DTM: Po co optymalizować zarządzanie dokumentami w Twojej firmie?

Transformacja cyfrowa nie może być tylko sloganem lub flagą do machania.

Aby być prawdziwą rewolucją, Transformacja Cyfrowa musi być dojrzała i obejmować wszystkie procesy biznesowe oraz wszystkie wewnętrzne i zewnętrzne przepływy pracy firmy. To tutaj, w tej 360-stopniowej zmianie paradygmatu, tkwi prawdziwa siła cyfrowej transformacji.

Systemy zarządzania transakcjami cyfrowymi (DTM) są strategicznie i zdecydowanie częścią tego rodzaju zmian… nawet jeśli nie zawsze przyciągają uwagę, na jaką zasługują.

W tym poście chcemy skoncentrować się na tym temacie: zrobimy to, zaczynając od definicji ; następnie przeanalizujemy zalety i możliwości systemów zarządzania transakcjami cyfrowymi . Na koniec skupimy się na ważnym punkcie wyjścia, który jest podstawą wszystkiego: dematerializacji dokumentów .

Zarządzanie transakcjami cyfrowymi – co to jest?

Przejdźmy od razu do sedna: Digital Transaction Management to szeroka kategoria usług w chmurze stworzonych do cyfrowego zarządzania transakcjami opartymi na dokumentach.

Konkretnie chodzi o transakcje elektroniczne, transfery dokumentów, certyfikacje, bezpieczną i zdematerializowaną archiwizację (do dematerializacji wrócimy na końcu tego wpisu), podpisy cyfrowe , uwierzytelnienia , prawne aspekty „niezaprzeczalności”, co -przeglądanie między firmą a klientem… Bez zbytniego wchodzenia w kwestie techniczne, to tylko niektóre z najważniejszych aspektów.

Z tego przeglądu widać już, że mówimy o bardzo szerokiej dziedzinie, a korzyści z wdrażania systemów DTM jest wiele, różnorodnych i wzajemnie powiązanych . Zanim wyodrębnimy 5, które wydają się nam najważniejsze, oto wymowna statystyka z niedawnego badania:

W 2021 r. globalny rynek zarządzania transakcjami cyfrowymi został wyceniony na 8,04 mld USD i szacuje się, że wzrośnie od 2022 do 2030 r. w średnim rocznym tempie (CAGR) wynoszącym 25,5% (źródło: grandviewresearch.com).

Krótko mówiąc, mówimy o liczbach, które wykazują znaczny wzrost i nadal wydają się być na początku swojej rosnącej krzywej. W tym sensie istnieje wiele możliwości do wykorzystania.

Teraz, zgodnie z obietnicą, przyjrzymy się 5 głównym zaletom, jakie firmy mogą uzyskać dzięki systemom DTM .

1. Oszczędność czasu i pieniędzy

Pierwsza zaleta korzystania z systemów Digital Transaction Management jest najbardziej intuicyjna, prosta i bezpośrednia.

Cyfryzacja obiegu dokumentów i transakcji prowadzi do oszczędności finansowych , ponieważ można wyeliminować koszty druku, komunikacji, archiwizacji i certyfikacji (a także związany z nimi personel – wewnętrzny i zewnętrzny – zatrudniony przy tych operacjach).

Oszczędności nie dotyczą tylko pieniędzy. W rzeczywistości, digitalizując i automatyzując procesy, oszczędzasz również czas : a my wiemy, jak te dwa aspekty są ze sobą ściśle powiązane.

Konkretny przykład: dla procesów związanych z podpisywaniem dokumentów średni czas szacowany przy użyciu systemów Digital Transaction Management to 37 minut, w porównaniu ze średnią 5 dni na zamknięcie tej samej procedury w tradycyjnych systemach (źródło: penneo.com).

Ta różnica nie wymaga dużego komentarza! Oszczędza się również czas na froncie klienta ! Ten aspekt ma istotny wpływ na Customer Experience (do tego wrócimy w dalszej części wpisu).

2. Zwiększone bezpieczeństwo

Systemy DTM oszczędzają czas i pieniądze, zapewniając jednocześnie wydajność.

Jeszcze ważniejsze jest podkreślenie, że w ten sposób procesy są również bezpieczniejsze : ryzyko związane z fizycznym przechowywaniem dokumentów, utratą lub uszkodzeniem podczas przesyłania, ryzykiem podrabiania i wycieku danych lub ogólnie strat jest zmniejszona . W rzeczywistości wszystko jest zawsze doskonale identyfikowalne , możliwe do odzyskania i weryfikowalne , a ryzyko włamań lub niezgrabnego zarządzania informacjami jest zminimalizowane.

A gdy systemy DTM są oparte na solidnej konstrukcji, poziom bezpieczeństwa i ochrony prywatności jest również gwarantowany na nieporównywalnym poziomie w porównaniu z przeszłością.

Warto powtórzyć: obok bezpieczeństwa wzmacniana jest także prywatność , dzięki ciągłym aktualizacjom obowiązujących przepisów.

3. Elastyczność i skalowalność

Jak już widzieliśmy, systemy Digital Transaction Management są zbudowane na strukturach Cloud Computing. Wszystko to przekłada się na wyraźny wzrost bezpieczeństwa, ale także – a przede wszystkim – na ogromne korzyści płynące z elastyczności i skalowalności.

