Jak zmaksymalizować wydajność dzięki oprogramowaniu do automatyzacji przepływu pracy

Automatyzacja przepływu pracy przyspiesza komunikację i procesy biznesowe.

Większość firm chce obniżyć koszty operacyjne, jednocześnie poprawiając zwrot z inwestycji (ROI). Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy otworzyło przed przedsiębiorstwami różnej wielkości wiele możliwości automatyzacji zadań o krytycznym znaczeniu dla biznesu i zaoszczędzenia czasu pracowników na powtarzalnej pracy.

W zależności od zadań, które automatyzujesz, narzędzia do automatyzacji przepływu pracy mogą znacząco wpłynąć na wiele istotnych aspektów codziennych procesów.

Ten blog zagłębia się w oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy, jego zalety i sposoby wdrożenia go w Twojej firmie. Zacznijmy od podstaw automatyzacji przepływu pracy.

Większość platform automatyzacji przepływu pracy jest wyposażona w intuicyjny interfejs użytkownika (UI), który ułatwia użytkownikom nietechnicznym zarządzanie przepływami pracy i wdrażanie ich w ich systemach. Platformy te obsługują również szeroką gamę aplikacji innych firm, dzięki czemu możesz zintegrować wybrane aplikacje i zarządzać całą swoją pracą z jednego miejsca.

Dlaczego automatyzacja przepływu pracy jest ważna?

Ręczne przepływy pracy zajmują czas, który można lepiej wykorzystać na krytyczne zadania. Ciągła interwencja człowieka sprawia, że ​​procesy są wolniejsze i bardziej podatne na błędy.

Oto kilka powodów, dla których powinieneś zrezygnować z ręcznych przepływów pracy i zamiast tego zautomatyzować je.

1. Więcej błędów

Zadania ręczne są podatne na błędy. Nawet niewielka niedokładność może mieć poważne konsekwencje. Straty finansowe, nieprecyzyjne strategie i dodatkowe koszty spowodowane błędami mogą negatywnie wpłynąć na Twój biznes. Automatyzacja wykonuje te same zadania z niewielką lub zerową szansą na błąd.

2. Zwiększone koszty siły roboczej

Zarządzanie złożonymi zadaniami ręcznymi wymaga wykwalifikowanej siły roboczej, której pozyskanie i utrzymanie jest kosztowne. Pomyśl o czasie i zasobach wydanych na zatrudnianie odpowiednich umiejętności i zmuszanie ich do pracy nad tymi samymi powtarzalnymi zadaniami, a nie ważnymi aspektami biznesowymi. Praca fizyczna może prowadzić do wzrostu kosztów siły roboczej i nie pozostawia miejsca na innowacje i wzrost.

W jaki sposób automatyzacja pomaga?

Automatyzacja obniża koszty siły roboczej, eliminując ręczne procesy, które zatrudniają więcej osób, dzięki czemu możesz łatwo pracować ze zwartym, wykwalifikowanym zespołem.

3. Zmniejszona satysfakcja pracowników

Mało kto lubi codziennie wykonywać tę samą pracę. Zbyt wiele powtarzalnych, ręcznych zadań nudzi Twoich pracowników i obniża ich motywację, prowadząc do obniżenia produktywności i wydajności. Ograniczony rozwój zawodowy może zmusić ich do poszukiwania innych możliwości.

Automatyzacja przepływów pracy to najlepszy sposób na uwolnienie zespołu i skupienie się na ważniejszych zadaniach oraz zwiększenie morale i zadowolenia pracowników.

4. Wolniejsze procesy

Jedną z największych wad polegania w większym stopniu na procesach ręcznych jest czas potrzebny na przejście do przodu. Zatwierdzenia stają się boleśnie powolne i wymagają ciągłej wymiany między działami. Dzieje się tak częściowo dlatego, że przenoszenie dokumentów papierowych wymaga czasu, energii i wysiłku. Przypomnienia offline również nie działają tak dobrze, powodując dalsze opóźnienia.

