mnie zgorzkniali, dochodziło między nimi do wielu starć, w wyniku czego nasz klient poprosił nas o zrobienie wszystkiego od nowa!”.

Cóż, nie chcesz popełnić tego samego błędu co Ella. Jest oczywiste, że bez odpowiedniego ukierunkowania, wskazówek i przejrzystości pracownicy będą mieli rację między sobą podczas wykonywania dowolnego projektu. Doprowadzi to do utraty cennego czasu, a także wykonywania projektu z negatywnymi emocjami w głowie.

Aby rozwiązać ten problem, najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy oprogramowania monitorującego pracowników. To oprogramowanie zawiera wiele wspaniałych funkcji, które zwiększają produktywność pracy zespołowej i łatwo zarządzają obciążeniami. Każdy członek zespołu będzie miał jasność, jakie są jego zadania dnia, kiedy odbędzie się spotkanie, kto będzie z kim pracował i wiele więcej. Korzystanie z tego jest najlepszym sposobem na proste zarządzanie dużymi projektami.

Może Cię również zainteresować: Wskazówki dotyczące tworzenia harmonogramów pracy pracowników, które działają dla wszystkich.

Identyfikacja godzin produktywnych

Bądźmy szczerzy, nie ma możliwości, aby członkowie Twojego zespołu dawali 100% produktywności w każdej rozliczanej godzinie. I to nie fair z twojej strony, że oczekujesz tego od nich. Jeśli jednak wiesz, w jakich porach dnia Twój pracownik jest najbardziej produktywny, łatwiej będzie Ci przydzielić mu ważniejsze zadania w tej porze dnia.

Istnieje wiele wymagających i trudnych zadań, z którymi członkowie Twojego zespołu muszą się mierzyć każdego dnia. A jeśli powierzysz to zadanie podczas najbardziej bezproduktywnych godzin, wynik nie będzie wspaniały. Mogą w końcu nie zwracać na to wystarczającej uwagi lub wylądować robiąc coś, co jest o wiele doskonalsze.

Jednak menedżerowie, którzy korzystali z oprogramowania do zarządzania pracownikami, przyznali, że po jego użyciu mogą najlepiej zarządzać najlepszymi godzinami swoich pracowników. Teraz mogą zlecić im najtrudniejszą pracę w najbardziej produktywnych godzinach dnia, aby wykonać ją perfekcyjnie.

Wszystkie wyżej wymienione sposoby pomogą Ci w zdrowym zarządzaniu obciążeniem pracą w 2022 roku. Pamiętaj, że skorzystanie z pomocy tej niezwykłej aplikacji to kompleksowe rozwiązanie umożliwiające tworzenie szczęśliwych twarzy i produktywnego biznesu!

 Ten artykuł został napisany przez Chrisa Philipsa z KnowYourDay. Chris jest doświadczonym i kreatywnym blogerem, który pisze o zaletach oprogramowania do monitorowania pracowników. Dzięki jego pracy większość firm dowiaduje się, jakie oprogramowanie należy zainstalować, aby wykonywać wydajniejszą pracę w płatnych godzinach. Śledź go: Twitter | LinkedIn | Facebook | Instagram.