Na przykład w tym bardzo dynamicznym i płynnym ekosystemie produkcyjnym przypadki start-upów, które rozwijają się na fali szybkiego – a czasem nieprzewidywalnego – sukcesu nie są rzadkością. Jednak taki sukces może wkrótce zostać uduszony, jeśli istniejąca infrastruktura nie będzie skalowalna, aby można było jak najszybciej zwiększyć liczbę operacji. Krótko mówiąc: ryzyko polega na tworzeniu wąskich gardeł, które spowalniają wzrost.

Elastyczność systemów Cloud Computing jest idealnym rozwiązaniem na przezwyciężenie tych problemów.

W rzeczywistości możesz zarządzać usługami i mocą obliczeniową na żądanie, rozszerzając swoją infrastrukturę zarządzania transakcjami cyfrowymi w bardzo krótkim czasie. Jednocześnie, gdy jest to konieczne, ta „infrastruktura” może powrócić do bardziej ograniczonej przestrzeni, z maksymalną elastycznością, bez wstrząsów i bez dalszych kosztów związanych z redukcją.

4. Integracja z CRM i CCM

Podkreśliliśmy ten punkt już na początku naszego postu: Transformacja cyfrowa jest naprawdę dojrzała, gdy obejmuje wszystkie procesy i przepływy pracy, w całkowitej integracji, która oferuje korzyści na wszystkich poziomach, zarówno po stronie firmy, jak i klienta.

I tu dochodzimy do decydującego punktu: możliwości integracji systemów Digital Transaction Management z systemami Customer Relationship Management i Customer Communications Management .

Nie wdając się w zbytnie kwestie techniczne, zacznijmy od pytania: co jest kluczowym punktem tego typu integracji? Odpowiedź jest bardzo prosta: to dane .

W tym cyfrowym kole cnoty wszystkie transakcje i relacje z klientami pozostają śledzone i możliwe do prześledzenia. Ta masa bardzo szczegółowych informacji pozwala na optymalizację procesów , przede wszystkim poprzez szybką i automatyczną identyfikację delikatnych punktów, zaczepów i wszystkiego, co można poprawić. Ale to oczywiście nie wszystko.

W rzeczywistości analiza danych umożliwia dopracowanie wiedzy o odbiorcach, ich cechach, preferencjach, przyzwyczajeniach i możliwych potrzebach, jak nigdy dotąd.

Nie jest to już pojedynczy i bezkrytyczny cel, ale połączenie wielu różnych mikrocelów , które należy przeanalizować z najwyższą uwagą, a następnie podejść do nich za pomocą dostosowanych działań i procesów .

Punkt przybycia? Ludzie . Lub, ujmując to inaczej, poprawę Customer Experience, na czym skupimy się w piątym i ostatnim punkcie.

5. Poprawa doświadczenia klienta

W erze cyfrowej wyzwania rynkowe są rozgrywane wokół Customer Experience. Wystarczy pomyśleć, jak w tym kierunku zmierzają giganci sektora technologicznego: firmy takie jak Amazon, Apple, Microsoft czy Google (by wymienić tylko najbardziej znane i znane nazwiska) stawiają klienta w centrum wszystkiego. Całe cyfrowe doświadczenie kręci się wokół indywidualnego klienta.

Przede wszystkim jest to kwestia cyfrowej ścieżki klienta : która musi być płynna, intuicyjna i szybka.

I tutaj – nawet na tym polu – systemy DTM okazują się nieocenione… a raczej niezbędne .

Nikt z nas nie chce zajmować się procesami papierowymi, które marnują czas. Umowy, które muszą czekać w skrzynce pocztowej na podpisanie i zwrot, umowy prawne w formie papierowej, wyczerpujące biurokratyczne procedury do zawierania prostych transakcji: to wszystko coraz częściej odchodzi do przeszłości.

Przyszłość relacji i transakcji między firmą a klientem jest jednak w zasięgu kilku kliknięć lub kilku dotknięć smartfona.

Oto bardzo wymowna statystyka na ten temat:

W badaniu Forrester zleconym przez DocuSign 32% respondentów stwierdziło, że zrezygnowało z zamykania umów, umów i transakcji, ponieważ zniechęciły ich papierowe i ręczne procedury (źródło: docusign.co.uk).

Przed wszystkim: dematerializacja dokumentów

Zdefiniowaliśmy Digital Transaction Management i szeroki obszar jego zastosowań, a zalety wdrożenia systemów DTM zebraliśmy w pięciu kluczowych punktach.

Pozostaje ostatnie i główne pytanie: jaki jest punkt wyjścia przed tym wszystkim? W tym przypadku odpowiedź jest bardzo prosta: dematerializacja dokumentów . Postawmy sprawę jasno: digitalizacja i dematerializacja to dwa różne pojęcia. Mówimy tutaj o różnicach, które dotyczą poziomu prawnego i operacyjnego.

W rzeczywistości dematerializacja jest pojęciem wykraczającym poza zwykłą cyfryzację: dzięki niej dokumenty papierowe można całkowicie wyeliminować, ponieważ ich cyfrowe odpowiedniki nabierają pełnej wartości prawnej i dowodowej.

W tej dziedzinie oczywiście nie można improwizować. I ważne jest , aby polegać na firmach specjalizujących się w tej dziedzinie . W szczególności usługi dematerializacji oferowane przez Doxee nie ograniczają się do wypełniania obowiązków legislacyjnych i gwarantowania stałej aktualizacji przepisów: są projektowane zgodnie z potrzebami każdej firmy z osobna, tak aby można je było zintegrować z systemami CRM i CCM w trybie omnichannel i danych napędzana perspektywa.

Tak oto krąg się zamyka: oszczędności kosztów, optymalizacja procesów cyfrowych i nowe, coraz bliższe i bardziej efektywne relacje z klientami.