Wolniejsze procesy mogą poważnie utrudnić rozwój i ekspansję firmy, ponieważ zaspokojenie popytu poprzez dostawy lub po prostu osiągnięcie celów staje się problemem. Przejście na zatwierdzanie online mogłoby złagodzić wiele z tych problemów.

5. Zmniejszona satysfakcja klientów

Lojalność klientów wynika z wyjątkowego doświadczenia klienta. Jeśli Twoja obsługa klienta nie jest na odpowiednim poziomie, Twoi klienci mogą wyjść niezadowoleni. Opóźnione ręczne procesy skutkują dłuższym czasem oczekiwania i niezadowoleniem klientów, którzy nie boją się zgłaszać swoich skarg i wątpliwości online.

Automatyzacja przepływów pracy przyspiesza procesy i poprawia szybkość reakcji. Zwiększa to zadowolenie klientów, tworzy szczęśliwszych klientów i poprawia twoją reputację.

Korzyści z oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy

Dzięki oprogramowaniu do automatyzacji przepływu pracy nie musisz skupiać się na drobnych szczegółach ani przedzierać się przez góry dokumentów. Masz więcej czasu na planowanie przyszłości i lepszy rozwój biznesu. Jakie inne korzyści oferuje? Spójrzmy.

Poprawiona efektywność zadań

Możesz zintegrować wiele aplikacji z oprogramowaniem do automatyzacji przepływu pracy, aby ułatwić automatyczne udostępnianie danych. Oszczędza to ręcznego wprowadzania danych za każdym razem, gdy tworzysz zadanie; skonfiguruj zautomatyzowany przepływ pracy z wyzwalaczami i akcjami, aby zautomatyzować zadania i zaoszczędzić czas i wysiłek.

Efektywne zarządzanie

Przejście na zautomatyzowany system zatwierdzania online może pomóc w efektywnym zarządzaniu zatwierdzaniem. Cyfrowe pliki i dokumenty są łatwiejsze do przeniesienia niż ich papierowe odpowiedniki. Pliki można udostępniać za pośrednictwem poczty e-mail lub łączy, w zależności od używanej aplikacji, z natychmiastowymi przypomnieniami online zapewniającymi dotrzymanie terminów.

Przeniesienie całego procesu do trybu online jest również korzystne dla kierownictwa wyższego szczebla, umożliwiając im dokładniejsze monitorowanie operacji dzięki śledzeniu wydajności w całym przedsiębiorstwie.

Zmniejszone koszty

Przejście na automatyzację oprogramowania wiąże się z kosztami początkowymi. W dłuższej perspektywie można to jednak zrekompensować. Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy pomaga firmom zrobić więcej w krótszym czasie i zmniejsza potrzebę wprowadzania danych. Koszt skonfigurowania oprogramowania do automatyzacji jest znacznie niższy niż wynagrodzenie i świadczenia pracownika pełnoetatowego.

Korzystaj z oprogramowania do księgowości, zarządzania zapasami, a nawet z oprogramowania do wdrażania pracowników, aby zaoszczędzić czas, który w przeciwnym razie musiałby zostać poświęcony na intensywne szkolenie w zakresie tych procesów. Automatyzacja prowadzi do znacznie mniejszej liczby błędów, co również zmniejsza koszty zarządzania błędami.

Lepsze relacje z klientami

W szybko zmieniającym się świecie automatyzacja obsługi klienta jest skuteczną drogą naprzód. Zachowania i oczekiwania klientów zmieniły się radykalnie w ostatnich latach. Oczekują lepszego, szybszego i wydajniejszego wsparcia i rozwiązania. Aby sprostać rosnącemu zapotrzebowaniu, potrzebujesz automatyzacji przepływu pracy, aby w pełni wykorzystać możliwości cyfrowej obsługi klienta.

Na przykład zintegruj wszystkie swoje platformy komunikacyjne w ujednolicony interfejs, aby lepiej zarządzać interakcjami z klientami. Możesz także zsynchronizować platformy biletowe i systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM), aby automatycznie przydzielać zgłoszenia, zarządzać zapytaniami klientów i śledzić każdy krytyczny aspekt bez większej interwencji.

Ta nowo odkryta wydajność pozwoli Ci zbadać strategie zaangażowania klientów w celu wzmocnienia relacji i zwiększenia sprzedaży i przychodów.

Lepsza współpraca wewnętrzna

Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy ogranicza mikrozarządzanie i sprawia, że ​​delegowanie zadań jest wygodniejsze. Zyskujesz większą kontrolę nad swoimi danymi i możesz lepiej zarządzać udostępnianiem informacji między zespołami lub rolami.

Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy integrują się z różnymi aplikacjami biznesowymi, ułatwiając wymianę danych i współpracę. Na przykład dzięki oprogramowaniu do raportowania możesz automatycznie tworzyć szczegółowe raporty z kluczowymi spostrzeżeniami i udostępniać je między zespołami, aby mieć pewność, że wszyscy są na tej samej stronie.

Jeśli do pracy zdalnej używasz narzędzi do współpracy, takich jak Microsoft Teams lub Slack, możesz łatwo zsynchronizować je z oprogramowaniem do zarządzania zadaniami. Dzięki temu możesz automatycznie tworzyć zadania na podstawie otrzymywanych wiadomości i planować spotkania. Łatwe, prawda?

Więcej miejsca na skalowalność i rozbudowę

Ponieważ automatyzacja przepływu pracy obsługuje większość codziennych zadań, usprawnia i lepiej organizuje pracę, zachęcając pracowników do odkrywania swoich umiejętności i uzyskiwania wysokiej jakości wyników.

Lepsza organizacja staje się integralną częścią Twojej kultury pracy, dzięki czemu możesz szybciej osiągnąć swoje cele biznesowe i przygotować się na większe możliwości rozwoju. Wraz ze wzrostem obciążenia będziesz mieć wykwalifikowaną siłę roboczą gotową do wydajnego wykonywania pracy. Ponieważ automatyzacja zmniejsza potrzebę zatrudniania zasobów, możesz płynnie skalować swoją firmę przy minimalnych zasobach.

Rodzaje oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy

Możesz zautomatyzować różne aspekty swojej firmy w oparciu o określone cele. Oto kilka narzędzi do automatyzacji, które pomogą Ci zacząć.

Automatyzacja marketingu

Narzędzia do automatyzacji marketingu usprawniają i automatyzują różne działania sprzedażowe i marketingowe, w tym generowanie leadów, pielęgnację i konwersję.

Na przykład możesz skonfigurować zautomatyzowany przepływ pracy, aby uzyskać więcej potencjalnych klientów za pośrednictwem treści bramkowanych. Użytkownicy byliby bardziej skłonni do udostępniania swoich danych i informacji kontaktowych, aby dowiedzieć się więcej o oferowanych przez Ciebie spostrzeżeniach. Odpowiednio zaprojektowany przepływ pracy może pomóc w czerpaniu korzyści z automatycznego generowania leadów.

Innym sposobem wykorzystania automatyzacji marketingu jest stworzenie strony docelowej, która integruje się z Twoim CRM lub bazą danych. Gdy ktoś wypełni formularz, aby uzyskać dostęp do Twoich treści, np. e-booka, zostanie automatycznie dodany do listy e-mailowej, co uruchomi inne skonfigurowane przepływy pracy.

Twoje narzędzie CRM może dalej segmentować te kontakty i prowadzić ukierunkowane kampanie w celu zakwalifikowania potencjalnych klientów. Po zakwalifikowaniu Twój zespół sprzedaży może przejąć i przekształcić tych potencjalnych klientów w klientów.

Automatyzacja procesów HR

Zarządzanie zasobami ludzkimi jest żmudne, czasochłonne i podatne na nieefektywność i spadek wydajności. Korzystając z oprogramowania do automatyzacji procesów, możesz zautomatyzować wiele aspektów HR, w tym publikowanie ofert pracy, przeglądanie CV, działania następcze i nie tylko.

Na przykład możesz łatwo skonfigurować zautomatyzowany przepływ pracy, aby wysłać powitalną lub inną spersonalizowaną wiadomość e-mail z materiałami wprowadzającymi podczas wdrażania nowych pracowników. Zapewnia to lepszą kontrolę i widoczność zadań. Automatyzacja może również znacznie ułatwić zarządzanie urlopami i płacami.

Automatyzacja handlu elektronicznego

Prowadzenie biznesu e-commerce oznacza zakładanie wielu czapek jednocześnie i zarządzanie kilkoma dużymi i małymi zadaniami. Automatyzacja e-commerce ratuje sprawę tutaj. Pomaga zautomatyzować najbardziej przyziemne zadania i wykonać pracę o wysokiej wartości.

Zautomatyzowane zarządzanie zapasami to jeden z najlepszych przypadków wykorzystania automatyzacji e-commerce. Gdy zapasy popularnego produktu są na wyczerpaniu, możesz ustawić automatyczne powiadomienia zachęcające kupujących do złożenia zamówienia, zanim zapasy się wyczerpią. Możesz automatycznie usuwać niedostępne produkty ze swojej witryny i uruchamiać ich zwrot po pojawieniu się nowych zapasów.

Dodając oprogramowanie do automatyzacji do istniejącej infrastruktury, możesz przyspieszyć wysyłkę i logistykę oraz szybciej i wydajniej realizować zamówienia.

Automatyzacja obsługi klienta

Jeśli wchodzisz w interakcje i komunikujesz się z klientami na wielu platformach, użyj oprogramowania do obsługi klienta, aby przenieść wszystkie interakcje na jedną ujednoliconą platformę i przesyłać odpowiednie dane bezpośrednio do swoich systemów CRM.

Możesz także udostępniać automatyczne wiadomości, powiadomienia, e-maile i inne ważne aktualizacje. Po prostu połącz media społecznościowe i platformy poczty e-mail ze swoim CRM i natychmiast powiadamiaj klientów.

Korzystając z oprogramowania do obsługi klienta, możesz także skonfigurować chatbota w swojej witrynie lub aplikacji mobilnej, który kieruje użytkowników do zasobów samopomocy, takich jak bazy wiedzy, często zadawane pytania, filmy instruktażowe i inne, na podstawie skonfigurowanych przez Ciebie słów kluczowych wyzwalających.

Możesz dodatkowo zsynchronizować wszystkie aplikacje obsługi klienta, aby usprawnić udostępnianie danych i zarządzanie nimi. Lepsza wizualizacja danych dzięki automatyzacji umożliwia podejmowanie decyzji na podstawie danych i opracowywanie lepszych strategii.

Dlaczego automatyzacja przepływu pracy jest drogą do przodu

Zwiększona produktywność, efektywność czasowa i obniżone koszty pozytywnie wpływają na Twoją firmę. Większa produktywność oznacza, że ​​pracownicy osiągają lepsze wyniki o wyższej jakości.

Efektywność czasowa pomaga szybciej osiągnąć cele biznesowe i zrobić więcej w krótszym czasie. Dzięki obniżonym kosztom i lepszej wydajności możesz zwiększyć marże zysku i generować większe przychody dla swojej firmy.

Automatyzacja przepływu pracy może pomóc światu sprostać stale zmieniającym się wyzwaniom i potrzebom konsumentów. Daje firmom przewagę nad konkurencją dzięki lepszym wynikom i szybszym usługom. Cyfryzacja otwiera również drzwi do nowych możliwości, zachęca do innowacji i pomaga poszerzać bazę klientów. Korzyści są nieograniczone!

Chcesz tworzyć wydajne i efektywne procesy, które zwiększą wydajność i pomogą osiągnąć cele? Oto jak możesz to zrobić za pomocą zarządzania przepływem pracy.